Travailler sur une demande d’examen TPC

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe de support juridique en matière de contrats, examinez et révisez un document contractuel de tiers. Vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande juridique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_contracts.contracts_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez accéder à la demande et y travailler, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Remarque :
    Lorsque vous n'êtes pas disponible, vous pouvez déléguer vos fonctions juridiques à d'autres utilisateurs.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Demande juridique > Legal Counsel Center.
    2. Sélectionnez l’icône de liste (icône Liste).
    3. Dans l'onglet Listes, ouvrez une demande juridique en sélectionnant une option sous Demandes juridiques.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
      3. Si la demande vous est nouvellement affectée, sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur la demande.

        L’état de la demande juridique est Travail en cours et le document est Révision juridique.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
    4. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_contracts.contracts_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs.
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    5. Dans l’onglet Revues de documents , gérez toutes les révisions du document contractuel.
      OptionÉtapes
      Pour examiner une révision de document existante
      • Sélectionnez le nom du document pour ouvrir l’enregistrement de révision du document.
      • Pour afficher un aperçu du fichier, cliquez sur le nom du fichier dans le champ Document .
      • Pour télécharger le fichier, cliquez sur l’icône de téléchargement ( icône de téléchargement.).
      • Pour marquer la révision du document comme prête, sélectionnez Prêt.
      Pour créer une autre révision de document Créez une autre révision de document si d’autres modifications sont requises dans la version la plus récente du document.
      1. Cliquez sur Créer une révision.

        La boîte de dialogue Créer une révision s’affiche.

      2. Dans la liste Créer une révision à partir de , sélectionnez l’emplacement du document.
        • Ordinateur : sélectionnez un fichier dans votre système local. Cliquez sur Joindre un fichier et chargez un fichier.
        • Activité : sélectionnez une pièce jointe dans le flux d’activités. Tous les fichiers joints aux e-mails entrants sont répertoriés dans le champ Document .
        • En ligne : sélectionnez un fichier stocké dans le système de stockage externe configuré.
      3. Ajoutez plus d’informations sur le document dans le champ Notes de travail . Ces informations sont ajoutées au flux d’activités avec la pièce jointe.
      4. Pour préparer le document à être examiné ou envoyé pour signature électronique, sélectionnez Prêt.
      5. Cliquez sur Créer.

      Le document est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. La révision du document est répertoriée dans l’onglet Revues de documents .
      Remarque :
      Si vous marquez la révision du document en cours comme Prête, toutes les versions précédentes du document qui ont été marquées comme Prêt sont effacées.
    6. Facultatif : Envoyez le document pour approbation ad hoc lorsqu’une approbation est requise d’autres personnes concernées.
    7. Envoyez un e-mail aux personnes concernées pour que le document contractuel rempli soit examiné et que les changements soient confirmés.
      1. Cliquez sur Composer un e-mail.
      2. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, CC et Cci selon vos besoins.
        Le champ À est pré-renseigné avec l’e-mail du point de contact tiers saisi dans la demande et le champ CC avec l’ID d’e-mail du demandeur.
      3. Saisissez l’objet de l’e-mail dans Objet.
        La description brève de la demande est renseignée par défaut.
      4. Dans le champ Pièces jointes , cliquez sur le lien +Ajouter un fichier pour ajouter les documents, puis sélectionnez la source du fichier.
        Si vous avez marqué une révision de document contractuel comme prête, elle est jointe à l’e-mail par défaut.
      5. Saisissez le message dans le corps de l’e-mail.
      6. Cliquez sur Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail immédiatement ou Enregistrer comme brouillon pour l’envoyer plus tard.
    8. Dans l’onglet Signataires , ajoutez des signataires auxquels le contrat sera envoyé pour signature électronique.
    9. Lorsque toutes les personnes concernées se sont mises d’accord sur une révision du document contractuel, cliquez sur Préparer pour signature pour préparer et envoyer le document aux signataires pour signature électronique.
      Remarque :
      Lorsque vous sélectionnez Préparer pour signature, le document s’ouvre dans le système de signatures électroniques configuré.
      • Pour DocuSign, le document s’ouvre automatiquement dans le portail de signature électronique sans nécessiter de connexion.
      • Pour Adobe Sign, vous devez vous connecter au portail de signature électronique pour ouvrir le document.
      Le statut du document se met à jour de Examen juridique interne à Préparation pour signature.
    10. Complétez le document dans le système de signatures électroniques configuré et envoyez-le pour signature.
      1. Prévisualisez le document pour vous assurer que le contenu est correct.
      2. Ajoutez les champs requis, y compris le champ Signature.
      3. Cliquez sur Envoyer.
      Une enveloppe de signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état du document passe de Préparation pour signature à Signature en attente.

    Que faire ensuite

    1. Les signataires peuvent examiner et signer ou refuser de signer le document contractuel.
    2. Vous pouvez vérifier l’état du document dans la demande.
      • Si tous les signataires signent le document de contrat, l'état du document est mis à jour sur Contrat signé. Un enregistrement de référentiel de contrats juridiques est créé où le document signé est joint ou lié. Vous pouvez également accéder à l’enregistrement du référentiel des contrats juridiques à partir de l’onglet Contrats juridiques .
      • Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est mis à jour sur Signé.
      • Si un signataire refuse de signer le document de contrat, l'état du document est mis à jour sur Contrat refusé.Si d’autres modifications doivent être apportées au document contractuel, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
    3. Si le contrat est signé par toutes les parties, vous pouvez fermer la demande en cliquant sur Fermer terminé.