Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 5 minutes de lecture

    • Passez en revue ces directives pour réussir la migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents. Les modèles de documents offrent la dernière expérience de fonctionnalité des modèles de documents RH avec des fonctionnalités et des options supplémentaires.

    Important :

    À partir de la Yokohama version, HR Document Templates est en cours de préparation pour une future dépréciation. Elle sera masquée et ne sera plus activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

    Utilisez Modèles de documents qui fournit la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives relatives à la migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

    Pour plus d’informations sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

    Passez en revue les détails suivants pour comprendre les principales offres et les différences entre les modèles de documents RH et les modèles de documents.

    Tableau 1. Comparaison des fonctionnalités et des tables : modèles de documents RH et modèles de documents
    Table/Fonctionnalité Modèles de documents RH Modèles de documents
    Modèle Modèle de document RH

    [sn_hr_core_document_template]

    		 Modèle de document

    [sn_doc_template]
    Type/catégorie de document Type de document

    [sn_hr_core_document_type]

    		 Catégorie

    [sn_doc_template_category]
    Critères Critères RH

    [sn_hr_core_criteria]

    		 Critères d'utilisateur

    [user_criteria]
    Mappages de modèles PDF Mappage de modèle PDF

    [sn_hr_core_pdf_template_mapping]

    		 Mappage de modèle

    [sn_doc_pdf_template_mapping]
    Participants Les participants ne sont pas pris en charge.

    Vous devez mapper directement les champs utilisateur dans le corps du modèle HTML ou les mappages de modèles PDF.

    		 Les participants sont pris en charge. Les détails des participants sont stockés dans la table Participant [sn_doc_participant]. Vous devez mapper les participants pour la signature dans les mappages de corps HTML et de modèles PDF.

    Pour un modèle HTML, reportez-vous à la section Créer des participants pour un modèle de document HTML.

    Pour obtenir un modèle PDF, reportez-vous à la section Créer des participants pour un modèle de document PDF.
    Traduction du modèle HTML - Pris en charge

    Reportez-vous à la rubrique Utiliser Infrastructure de localisation pour Modèles de documents.
    Blocs de modèle HTML - Pris en charge

    Consultez Blocs de documents dans Modèles de documents.
    Scripts de modèles HTML - Pris en charge

    Consultez Scripts de modèles de documents.
    Table des matières du modèle HTML - Pris en charge

    Consultez Créer une configuration de sommaire dans Modèles de documents.
    Action de l'utilisateur Un seul type d’action est pris en charge : Signature Différents types d’actions sont pris en charge (Remplir, Examiner et Signer) en fonction du type de modèle.

    Pour un modèle HTML, voir Type d’action dans Créer des participants pour un modèle de document HTML.

    Pour un modèle PDF, voir Type d’action dans Créer des participants pour un modèle de document PDF.
    Tâches Les tâches sont effectuées par le biais de tâches RH. Les tâches sont effectuées via des tâches de documents en fonction des participants configurés.
    Type de signature Pour HTML, seule la signature ServiceNow est prise en charge.

    Pour PDF, les trois types de signature sont pris en charge : ServiceNow Sign, DocuSign et AdobeSign.

    		 Pour HTML et PDF, les trois types de signature sont pris en charge : ServiceNow Sign, DocuSign et AdobeSign.
    Remarque :
    • Le modèle doit être créé dans ServiceNow.
    • Seule la signature est prise en charge dans le système externe.
    • Les modèles créés dans DocuSign ou AdobeSign ne sont pas pris en charge dans l’application Modèles de documents.
    Champs de ticket RH à utiliser dans le modèle de ticket
    Modèle de document Modèle PDF (pdf_template) Modèle de document (document_template).
    Type/catégorie de document Type de document (document_type) Catégorie de modèle de document (document_template_category)
    Configuration des services RH
    Option de ticket Créer automatiquement un document de brouillon

    Lancer automatiquement les tâches de documents

    Lancez automatiquement les tâches de documents en fonction de la configuration des participants. Consultez Méthodes de génération de documents.

    Migrer le modèle de document RH (HTML) vers le modèle de document

    Suivez les étapes de migration du modèle de document RH (HTML) vers le modèle de document (HTML).

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Créez une catégorie de modèle de document dans la table Catégorie [sn_doc_template_category] (si un type de document RH est associé au modèle de document RH).
    2. Accédez à la Modèle de document > Modèle HTML.
    3. Cliquez sur Nouveau.
    4. Renseignez les champs de formulaire, tels que Nom, Table, Catégorie, Corps, Langue, similaires au modèle de document RH et enregistrez-le.

      S’il y a un jeton de signature (Jeton de signature : ${signature}, ${<-user_field->.signature}) dans le corps HTML, supprimez-le et enregistrez le modèle.

    5. Si un modèle de document RH est associé à des critères RH, sélectionnez les critères d’utilisateur correspondants dans le nouveau modèle de document.
    6. Recherchez des participants en fonction des jetons de signature dans l’ancien corps du modèle de document RH et créez des enregistrements de participants dans la liste connexe Participants dans les nouveaux modèles de documents.
      Une fois qu’un participant est créé, ajoutez le jeton de signature en cliquant sur Insérer une signature. Dans le corps des modèles de documents RH hérités, le jeton de signature est pris en charge au format ${<-user_field->.signature}, tandis que dans le corps des nouveaux modèles de documents, le jeton de signature est pris en charge au format ${signature :<-participant_user_name->}.
    7. Publiez le modèle en cliquant sur Publier.
    8. Mettez à jour le modèle de ticket pour utiliser le nouveau modèle de document ou la nouvelle catégorie.
      Consultez les champs de ticket RH dans la table Comparaison de fonctionnalités et de tables : modèles de documents RH et modèles de documents dans Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

    Migrer le modèle de document RH (PDF) vers le modèle de document

    Suivez les étapes de migration du modèle de document RH (PDF) vers le modèle de document (PDF).

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Créez une catégorie de modèle de document dans la table Catégorie (sn_doc_template_category) (si un type de document RH est associé au modèle de document RH).
    2. Accédez à la Modèle de document > Modèle PDF.
    3. Cliquez sur Nouveau.
    4. Renseignez les champs de formulaire, tels que Nom, Table, Catégorie et Langue, similaires à ceux des modèles de documents RH.
    5. Si un modèle de document RH est associé à des critères RH, sélectionnez les critères d’utilisateur correspondants dans le nouveau modèle de document.
    6. Sélectionnez le type de pièce jointeSélectionner dans la révision du document, puis ajoutez la révision du document utilisé dans le modèle de document RH.
    7. Sélectionnez le type de signature correspondant et enregistrez.
    8. Cliquez sur le lien connexe Analyser le PDF.
      Les enregistrements de mappage de modèle sont créés. Mettez à jour les champs de mappage.
    9. Créez un enregistrement de participant avec le type d’action Signez pour chaque utilisateur qui doit signer le document.
      Remarque :
      Cette étape est nécessaire uniquement lorsque le modèle de document RH hérité possède un enregistrement de mappage de modèle PDF avec le type de champ Document comme Signature.
    10. Publiez le modèle en cliquant sur Publier.
    11. Mettez à jour le modèle de ticket pour utiliser le nouveau modèle de document ou la nouvelle catégorie.
      Pour plus d’informations, consultez les champs de ticket RH dans la table Comparaison de fonctionnalités et de tables : modèles de documents RH et modèles de documents dans Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.