Gestion des preuves pour les relations avec les employés

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 7 minutes de lecture

    • Utilisez la gestion des preuves pour capturer et catégoriser les preuves pour les relations avec les employés ou les tickets connexes.

    Les preuves sont définies comme tout artefact numérique recueilli dans le cadre d’une enquête, comme des fichiers qui sont téléchargés dans Gestion des preuves ou qui résident dans un autre système.

    Configurer la gestion des preuves

    Configurez la Prestation de services RH gestion afin que vos agents puissent collecter des preuves et des informations relatives aux tickets Relations avec les employés.

    Vous pouvez activer le module d’extension Gestion des preuves [com.sn_evidence_management] si vous disposez du rôle administrateur. Ce module d’extension s’active lorsque le module d’extension Ressources humaines spécifique à l’application : Relations avec les employés [com.sn_hr_employee_realtions] est activé. Pour plus d'informations, consultez Activer Relations avec les employés.

    Rôles

    Les rôles suivants sont installés avec le module d’extension Gestion des preuves [com.sn_evidence_management] :
    Tableau 1. Rôles installés avec Gestion des preuves
    Titre du rôle [name] Description Contient les rôles
    Administrateur de preuve [sn_em.admin] Peut accéder à toutes les zones de gestion des preuves et les configurer.
    • sn_em.evidence_config_manager
    • sn_em.lecteur_de_preuves
    • sn_em.auteur_de_preuves
    Gestionnaire de configuration de preuves [sn_em.evidence_config_manager] Peut accéder, créer et gérer les enregistrements de type de preuve.
    Remarque :
    nécessite les rôles de lecteur et d’enregistreur de preuves pour gérer les enregistrements de type de preuve.
    Lecteur de preuves [sn_em.evidence_reader] Peut afficher les preuves si le ticket ER est accessible.
    Rédacteur de preuves [sn_em.evidence_writer] Peut créer et gérer des enregistrements de preuves. sn_em.lecteur_de_preuves

    Les rôles Relations avec les employés comprennent les rôles de gestion des preuves.

    Les utilisateurs ne sont pas en mesure de lire les preuves lorsqu’ils empruntent l’identité.

    Lorsqu’un ticket Relations avec les employés est restreint, les utilisateurs ne peuvent afficher l’enregistrement de preuve que s’ils peuvent afficher le ticket ER.

    Types de preuve

    Avant de pouvoir ajouter des preuves à un ticket ER, vous devez configurer des types de preuve. Les types de preuve vous aident à classer et à organiser les preuves que vous collectez concernant les tickets ER. Le système de base fournit :
    • Son
    • Journaux de la messagerie instantanée
    • E-mail
    • Photos
    • Captures d'écran
    • SMS
    • Vidéo

    Vous pouvez créer des types de preuve supplémentaires. Pour plus d'informations, consultez Créer des types de preuve.

    Créer des types de preuve

    Créez des types de preuve pour cataloguer et organiser les preuves de relations avec les employés de manière efficace et logique afin d’améliorer vos processus business.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_em.evidence_config_manager
    Remarque :
    Le système de base fournit des types de preuve préconfigurés.

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Gestion des preuves > Types de preuve.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Remplissez le formulaire ou modifiez les champs.
      ChampValeur
      Nom Nom qui identifie et décrit le type de preuve.
      Actives Indique si le type de preuve est actif et disponible pour utilisation.
    4. Sélectionnez Envoyer.

    Utilisation de Gestion des preuves

    Vous pouvez créer, modifier et catégoriser des preuves liées à un ticket de relations avec les employés à l’aide du Interface utilisateur principale ou Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    Vous pouvez associer des preuves à un ticket Relations avec les employés (ER). Pour plus d’informations sur les cas d’urgence, voir Tickets de Relations avec les employés.

    Ajout de preuves à un ticket Relations avec les employés dans l’interface utilisateur héritée

    Créez des enregistrements de preuves à joindre à un ticket de Relations avec les employés pour faciliter les enquêtes.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Relations avec les employés > Tickets.
    2. Sélectionnez un ticket.
    3. Faites défiler la page vers le bas jusqu’à l’onglet Preuve dans la liste connexe.
    4. Sélectionnez Nouveau.
    5. Remplissez le formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de preuve
      Champ Description
      Numéro Numéro qui identifie l’enregistrement de preuve. Ceci est généré automatiquement par l’application.
      Nom Le nom qui décrit la preuve.
      Type de preuve Le type de preuve associé à la preuve.
      Le système de base fournit les éléments suivants :
      • Son
      • Journaux de la messagerie instantanée
      • E-mail
      • Photos
      • Captures d'écran
      • SMS
      • Vidéo

      Pour plus d'informations, consultez Créer des types de preuve.
      Créé par Nom de l’utilisateur qui a créé l’enregistrement de preuve.
      Soumis par la partie impliquée Nom de la personne qui a présenté la preuve.

      Sélectionnez l’icône Rechercher à l’aide de la listeIcône Rechercher à l’aide de la liste et recherchez la personne qui a soumis la preuve.

      Si aucun nom n’apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Parties impliquées Toute personne impliquée dans les preuves fournies dans le cas des urgences.

      Sélectionnez l’icône Déverrouiller les parties impliquées (icône Déverrouiller les parties impliquées) et recherchez les personnes que vous souhaitez inclure comme parties impliquées.

      Si aucun nom n’apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Table La preuve de table est associée. La valeur par défaut est la table Ticket Relations avec les employés [sn_hr_er_case], mais vous pouvez associer des preuves à n’importe quelle table.
      Société parente Ticket parent auquel la preuve est liée.

      Pour associer un ticket parent, sélectionnez l’icône Rechercher des documents à l’aide de la listeet sélectionnez la table associée au ticket parent. La valeur par défaut est la table Ticket Relations avec les employés [sn_hr_er_case].

      Sélectionnez la table et le ticket associé qui est le ticket parent.
      Remarque :
      Si vous avez un ticket parent et que des preuves y sont ajoutées, ce champ est pré-rempli.
      Type de source de preuve Indique si la preuve est une pièce jointe ou une URL.

      Sélectionnez l’une des options Si la preuve est une pièce jointe, joignez le fichier à l’aide de l’icône Gérer les pièces jointes (icône Gérer les pièces jointes) en haut à droite du formulaire.

      Si la preuve est une URL, entrez l’URL dans le champ Source de l’URL.
      Source de l’URL Sélectionnez l’icône Modifier cette URL ( icône Modifier cette URL , puis entrez l’URL.

      Ce champ s’affiche uniquement lorsque vous sélectionnez l’URL dans le champ Type de source de preuve.
      Entretien Le numéro d’entretien associé.

      Si vous venez de l’enregistrement de l’entretien, le numéro s’affiche automatiquement.

      Pour plus d'informations, consultez Gestion des entretiens.
      Description Description des preuves.
    6. Sélectionnez Envoyer.

    Ajouter des preuves à un ticket Relations avec les employés pour Espace de travail d'agent la gestion des tickets RH

    Créez des enregistrements de preuves à joindre à un ticket de Relations avec les employés pour faciliter les enquêtes à l’aide de Prestation de services RH Espace de travail d'agent.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_er.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à Tous > Gestion des tickets RH > Espace de travail d'agent RH.
    2. Sélectionnez l’icône Listes (icône Listes).
    3. Sélectionnez Autre.
    4. Sélectionnez les tickets Relations avec les employés.
    5. Sélectionnez un ticket ER auquel vous souhaitez joindre la preuve.
    6. Sélectionnez d’autres éléments dans la rangée d’onglets sous la chronologie du ticket.
    7. Sélectionnez Preuve dans la rangée d’onglets sous la chronologie du ticket.
    8. Sélectionnez Nouveau.
    9. Remplissez le formulaire.
      Tableau 3. Formulaire de preuve
      Champ Description
      Numéro Numéro qui identifie l’enregistrement de preuve. Ceci est généré automatiquement par l’application.
      Nom Le nom qui décrit la preuve.
      Type de preuve Le type de preuve associé à la preuve.
      Le système de base fournit les éléments suivants :
      • Son
      • Journaux de la messagerie instantanée
      • E-mail
      • Photos
      • Captures d'écran
      • SMS
      • Vidéo

      Pour plus d'informations, consultez Créer des types de preuve.
      Créé par Nom de l’utilisateur qui a créé l’enregistrement de preuve.
      Soumis par la partie impliquée Nom de la personne qui a présenté la preuve.

      Sélectionnez l’icône Rechercher l’enregistrementRecherchez l’icône d’enregistrement et recherchez la personne qui a soumis la preuve.

      Si aucun nom n’apparaît, vous pouvez sélectionner Nouveau et créer un tiers impliqué. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Parties impliquées Toute personne impliquée dans les preuves fournies dans le cas des urgences.

      Cliquez sur le champ pour afficher une liste des parties impliquées.

      Si aucun nom n’apparaît, vous devez créer un enregistrement de partie impliquée. Pour plus d'informations, consultez Créer un enregistrement des parties impliquées.
      Table La preuve de table est associée. La valeur par défaut est la table Ticket Relations avec les employés [sn_hr_er_case], mais vous pouvez associer des preuves à n’importe quelle table.
      Société parente Ticket parent auquel la preuve est liée.

      Pour associer un ticket parent, sélectionnez l’icône Rechercher des documents à l’aide de la listeet sélectionnez la table associée au ticket parent. La valeur par défaut est la table Ticket Relations avec les employés [sn_hr_er_case].

      Sélectionnez la table et le ticket associé qui est le ticket parent.
      Remarque :
      Si vous avez un ticket parent et que des preuves y sont ajoutées, ce champ est pré-rempli.
      Type de source de preuve Indique si la preuve est une pièce jointe ou une URL.
      Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Pièce jointe
      • URL
      Si la preuve est une pièce jointe, sélectionnez Parcourir dans Pièces jointes à droite et joignez le fichier.

      Si la preuve est une URL, entrez l’URL dans le champ Source de l’URL .
      Source de l’URL Sélectionnez l’icône Modifier cette URL ( icône Modifier cette URL , puis entrez l’URL.

      Ce champ s’affiche uniquement lorsque vous sélectionnez l’URL dans le champ Type de source de preuve.
      Entretien Le numéro d’entretien associé.

      Si vous venez de l’enregistrement de l’entretien, le numéro s’affiche automatiquement.

      Si aucun numéro d’entretien n’apparaît, cliquez sur le champ et vous pouvez en sélectionner un.

      Pour plus d'informations, consultez Gestion des entretiens.
      Description Description des preuves.
    10. Sélectionnez Enregistrer.