Gestion des dossiers du personnel pour Prestation de services RH Espace de travail d'agent

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 4 minutes de lecture

    • Gestion des documents d'employé fournit un espace de stockage, un système de classement, la possibilité de récupérer facilement des documents, définissant qui peut afficher les documents sensibles et quand purger les documents.

    Pour plus d'informations sur Gestion des documents d'employé, consultez Gestion des dossiers du personnel.

    Créer ou charger des documents d’employés à l’aide de Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Créez ou chargez des documents d’employé dans un ticket RH à l’aide de .Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer

    Procédure

    1. Accédez à Espace de travail d'agent RH > Listes > Documents des employés > Tous.
      Vous pouvez également créer un document d’employé à partir de Espace de travail d'agent RH > Listes > Profils RH.
    2. Cliquez sur Nouveau.
    3. Remplissez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de document de l’employé
      Champ Description
      Document de l'employé Document de l’employé à télécharger.

      Cliquez sur Parcourir pour charger un document de l’employé.

      Par défaut, la taille maximale autorisée d’un document est de 30 Mo. La valeur par défaut peut être modifiée à partir du champTaille maximale de chargement de fichier en mégaoctets dans les propriétés du document de l’employé. Pour plus d'informations, consultez Propriétés de l’application Gestion des dossiers du personnel.

      Après avoir sélectionné un document, les champs en lecture seule affichent la taille et le format de fichier, le créateur et le créateur.

      La visionneuse de l’interface utilisateur ne prend en charge que .pdf affichage des documents. D’autres types de documents peuvent être téléchargés puis visualisés.

      Pour des résultats de recherche optimaux, n’utilisez pas de tirets (-) dans le nom du document. L’utilisation de mots entiers séparés par des espaces ou des barres de soulignement permet d’obtenir de meilleurs résultats de recherche.

      Cochez Oui dans la propriété Activer la visionneuse de documents pour prévisualiser les documents PDF dans la propriété Documents de l’employé pour afficher .pdf documents.
      Remarque :
      FedRAMP, les clients sur site, les équipements mobiles, les clients utilisant le chiffrement Edge ou la prise en charge du chiffrement ne prend pas en charge l’affichage des documents.
      Description Description du document de l’employé.
      Employé Nom de l’employé auquel le document est associé.
      Type de document Type de document associé au document de l’employé.

      Les types de documents fournissent des politiques de catégorisation, de sécurité et de conservation.
      Ticket RH Numéro de ticket RH auquel le document de l’employé est associé lorsqu’il est déplacé depuis un ticket RH.
      Conservation de la purge Statut de conservation de la purge d’un document.
      • Autorisation de purge en attente : en attente d’autorisation pour la purge des documents.
      • Purge approuvée : le document a l’autorisation de planifier la purge.
      • Purgé rejeté : le document n’a pas reçu d’autorisation de purge.
        Important :
        La politique de sécurité du type de document détermine l’autorisation de purge. Les rôles suivants ont l’autorisation de modifier l’autorisation de purge :
        • Administrateur EF [sn_hr_ef.admin]
        • Gestionnaire de gestion des dossiers d’employé [sn_hr_ef.manager]
    4. Cliquez sur Enregistrer pour créer l’enregistrement du document de l’employé.
      L’onglet Piste d’audit s’affiche.

      Fournit une vue de toutes les actions d’un document d’employé depuis sa création ou son chargement jusqu’au moment où il est purgé.

    Déplacer des documents d’employés à l’aide de Prestation de services RH Espace de travail d'agent

    Déplacez des documents d’employés d’un ticket vers Prestation de services RH Espace de travail d'agent le référentiel de documents d’employés. Le référentiel des documents des employés fournit un référentiel central pour une identification rapide et facile des documents à l’aide de différents éléments de tri.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_ef.document_writer sn_hr_core.case_writer

    Procédure

    1. Accédez à Espace de travail d'agent RH > Listes > Tous les tickets RH > Tous.
    2. Sélectionnez un ticket auquel des documents d’employés sont joints.
      Remarque :
      À partir de la vue de liste, il n’existe aucun moyen d’identifier les tickets RH auxquels des documents d’employés sont joints. Pour localiser un ticket RH, vous avez besoin du numéro de ticket RH ou du nom Ouvert pour la personne.
    3. Cliquez sur Déplacer les pièces jointes.
      Déplacer les documents des employés d’Espace de travail d’agent vers Gestion des documents d’employé
    4. Dans la fenêtre Déplacer les pièces jointes vers les documents de l’employé :
      1. Cochez la case en regard des documents que vous souhaitez déplacer.
      2. Sélectionnez le type de document pour chaque document. Le type de document détermine la catégorisation, les personnes qui peuvent y accéder et la politique de conservation. Créez un type de document si aucun n’apparaît pour le détail de la rubrique associée. La création d’un type de document garantit une catégorisation correcte.
      3. Cliquez sur Déplacer la sélection.
      Remarque :
      Les champs CoE cible et Détails de la rubrique ne peuvent être modifiés que si le document a été ajouté sous le mauvais type de ticket RH.
      Déplacer les documents des employés d’Espace de travail d’agent vers Gestion des documents d’employé

    Résultats

    • Les documents des employés sont transférés du ticket RH vers le référentiel des documents des employés.
    • Pour afficher une liste de tous les documents de l’employé dans la colonne de liste, sélectionnez Documents de l’employé. Liste des documents des employés
    • Les pièces jointes déplacées apparaissent dans le panneau latéral contextuel sous l’icône Documents de l’employé Icône Documents de l’employé dans le ticket.

      Pièces jointes déplacées apparaissant dans le panneau latéral contextuel