Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • Passez en revue ces directives pour réussir la migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents. Les modèles de documents offrent la dernière expérience des fonctionnalités des modèles de documents RH avec des fonctionnalités et des options supplémentaires.

    Important :

    À partir de la Yokohama version, les modèles de documents RH ne seront plus disponible. Cette fonctionnalité sera masquée et non activée sur les nouvelles instances, mais continuera d’être prise en charge.

    Utilisez Modèles de documents la dernière expérience pour cette fonctionnalité. Pour les directives de migration, reportez-vous à la section Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

    Pour en savoir plus sur l’obsolescence, consultez l’article Processus de dépréciation [KB0867184] dans la base de connaissances Now Support.

    Passez en revue les détails suivants pour comprendre les principales offres et les différences entre les modèles de documents RH et les modèles de documents.

    Tableau 1. Comparaison des fonctionnalités et des tables : modèles de documents RH et modèles de documents
    Table/Fonctionnalité Modèles de documents RH Modèles de documents
    Modèle Modèle de document RH

    [sn_hr_core_document_template]

    		 Modèle de document

    [sn_doc_template]
    Type/catégorie de document Type de document

    [sn_hr_core_document_type]

    		 Catégorie

    [sn_doc_template_category]
    Critère Critères RH

    [sn_hr_core_criteria]

    		 Critères d'utilisateur

    [user_criteria]
    Mappages de modèles PDF Mappage de modèle PDF

    [sn_hr_core_pdf_template_mapping]

    		 Mappage de modèle

    [sn_doc_pdf_template_mapping]
    Participants Les participants ne sont pas pris en charge.

    Vous devez mapper directement les champs utilisateur dans le corps du modèle HTML ou les mappages de modèles PDF.

    		 Les participants sont pris en charge. Les détails du participant sont stockés dans la table Participant [sn_doc_participant]. Vous devez mapper les participants pour la signature dans les mappages de corps HTML et de modèles PDF.

    Pour un modèle HTML, reportez-vous à la section .

    Pour un modèle PDF, reportez-vous à la section .
    Traduction de modèle HTML - Pris en charge

    Reportez-vous à la rubrique Utiliser Infrastructure de localisation pour Modèles de documents.
    Blocs de modèle HTML - Pris en charge

    Voir Blocs de documents dans Modèles de documents.
    Scripts de modèles HTML - Pris en charge

    Voir Scripts de modèle de document.
    Table des matières du modèle HTML - Pris en charge

    Voir Créer une configuration de table des matières dans Modèles de documents.
    Action de l'utilisateur Un seul type d’action est pris en charge : la signature Différents types d’actions sont pris en charge (Remplir, Examiner et Signer) en fonction du type de modèle.

    Pour un modèle HTML, reportez-vous à la section Type d’action dans .

    Pour un modèle PDF, voir Type d’action dans .
    Tâches Les tâches sont effectuées par le biais de tâches RH. Le chargement des tâches s’effectue par le biais de tâches de documents en fonction des participants configurés.
    Type de signature Pour HTML, seule la signature ServiceNow est prise en charge.

    Pour les PDF, les trois types de signature sont pris en charge : ServiceNow Sign, DocuSign et AdobeSign.

    		 Pour HTML et PDF, les trois types de signature sont pris en charge : ServiceNow Sign, DocuSign et AdobeSign.
    Remarque :
    • Le modèle doit être créé dans ServiceNow.
    • Seule la signature est prise en charge dans le système externe.
    • Les modèles créés dans DocuSign ou Adobe Sign ne sont pas pris en charge dans l’application Modèles de documents.
    Champs de ticket RH à utiliser dans le modèle de ticket
    Modèle de document Modèle PDF (pdf_template) Modèle de document (document_template).
    Type/catégorie de document Type de document (document_type) Catégorie de modèle de document (document_template_category)
    Configuration des services RH
    Option de ticket Créer automatiquement un document de brouillon

    Lancer automatiquement les tâches de documents

    Lancez automatiquement les tâches de documents en fonction de la configuration des participants. Voir .

    Migrer le modèle de document RH (HTML) vers le modèle de document

    Suivez les étapes de migration du modèle de document RH (HTML) vers le modèle de document (HTML).

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Procédure

    1. Créez une catégorie de modèle de document dans la table Catégorie [sn_doc_template_category] (si un type de document RH est associé au modèle de document RH).
    2. Accédez à Modèle de document > Modèle HTML.
    3. Cliquez sur Nouveau.
    4. Remplissez les champs de formulaire, tels que Nom, Table, Catégorie, Corps, Langue, similaires au modèle de document RH et enregistrez-le.

      S’il y a un jeton de signature (Jeton de signature : ${signature}, ${<-user_field->.signature}) dans le corps HTML, supprimez-le et enregistrez le modèle.

    5. Si des critères RH sont associés au modèle de document RH, sélectionnez les critères d’utilisateur correspondants dans le nouveau modèle de document.
    6. Recherchez des participants en fonction des jetons de signature dans l’ancien corps du modèle de document RH et créez des enregistrements de participants dans la liste connexe des participants dans les nouveaux modèles de document.
      Une fois qu’un participant est créé, ajoutez le jeton de signature en cliquant sur Insérer une signature. Dans le corps des modèles de document RH hérité, le jeton de signature est pris en charge au format ${<-user_field->.signature}, tandis que dans le corps des nouveaux modèles de document, le jeton de signature est pris en charge au format ${signature :<-participant_user_name->}.
    7. Publiez le modèle en cliquant sur Publier.
    8. Mettez à jour le modèle de ticket pour utiliser le nouveau modèle de document ou la nouvelle catégorie.
      Consultez les champs de ticket RH dans la table Comparaison des fonctionnalités et des tables : modèles de documents RH et modèles de documents dans Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.

    Migrer le modèle de document RH (PDF) vers le modèle de document

    Suivez les étapes de migration du Modèle de document RH (PDF) vers le Modèle de document (PDF).

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Si vous souhaitez migrer vos modèles Adobe Sign ou DocuSign vers des modèles de documents :
    1. Téléchargez les modèles PDF AdobeSign ou DocuSign de votre entreprise à partir de comptes Adobe ou DocuSign et convertissez-les en formulaires à remplir.
    2. Créez manuellement les enregistrements de modèles PDF de modèle de document correspondants et chargez les PDF téléchargés. Reportez-vous aux étapes mentionnées dans la procédure suivante.
    3. Mettez à jour les configurations Service RH et Modèle RH selon les besoins pour s’aligner sur les nouveaux modèles de document PDF qui ont été créés.

    Procédure

    1. Créez une catégorie de modèle de document dans la table Catégorie (sn_doc_template_category) (si un type de document RH est associé au modèle de document RH).
    2. Accédez à Modèle de document > Modèle PDF.
    3. Cliquez sur Nouveau.
    4. Remplissez les champs de formulaire, tels que Nom, Table, Catégorie et Langue, similaires à ceux des modèles de document RH.
    5. Si des critères RH sont associés au modèle de document RH, sélectionnez les critères d’utilisateur correspondants dans le nouveau modèle de document.
    6. Sélectionnez le type de pièce jointeSélectionner parmi la révision du document et ajoutez la révision du document utilisée dans le modèle de document RH.
    7. Sélectionnez le type de signature correspondant et enregistrez.
    8. Cliquez sur le lien connexe Analyser le PDF .
      Les enregistrements de mappage de modèle sont créés. Mettez à jour les champs de mappage.
    9. Créez un enregistrement de participant avec le type d’action Signez pour chaque utilisateur qui doit signer le document.
      Remarque :
      Cette étape est nécessaire uniquement lorsque le modèle de document RH hérité possède un enregistrement de mappage de modèle PDF avec le type de champ Document comme signature.
    10. Publiez le modèle en cliquant sur Publier.
    11. Mettez à jour le modèle de ticket pour utiliser le nouveau modèle de document ou la nouvelle catégorie.
      Pour plus d’informations, consultez les champs de ticket RH dans la table Fonctionnalité et comparaison de tables : modèles de documents RH et modèles de documents dans Migration des modèles de documents RH vers les modèles de documents.