Selfservice-Vertragsanforderung verwenden

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Übermitteln Sie Vertragsanforderungen, die Vertragsdokumente mithilfe einer vordefinierten Vertragsvorlage und Vorlagenregeln generieren.

    Funktionen

    • Vertragsvorlagen mit Metadaten und Geschäftsregeln für die Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
    • Microsoft Word Formatieren Sie Vertragsvorlagen, um dem Vertragserfüller die Vertragsprüfung und -bearbeitung zu erleichtern.
    • Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign und DocuSign.
    • Externe Speicherintegrationen mit Google Drive und Microsoft OneDrive zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
    • Zentrales Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
    • Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung für einen elektronisch unterzeichneten Vertrag.

    Workflow für Selfservice-Verträge

    Wenn eine anfordernde Person eine Selfservice-Vertragsanforderung sendet, wird ein Vertragsdokument mit einer Standardvertragsvorlage basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in der Vorlage eingefügt.

    Da Vertragsdokumente im Format Microsoft Word vorliegen, ist das Überprüfen, Bearbeiten und Finalisieren der Vertragsdokumente einfacher als Dokumente im PDF- oder HTML-Format.

    Wenn das generierte Vertragsdokument keine Änderungen erfordert, kann die anfordernde Person es zur elektronischen Signatur an die Unterzeichner senden. Nachdem alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnet haben, wird es je nach Konfiguration in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert. Die anfordernde Person und die Mitglieder der Vertragsabteilung können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Ein Beispiel-Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung (auf Papier) könnte wie folgt ablaufen:
    1. Der Vertragsbenutzer initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Vertragsanforderung
      • Wenn keine Validierungsfehler vorhanden sind, wird die Vertragsanforderung mit dem Status „In Arbeit“ erstellt.
      • Wenn bei der Unterzeichnervalidierung Fehler auftreten, löst die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Das Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln und Unterzeichner werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    3. Die Vertragsanforderung wird automatisch (mithilfe von Zuweisungsregel) oder manuell einem Vertragserfüller zugewiesen.
    4. Der Vertragsbenutzer bearbeitet die Anforderungen für Änderungen und generiert das Vertragsdokument erneut.
    5. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind.
    6. Das Vertragsdokument wird gemäß der Konfiguration in der Instanz ServiceNow oder im externen Speicher gespeichert.
    7. Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen. Wenn der Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet und zur Signatur erneut gesendet.
    8. Wenn die Signatur abgelehnt wird, generiert der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.
    11. Die vertragsanfordernde Person kann eine Vertragsanforderung abbrechen, wenn der Status Entwurf, Neu, Genehmigung ausstehend, Unterzeichnung ausstehend und In Arbeit lautet.