Vertragsmanagement Pro erkunden

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Erfahren Sie anhand eines Beispiel-Workflows mehr über Vertragsmanagement Pro, und überprüfen Sie die Vorteile, die es bieten kann.

    Vertragsmanagement Pro – Übersicht

    Vertragsmanagement Pro ist eine Lösung für das Lebenszyklusmanagement von Verträgen, die einfach zu verwenden und zu übernehmen ist. Sie können damit Vertragsdokumentvorlagen, Klauseln und Klauselvariationen einrichten und Vertragsanforderungen initiieren. Es unterstützt auch E-Signaturen und externe Speichersysteme.

    Die Komponenten von Vertragsmanagement Pro sind:

    Vorteile von Vertragsmanagement Pro

    Vorteil Funktion Benutzer
    Verwalten Sie eine Bibliothek von Klauselvariationen effektiv. Klauselverwaltung Vertragskonfigurator
    Erstellen Sie Vertragsvorlagen oder Standardschreiben, die zum Generieren von Verträgen oder Dokumenten gemäß einer übermittelten Anforderung verwendet werden. Word-Dokumentvorlagen Vertragskonfigurator
    Fügen Sie Inhaltssteuerelemente hinzu, die als Platzhalter für den Inhalt in Microsoft Word -Dokumenten auf macOS -Systemen und Windows -Systemen fungieren, indem Sie ein -Add-in verwenden. Inhaltssteuerelemente können nur auf einem Windows -System manuell hinzugefügt werden. Microsoft Word -Add-in für ServiceNow Contracts Vertragskonfigurator
    Initiieren Sie Selfservice oder Nicht-Selfservice Vertragsanforderungen. Selfservice- und Nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen Vertragsbenutzer
    Servicing einer Selfservice-Vertragsanforderung Selfservice-Vertragsanforderung verwenden Vertragsbenutzer, Vertragserfüller
    Überarbeitungen, Genehmigungen und Signaturen für Nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen Verwenden Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice Vertragsbenutzer, Vertragserfüller

    Vertragsmanagement Pro-Workflow

    Der folgende Beispiel-End-to-End-Workflow zeigt, wie verschiedene Benutzer zusammenarbeiten können, um die Grundlagendaten zu konfigurieren und Vertragsanforderungen zu übermitteln, zu überprüfen und abzuschließen.

    Führen Sie als Vertragsmanagement Pro -Konfigurator die folgenden Aktionen aus, um den End-to-End-Workflow einzurichten.
    1. Der Vertragskonfigurator erstellt einen Vertragstyp und ordnet ihn einem Vertragsmodell zu.
    2. Der Vertragskonfigurator erstellt Klauseln und ihre Variationen, die in den Dokumentvorlagen verwendet werden sollen.
    3. Der Vertragskonfigurator erstellt Dokumentvorlagen, die zum Generieren des Vertragsdokuments verwendet werden.
    4. Der Vertragskonfigurator konfiguriert Platzhalter für Unterzeichner.
    5. Der Vertragskonfigurator schließt die Vorlagenzuordnung ab, um die in der Vertragsvorlage verwendeten Informationen automatisch auszufüllen.
    6. Der Vertragskonfigurator veröffentlicht die Dokumentvorlage, um sie verfügbar zu machen.
    7. Der Vertragskonfigurator erstellt eine Vorlagenauswahlregel, um die Vertragsvorlage zu identifizieren, die zum Generieren des Vertragsdokuments für die Vertragsanforderung verwendet werden soll.
    8. Der Vertragskonfigurator erstellt eine interne Unterzeichnerregel, um den Unterzeichner mithilfe von Unterzeichnerzuordnungen einer Vorlage zuzuordnen.
    9. Der Vertragskonfigurator definiert das Vertrags-Repository, in dem Verträge gespeichert werden, und ordnet Daten zu, die dem Vertragsdokument hinzugefügt werden.
    10. Der Vertragskonfigurator erstellt eine Vertrags-Repository-Regel, um Erinnerungen für ablaufende Verträge zu konfigurieren.
    11. Der Vertragskonfigurator konfiguriert den externen Speicher zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente und deren Überarbeitungen.
    12. Der Vertragskonfigurator konfiguriert Anbieter elektronischer Signaturen, damit Unterzeichner Vertragsdokumente elektronisch unterzeichnen können.

    Workflow für Vertragsanforderung auf Papier (Selfservice).

    Ein Beispiel-Workflow für eine Selfservice-Vertragsanforderung (auf Papier) könnte wie folgt ablaufen:
    1. Der Vertragsbenutzer initiiert eine Vertragsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Vertragsanforderung
      • Wenn keine Validierungsfehler vorhanden sind, wird die Vertragsanforderung mit dem Status „In Arbeit“ erstellt.
      • Wenn bei der Unterzeichnervalidierung Fehler auftreten, löst die anfordernde Person diese und übermittelt die Vertragsanforderung erneut.
    2. Das Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und die Metadaten, Klauseln und Unterzeichner werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    3. Die Vertragsanforderung wird automatisch (mithilfe von Zuweisungsregel) oder manuell einem Vertragserfüller zugewiesen.
    4. Der Vertragsbenutzer bearbeitet die Anforderungen für Änderungen und generiert das Vertragsdokument erneut.
    5. Die anfordernde Person des Vertrags zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind.
    6. Das Vertragsdokument wird gemäß der Konfiguration in der Instanz ServiceNow oder im externen Speicher gespeichert.
    7. Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen. Wenn der Unterzeichner das Dokument ablehnt, wird es zur Überarbeitung an die anfordernde Person zurückgesendet und zur Signatur erneut gesendet.
    8. Wenn die Signatur abgelehnt wird, generiert der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Vertragsanforderungsdatensatz angehängt.
    10. Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.
    11. Die vertragsanfordernde Person kann eine Vertragsanforderung abbrechen, wenn der Status Entwurf, Neu, Genehmigung ausstehend, Unterzeichnung ausstehend und In Arbeit lautet.

    Workflow zur Überprüfung von Verträgen für Drittpartei-Papiere (ohne Selbstbedienung).

    Ein Beispiel-Workflow für eine Drittpartei-Vertragsanforderung in Papierform (ohne Selbstbedienung) könnte wie folgt ablaufen:
    • Die anfordernde Person initiiert eine Vertragsanforderung über den Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Vertragsanforderung.
    • Die Vertragsanforderung wird im Status „Entwurf“ erstellt.
    • Der Vertragsbenutzer lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
    • Der Vertragserfüller überprüft das Vertragsdokument, das an die Vertragsanforderung angehängt wurde.
    • Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
    • Der Vertragserfüller nimmt die erforderlichen Änderungen an den Vertragsdokumenten vor.
    • Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
    • Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
    • Die anfordernde Person initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung.
    • Wenn Änderungen erforderlich sind, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
    • Zeigen Sie Antworten von Drittparteikontakten im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.

      Möglicherweise sind mehrere Iterationen von Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien abgeschlossen wird.

    • Der Vertragserfüller bereitet die Signaturen vor, indem er die Reihenfolge bei mehreren Vertragsdokumenten angibt, Felder hinzufügt, die für das konfigurierte E-Signatur-System erforderlich sind, und das Vertragsdokument zur Signatur sendet.
    • Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
    • Wenn die Signatur abgelehnt wird, generiert der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
    • Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.