Für Legacy-HR entwickelter workflowbasierter Prozess

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 9 Minuten Lesedauer

    • Sie können in der nicht bereichsbezogenen Version von HR einen neuen workflowbasierten HR-Prozess entwerfen, wenn die vordefinierten Prozesse nicht ausreichend sind. Sie können einen vollständig neuen Workflow erstellen oder vorhandene Komponenten in Ihrem HR-Prozess verwenden.

    Um einen neuen Workflow zu erstellen oder einen vordefinierten Workflow anzupassen, arbeiten Sie in der Regel mit einer Person in Ihrem Unternehmen zusammen, die Erfahrung mit dem Workflow-Design und der Anpassung hat.

    Die folgenden Komponenten können für HR-Prozesse verwendet oder angepasst werden.
    • Die vordefinierten Prozesse für Einarbeitung, Offboarding und Informationsänderungen.
    • Die Skriptaktionen IT-Mitarbeitereinarbeitungsaktion und IT-Mitarbeiter-Offboarding-Aktion.
    • Workflows, die HR- und IT-Aufgaben erstellen.
    • Der Bestellleitfaden, der Katalogelement-Anforderungen erstellt.
    • Datensatzersteller, bekannt als Katalogelemente, die automatisierte HR-Prozesse starten.

    Die folgenden Elemente funktionieren standardmäßig mit HR-Prozessen. Sie können sie bei Bedarf ändern. Beispielsweise können Sie die HR-Profiltabelle erweitern, um weitere Informationen zu erfassen.

    • HR-Profiltabelle [hr_profile]
    • HR-Falltabelle [hr_case]
    • Script Includes

    Die folgende Liste beschreibt die Aufgaben, die Sie durchführen, um einen neuen automatisierten HR-Prozess zu entwickeln.

    1. Gestalten Sie die Prozessphasen, die den Prozessablauf auf hoher Ebene beschreiben. Ein Beispiel sehen Sie in der Tabelle.
    2. Erstellen Sie ein Katalogelement, das den HR-Fall erstellt, oder passen Sie es an.
    3. Erstellen Sie den Workflow zur Verarbeitung der Anforderung, einschließlich der folgenden relevanten Konfigurationen.
      Freigaberegeln
      Überprüfen und genehmigen Sie die Anfrage oder lehnen Sie sie ab. Genehmigen Sie beispielsweise eine Anforderung für einen Beurlaubung.
      Zuweisungsregeln
      Weisen Sie die Anforderung einer bestimmten Person oder Gruppe zu. Beispielsweise zur Zuweisung von Leistungsänderungsdatensätzen an einen bestimmten Leistungsadministrator. HR-Gruppen, Fähigkeiten und Standorte können alle für die automatische Zuweisung berücksichtigt werden.
      E-Mail-Benachrichtigungen
      Benachrichtigen Sie ein HR-Teammitglied oder eine Gruppe über die Anforderung. Beispielsweise um eine Benachrichtigung an den HR-Mitarbeiter zu senden, dem ein Fall zugewiesen ist.
      Erfüllungsaufgaben
      Erstellen Sie HR-Aufgaben und Anfragen für Elemente, die andere Abteilungen erfüllen. Beispielsweise eine HR-Aufgabe, um das E-Mail-Konto eines Benutzers erneut zu aktivieren, wenn eine Beurlaubung endet.
    4. Passen Sie Profilinformationen an, wenn dies für den neuen Prozess erforderlich ist. Beispielsweise können Sie die HR-Profiltabelle erweitern, um eine Tabelle mit Abhängigkeiten zu erstellte, die möglicherweise für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen Ihrer Mitarbeiter erforderlich sind
    5. Wählen Sie ein Ereignis aus, um den Workflow zu starten, wenn der HR-Fall erstellt wurde.
    Tabelle : 1. Beispiel für die normalen Phasen für einen Einarbeitungsprozess
    Phase Beschreibung
    Informationen sammeln
    • Wenn ein Arbeitsangebot angenommen wird, erfassen Sie grundlegende Informationen zu dem neuen Mitarbeiter.
    • Erstellen Sie mit den erfassten Informationen einen HR-Fall und ein HR-Profil für den Mitarbeiter.
    • Fordern Sie die Genehmigung für die Einarbeitung an.
    Genehmigung Genehmigen Sie die Einarbeitungsanforderung und generieren Sie dann Aufgaben für diese Arbeit, wie z. B.:
    • HR-Aufgaben, z. B. Durchführung von Referenzüberprüfungen.
    • Nicht-HR-Anforderungen, z. B. relevante Hardware und Software, die angeforderte Elemente aus dem Service Catalog generieren. Nicht-HR-Abteilungen erfüllen diese Anforderungen.
    Erfüllung Bearbeiten Sie die generierten erforderlichen Aufgaben für die Einarbeitung.
    Startdatum Wenn der Mitarbeiter anfängt, führen Sie zum Beispiel folgende Aktionen aus:
    • Setzen Sie das Kennwort zurück oder entsperren Sie das Active Directory-Konto für einen Mitarbeiter.
    • Fügen Sie Rollen zum Mitarbeiter hinzu.
    • Senden Sie eine Begrüßungs-E-Mail an das Team.

    Workflow zur Mitarbeitereinarbeitung in Legacy-HR

    Überprüfen Sie die detaillierte Übersicht des vordefinierten automatisierten HR-Prozesses für die Mitarbeitereinarbeitung, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Passen Sie den Einarbeitungs-Workflow an, oder entwerfen Sie einen neuen Workflow.

    Um einen neuen Workflow zu erstellen oder einen vordefinierten Workflow anzupassen, arbeiten Sie in der Regel mit einer Person in Ihrem Unternehmen zusammen, die Erfahrung mit dem Workflow-Design und der Anpassung hat.

    Der Einarbeitungsprozess beginnt, wenn ein HR-Manager eine Einarbeitungsanforderung aus dem HR-Katalog oder HR-Service Portal übermittelt, mit dem ein Mitarbeiterdaten-Verwaltungsfall eingegeben wird.

    Ein HR-Mitarbeiter wird dem Fall zugewiesen, und die Genehmigung muss gewährt werden, bevor Arbeiten durchgeführt werden können. Nach der Genehmigung definiert der HR-Mitarbeiter die Einarbeitungsaufgaben für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters.

    Der neue Mitarbeiter verwendet das HR-Service Portal, um die Einarbeitungsaufgaben auszuführen.

    Das System prüft zuerst auf ein vorhandenes HR-Profil basierend auf dem Vornamen, Nachnamen und der privaten E-Mail-Adresse der Person, die eingearbeitet wird. Zum Beispiel ist ein HR-Profil vorhanden, wenn die Person ein vorheriger Mitarbeiter ist. Wenn ein passendes HR-Profil gefunden wird, fügt das System relevante Informationen zum Profil hinzu und aktualisiert den Beschäftigungsstatus. Wenn kein HR-Profil vorhanden ist, wird ein HR-Profildatensatz für den neuen Mitarbeiter erstellt. Der Datensatz ist mit den persönlichen Informationen, die im Katalogformular eingegeben wurden, ausgefüllt.

    HR-Profile werden erstellt, bevor der Genehmigungs-Workflow ausgelöst wird, damit die Aufzeichnung von vertraulichen Kommentaren und Arbeitsnotizen in einem sicheren HR-Profildatensatz möglich ist. Vertrauliche Informationen werden frühzeitig erfasst.
    Hinweis:
    Wenn die Einarbeitungsanforderung aus dem Datensatzformular „Neu“ erstellt wird, muss der Benutzer zuerst die Kategorie HR - Mitarbeiterdatenverwaltung auswählen. Der Benutzer kann dann auf Neu klicken, die erforderlichen Informationen eingeben und den HR-Fall übermitteln.

    Nachdem die Anforderung gesendet wurde:

    1. Für den Mitarbeiter wird ein neuer Benutzerdatensatz [sys_user] erstellt und mit den Informationen ausgefüllt, die in das HR-Profil eingegeben wurden.
    2. Der Benutzerdatensatz ist mit dem HR-Fall verknüpft, und der Name wird im Feld Geöffnet für auf der Seite Mitarbeiterdatenverwaltungsfall angezeigt.
    3. Der Status des HR-Falls wird auf Bereit gesetzt.
    4. Der Mitarbeitereinarbeitungs-HR-Workflow sendet eine E-Mail an die Genehmiger, um die Genehmigung zur Einarbeitung des neuen Mitarbeiters anzufordern.
    Hinweis:
    Ihre Instanz muss so konfiguriert sein, dass sie Genehmigern eine Benachrichtigung per E-Mail sendet, dass eine Genehmigung ihrer Aufmerksamkeit bedarf.
    1. Das Erfüllungsereignis hr_case.approved tritt ein. Die folgenden Unterabläufe und Bestellleitfäden werden gestartet.
    2. Ein HR-Aufgaben-Workflow zum Generieren von Aufgaben, die das HR-Team durchführen muss.
      • Änderung der Mitarbeiterinformationen
      • Mitarbeiter-Offboarding
      • Arbeitsbestätigungsschreiben
      • Einarbeitung neuer Mitarbeiter
      • Einrichtung der Gehaltsabrechnung für neue Mitarbeiter
      • Hintergrundchecks für neue Mitarbeiter
      • Annahme der Anti-Korruptionsrichtlinien durch neue Mitarbeiter
      • Einrichtung der Leistungen für neue Mitarbeiter
      • Schulungsanforderungen für neue Mitarbeiter
    3. Ein IT-Aufgaben-Workflow generiert eine Service Catalog-Anforderung für das IT-Team. Die Skriptaktion IT-Mitarbeitereinarbeitungsaktion wird ausgelöst und führt einen Bestellleitfaden mit der Aktivität Skriptfähiger Bestellleitfaden aus.
      • Der Bestellleitfaden verwendet Regeln zum Festlegen, welche Elemente basierend auf Fragen in der Einarbeitungsanforderung angefordert werden. Diese Antworten füllen Variablenwerte aus und bestimmen die angeforderten Elemente, die der Bestellleitfaden generiert. Beispielsweise erhalten alle Mitarbeiter ein E-Mail-Konto, aber nur einige Mitarbeiter erhalten einen Laptop. Abgefragt werden Beschäftigungstyp, Abteilung und Standorttyp.
      • Das Feld Angefordert für wird auf den neuen Mitarbeiter festgelegt.
      • Eine Genehmigungsanforderung für die Service-Katalogelemente wird generiert, und eine Benachrichtigung wird an den IT-Genehmiger gesendet.
      • Nach dem Eingang der Genehmigung wird die Service Catalog-Anforderung auf Genehmigt gesetzt, und der angeforderte Elementstatus wird auf Offen gesetzt.
      Hinweis:
      Wenn der Einarbeitungsfall abgebrochen wird, werden auch angeforderte Elemente abgebrochen.
    4. Am Tag vor dem Beschäftigungsstartdatum wird eine Begrüßungs-E-Mail an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters gesendet. Zur Einführung des neuen Mitarbeiters kann der Manager diese E-Mail ändern und an das Team senden.
    5. Sobald eine Einarbeitungsanforderung genehmigt wurde, werden die folgenden Aktionen ausgeführt.
    6. Wenn alle HR-Aufgaben generiert und die angeforderten Elemente abgeschlossen sind, werden die folgenden Aktionen durchgeführt.
      • Das HR-Profil und der HR-Fall werden aktualisiert, um den Beschäftigungsstatus auf Beschäftigt zu setzen.
      • Der HR-Fall wird geschlossen.
        Hinweis:
        Der HR-Fall kann nicht geschlossen werden, wenn unvollständige HR-Aufgaben oder Anforderungen vorhanden sind.
    Wenn die Einarbeitungsanforderung zurückgewiesen wurde, werden die folgenden Aktionen ausgeführt.
    1. Der HR-Fall wird geschlossen, und das HR-Profil wird auf Inaktiv gesetzt.
    2. Dem HR-Profil wird eine Arbeitsnotiz hinzugefügt, um die Ablehnung zu vermerken.
    3. Eine entsprechende Benachrichtigung wird an den Ersteller des Einarbeitungsdatensatzes gesendet.
    4. Angeforderte Elemente werden abgebrochen.
    5. Der Einarbeitungsprozess wird beendet.

    Mitarbeiter-Offboarding-Workflow in Legacy-HR

    Überprüfen Sie die detaillierten Informationen über den vordefinierten HR-Offboarding-Workflow, um sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Sie können den Offboarding-Workflow anpassen oder einen neuen Workflow entwerfen.

    Um einen neuen Workflow zu erstellen oder einen vordefinierten Workflow anzupassen, arbeiten Sie in der Regel mit einer Person in Ihrem Unternehmen zusammen, die Erfahrung mit dem Workflow-Design und der Anpassung hat.

    Der Standard-Offboarding-Prozess beginnt, wenn eine Offboarding-Anforderung gesendet wird. Damit wird ein HR-Fall für den scheidenden Mitarbeiter erstellt und der Mitarbeiter-Offboarding-HR-Workflow ausgelöst. Wenn der Mitarbeiter über keinen HR-Profildatensatz verfügt, wird er erstellt, wenn der Workflow ausgelöst wird.

    Eine Genehmigung für das Offboarding des Mitarbeiters wird angefordert, und eine Genehmigungsanforderung wird an Mitglieder der Gruppe HR-Führungskompetenz gesendet. Sobald eine Offboarding-Anforderung genehmigt wurde, werden die folgenden Aktionen ausgeführt.

    1. Der Beschäftigungsstatus für den HR-Fall und das HR-Profil des Mitarbeiters sind beide auf Offboarding gesetzt.
    2. Der Status des HR-Falls wird auf In Bearbeitung gesetzt.
    3. Das Erfüllungsereignis hr_case.approved tritt ein. Das löst folgenden Schritte aus:
      • Den HR-Aufgaben-Workflow für das Mitarbeiter-Offboarding, um HR-Aufgaben zum HR-Fall hinzuzufügen. Der Offboarding-Workflow generiert dynamisch Aufgaben aus der Vorlage, genau wie bei der Einarbeitung.
      • Die Skriptaktion IT-Mitarbeiter-Offboarding-Aktion ruft die Assets des Mitarbeiters ab, indem Aufgaben für jedes Asset generiert werden, das dem Mitarbeiter zugewiesen ist.
    4. Wenn das Beschäftigungsenddatum erreicht ist und der HR-Aufgaben-Workflow für das Mitarbeiter-Offboarding abgeschlossen ist, werden die folgenden Aktionen ausgeführt.
      • Der Status des HR-Falles wird auf Abgeschlossen gesetzt.
        Hinweis:
        Der HR-Fall kann nicht geschlossen werden, wenn unvollständige HR-Aufgaben oder Anforderungen vorhanden sind.
      • Der Beschäftigungsstatus für den HR-Fall und das HR-Profil wird auf Vorheriger Mitarbeiter gesetzt.
      • Der HR-Fall und das HR-Profil werden auf inaktiv gesetzt.
    Wenn die Offboarding-Anforderung zurückgewiesen wurde, werden die folgenden Aktionen ausgeführt.
    1. Der Beschäftigungsstatus wird auf Beschäftigt gesetzt, sowohl für den HR-Fall als auch für das HR-Profil.
    2. Der Status des HR-Falls wird auf Geschlossen – unvollständig gesetzt.
    3. Die Benutzer, die dem HR-Fall zugewiesen sind, werden benachrichtigt.

    Mitarbeiteränderungs-Workflow in Legacy-HR

    Überprüfen Sie die detaillierten Informationen über den vordefinierten Mitarbeiteränderungs-HR-Workflow, um sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Der HR-Workflow zur Mitarbeiteränderung wird verwendet, um Aktualisierungen der HR-Profilinformationen anzufordern, die Mitarbeiter und deren Manager nicht bearbeiten dürfen.

    In der Regel erlauben Unternehmen den Mitarbeiter das Aktualisieren bestimmter personenbezogener Daten, aber keiner Tätigkeitsinformationen, die durch einen HR-Mitarbeiter oder Vorgesetzten des Mitarbeiters geändert werden. Zum Beispiel aktualisiert der Vorgesetzte das Profil, wenn der Mitarbeiter auf eine neue Position befördert wird.

    In der Konfiguration von Human Resources können Sie wählen, welche HR-Profilfelder bearbeitet werden können. Sie können Felder für personenbezogene und Beschäftigungsinformationen und andere vertrauliche Informationen auswählen. Mitarbeiter können alle Felder mit personenbezogenen Daten direkt in ihren HR-Profile aktualisieren, wenn diese bearbeitet werden können.

    Über die Felder für die beruflichen Informationen, die Sie zur Bearbeitung aktivieren, kann der Vorgesetzten des Mitarbeiters das Feld aktualisieren. Der Manager kann aber nicht das HR-Profil des Mitarbeiters öffnen. Der Manager muss eine Change-Anforderung für Beschäftigungsinformationen mit den aktualisierten Informationen einreichen. Wenn die Anforderung zum Ändern der bearbeitbaren Felder gesendet wird, finden folgende Aktionen im HR-Mitarbeiter-Change-Workflow statt:
    • Ein HR-Fall wird geöffnet.
    • Das HR-Profil des Mitarbeiters wird aktualisiert.
    • Der HR-Fall wird geschlossen.
    Zum Aktualisieren von HR-Profilfeldern, die nicht bearbeitet werden können, müssen Mitarbeiter oder ihre Manager eine Change-Anforderung für Mitarbeiterinformationen einreichen. Wenn der angegebene Benutzer ein HR-Profil hat, fügt der Datensatzersteller die verfügbaren Daten in die entsprechenden Felder ein. Die anfordernde Person aktualisiert die Felder, die geändert werden sollen, und übermittelt die Anforderung, die den folgenden Mitarbeiteränderungs-HR-Workflow startet.
    • Ein HR-Fall wird geöffnet.
    • Eine Genehmigungsanforderung wird an Mitglieder der HR-Gruppe gesendet. Die Benachrichtigung listet die Änderungen auf, die angefordert wurden, und enthält Links zur Genehmigung oder Ablehnung der Änderungen.
    • Wenn die Genehmigung gegeben wurde, wird das HR-Profil aktualisiert, und der HR-Fall wird geschlossen. Da es sich dabei um eine einfache HR-Profilaktualisierung handelt, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet.
    • Wenn die angeforderten Änderungen abgelehnt werden, wird ein Kommentar zum HR-Profil hinzugefügt, um anzugeben, wer die Anforderung abgelehnt hat, der HR-Fall wird auf Geschlossen – unvollständig gesetzt, und die HR-Mitarbeiter, die dem Fall zugewiesen sind, werden benachrichtigt.

    Wenn ein HR-Mitarbeiter eine HR-Mitarbeiteränderungsanforderung sendet, z. B. wenn ein Mitarbeiter oder ein Vorgesetzter den HR-Mitarbeiter anruft, wird das HR-Profil aktualisiert, und der Fall wird geschlossen. Es werden keine Benachrichtigungen gesendet.