Anfragen an die Rechtsabteilung zu Geheimhaltungsvereinbarungen

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  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 1 Minute Lesedauer

    • Mitarbeiter können Anfragen an die Rechtsabteilung zum Erstellen von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) mit Drittparteien wie Lieferanten, Kunden und Partnern einreichen. Die Rechtsabteilung kann diese angeforderten Änderungen dann von einem zentralen Ort aus verwalten und verarbeiten.

    Funktionen

    • Vertragsvorlagen mit Metadaten und Geschäftsregeln für die Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
    • Microsoft Word Formatieren Sie Vertragsvorlagen, um die -bearbeitung für den Vertragserfüller zu erleichtern.
    • Selfservice-Fähigkeit zum Erstellen und Ausführen standardisierter NDA-Verträge.
    • Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign und DocuSign.
    • Externe Speicherintegrationen mit Google Drive und Microsoft OneDrive zum Speichern unterzeichneter Vertragsdokumente.
    • Zentralisiertes Repository für rechtsgültige Verträge, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.

    Workflow zur Anforderung von Geheimhaltungsvereinbarungen

    Wenn eine anfordernde Person eine juristische Anforderung einreicht, wird mit einer Standardvertragsvorlage ein NDA-Vertragsdokument basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in der Vorlage eingefügt.

    Da Vertragsdokumente im Format Microsoft Word vorliegen, ist das Überprüfen, Bearbeiten und Finalisieren der Vertragsdokumente einfacher als Dokumente im PDF- oder HTML-Format.

    Wenn das generierte NDA-Dokument keine Änderungen erfordert, kann die anfordernde Person es an die Unterzeichner senden, um eine elektronischeSignatur zu erhalten. Nachdem alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnet haben, wird es je nach Konfiguration in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert. Die anfordernde Person und Mitglieder der Rechtsabteilung können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.

    Ein Beispiel-Workflow für eine Vertragsanforderung für Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) kann wie folgt ablaufen:
    1. Der rechtliche Konfigurator richtet die Grundlagendaten für die Übermittlung einer NDA-Anforderung ein. Weitere Informationen finden Sie unter ServiceNow-Rechtsverträge konfigurieren.
    2. Die anfordernde Person der Rechtsabteilung füllt das NDA-Anforderungsformular aus.
    3. Eine Vertragsanforderung wird initiiert.
    4. Das Vertragsdokument wird aus einer Vertragsvorlage generiert, und Inhalte werden dynamisch gemäß vordefinierten Bedingungen hinzugefügt.
    5. Der Benutzer der Rechtsabteilung bearbeitet die Anforderungen für Änderungen und generiert die Vertragsdokumente erneut.
    6. Das Vertragsdokument wird dynamisch aktualisiert, wenn eine der Bedingungen geändert wird, wenn die Anforderung bearbeitet wird.
    7. Die anfordernde Person der Rechtsabteilung zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags an und sendet ihn an die Unterzeichner, wenn keine Änderungen erforderlich sind.
    8. Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
    9. Der unterzeichnete Vertrag wird an den Datensatz der Anfrage an die Rechtsabteilung angehängt.
    10. Wenn ein externer Speicher konfiguriert ist, wird der unterzeichnete Vertrag darin gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert.