Verwenden Sie eine Vertragsanforderung ohne Selfservice
Senden Sie Nicht-Selfservice-Vertragsanforderungen zur Überprüfung von Verträgen, die auf Drittparteivorlagen basieren.
Funktionen
Vertragsanforderungen ohne Selbstbedienung umfassen die folgenden Funktionen:
- Möglichkeit, ein Drittparteidokument zur Überprüfung zu übermitteln.
- Möglichkeit, mehrere Verträge und Begleitdokumente zur Überprüfung hochzuladen.
- Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign und DocuSign.
- Unterstützung für das Speichern von Vertragsdokumenten in Ihrer Instanz ServiceNow oder externen Speichersystemen wie Microsoft OneDrive und Google Drive.
- Vertrags-Repository, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
- Unterstützung für eine konfigurierbare Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung.
Workflow für Nicht-Selfservice-Verträge anfordern
Ein Beispiel-Workflow für eine Drittpartei-Vertragsanforderung in Papierform (ohne Selbstbedienung) könnte wie folgt ablaufen:
- Die anfordernde Person initiiert eine Vertragsanforderung über den Arbeitsbereich. Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Vertragsanforderung.
- Die Vertragsanforderung wird im Status „Entwurf“ erstellt.
- Der Vertragsbenutzer lädt einen einzelnen Vertrag oder mehrere Verträge und die zugehörigen Dokumente hoch und klassifiziert sie.
- Der Vertragserfüller überprüft das Vertragsdokument, das an die Vertragsanforderung angehängt wurde.
- Bei Bedarf klassifiziert der Vertragserfüller den Vertrag und die Begleitdokumente neu.
- Der Vertragserfüller nimmt die erforderlichen Änderungen an den Vertragsdokumenten vor.
- Der Vertragserfüller lädt den überarbeiteten Vertrag in die Vertragsanforderung hoch.
- Der Vertragserfüller sendet das überarbeitete Vertragsdokument per E-Mail an Drittparteikontakte.
- Die anfordernde Person initiiert eine Ad-hoc-Genehmigung.
- Wenn Änderungen erforderlich sind, werden die Änderungen vorgenommen und eine neue Dokumentüberarbeitung erstellt.
- Zeigen Sie Antworten von Drittparteikontakten im Aktivitätenstrom der Vertragsanforderung an.
Möglicherweise sind mehrere Iterationen von Überarbeitungen zwischen Ihrem Unternehmen und der Drittpartei erforderlich, bevor das Vertragsdokument von allen Parteien abgeschlossen wird.
- Der Vertragserfüller bereitet die Signaturen vor, indem er die Reihenfolge bei mehreren Vertragsdokumenten angibt, Felder hinzufügt, die für das konfigurierte E-Signatur-System erforderlich sind, und das Vertragsdokument zur Signatur sendet.
- Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
- Wenn die Signatur abgelehnt wird, generiert der Benutzer, der an der Vertragsanforderung arbeitet, ein neues Dokument und sendet es erneut zur Signatur.
- Der unterzeichnete Vertrag wird in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert und im Vertrags-Repository referenziert. Die anfordernde Person und die Abteilungsmitglieder können über das Vertrags-Repository auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.