An einer Nicht-Selfservice-Vertragsüberprüfungsanforderung arbeiten

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Als Mitglied des Supportteams für Verträge überprüfen und überarbeiten Sie ein Vertragsdokument ohne Selbstbedienung. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument aus der Vertragsanforderung zur E-Signatur senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie genau wie Beauftragte auf die Anforderung zugreifen und sie bearbeiten. Sie können die Felder Zugewiesen an und Zuweisungsgruppe jedoch nicht ändern.

    Prozedur

    1. Navigieren Sie zu Ihrem Arbeitsbereich.
    2. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine Vertragsanforderung, indem Sie unter Vertragsanforderungeneine Option auswählen.
      OptionSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen wurde, wählen Sie Arbeit beginnen, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status und der Vertragsstatus der Vertragsanforderung sind In Bearbeitung.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeit aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    3. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der Vertragsanforderung Hilfe von anderen Erfüllern benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle „sn_cm_core.contract_fulfiller“ werden im Feld Mitarbeiter aufgelistet.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail benachrichtigt, dass sie einer Vertragsanforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    4. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die zur Überprüfung eingereichten Begleitdokumente neu.
      Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in einer Vertragsanforderung ohne Selbstbedienung neu und Klassifizieren Sie die Begleitdokumente in der Vertragsanforderung neu.
    5. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
      • Für internen Speicher: Wählen Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Für externen Speicher: Klicken Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente auf den Link auf der Registerkarte URL, um das Dokument online anzuzeigen.
    6. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
    7. Erstellen Sie Dokumentüberarbeitungen.
      Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Dokumentüberarbeitung.
    8. Wenn eine Genehmigung von anderen Stakeholdern erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
      Weitere Informationen finden Sie unter Initiieren Sie eine Ad-hoc-Genehmigung für die Überarbeitung einer Vertragsdokument.
    9. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, damit das abgeschlossene Vertragsdokument überprüft und die Änderungen bestätigt werden.
      Weitere Informationen finden Sie unter Senden Sie eine E-Mail an Stakeholder.
    10. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag für eine E-Signatur gesendet wird, indem Sie Hinzufügenwählen.
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein. Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E- Mail des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.
      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Wert für die Reihenfolge muss eindeutig sein
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des externen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des externen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner -E-Mail die E-Mail-Adresse des externen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an die Unterzeichner für eine E-Signatur gesendet werden soll. Der Wert für die Reihenfolge muss eindeutig sein.
    11. Wenn sich alle Stakeholder auf die Überarbeitung eines Vertragsdokuments geeinigt haben, wählen Sie Unterzeichnung vorbereiten aus, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      1. Hinweis:
        Die Option zum Neuordnen wird nur angezeigt, wenn mehrere Dokumente angehängt sind.
        Verschieben Sie im Popup-Fenster „Dokument neu anordnen“ die Dokumente per Drag-and-drop, um die Reihenfolge festzulegen.
      2. Wählen Sie Unterzeichnung vorbereiten aus.
      Der Dokumentstatus wird auf „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert. Die in der Nicht-Selfservice-Vertragsanforderung übermittelten Vertragsdokumente werden zu einem einzigen Dokument zusammengefasst und zur Vorbereitung der Unterzeichnung gesendet.
    12. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Melden Sie sich beim E-Signatur-Portal an.
      2. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
      3. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu, einschließlich des Felds Signatur.
      4. Wählen Sie Senden aus.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, werden der Status und der Vertragsstatus auf Unterzeichnung ausstehend aktualisiert.
    13. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wählen Sie Signaturabbrechen aus.
      Der Status der Vertragsanforderung wird auf „In Bearbeitung“ aktualisiert, und der Status des Vertragsdokuments wird auf „Unterzeichnung abgebrochen“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Unterzeichner können den Vertrag unterzeichnen oder ablehnen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Vertragsanforderung.

    • Überprüfen Sie den Status der Vertragsanforderung und den Status des Vertragsdokuments in der Anforderung.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Status des Vertragsdokuments auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf „Signiert“ aktualisiert. Sie können über die Registerkarte Vertrags- Repository auf den Vertrags-Repository-Datensatz zugreifen.
      • Wenn ein Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus auf „Unterzeichnung abgelehnt“ aktualisiert. Wenn weitere Änderungen am Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es zur Signatur erneut an die Unterzeichner.
      • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wird eine E-Mail mit dem abgeschlossenen Vertragsdokument an die Unterzeichner gesendet.
    • Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie Abschließenwählen.