Verarbeitet eine Rückgabeanforderung im Playbook
Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um Rückgabeanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.
Vorbereitungen
Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.
Prozedur
- Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
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Wählen Sie das Listensymbol (
) und anschließend aus Alle Arbeiten > Fälle.
- Wählen Sie zur weiteren Verarbeitung die Anforderungsnummer in der Liste aus.
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Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Einkauf zurückgeben“ aus.
Phase Aktivität Aktivitätsdetails Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Ihnen zugewiesenen Fall beizubehalten. Wählen Sie im Suchfeld Zugewiesen an einen Beschaffungsspezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.
Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:- Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie Arbeit beginnen aus, um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
Aufnehmen und bewerten Sucht Beschaffungsfallpositionen Sucht Beschaffungsfallposition, die dieser Rückgabeanforderung zugeordnet ist, um sie später im Prozess zu verwenden. Rückgabeanforderung zuweisen Die Rückgabeanforderung wird automatisch dem Käufer zugewiesen, der dem ursprünglichen Einkauf zugewiesen ist. Mit Lieferanten abstimmen Rückgabe bestätigen und Informationen einholen Kontaktieren Sie den Lieferanten, bestätigen Sie die Rückgabe, und sammeln Sie die erforderlichen Informationen. Wählen Sie diese Option aus, um die Informationen über die Anforderung zu überprüfen und zu verarbeiten.- Bestätigen: Nachdem Sie verifiziert haben, dass die Rückgabe möglich ist, bestätigen Sie die Anforderung. Wenn dies bestätigt wird, wird die Anforderung in den Status In Arbeit verschoben. Sie können jetzt eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung initiiert wurde.
- Ablehnen: Wenn Sie die Rückgabeanforderung ablehnen, wird die Anforderung in den Status Geschlossen – abgelehnt versetzt. Sie können dann den Fall schließen, indem Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung abgelehnt wurde.
POLs aus Servicefall abrufen Aktualisiert den Status von Bestellpositionen in „Ausstehende Rückgabe“. E-Mail an Geschäftsinhaber zur Bestätigung der Rückgabe senden Sendet dem Geschäftsinhaber eine Bestätigung, dass die Rückgabe nach dessen Überprüfung und nach Abstimmung mit dem Lieferanten durchführbar ist. Wareneingang stornieren Wareneingang stornieren Erstellt einen Belegtyp für die Waren, die an den Lieferanten zurückgesendet werden sollen. Dieser Wareneingang wird im Bestellungsdatensatz verzeichnet. Wenn Sie diesen Schritt überspringen, wird die Anforderung in den Status „Geschlossen – abgelehnt“ versetzt. Sie können dann den Fall schließen, indem Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Rückgabeanforderung abgelehnt wurde. Rückgabe erstellen Erstellt einen Beleg vom Typ Rückgabe. Legen Sie den POL-Status nach der Rückgabe fest Aktualisiert den POL-Status basierend auf den zurückgegebenen und akzeptierten Mengen in den entsprechenden Status. Lastschrift erstellen Lastschrift erstellen / Überspringen Erstellt eine Lastschriftrechnung für diese Rückgabe. Diese Lastschrift wird im Bestellungsdatensatz verzeichnet. Wenn die Rechnung für diese zurückgegebenen Waren noch bezahlt werden muss, ist keine Lastschrift erforderlich. Sie können diesen Schritt bei Bedarf überspringen. Rechnung vom Typ Lastschrift erstellen Erstellt eine Lastschrift. Rechnungsposition für Lastschrift erstellen Erstellt eine Rechnungsposition, die der Lastschrift in Shopping-Hub zugeordnet ist. Fall schließen Assets stilllegen Alle zugeordneten Assets oder festen Assets, die während der Bestellungserstellung erstellt wurden, werden basierend auf der Menge der zurückgegebenen Produkte überarbeitet. Die Status dieser Assets und festen Assets werden auf „Deaktiviert“ und „Ausstehende Löschung“ aktualisiert. E-Mail an Geschäftsinhaber zur Bestätigung der erfolgreichen Rückgabe senden Sendet dem Geschäftsinhaber eine Bestätigung, dass seine Rückgabe erfolgreich verarbeitet wurde. Fall abschließen Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.
Gehen Sie wie folgt vor:- Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen Kommentare zum Fall hinzu.
- Fügen Sie im Feld Abschlussnotizen abschließende Kommentare hinzu.
- Wählen Sie Fall abschließenaus.
Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Aktualisiert den Fall in „Abgeschlossen“.