Verarbeitet eine Bearbeitungsanforderung für eine Bestellanforderung im Playbook

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um die Überarbeitungsanforderungen für Produktmenge oder Lieferstandort zu genehmigen oder abzulehnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und anschließend aus Alle Arbeiten > Fälle.
    3. Wählen Sie einen Fall vom Typ „Einkauf bearbeiten“aus.
      Hinweis:
      Mit ausgelöster Überarbeitungsanforderung wurde der Status für Einkaufsanforderung und Bestellanforderungsposition in „Ausstehende Überarbeitung“ geändert. Denken Sie daran, dass die Option Bearbeiten für Käufe im Status „Schließen“ nicht verfügbar ist. Sie können alle zugehörigen Informationen auf der Registerkarte Details und Informationen zu den Beschaffungsfallpositionen, Aufgaben und dem ursprünglichen Kauf auf den Registerkarten Beschaffungsfallpositionen, Einkaufsaufgaben, Zugehörige Arbeitenund Ursprünglicher Einkauf anzeigen.
      Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Bestellanforderung bearbeiten geöffnet.
    4. Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Einkaufsanforderung bearbeiten“ aus.
      Phase Aktivität Aktivitätsdetails
      Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Ihnen zugewiesenen Fall beizubehalten.

      Sie können dann wie folgt vorgehen:

      • Suchen Sie im Suchfeld Zugewiesen an nach der Person, der Sie den Fall zuweisen möchten, und wählen Sie sie aus.
      • Aktualisieren Sie im Feld Kurzbeschreibung die Beschreibung für den Fall.
      • Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
        • Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern.
        • Wählen Sie Arbeit beginnen aus, um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
      Aufnehmen und bewerten Vom Käufer angeforderte Änderungen Diese Aktivität wird automatisch abgeschlossen.
      Anforderung zur PR-Bearbeitung bestätigen oder ablehnen Mit dieser Aktivität können Sie die ursprüngliche Anforderung überprüfen, die Anforderung zur Bearbeitung der PR bestätigen oder ablehnen. Verfügbare Optionen:
      • Bestätigen: Wenn Sie bestätigen, können Sie die überarbeitete Kaufanforderung oder Kaufanforderungsposition mit aktualisierter Menge und aktualisiertem Standort überprüfen. Bei erfolgreicher Aktualisierung wird die Anforderung zur Bearbeitung einer Einkaufsanforderung automatisch geschlossen.
      • Ablehnen: Wenn Sie ablehnen, müssen Sie den Lieferanten kontaktieren und bestätigen, ob die Bestellung abgelehnt werden kann. Wenn ein Lieferant die Stornierung zulässt, wechselt die Anforderung in den Status „Geschlossen (abgelehnt)“.
      PR-Bearbeitung verarbeiten PR mit neuen Details aktualisieren Diese Aktivität aktualisiert die PR mit neuen Details und wird automatisch abgeschlossen.
      Fall schließen Anfordernde Person benachrichtigen

      Diese Aktivität verwenden, um dem Geschäftsinhaber eine E-Mail zu senden, in der er bestätigt, dass Positionen seiner Bestellanforderung erfolgreich bearbeitet wurden.

      Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten im Feld Betreff angezeigt. Der E-Mail-Text ist bereits mit dem entsprechenden Text ausgefüllt.

      Wählen Sie E-Mail senden, um die E-Mail zu senden.
      Fall abschließen

      Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.

      Gehen Sie wie folgt vor:
      • Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen Kommentare zum Fall hinzu.
      • Fügen Sie im Feld Abschlussnotizen abschließende Kommentare hinzu.
      • Wählen Sie Fall abschließenaus.
      Aktualisiert den Fall in „Abgeschlossen“.
      Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Nachdem die PR aktualisiert wurde, wird die Anforderung zum Bearbeiten einer PR automatisch geschlossen.

    Ergebnisse

    Durch die Anforderung wird die Einkaufsanforderung oder Position mit der überarbeiteten Menge oder dem geänderten Standort aktualisiert. Es wird auch eine neue Karte vom Überarbeitungstyp erstellt, auf der Käufer und Genehmiger kommunizieren können, und die der Käufer unter Meine Einkäufe anzeigen kann.