Erfüllen Sie die Anforderung einer Kopie des Vertrags im Playbook
Fügen Sie eine Kopie des Vertrags aus einem Playbook an, und senden Sie sie als E-Mail an den Mitarbeiter, der sie angefordert hat.
Vorbereitungen
Erforderliche Rolle: Beschaffungsspezialist
Prozedur
- Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
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Wählen Sie das Listensymbol (
) und anschließend aus Alle Arbeiten > Fälle.
- Wählen Sie den entsprechenden Fall Kopie des Vertrags anfordern aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
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Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Lieferadresse verifizieren und genehmigen“ aus.
Phase Aktivität Aktivitätsdetails Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Ihnen zugewiesenen Fall beizubehalten. Wählen Sie im Suchfeld Zugewiesen an einen Beschaffungsspezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.
Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:- Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie Arbeit beginnen aus, um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
Vertragskopie senden Erfassen Sie Vertragsdetaileigenschaften Dies ist ein automatisierter Schritt zum Abrufen der Vertragsdetails aus dem übermittelten Fall. Vertragseigenschaften überprüfen/anhängen Suchen Sie den in der Anforderung angegebenen Vertrag, und überprüfen Sie ihn. Wenn an diesen Fall bereits ein Vertrag angehängt ist, wird er hier angezeigt. Der Beschaffungsspezialist kann den Vertrag öffnen, anzeigen und bei Bedarf die Details überprüfen.
Vertrag suchen und anhängen, wenn die Vertragsnummer nicht angegeben wurde Vertrag suchen und anhängen, wenn die Vertragsnummer nicht angegeben wurde. Wählen Sie E-Mail erstellen aus, um die E-Mail für den Mitarbeiter zu entwerfen.
Wählen Sie Datei hinzufügen, um die Vertragsdatei zu suchen und an die E-Mail anzuhängen.
Betrachten Sie diese Szenarien:
- Wenn in der Anforderung eine Vertragsnummer angegeben ist und für diesen Vertrag im Vertragsdatensatz ein Anhang vorhanden ist, hängen Sie die angeforderte Vertragsnummer an die E-Mail an.
- Wenn in der Anforderung eine Vertragsnummer angegeben ist, für diesen Vertrag jedoch kein Anhang im Vertragsdatensatz vorhanden ist, suchen Sie die Datei für die Vertragsnummer, und fügen Sie sie an die E-Mail an.
- Wenn in der Anforderung keine Vertragsnummer angegeben ist und nur Details erwähnt werden, suchen Sie den Vertrag, wie von der anfordernden Person beschrieben, und hängen Sie ihn an die E-Mail an.
Wählen Sie E-Mail senden aus, um die E-Mail für den Mitarbeiter zu senden.
Wählen Sie Fertig.
Fall schließen Fall abschließen Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.
Gehen Sie wie folgt vor:Aktualisiert den Fall in „Abgeschlossen“.- Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen Kommentare zum Fall hinzu.
- Fügen Sie im Feld Abschlussnotizen abschließende Kommentare hinzu.
- Wählen Sie Fall abschließenaus.
Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Die Anforderung wird jetzt erfüllt, und der Beschaffungsfall wechselt in den Status Geschlossen – abgeschlossen.