Verarbeiten Sie eine Ersatzanforderung im Playbook

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 2 Minuten Lesedauer

    • Verwenden Sie das Beschaffungs-Playbook, um Ersatzanforderungen zu genehmigen oder abzulehnen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_spend_psd.admin, Service Desk-Mitarbeiter, Erfüller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter können Sie die Anforderungen anzeigen, Aufgaben über mehrere Workflow-Aktivitäten hinweg abschließen und komplexe Vorgänge in einem einheitlichen Playbook verwalten. Das Playbook bietet Service Desk-Mitarbeitern eine automatisierte Möglichkeit, den Gesamtprozess in einem aufgabenorientierten Format zu visualisieren.

    Verarbeiten Sie eine Ersatzanforderung im Playbook

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol (Listensymbol.) und anschließend aus Alle Arbeiten > Fälle.
    3. Wählen Sie den Fall „Einkauf ersetzen“ aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
    4. Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Einkauf ersetzen“ aus.
      Phase Aktivität Aktivitätsdetails
      Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Ihnen zugewiesenen Fall beizubehalten.

      Wählen Sie im Suchfeld Zugewiesen an einen Beschaffungsspezialisten aus, der an diesem Fall arbeiten soll.

      Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
      • Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern.
      • Wählen Sie Arbeit beginnen aus, um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
      Aufnehmen und bewerten Sucht Beschaffungsfallpositionen Sucht Beschaffungsfallposition, die dieser Ersatzanforderung zugeordnet ist, um sie später im Prozess zu verwenden.
      Weisen Sie eine Ersatzanforderung zu Die Ersatzanforderung wird automatisch dem Käufer zugewiesen, der dem ursprünglichen Einkauf zugewiesen ist.
      Mit Lieferanten abstimmen Bestätigen Sie den Austausch, und sammeln Sie Informationen Kontaktieren Sie den Lieferanten, bestätigen Sie den Ersatz, und sammeln Sie die erforderlichen Informationen.
      Wählen Sie diese Option aus, um die Informationen über die Anforderung zu überprüfen und zu verarbeiten.
      • Bestätigen: Nachdem Sie verifiziert haben, dass ein Austausch durchführbar ist, bestätigen Sie die Anforderung. Wenn dies bestätigt wird, wird die Anforderung in den Status In Arbeit verschoben. Sie können jetzt eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Ersatzanforderung initiiert wurde.
      • Ablehnen: Wenn Sie die Ersatzanforderung ablehnen, wird die Anforderung in den Status Geschlossen – abgelehnt versetzt. Sie können den Fall jetzt schließen, indem Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber senden, in der bestätigt wird, dass die Ersatzanforderung abgelehnt wurde.
      Senden Sie eine E-Mail an den Geschäftsinhaber, um die Annahme des Ersatzes zu bestätigen Sendet dem Geschäftsinhaber eine Bestätigung, dass nach Prüfung der Ersatzanforderung und Abstimmung mit dem Lieferanten der Ersatz durchführbar ist.
      Fall schließen Anfordernde Person benachrichtigen Sendet dem Geschäftsinhaber eine Bestätigung, dass sein Ersatz erfolgreich verarbeitet wurde.
      Fall abschließen

      Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.

      Gehen Sie wie folgt vor:
      • Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen Kommentare zum Fall hinzu.
      • Fügen Sie im Feld Abschlussnotizen abschließende Kommentare hinzu.
      • Wählen Sie Fall abschließenaus.
      Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Aktualisiert den Fall in „Abgeschlossen“.