An einem Rechnungsverarbeitungsfall arbeiten

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Führen Sie verschiedene manuelle Aktionen aus, um eine Rechnung zu verarbeiten.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_ap_apm.accounts_payable_spezialist oder sn_ap_apm.admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Ein Rechnungsfall mit der Kategorie Rechnungsautomatisierung und der Unterkategorie Rechnungsverarbeitung wird als Rechnungsverarbeitungsfall bezeichnet.

    Standardmäßig wird automatisch ein Rechnungsverarbeitungsfall erstellt, wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten. Document Intelligence erfasst die Rechnungsdaten und erstellt anschließend die Rechnungs- und Rechnungspositionsdatensätze in Accounts Payable Operations. Der Kreditorenbuchhalter kann eine Rechnung jedoch auch manuell aus Source-to-Pay-Arbeitsbereicherstellen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellt manuell eine Rechnung.

    Eine Beschreibung der Feldwerte und Informationen zu den verfügbaren Registerkarten im Formular „Rechnungsverarbeitungsfall“ finden Sie unter Formular für Rechnungsverarbeitungsfall.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Accounts Payable Operations > Verbindlichkeiten-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      • Navigieren zu Listen > Meine Arbeit > Meine offenen Rechnungsbearbeitungsfälle.
      • Navigieren zu Listen > Alle Arbeiten > Alle offenen Rechnungsbearbeitungsfälle.
    4. Öffnen Sie einen Rechnungsverarbeitungsfall.
      Normalerweise hat der neu erstellte Rechnungsverarbeitungsfall den Status Neu, und der Status der Rechnung, die diesem Fall zugeordnet ist, lautet entweder Entwurf oder Empfangen, je nachdem, wie sie von der Anwendung Integration von Accounts Payable Operations mit Document Intelligence verarbeitet wurde.

      Weitere Informationen zu Rechnungsstatus finden Sie unter Mit Rechnungen arbeiten.

    5. Geben Sie im Feld Zugewiesen an einen Benutzer an, dem Sie den Rechnungsbearbeitungsfall zuweisen möchten.
      Der Rechnungsverarbeitungsfall wird in den Status „Zugewiesen“ verschoben.
    6. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      • Wenn Sie die Rolle „Spezialist für Kreditorenbuchhaltung“ innehaben, weisen Sie sich den Rechnungsverarbeitungsfall zu, indem Sie Mir zuweisenauswählen.
      • Wenn Ihnen der Rechnungsverarbeitungsfall vom Kreditorenspezialisten zugewiesen wurde, beginnen Sie mit der Bearbeitung des Falls, indem Sie Akzeptierenwählen.

      Der Rechnungsverarbeitungsfall wechselt in den Status In Bearbeitung.

    7. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
      Aufgabe Diese Aktion ausführen
      Überprüfen Sie die Rechnung in Document Intelligence, um sie zu erstellen

      Wenn in Document Intelligenceein Verarbeitungsfehler auftritt, zeigt der Rechnungsverarbeitungsfall den folgenden Fehler an:

      Rechnung weist einen Datenextraktionsfehler auf. Überprüfen Sie die Rechnung mit Automatisierung, um mit der Verarbeitung fortzufahren.

      Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen Sie eine Rechnung in Document Intelligence.
      Geben Sie die fehlenden erforderlichen Informationen auf der Rechnung ein

      Wenn in Document Intelligenceein Transformationsfehler auftritt, zeigt der Rechnungsverarbeitungsfall den folgenden Fehler an:

      Die erforderlichen Informationen für Rechnung weisen einen oder mehrere Fehler auf. Überprüfen Sie die erforderlichen Felder und die Währung auf der Registerkarte „Details“, um die Verarbeitung fortzusetzen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Geben Sie die fehlenden erforderlichen Rechnungsinformationen ein, und übermitteln Sie eine Rechnung.
    8. Senden Sie die Rechnung ab.
      Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wird der Status der Rechnung auf Empfangen aktualisiert, und der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Arbeit.

      Die automatisierte Duplikatprüfung wird ausgeführt. Wenn der Prozess vermutet, dass die Rechnung ein Duplikat ist, wechselt die Rechnung in den Status Vermutetes Duplikat, und im Rechnungsverarbeitungsfall wird der folgende Fehler angezeigt.

      Rechnung ist ein potenzielles Duplikat. Überprüfen Sie die Rechnungen auf der Registerkarte „Potenzielle doppelte Rechnungen“, um Duplikate zu bestätigen oder abzulehnen.

      Der Kreditorenspezialist muss manuell bestätigen, ob die Rechnung ein Duplikat ist.

    9. Bestätigt, ob die Rechnung ein Duplikat ist.

      Weitere Informationen finden Sie unter Bestätigt, ob eine Rechnung ein Duplikat ist.

      Wenn Sie bestätigen, dass es sich bei der Rechnung um ein Duplikat handelt, wird die Rechnung in den Status Bestätigtes Duplikat verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall wechselt in den Status Unvollständig geschlossen.
      Hinweis:
      Wenn sich die Rechnung im Duplikatstatus Bestätigt befindet, wird die Option Auf Empfangen zurücksetzen verfügbar. Wenn Sie eine Rechnung versehentlich als Duplikat bestätigt haben, können Sie den Status auf den Status Empfangen zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Setzt eine Rechnung auf den Status Empfangen zurück.

      Wenn Sie bestätigen, dass die Rechnung kein Duplikat ist, wird die Rechnung in den Status Akzeptiert verschoben, und der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Bearbeitung.

      Nachdem die Rechnung in den Status „Akzeptiert“ versetzt wurde, wird der automatisierte Abgleichsprozess der Bestellung ausgeführt, und einer der folgenden Fälle tritt ein:

      • Wenn die Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Status „Abgeschlossen“ der Bestellung verschoben.
      • Wenn die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt, wird die Rechnung in den Status „Bestellungsübereinstimmungsfehler“ verschoben, und im Rechnungsverarbeitungsfall wird der folgende Fehler angezeigt:

        Rechnung muss mit der Bestellung übereinstimmen. Ordnen Sie „Rechnungspositionen“ den „Bestellpositionen“ zu, um die Verarbeitung fortzusetzen.

        Der Kreditorenspezialist muss die Rechnung und Rechnungspositionen manuell mit der Bestellung bzw. den Bestellpositionen abgleichen. Die Rechnung wird erst in den Status „Abgeschlossen“ der Bestellung verschoben, wenn alle Rechnungspositionen in den Status „Abgeschlossen“ der Bestellung versetzt wurden.

        Der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Bearbeitung.

        Hinweis:
        Nachdem die Rechnung in den Status „Abgeschlossen“ der Bestellung versetzt wurde, wird das Ausnahmemodul über eine geplante Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer wiederkehrenden Basis ausgeführt. Das Ausnahme-Engine wird für alle Rechnungen ausgeführt, die sich im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ befinden.

        In dieser Phase können Sie das Ausnahmemodul jedoch auch manuell ausführen, um Rechnungsausnahmen für die Rechnung zu identifizieren.

      Hinweis:
      Mit der Option Auf Ausnahmen prüfen können Sie das Ausnahme-Engine für eine einzelne, ausgewählte Rechnung im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ ausführen, während die geplante Aufgabe das Ausnahme-Engine regelmäßig für alle Rechnungen ausführt, die sich im Status „Bestellabgleich abgeschlossen“ befinden.
    10. Prüfen Sie auf Ausnahmen für die Rechnung.

      Weitere Informationen finden Sie unter Prüft auf Rechnungsausnahmen für eine einzelne Rechnung.

      Wenn keine Ausnahmen gefunden werden, wechselt die Rechnung in den Status Keine Ausnahmen gefunden.

      Wenn auf der Rechnung Ausnahmen gefunden werden, wird die Rechnung in den Status Ausnahmen gefunden versetzt, und im Rechnungsverarbeitungsfall wird der folgende Fehler angezeigt:

      Rechnung weist mindestens eine Ausnahme auf. Beheben Sie alle Probleme in „Rechnungsausnahmen“, um die Verarbeitung fortzusetzen.

      Der Kreditorenspezialist kann an den Ausnahmen arbeiten oder Ausnahmeaufgaben erstellen und sie anderen Benutzern zuweisen, um die Ausnahmen zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsausnahmen.

      Nachdem alle Ausnahmeaufgaben abgeschlossen und die Ausnahmen gelöst wurden, wechselt die Rechnung in den Status Keine Ausnahmen gefunden. Der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Bearbeitung.

      In dieser Phase wird der automatisierte Rechnungsgenehmigungsprozess ausgeführt, und die Rechnung wird zur Genehmigung übermittelt.

      Die Rechnung wechselt in den Status Genehmigung ausstehend, und der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Arbeit.

      Normalerweise wird eine Rechnung mit dem Status Keine Ausnahmen gefunden automatisch vom Genehmigungsmodul ausgewählt und zur Genehmigung übermittelt. In einigen Szenarien müssen Sie eine Rechnung jedoch möglicherweise manuell zur Genehmigung einreichen. Weitere Informationen finden Sie unter Rechnungsgenehmigungen.

      Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, wechselt sie in den Status Genehmigung ausstehend, und der Rechnungsverarbeitungsfall verbleibt im Status In Arbeit.

      In dieser Phase geschieht Folgendes:
      • Wenn die Rechnung abgelehnt wird, wird sie in den Status Abgelehnt versetzt, und die Kommentare zur Ablehnung werden in den Rechnungsverarbeitungsfall kopiert.

        Um die Rechnung erneut einzureichen, müssen Sie die abgelehnte Rechnung mit der Option Rechnung stornieren stornieren und eine neue Rechnung einreichen.

      • Wenn die Rechnung genehmigt wird, wird sie in den Status Genehmigt verschoben, und der Rechnungsbearbeitungsfall wechselt in den Status Abgeschlossen.