Playbook wird in verwendet Accounts Payable Operations

  • Freigeben Version: Yokohama
  • Aktualisiert 30. Januar 2025
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Konfigurieren Sie ein Playbook, und visualisieren Sie die Schritt-für-Schritt-Aktionen, die von einem Kreditorenbuchhalter bei der Verarbeitung einer Rechnung ausgeführt werden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: Spezialist für Kreditorenbuchhaltung

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Accounts Payable Operations > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
    2. Wählen Sie das Listensymbol ( Listensymbol).
      Eine Liste der Optionen im Arbeitsbereich wird angezeigt.
    3. Wählen Sie Rechnungen >Alle Rechnungen aus.
      Sie können eine Rechnung manuell erstellen. Weitere Informationen zu Rechnungen finden Sie unter Mit Rechnungen arbeiten.
    4. Wählen Sie Rechnungsverarbeitungsfall anzeigen aus.
      Für den Rechnungsverarbeitungsfall ist ein Playbook verfügbar. Sie können die Phasen und Aktivitäten der Rechnungsverarbeitung auf der Registerkarte Playbook anzeigen.
    5. Wählen Sie Rechnung validieren aus.
      Die Rechnung wird geöffnet, und Sie müssen die Rechnungsdetails überprüfen.
      1. Wählen Sie die Headerdetails überprüfen aus.
        Überprüfen Sie die Headerdetails der Rechnung, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
      2. Wählen Sie Speichern.
      3. Wählen Sie Fortfahren, um zur nächsten Aktivität im Playbook zu wechseln.
      4. Wählen Sie die Aktivität Rechnungspositionen überprüfen aus.
        Überprüfen Sie manuell die Rechnungspositionen, die dem Rechnungsverarbeitungsfall zugeordnet sind.
      5. Wählen Sie Neue Rechnungspositionen hinzufügen, um Rechnungspositionen zu erstellen.
      6. Wählen Sie Fortfahren, um zur nächsten Aktivität im Playbook zu wechseln.
      7. Wählen Sie die Aktivität Details der Rechnungssteuerposition überprüfen aus.
        Unter Details Rechnungssteuerposition überprüfen wird die Liste der Rechnungssteuerpositionen angezeigt.
      8. Wählen Sie Steuer hinzufügen.
        Das Popup-Feld Steuerpositionen zur Rechnung hinzufügen wird angezeigt. Sie können Steuerpositionen hinzufügen, die der Rechnungsposition zugeordnet sind. Weitere Informationen zu den Feldern von Steuerpositionen finden Sie unter Felder für Rechnungssteuerpositionen.
      9. Wählen Sie eine Rechnungsposition aus, in der Sie die Steuerpositionen hinzufügen möchten.
      10. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf alle Rechnungspositionen anwenden, wenn Sie die Steuerpositionen zu allen Rechnungspositionen hinzufügen möchten.
      11. Führen Sie im Bereich Steuerdetails eingeben die folgenden Schritte aus.
      12. Wählen Sie den Steuertyp aus, der der Rechnungsposition zugeordnet werden soll.
      13. Geben Sie die Details zum Lieferantensteuersatz ein.
      14. Geben Sie die Details zum steuerpflichtigen Betrag ein.
      15. Geben Sie die Lieferantensteuerdetails ein.
      16. Wählen Sie Steuer hinzufügen.
        Die Steuerpositionen werden der Rechnungsposition hinzugefügt.
      17. Wählen Sie Rechnung übermittelnaus.
        Die Rechnung wird mit Steuerpositionen übermittelt.
    6. Wählen Sie Duplikatprüfungaus.
      1. Mit der Aktivität „Duplikate überprüfen“ können Sie überprüfen, ob es sich beim Rechnungsverarbeitungsfall um ein vermutetes Duplikat handelt.
        Die Aktivität Duplikate überprüfen wird automatisch ausgewählt, wenn die Rechnung ein vermutetes Duplikat ist. Wenn die Rechnung kein vermutetes Duplikat ist, wird die Aktivität auf automatische Vervollständigung festgelegt.
      2. Wählen Sie Duplikat bestätigen aus.
        Wenn die Rechnung als Duplikat erkannt wird, wählen Sie „Duplikat bestätigen“ aus. Die Rechnung wird in den Status eines bestätigten Duplikats verschoben, und das Playbook wird auf „Abgebrochen“festgelegt
      3. Wählen Sie Lieferant benachrichtigenaus.
      4. Wählen Sie Kein Duplikat aus, wenn die Rechnung nicht dupliziert ist.
        Ein Popup-Feld wird angezeigt, in dem der Benutzer aufgefordert wird, den Grund für die nicht duplizierte Rechnung einzugeben.
      5. Um die Rechnung nach dem Festlegen auf den Status „Empfangen“ zurückzusetzen, führen Sie die Schritte unter Setzt eine Rechnung auf den Status Empfangen zurückals bestätigtes Duplikat aus.
    7. Wählen Sie die Karte Übereinstimmungslinien.
      Wenn es sich bei der Rechnung um eine PO-Rechnung oder Gutschriftrechnung vom Typ „PO“ handelt und die Rechnung nicht in einen Abgleichfehler gerät, wird die Karte „Abgleichpositionen“ auf automatische Vervollständigung festgelegt. Wenn die Rechnung jedoch den Typ „Nicht-PO-Rechnung“ oder eine Gutschriftrechnung vom Typ „Nicht-PO“ ist, wird die Phase übersprungen.
      1. Überprüfen Sie die Karte Rechnungspositionen abgleichen.
      2. Sie können die Änderungen im Bestellformular bearbeiten und Aktualisierenwählen.
      3. Wählen Sie „Fortsetzen“ aus, nachdem Sie die Änderungen gespeichert haben.
      4. Überprüfen Sie auf der Karte Überprüfung der Bestellpositionen die Bestellpositionen, die der Bestellung zugeordnet sind, um die Positionen zu identifizieren, die der Rechnungsposition zugeordnet sind.
      5. Sie können die Rechnungspositionen bearbeiten und die Rechnungspositionen mit den entsprechenden Bestellpositionen abgleichen.
      6. Verifizieren Sie die Karte Bestellung verifizieren.
        Verifiziert die Bestelldetails, die einer Rechnung zugeordnet sind.
    8. Wählen Sie Ausnahmen überprüfenaus.
      Die Liste der für die Rechnung ausgelösten Ausnahmen wird aufgelistet. Weitere Informationen zu Ausnahmen finden Sie unter Rechnungsausnahmen. Diese Phase wird auf automatische Vervollständigung festgelegt, wenn die Rechnung nicht auf Ausnahmen stößt.
      1. Überprüfen Sie die für die Rechnung generierten Ausnahmen mithilfe der Karte Ausnahmen auflösen, und lösen Sie ggf. Ausnahmen.
      2. Wählen Sie eine Aktion Ausnahmen überprüfen aus, um die Ausnahmen neu auszuwerten.
      3. Wählen Sie Ausnahmeaufgaben überprüfen aus, um Ausnahmeaufgaben zu lösen, falls vorhanden.
      4. Wählen Sie Neue Aufgabe erstellen aus, um eine Ausnahmeaufgabe zu erstellen.
        Weitere Informationen zu Ausnahmeaufgaben finden Sie Arbeiten Sie an einer Rechnungsausnahmeunter .
    9. Wählen Sie die Karte Warten auf Genehmigung.
      Diese Phase wird auf automatische Vervollständigung festgelegt, nachdem die Rechnung genehmigt wurde.
      Hinweis:
      Verwenden Sie für die Rechnung generierte Überprüfungsgenehmigungen. In der Aktivität Lieferant benachrichtigen können Sie die E-Mails überprüfen, die an den Lieferanten gesendet werden, wenn eine Rechnung abgelehnt wird.
    10. Wählen Sie die Karte Rechnung bezahlen aus.
      1. Überprüfen Sie in der Aktivität Integrationsfehler überprüfen die für die Rechnung generierten Integrationsfehler.
        Weitere Informationen zu Integrationsfehlern finden Sie unter Integrationsfehler.
      2. Das Playbook wählt automatisch eine Aktivität zum Überprüfen von Zahlungen aus.
        Sie können die Zahlungsdetails der Rechnung anzeigen. Weitere Informationen zum Zahlungsformular finden Sie unter Zahlungsbedingungen
      Der Rechnungsverarbeitungsfall wird mit dem Status „ Bezahlt“abgeschlossen.