Reservierung mit Link zu virtuellem Meeting erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 16 Minuten Lesedauer

    • Ermöglichen Sie Mitarbeitern, die sich außerhalb des Bürogebäudes aufhalten, über einen virtuellen Besprechungslink die Teilnahme an einer Reservierung. Für einen in „Im Auftrag von“ ausgewählten Mitarbeiter wird ein Link zu einer virtuellen Besprechung erstellt.

    Vorbereitungen

    Hinweis:
    Sie können virtuelle Besprechungslinks nur erstellen, wenn Ihr Administrator die Konfiguration virtueller Meetings aktiviert hat.

    Erforderliche Rolle: sn_wsd_core.workplace_user

    Prozedur

    1. Navigieren Sie von einem der folgenden Startpunkte zur Seite „Reservierung vornehmen“.
      OrtSchritte
      Vom Anwendungsnavigator Navigieren zu Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen > Portal > Neue Reservierung.
      Von Workplace Serviceportal
      1. Navigieren zu Workplace Core > Workplace Service Portal > Workplace Service Portal-Startseite.
        Hinweis:
        Sie können auch eine Anforderung über das Mitarbeiter-Center senden. Navigieren Sie auf der Homepage zu Arbeitsplatz > Gesamten Arbeitsplatz durchsuchen und wählen Sie den Arbeitsplatzservice aus.
      2. Öffnen Sie das Reservierungsportal, und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
        • Klicken Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze Neue allgemeine Reservierung.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wechseln Sie zur Katalogliste und wählen Sie Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.
      Die Seite „Reservierung vornehmen“ wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet.
    2. Wählen Sie das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten.
      Die Typen werden als Registerkarten angezeigt, z. B. „Besprechungsraum“ oder „Schreibtisch“.
    3. Wahlweise: Nachdem Sie das reservierbare Modul ausgewählt haben, das Sie reservieren möchten, wählen Sie Browse all(Alle durchsuchen) aus, um nach allen verfügbaren Plätzen zu suchen.
      Standardmäßig ist die Option Alle durchsuchen ausgewählt.
      1. Für die Suche nach einem Arbeitsplatzelement, das Sie reservieren möchten, stehen Ihnen folgende Kriterien zur Verfügung.
        • Gebäude: Name des Gebäudes

          Die Gebäudenamen und Standortnamen werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in den Tabellen „Gebäude“ und „Regionen“ konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für ein Gebäude oder eine Region konfiguriert ist, werden die Gebäudenamen und Standorte entsprechend sortiert. Wenn der Wert für die Sortierreihenfolge für ein Element nicht angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste aufgelistet (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Gebäudenamen und Standortnamen werden basierend auf dem Bezeichnungsnamen alphabetisch sortiert. Zum Beispiel Gebäude A, Gebäude B usw.

        • (Optional) Stockwerk: Stockwerk des Gebäudes, in dem Sie eine Reservierung vornehmen möchten. Der Reservierungsadministrator kann pro Modul angeben, ob ein Mitarbeiter nach einem Stockwerk suchen kann.

          Die Stockwerknamen werden entweder alphabetisch sortiert, oder die Werte werden basierend auf der angegebenen Sortierreihenfolge sortiert. Sie können die Sortierreihenfolge in der Tabelle „Stockwerke“ konfigurieren. Wenn der Wert für die Sortierreihenfolge für ein Element nicht angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste aufgelistet (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Stockwerknamen werden basierend auf den Namen und Bezeichnungen alphabetisch sortiert.

        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
          Hinweis:
          Die Auswahl zukünftiger oder vergangener Daten ist eingeschränkt und nicht anwendbar, wenn Sie eine schichtbasierte Reservierung ausgewählt haben.
          • Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn das Startdatum und die Startzeit den Wert für Max. Tage in der Zukunft überschreiten. Dieser Wert wird im reservierbaren Modul konfiguriert. Der Wert Max. Tage in der Zukunft gibt die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft an, bis zu denen das reservierbare Modul reserviert werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

            Wenn Max. Tage in der Zukunft aktiviert ist, können Mitarbeiter kein Datum nach dem maximal zulässigen Datum auswählen. Die Datumsangaben in der Kalenderdatumsauswahl sind für Datumsangaben deaktiviert, die zu weit in der Zukunft liegen.

            Hinweis:
            Wenn der Wert Max. Tage in der Zukunft nicht aktiviert ist, ist die Datumsauswahl nicht eingeschränkt und basiert auf dem im Modul „Reservierbar“ konfigurierten Wert für die maximale Anzahl von Vorkommen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
          • Wenn ein Mitarbeiter manuell ein ungültiges Datum eingibt, das größer ist als das, was im Wert für Max. Tage in der Zukunft angegeben ist, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück. Der Mitarbeiter wird mit einem Tooltip über die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft informiert.
        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie die Verwendung des Arbeitsplatzelements beenden möchten. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn das Enddatum und die Endzeit den im Modul „Reservierbar“ konfigurierten Wert für Max. Tage in der Zukunft überschreiten. Der Wert Max. Tage in der Zukunft gibt die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft an, bis zu denen das reservierbare Modul reserviert werden kann.

          Wenn ein Mitarbeiter manuell ein ungültiges Datum eingibt, das größer ist als das, was im Wert für Max. Tage in der Zukunft angegeben ist, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück. Der Mitarbeiter wird mit einem Tooltip über die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft informiert.

          Hinweis:
          Wenn der Wert Max. Tage in der Zukunft nicht aktiviert ist, ist die Datumsauswahl nicht eingeschränkt und basiert auf dem im Modul „Reservierbar“ konfigurierten Wert für die maximale Anzahl von Vorkommen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
        • Wiederkehrend: Option zum erneuten Reservieren der Arbeitsplatzelemente. Geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung in einer wiederkehrenden Serie an.

          Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird basierend auf der von Ihrem Administrator festgelegten Konfiguration angezeigt. Außerdem werden wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch gelöst, wenn Ihr Administrator sie entsprechend konfiguriert hat.

          Hinweis:
          Die Option zum Hinzufügen zusätzlicher Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.
          • Wenn Ihr Administrator ein Limit für die maximalen Tage festgelegt hat, die Sie in der Zukunft reservieren können, können Sie keine Tage in der Zukunft nach dem vom Administrator festgelegten Datum auswählen. Eine Warnung bezüglich der Einschränkung wird angezeigt.
          • Wenn der Administrator beispielsweise die Anzahl der Tage in der Zukunft auf 45 Tage beschränkt hat, können Sie bei einer wiederkehrenden Reservierung kein Datum nach t45 Tagen auswählen. Die Anzahl der für die Option An diesem Datum enden verfügbaren Tage hängt von der Auswahl Täglich, Wöchentlichoder Monatlich ab. Das für wiederkehrend angegebene Enddatum und die Endzeit werden für die Endzeit der Reservierung verwendet.
            Tabelle : 1. Wiederkehrende Reservierung, wenn der Wert Max. Daten in der Zukunft 45 Tage beträgt
            Wiederholen Dauer Anzahl der Dauer
            Wählen Sie Täglichaus Wählen Sie in der Dropdown-Liste Für oder Bis aus. Wenn Sie Fürausgewählt haben, zeigt die Anwendungfür Anzahl der Tage 1 und maximal 45 Tage an.

            Im Falle von Biszeigt die Anwendung die an<current date> zusammen mit der ausgewählten Zeitzone (z. B. Europa/Paris).
            Wählen Sie Wöchentlich aus Wählen Sie die gewünschten Wochentage aus. In diesem Beispiel werden alle Wochentage ausgewählt (Montag, Dienstag usw.).

            (Optional) Sie können auch Für oder Bisaus der Dropdown -Liste Zuletzt auswählen.

            		 Im Falle von Fürwird die Anzahl der Wochen als 1 mit maximal 6 Wochen angezeigt.

            Im Falle von Biszeigt das Feld Endet an diesem Datum die ausgewählte Zeitzone zusammen mit einer Wiederholungsdauer von 6 Wochen an.
            Wählen Sie Monatlich aus Wählen Sie Bis aus der Dropdown-Liste Zuletzt aus. Das Feld An diesem Datum enden zeigt die ausgewählte Zeitzone und die Wiederholungsdauer als monatlich 2-mal an.
          • Wenn Ihr Administrator für zukünftige Tage keine solche Einschränkung festlegt, können Sie ein beliebiges Datum auswählen. Dies hängt jedoch davon ab, wie viele Vorkommen Sie ausführen dürfen.
        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die Ihre Organisation festgelegt hat. Die Option Ganztägig ist auch auf der Seite „Flächendetails“ verfügbar.
          Hinweis:
          Die Darstellung der Option Ganztägig hängt von der Konfiguration Ihres Administrators ab. Wenn Ihr Administrator eine ganztägige Reservierung für den ausgewählten Typvorgeschrieben hat, wird die Reservierung automatisch für den gesamten Tag vorgenommen. Sie können nur das Startdatum der Reservierung ändern.
        • Weiteres Gebäude hinzufügen: Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzelemente in mehreren Gebäuden in verschiedenen Zeitzonen für dasselbe Datum und dieselbe Uhrzeit in einer einzigen Reservierung.
          Hinweis:
          Diese Option ist verfügbar, wenn Sie das Kontrollkästchen Mehrere Reservierungen zulassen im aktiviert haben Reservierbares Modul > Reservierbare Elemente – Modulkonfiguration Registerkarte. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    4. Wahlweise: Wählen Sie In der Nähe einer Person suchen aus, um nach verfügbaren Plätzen in der Nähe einer Person zu suchen.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn die Eigenschaft „In der Nähe einer Person suchen“ Reservierbares Modul aktivieren aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

      Die Eigenschaft Max. Anzahl von Tagen für das Durchsuchen des reservierbaren Moduls in der Nähe einer Person kann so konfiguriert werden, dass ein Platz in der Nähe eines Kollegen für die maximale Anzahl von Tagen reserviert wird. Der Standardwert dieser Eigenschaft ist 7. „In der Nähe einer Person suchen“ wird nur angezeigt, wenn „In der Nähe einer Person suchen“ im reservierbaren Modul aktiviert ist. Das System zählt die maximale Anzahl von Tagen zum Durchsuchen in der Nähe einer Person ab dem aktuellen Datum (Tag 1). Daher enthalten 7 Tage das aktuelle Datum (Tag 1) und die nächsten 6 verfügbaren Kalendertage.

      Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

      Durchsuchen Sie die Feldoptionen in der Nähe einer Person
      1. In wessen Nähe würden Sie gerne sitzen?: Wählen Sie den Benutzer oder Kollegen aus, für den Sie einen Platz in der Nähe reservieren möchten.
      2. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeigneten Platz in der Nähe eines Kollegen oder Teammitglieds zu suchen.
        Hinweis:
        Sie können keine wiederkehrende Reservierung erstellen, wenn Sie eine Reservierung in der Nähe eines Teammitglieds oder Kollegen vornehmen.
        • Wählen Sie eines der folgenden Reservierungsdaten aus: Reservierungsdaten, um eine Reservierung vorzunehmen.
          Hinweis:
          Wenn Ihr Kollege ein Arbeitsplatzprofil hat, werden alle Daten (Datumsbereich) angezeigt, die im Feld Max. Anzahl von Tagen zum Durchsuchen in der Nähe einer Person angegeben sind. Wenn kein Arbeitsplatzprofil vorhanden ist, werden für einen Kollegen oder ein Teammitglied nur die verfügbaren Reservierungsdaten angezeigt. Nach der Auswahl der Daten können Mitarbeiter verfügbare Plätze reservieren. Private Bereiche können nicht ausgewählt werden.
          Die Daten sind basierend auf den folgenden Überlegungen sichtbar:
          • Maximale Anzahl von Tagen, die in der Eigenschaft Max. Anzahl von Tagen zum Durchsuchen der Nähe einer Person im reservierbaren Modul angegeben ist. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
          • Startdatum und -uhrzeit sowie Enddatum und -uhrzeit: Wenn die mehrtägige Reservierung aktiviert ist, können Mitarbeiter bei der Reservierung ein Datum im Bereich der mehrtägigen Reservierung eines Kollegen auswählen.

            Beispiel: Wenn die maximale Anzahl von Tagen für mehrere Tage 10 beträgt und Sie versuchen, eine Reservierung für 15 Tage vorzunehmen, zeigt die Anwendung einen Validierungsfehler an. Sie dürfen nur für die nächsten 10 Tage ab dem aktuellen Datum eine Reservierung vornehmen.

            Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine mehrtägige Reservierung

            Option „In der Nähe einer Person suchen“ im Reservierungsportal, die einen Validierungsfehler anzeigt, wenn die reservierbaren Tage den Wert für Max. Tage für Mehrtage überschreiten.

        • Wählen Sie einen ihrer reservierten Bereiche aus: Mit dieser Option werden dedizierte Bereiche und reservierte Bereiche angezeigt, die für einen Kollegen oder ein Teammitglied mit einem Arbeitsplatzprofil nicht als privat markiert sind. Wenn der ausgewählte Benutzer oder Kollege kein Arbeitsplatzprofil hat, werden nur die verfügbaren reservierten Bereiche (falls zutreffend) angezeigt.
          Hinweis:
          Wenn ein Kollege einen fest zugewiesenen Platz hat und auch eine Reservierung für denselben Tag oder mehrere Reservierungen vorgenommen hat, kann der Mitarbeiter einen dieser Plätze auswählen, um eine Reservierung in der Nähe des Kollegen vorzunehmen.
        • Startdatum und -uhrzeit: Startzeit der Reservierung. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.

          Wenn ein Mitarbeiter eine mehrtägige Reservierung hat, wird in den Feldern Startdatum und -uhrzeitund Enddatum und -uhrzeit der für eine mehrtägige Reservierung angegebene Datumsbereich angezeigt.

        • Enddatum und -uhrzeit: Endzeit der Reservierung. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn der Arbeitsplatzadministrator für den ausgewählten Arbeitsplatzstandort die Reservierungseinstellung „Ganztägig“ aktiviert hat.
          Hinweis:
          Der Standardwert der Eigenschaft Max. Tage für mehrtägige Reservierung ist 1. Wenn sie auf 1 festgelegt ist, ist nur eine eintägige oder ganztägige Reservierung zulässig. Wenn dieser Eigenschaftswert mehr als 1 ist, sind nur mehrtägige Reservierungen zulässig, und eine eintägige Reservierung kann nicht vorgenommen werden. Die Option „Ganztägig“ ist auch im -Reservierungsportal deaktiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine mehrtägige Reservierung.
    5. Wahlweise: Um nach allen verfügbaren Plätzen in einem Bereich zu suchen, wählen Sie Nach Bereich durchsuchen aus.
      1. Geben Sie die folgenden Details an, um nach dem am besten geeignetsten Platz in einem Bereich zu suchen.
        • Gebäude: Name des Gebäudes

          Die Gebäudenamen und Standortnamen werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in den Tabellen „Gebäude“ und „Regionen“ konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für ein Gebäude oder eine Region konfiguriert ist, werden die Gebäudenamen und Standorte entsprechend sortiert. Wenn der Wert für die Sortierreihenfolge für ein Element nicht angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste aufgelistet (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Gebäudenamen und Standortnamen werden basierend auf den Namen alphabetisch sortiert. Elemente mit der Reihenfolge werden unten aufgelistet. Zum Beispiel Gebäude A, Gebäude B usw. Weitere Informationen zur Sortierreihenfolge finden Sie unter Gebäude mit Workplace Space Management hinzufügen.

        • Bereich: Bereich im Gebäude, in dem Sie einen Platz reservieren möchten.

          Bereiche werden alphabetisch oder gemäß der Reihenfolge sortiert, die Sie in der Bereichstabelle konfiguriert haben. Wenn eine Sortierreihenfolge für einen Bereich konfiguriert ist, wird er entsprechend sortiert. Wenn der Wert für die Sortierreihenfolge für ein Element nicht angegeben ist, werden die Elemente oben in der Liste aufgelistet (aufsteigende Reihenfolge ) und dann alphabetisch sortiert. Die Bereichsnamen werden basierend auf dem Bezeichnungsnamen alphabetisch sortiert. Elemente mit der Reihenfolge werden unten aufgelistet.

        • Startdatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement verwenden möchten. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
          Hinweis:
          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn das Startdatum und die Endzeit die Anzahl der maximalen zukünftigen Daten überschreiten, die im reservierbaren Modul angegeben sind. Weitere Informationen finden Sie in Schritt 3a.
        • Enddatum und -uhrzeit: Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Arbeitsplatzelement nicht mehr verwenden möchten. Die Zeit wird basierend auf der Zeitzone des ausgewählten Gebäudes angezeigt.
          Hinweis:
          Mitarbeiter dürfen kein Datum auswählen und keine Reservierung erstellen, wenn das Startdatum und die Endzeit die Anzahl der maximalen zukünftigen Daten überschreiten, die im reservierbaren Modul angegeben sind. Weitere Informationen finden Sie in Schritt 3a.
        • Wiederkehrend: Option einer wiederkehrenden Reservierung des Arbeitsplatzelements. Wählen Sie dieses Feld aus, und geben Sie die Anzahl der Tage und die Anzahl der Wiederholungen der Reservierung an. Wählen Sie für wöchentliche Reservierungen die Wochentage für die Reservierung aus. Die Option Wiederkehrend wird abhängig von den Einstellungen der Option Wiederkehrende Reservierungen zulassen auf der Modulseite „Reservierbar“ angezeigt.

          Wenn die Option Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert ist, versucht die Anwendung, wiederkehrende Reservierungskonflikte automatisch aufzulösen. Weitere Informationen zum Auflösen von Konflikten bei wiederkehrenden Reservierungen finden Sie unter Wiederkehrende Reservierungen automatisch auflösen.

        • Ganztägig: Wählen Sie diese Option aus, um das Arbeitsplatzelement für einen ganzen Tag zu reservieren. Start- und die Endzeit der Reservierung hängen von den Zeiten ab, die das Unternehmen festgelegt hat. Sie können die Endzeit nicht ändern. Diese Option wird angezeigt, wenn Ihr Arbeitsplatzadministrator die ganztägige Reservierungseinstellung für den ausgewählten Typ aktiviert hat.
    6. Klicken Sie auf Suche.
      Es werden die Arbeitsplatzelemente angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen und für Reservierungen verfügbar sind.
      Hinweis:
      Wenn beim Browsen in der Nähe einer Person private Bereiche vorhanden sind, werden diese nicht im Suchergebnis angezeigt.
      Hinweis:
      Sie können zwischen den Registerkarten Kartenansicht und Zeitplanansicht wechseln, um die Verfügbarkeit von Arbeitsplatzelementen zu überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Stockwerkspläne hochlädt, zeigen Sie die Karten mithilfe von Mappedin oder Indoor Mapping an. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    7. Wahlweise: Sortieren Sie die Arbeitsplatzelemente entweder in alphabetischer Reihenfolge oder über die Option Filter anzeigen mithilfe eines Filters.

      Sie können die Arbeitsplatzelemente auch so sortieren, dass Ihre bevorzugten Standorte zuerst angezeigt werden. Um die Option anzuzeigen, müssen Sie Zugriff auf Mitarbeiter-Center haben und über bevorzugte Standorte verfügen. Zuerst werden Ihre bevorzugten Standorte in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet, gefolgt von den anderen Standorten, die den Suchkriterien entsprechen.

      Hinweis:
      Sie können Arbeitsplatzelemente nicht in alphabetischer Reihenfolge oder nach Ihren bevorzugten Standorten sortieren, wenn Sie Bereiche in der Nähe einer Person durchsuchen. Die Bereiche in der Nähe einer Person werden auf Grundlage von Nähe durchsucht.
    8. Wählen Sie mit einer der folgenden Optionen das Arbeitsplatzelement aus, das Sie reservieren möchten:
      • Klicken Sie auf Hinzufügen.
      • Klicken Sie auf der Registerkarte Zeitplanansicht auf Hinzufügen.
      • Wählen Sie in der Kartenansicht einen beliebigen grün markierten Raum aus, und wählen Sie Hinzufügen.
    9. Wählen Sie Weiter.
    10. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 2. Formular „Reservierungsdetails“
      Feld Beschreibung
      Reservierungsbetreff Thema Ihrer Besprechung
      Alle Bereichsdetails als privat festlegen Option, um alle ausgewählten Bereiche als privat zu definieren.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf dem Standort-Datenschutz-Setup der ausgewählten Plätze angezeigt.

      Wenn Sie mehrere Plätze ausgewählt haben, können Sie Ihre Datenschutzeinstellung auch für jeden Platz einzeln angeben, indem Sie Platzdetails als privat markieren unter jedem Platz im Formular verwenden.
      Betreff als privat festlegen Option zum Markieren der Reservierung als privat und zum Ausblenden des Reservierungsbetreffs.
      Link zu virtueller Besprechung hinzufügen Option zum Generieren eines virtuellen Besprechungslinks, damit Remotemitarbeiter der Reservierung beitreten können.
      Hinweis:
      (Gilt nur für Microsoft Teams) Ab Release Mai Store 2023 ruft die Anwendung beim Hinzufügen eines Besprechungslinks die Besprechungsdetails ab, während das Event mit einem Kalenderanbieter synchronisiert wird.
      Diese Reservierung ist für Wenn Sie eine Reservierung im Namen einer anderen Person anfordern, wählen Sie den Namen dieser Person aus. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie eine Reservierung für sich selbst anfordern.
      Dieser Reservierung eingeladene Personen hinzufügen
      Hinweis:
      Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Ihr Administrator die Konfiguration aktiviert hat, um Teilnehmer zu diesem Arbeitsplatzstandort einzuladen.
      Kollegen einladen Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie zu der Reservierung einladen möchten.
      Externe Besucher einladen Option zum Einladen externer Besucher.
      Hinweis:
      Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie die Anwendung Workplace Visitor Management installiert haben.
      • Wenn Sie den Besucher bereits registriert haben, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Vorheriger Besucher.
        2. Wählen Sie den Besucher im Feld Vorherigen Besucher auswählen aus.

          Sie können auch eine Vorschau der Besucherdetails anzeigen und sie bei Bedarf ändern. Die Details werden in allen besucherbezogenen Datensätzen und Registrierungsdatensätzen automatisch aktualisiert.

      • Wenn Sie den Besucher zum ersten Mal registrieren, gehen Sie wie folgt vor:
        1. Wählen Sie Neuen Besucher hinzufügen.
        2. Wählen Sie den Besuchertyp aus.
        3. Wenn es sich bei dem Besucher um einen besonderen Gast handelt, aktivieren Sie VIP.
        4. Geben Sie den Vornamen des Besuchers ein.
        5. Geben Sie den Nachnamen des Besuchers ein.
        6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Besuchers an, um ihm die Registrierungsdetails und Mitteilungen zu senden.
        7. Geben Sie die Telefonnummer des Besuchers ein.
        8. Geben Sie Details zur Organisation des Besuchers ein.
        9. Geben Sie den Titel des Besuchers ein.
        10. Geben Sie im Abschnitt Private Notizen gegebenenfalls private Informationen an.
        11. Wählen Sie in den Feldern Besuchereinstellungen und Benachrichtigungseinstellungen die Einstellungen für den Besucher aus.
        12. Klicken Sie auf Speichern und hinzufügen, um den Besucher hinzuzufügen.
      Zusätzliche Services hinzufügen Zusätzliche Services, die mit der Reservierung verfügbar sind
    11. Klicken Sie auf Reservierung übermitteln.

    Ergebnisse

    Die Reservierung wird mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt. Wenn Sie Teilnehmer zur Reservierung eingeladen haben, erhalten diese den Besprechungslink zusammen mit den Reservierungsdetails.
    Um die Aufzeichnung einer Reservierung anzuzeigen, wechseln Sie zur entsprechenden „Reservierungszusammenfassung“, und wählen Sie Zusätzliche Details. Wenn der Passcode für den Anbieter des virtuellen Meetings konfiguriert ist, können Sie unter Zusätzliche Details auch den entsprechenden Passcode anzeigen. Den Passcode können nur der Organisator und der im Feld Diese Reservierung ist für angegebene Benutzer anzeigen.
    • Zoom: Wenn ein Besprechungslink Zoom hinzugefügt wird, wird der Link im Feld Standort der E-Mail mit der Besprechungseinladung angezeigt.
    • Microsoft Teams: Wenn eine Reservierung mit einem virtuellen Besprechungslink erstellt wird, ruft die Anwendung den Besprechungslink und die beitrittsbezogenen Details ab. Wenn diese Reservierung mit dem Microsoft Outlook-Kalender synchronisiert wird, werden der Besprechungslink und die beitrittsbezogenen Details dem Textkörper des Kalenderereignisses hinzugefügt. Wenn eine Reservierung im Microsoft Outlook-Kalender mithilfe der Umschaltfläche für Teams-Besprechungen erstellt wird, wird der Besprechungslink abgerufen und als virtueller Besprechungslink gespeichert.
      Hinweis:
      Da der Besprechungslink im E-Mail-Text angezeigt wird, dürfen Sie die Besprechungsdetails in jedem Fall nur mit Workplace Reservation Managementaktualisieren oder ändern. Denn wenn eine Reservierungssynchronisierung durchgeführt wird, werden die Details (in diesem Fall der Besprechungslink und die Details) nur auf eine Weise synchronisiert, d. h. von Workplace Reservation Management mit dem Kalenderanbieter (in diesem Fall Microsoft Teams). Wenn Sie bereits Änderungen an den Besprechungsdetails oder den Notizen des Kalenderanbieters vorgenommen haben, werden diese bei einer Synchronisierung von Workplace Reservation Management überschrieben.
    • Alle anderen Anbieter virtueller Besprechungen: Der Besprechungslink wird im Feld Standort der E-Mail mit der Besprechungseinladung hinzugefügt.