Wiederkehrende Reservierungen automatisch auflösen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Bei einer wiederkehrenden Reservierung wird nur die Verfügbarkeit des ersten Vorkommens überprüft. Es ist möglich, dass bei einem zukünftigen Auftreten der Besprechung Konflikte auftreten. Um solche Konflikte zu vermeiden, versucht die Anwendung Workplace Reservation Management beim Planen einer wiederkehrenden Reservierung, wiederkehrende Konflikte automatisch aufzulösen.

    Vorbereitungen

    Administratoren können wiederkehrende Reservierungskonflikte auf der Ebene des reservierbaren Moduls automatisch auflösen.
    Hinweis:
    Stellen Sie sicher, dass Sie die Optionen Wiederkehrende Reservierungen zulassen und Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen im Formular „Reservierbares Modul“ aktiviert haben. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.

    Wenn Sie ein Upgrade von einer früheren Version von Workplace Reservation Management durchführen und das Formularlayout zuvor aktualisiert haben, müssen Sie die Formularansicht erneut bearbeiten, um das Feld Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen anzuzeigen.

    Die Anwendung versucht basierend auf der folgenden Logik, automatisch einen alternativen Platz für in Konflikt stehende Vorkommen zu finden:
    • Wenn Stockwerkspläne verfügbar sind, versucht die Anwendung, eine Fläche zu finden, die der gleichen Kapazität am nächsten kommt, und sucht dann nach einer Fläche mit höherer Kapazität und schließlich nach einer Fläche mit geringerer Kapazität.
    • Wenn keine Stockwerkkarte verfügbar ist, sucht die Anwendung nach einem alternativen Platz im selben Bereich oder auf derselben Etage.
    • Bevorzugte Plätze werden gegenüber dem „Standort“ priorisiert (innerhalb desselben Bereichs oder in unmittelbarer Nähe).
    • Die Anwendung sucht nach einem Platz desselben Typs.
    • Die Anwendung sucht nach einem Platz mit ähnlichen Standardservices.
    • Der Mitarbeiter wird über die Seite „Reservierungszusammenfassung“ und per E-Mail benachrichtigt, wenn die Anwendung einen alternativen Platz zuweist.
    Hinweis:
    Die Option zum Hinzufügen zusätzlicher Services ist für wiederkehrende Reservierungen nicht verfügbar.

    Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen > Administration > Reservierbares Modul.
    2. Navigieren zu Workplace Core > Workplace Service Portal > Workplace Service Portal-Startseite > Nehmen Sie eine Reservierung vor.
    3. Erstellen Sie eine Reservierung.

      Weitere Informationen zum Erstellen einer Reservierung finden Sie unter Reservierung erstellen.

      Beispiel: Zwei Arbeitsplatzbenutzer, Abel Tutor und Abel L, erstellen Reservierungen. Abel L erstellt eine Reservierung für Dienstag, den 22.11. von 10 bis 12 Uhr in Raum A1-02-01.

    4. Wählen Sie Wiederkehrend aus, um eine wiederkehrende Reservierung vorzunehmen.
    5. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und übermitteln Sie die Reservierung.

      Erstellen Sie eine wiederkehrende Reservierung

    6. Ein anderer Arbeitsplatzbenutzer (Abel Tutor) nimmt eine wiederkehrende Reservierung vor.
      Abel Tutor nimmt die Reservierung für die Woche vom 21.11. bis zum 25.11. von 09:00 bis 15:00 Uhr für denselben Platz vor (Raum A1-02-01). Weitere Informationen finden Sie in Schritt 3.
    7. Beachten Sie nach dem Absenden der Reservierung, dass dem Benutzer (Abel Tutor) jetzt ein anderer Platz für Dienstag zugewiesen ist, da er bereits in Schritt 3 von Abel L gebucht wurde.

      Der neue Platz wird auf der Seite mit der Reservierungsübersicht angezeigt. Wenn die in Konflikt stehenden Reservierungsvorkommen gelöst sind, versucht die Anwendung, einen neuen Arbeitsplatz, ein neues Datum und eine neue Uhrzeit innerhalb desselben Moduls zuzuweisen, oder es wird ein alternativer Platz für das vorhandene Datum und die vorhandene Uhrzeit zugewiesen. Sie werden auch per E-Mail benachrichtigt.

      Der Status „ Neuer Platz “ gibt an, dass aufgrund einer in Konflikt stehenden Reservierung ein neuer Platz zugewiesen wurde.

      Hinweis:
      Wenn eine in Konflikt stehende wiederkehrende Reservierung automatisch aufgelöst wird, wird ihr Status in der Reservierungstabelle angezeigt, und die Spalte Reservierungsuntertyp wird auf Ausnahmegesetzt.
    8. Wenn die Eigenschaft Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen auf „falsch“ festgelegt oder im Modul „Reservierbar“ nicht aktiviert ist und Sie versuchen, eine Reservierung vorzunehmen (siehe Schritt 3), treten Reservierungskonflikte auf, wenn derselbe Platz von einem anderen Arbeitsplatzbenutzer gebucht wird.
      In solchen Fällen wird vom Mitarbeiter erwartet, dass er die Reservierungskonflikte manuell löst, indem er einen alternativen Ort, ein alternatives Datum und eine alternative Uhrzeit sucht.
    9. Beim Anzeigen der Details einer in Konflikt stehenden Reservierung kann der Mitarbeiter mithilfe der Option Serien auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ einen alternativen Ort und eine alternative Uhrzeit finden.

      Seite mit der Reservierungszusammenfassung, die Reservierungskonflikte und die Option zur Suche nach einem anderen verfügbaren Platz anzeigt.

    10. Wählen Sie auf der Seite „Reservierungszusammenfassung“ in der Dropdown-Liste „ Aktionen “ die erforderlichen Optionen aus:
      • Reservierungsvorkommen ändern
      • Vorkommen abbrechen
      • Serie abbrechen
      • Reservierung freigeben
    11. Wählen Sie in den E-Mail-Benachrichtigungen, die Sie erhalten, die Option Reservierungsserie anzeigen aus, um Platz und Zeit für eine in Konflikt stehende Reservierung zu aktualisieren.
    12. Suchen Sie nach einem verfügbaren Platz oder einer Uhrzeit, und erstellen Sie eine Reservierung.
    13. Übermitteln Sie die Reservierung.
      Wenn die Option Wiederkehrende Konflikte automatisch auflösen aktiviert ist, wird die in Konflikt stehende wiederkehrende Reservierung in einer Reihe aufgelöst, und dem Benutzer wird ein verfügbarer Platz zugewiesen. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, müssen Arbeitsplatzbenutzer die Zeit und den Platz für eine bestimmte Reservierung manuell aktualisieren.