Verfolgen Sie Risikobewertungen aus dem Playbook für Sorgfaltspflicht
Als Beschaffungsspezialisten verwenden Sie das Playbook für Sorgfaltspflicht, um Bewertungen des Lieferantenrisikos nachzuverfolgen und die zugehörigen Aufgaben abzuschließen.
Vorbereitungen
Erforderliche Rolle: Beschaffungsspezialist
Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird
Wenn eine Beschaffungsanforderung einem Verhandlungsereignis hinzugefügt wird und sich im Status „Qualifizierung erforderlich“ befindet, wird ein Lieferantenfall vom Typ „Sorgfaltspflicht“ ausgelöst, um Risikobewertungen zu berücksichtigen. Sie können den Fall über das Playbook schließen, wenn doppelte Anforderungen vorhanden sind. Falls keine Duplikate vorhanden sind, wird eine neue Sorgfaltspflicht über das Playbook initiiert. Derselbe Datensatzersteller von Drittpartei-Risikomanagement (TPRM) wird hier verwendet. Sie werden bei jedem Schritt im TPRM-Workflow benachrichtigt, z. B. bei der Bewertung des inhärenten Risikos, der Bewertung des Drittparteirisikos usw. Sie können die Risikobewertung überprüfen, nachdem die Sorgfaltspflicht abgeschlossen ist. Jetzt können Sie die Risikobewertung akzeptieren oder ablehnen und basierend auf dieser Entscheidung die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. Wählen Sie Als abgeschlossen markieren aus, um den Sorgfaltspflicht-Fall zu schließen.
Prozedur
- Navigieren zu Alle > Fallmanagement für die Beschaffung > Source-to-Pay-Arbeitsbereich.
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Wählen Sie das Listensymbol (
) und anschließend aus Alle Arbeiten > Fälle.
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Wählen Sie den Sorgfaltspflicht-Beschaffungsfall aus der Liste zur weiteren Verarbeitung aus.
Die Registerkarte Playbook wird mit dem Abschnitt Fall zuweisen geöffnet.
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Führen Sie die Schritte in den verschiedenen Phasen und Aktivitäten des Playbooks „Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen“ aus.
Phase Aktivität Aktivitätsdetails Fall überprüfen Fall zuweisen Verwenden Sie diese Aktivität, um den Fall einer anderen Person zuzuweisen oder den Ihnen zugewiesenen Fall beizubehalten. Sie können dann wie folgt vorgehen:
- Suchen Sie im Suchfeld Zugewiesen an nach der Person, der Sie den Fall zuweisen möchten, und wählen Sie sie aus.
- Aktualisieren Sie im Feld Kurzbeschreibung die Beschreibung für den Fall.
- Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Wählen Sie Speichern aus, um die Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie Arbeit beginnen aus, um mit der Bearbeitung des Falls zu beginnen.
Fall auf „In Arbeit“ aktualisieren Diese Aktivität aktualisiert den Fall auf „In Arbeit“ und wird automatisch abgeschlossen. Anforderung erstellen Überprüfen Sie die Lieferantendetails Überprüfen Sie die Lieferantendetails, und wählen Sie Fortfahren. Auf doppelte Sorgfaltspflicht-Anforderungen prüfen Prüft auf doppelte Sorgfaltspflicht-Anforderungen. Wenn keine doppelten Anforderungen vorhanden sind, wählen Sie Neue Anforderung erstellenaus. Sorgfaltspflicht-Anforderung erstellen Fordern Sie die Sorgfaltspflicht für Drittparteirisiken an, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen: - Onboarden Sie eine neue Interaktion
- Vorhandene Interaktion neu bewerten
- Vorhandene Interaktion für Vertragsverlängerung neu bewerten
- Offboarding einer Interaktion mit Sorgfaltspflicht
- Offboarding einer Interaktion OHNE Sorgfaltspflicht
Fügen Sie bei Bedarf relevante Anhänge hinzu, und wählen Sie Absendenaus.
Die relevante Drittpartei, falls verfügbar, wird automatisch ausgefüllt.
Wenn die Drittpartei hier nicht aufgeführt ist oder unvollständige Informationen angegeben werden, geben Sie die folgenden Details ein:
- Drittpartei-Informationen
- Interaktionsinformationen
- Drittparteiadresse
- Interaktionsadresse
- Primärer Drittparteikontakt
- Primärkontakt für Interaktion
PC-Datensatz mit dem DDR-Fall aktualisieren Aktualisiert den Beschaffungsfalldatensatz mit dem Sorgfaltspflicht-Anforderungsfall. Für den Lieferanten wird ein Sorgfaltspflicht-Fall erstellt. Danach wird die erstellte Falldatensatz-ID im Feld Zugehöriger DDR auf der Registerkarte Details ausgefüllt.
Warten, bis der Risikoprozess gestartet wird Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist.
An diesem Punkt beginnt das TPRM-Team mit dem Onboarding des Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist.Risiko bewerten Warten Sie auf die Bewertung des inhärenten Risikos Warten Sie, bis die Bewertung des inhärenten Risikos abgeschlossen ist.
Hier füllt der zugewiesene Teilnehmer den Fragebogen zum inhärenten Risiko aus und übermittelt er ihn, und das TPRM-Team aktualisiert den INA-Datensatz und versetzt ihn in den Status Geschlossen. Details des INA-Datensatzes werden parallel im Playbook bereitgestellt.Benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Bewertung des inhärenten Risikos Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Bewertung des inhärenten Risikos jetzt abgeschlossen ist. Warten Sie auf die Drittpartei-Risikobewertungen Warten Sie, bis die Drittpartei-Risikobewertungen abgeschlossen sind.
Hier startet das TPRM-Team die Due-Diligence-Prüfung für den Lieferanten, der dem erstellten DDR zugeordnet ist. Details der Drittpartei-Risikobewertungen für die Drittpartei und die Interaktion werden parallel im Playbook bereitgestellt.Benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Drittpartei-Risikobewertung Wenn beide Risikobewertungen abgeschlossen sind und sich im Status Geschlossen befinden, wird eine Benachrichtigung an die anfordernde Person gesendet. Überprüfen Sie den Status des Sorgfaltspflicht-Genehmigungsprozesses Überprüfen Sie den Status des gesamten Sorgfaltspflicht-Genehmigungsprozesses. An diesem Punkt versetzt das TPRM-Team den DDR in den Status „TPRM – Genehmigt“. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass die Sorgfaltspflicht-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wurde. Die Risikobewertungen aus allen oben genannten Bewertungen werden jetzt im Playbook angezeigt.
Hinweis:Wenn der Datensatz zu einem beliebigen Zeitpunkt während der oben genannten TPRM-Aktivitäten abgelehnt wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Ablehnung, und der Fall wird in den Status Als abgelehnt geschlossen verschoben.Benachrichtigen Sie die anfordernde Person, dass die Anforderung genehmigt wurde. Die anfordernde Person wird benachrichtigt, wenn die DD-Anforderung vom TPRM-Team genehmigt wird. Risikobewertung überprüfen Risikobewertung genehmigen oder ablehnen Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: - Wählen Sie Risikobewertung ablehnenaus, benachrichtigen Sie die anfordernde Person über die Ablehnung der Anforderung, und markieren Sie den Fall als Abgelehnt.
- Wählen Sie Risikobewertung akzeptieren, benachrichtigen Sie den Lieferanten, und markieren Sie den Fall als Abgeschlossen.
Fall schließen E-Mail-Adresse des Lieferantenkontakts aus DDR-Datensatz abrufen Ruft die E-Mail-ID des Lieferantenkontakts aus dem Datensatz der Sorgfaltspflicht-Anforderung ab. Lieferant benachrichtigen Verwenden Sie diese Aktivität, um dem Lieferanten eine E-Mail über den Status der Sorgfaltspflicht-Anforderung zu senden.
Ein E-Mail-Entwurf wird mit vorab ausgefüllten Daten im Feld Betreff angezeigt. Der E-Mail-Text ist bereits mit dem entsprechenden Text ausgefüllt.
Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- E-Mail senden: Sendet die E-Mail sofort.
- Überspringen: Überspringt diese Aktivität und wechselt zur nächsten Aktivität.
Fall abschließen Verwenden Sie diese Aktivität, um Arbeitsnotizen hinzuzufügen und den Fall zu schließen.
Gehen Sie wie folgt vor:- Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen Kommentare zum Fall hinzu.
- Fügen Sie im Feld Abschlussnotizen abschließende Kommentare hinzu.
- Wählen Sie Fall abschließenaus.
Fall auf „Abgeschlossen“ aktualisieren Aktualisiert den Fall in „Abgeschlossen“.