HR-Aufgaben zu HR-Fällen hinzufügen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 10 Minuten Lesedauer

    • Sie können HR-Fällen zugewiesene HR-Aufgaben hinzufügen, anzeigen oder an ihnen arbeiten.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_hr_core.basic oder sn_hr_core.case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können HR-Aufgaben aus dem übergeordneten HR-Fall anzeigen oder indem Sie zu wechseln HR-Fallverwaltung > HR-Aufgaben.

    Prozedur

    1. Öffnen Sie einen HR-Fall.
    2. Blättern Sie zu Zugehörige Links, und klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen.
      • HR-Aufgabe: Wählen Sie diese Option aus, um eine HR-Aufgabe hinzuzufügen.
      • Facilities Request: Wählen Sie diese Option aus, um eine Gebäude/Anlagen-Anforderung zu erstellen, z. B. für einen Schreibtisch oder einen Büroraum.
    3. Vervollständigen Sie folgende Elemente, um eine HR-Aufgabe zu erstellen:
      Tabelle : 1. HR-Aufgabenfelder
      Feld Beschreibung
      Nummer Automatisch zugewiesene Aufgaben-ID
      Hinweis:
      Sie können diesen Wert nicht ändern.
      Übergeordnet Die Fallnummer, für die Sie die Aufgabe erstellen.
      Standort Wählen Sie den Standort des Mitarbeiters aus, für den Sie die Aufgabe erstellen.
      Der Standort bestimmt den HR-Mitarbeiter, dem die Aufgabe zugewiesen wird.
      Hinweis:
      Für Einarbeitungsfälle mit Aufgaben zur Auswahl eines Büros oder Schreibtischs bestimmt der Standort die Gebäudekarte, die angezeigt wird.
      Vorlage Wählen Sie durch Klicken die HR-Aufgabenvorlage für diese Aufgabe aus.

      Die HR-Aufgabenvorlage kann automatisch Felder wie HR-Aufgabentyp, Kurzbeschreibung und die Gruppe oder Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, ausfüllen.
      Phase Phase (das Bundle) eines Lebenszyklus-Event-Falls.

      Verwenden Sie dieses Feld, um zu definieren, welchem Aktivitätensatz in einem Lebenszyklus-Event-Fall Sie eine Ad-hoc-Aufgabe hinzufügen möchten.

      Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc-Fälle und Aufgaben für Lebenszyklus-Event-Fälle.
      Fälligkeitsdatum Wählen Sie das Datum aus, an dem die Aufgabe abgeschlossen werden soll.
      Erinnerung festlegen Aktivieren Sie dieses Feld, um eine E-Mail-Benachrichtigung basierend auf den Einträgen Berechnung des Fälligkeitsdatums zu senden.
      Hinweis:
      Erinnerungen können auch in der HR-Aufgabenvorlage eingerichtet werden, um automatisch ausgefüllt zu werden.
      Erinnerung Vorlage Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die für Erinnerungsbenachrichtigungen verwendet wird. E-Mail-Vorlagen werden über eingerichtet HR-Verwaltung > E-Mail-Inhalt.

      Siehe E-Mail-Inhalte für Benachrichtigungen hinzufügen oder bearbeiten.
      Absendezeitpunkt (Tage) Geben Sie die Anzahl der Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe ein, um die Erinnerungs-E-Mail zu senden.
      Intervall (Tage) Geben Sie die Anzahl der Tage als Intervall an, in dem die Erinnerungs-E-Mail gesendet werden soll.

      Wenn Sie beispielsweise "5" eingeben, legt dies fest, dass die Erinnerungsbenachrichtigung alle 5 Tage bis zum Erreichen des Fälligkeitsdatums gesendet wird.
      HR-Aufgabentyp Wenn Sie einem Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, können Sie festlegen, wie der Mitarbeiter den Abschluss der Aufgabe bestätigen soll. Die Aufgaben werden dem Mitarbeiter im HR-Service Portal angezeigt.
      Hinweis:
      Die Kurzbeschreibung stammt aus der Vorlage, Sie können sie jedoch hinzufügen oder ändern. Sie wird im HR-Service Portal angezeigt.
      HR Service Ein HR-Service erfüllt die HR-Aufgabe. Wählen Sie im Feld HR-Service einen HR-Service aus.
      Hinweis:
      Übergeordneter Massenfall wird nicht als Auswahl angezeigt, da er nur beim Erstellen eines übergeordneten Falls für untergeordnete Massenfälle verwendet wird. Siehe Massenfall-Anforderungen erstellen.
      Katalogelement übermitteln Ein Katalogelement erfüllt die HR-Aufgabe. Wählen Sie im Feld Katalogelement ein Katalogelement aus.
      Bestellleitfaden übermitteln Ein Bestellleitfaden erfüllt die HR-Aufgabe. Wählen Sie im Feld Bestellleitfaden einen Bestellleitfaden aus.
      Mitarbeitereingabe erfassen Sammelt Informationen von Mitarbeitern. Wählen Sie im Feld Mitarbeiterformular das Mitarbeiterformular aus, das der Benutzer ausfüllt oder überprüft.
      Hinweis:
      Mitarbeiterformulare sind Fragebögen, die mit dem Umfragedesigner erstellt werden, um Informationen von Mitarbeitern zu erfassen. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitereingabe erfassen.
      Prüfliste Geben Sie im Feld Prüflistenelemente die Prüflistenelemente an.
      E-Signatur Benutzer signiert ein Dokument elektronisch. Wählen Sie im Feld E-Signatur-Vorlage die zu verwendende E-Signatur-Vorlage aus.
      Hinweis:
      • „E-Signature“ ist eine bereichsbezogene Anwendung, mit der Sie verwaltete Dokumente, Wissensartikel oder HR-Dokumentvorlagen signieren können. Sie können Ihre Signatur, Ihre Anmeldeinformationen oder Ihre Bestätigung eingeben oder zeichnen. Weitere Informationen finden Sie unter HR-E-Signatur.
      • Wenn die HR-Dokumentvorlage den Dokumenttyp „E-Signatur-Vorlage“ aufweist, wählen Sie die HR-Dokumentvorlage aus, die der Signierer im HR-Fallformular signiert. Weitere Informationen finden Sie unter HR-Dokumentvorlagen für E-Signatur-Aufgaben auswählen.
      Anmeldeinformationen Gibt an, dass Sie den Benutzer dazu auffordern, das Lesen eines Dokuments zu bestätigen, indem er mit seinen Anmeldeinformationen angemeldet sein muss. Die Felder Bestätigungstext und Bestätigungsdokument werden angezeigt. Bei Verwendung dieser Felder werden ein Kontrollkästchen und Text oberhalb der Anmeldeinformationen angezeigt. Wählen Sie im Feld "Bestätigungsdokument" ein Dokument aus, das der Benutzer lesen soll.
      Hinweis:
      Diese Option ist nur für bestehende Kunden verfügbar, die noch nicht zu E-Signatur migriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorhandene HR-Aufgabenvorlagen migrieren und HR-Aufgaben für E-Signatur öffnen.
      Elektronische Signatur Gibt an, dass der Benutzer eine elektronische Signatur zum Bestätigen oder zum Validieren eines Dokuments leisten soll. Die Felder Bestätigungstext und Bestätigungsdokument werden angezeigt. Bei Verwendung dieser Felder werden ein Kontrollkästchen und Text oberhalb der elektronischen Signatur angezeigt.
      Hinweis:
      Diese Option ist nur für bestehende Kunden verfügbar, die noch nicht zu E-Signatur migriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorhandene HR-Aufgabenvorlagen migrieren und HR-Aufgaben für E-Signatur öffnen.
      Bei Abschluss markieren Der Benutzer wird benachrichtigt, und die Schaltfläche Abgeschlossen wird im HR-Service Portal angezeigt. Verwenden Sie die Kurzbeschreibung, um Details zu dieser Aufgabe bereitzustellen.
      Hinweis:
      Bei Abschluss markieren ändert den Status der Aufgabe zu Geschlossen – vollständig.
      Dokument signieren Fordert den Benutzer zum Signieren eines Dokuments auf. Ein Beispiel ist der Versand einer Schulungsvereinbarung, die zur Rückerstattung von Kursgebühren unterzeichnet werden muss. Das Feld Bestätigungstext wird angezeigt. Bei der Verwendung dieses Feldes wird ein Kontrollkästchen und Text oberhalb der Signatur angezeigt.
      Hinweis:
      Diese Option ist nur für bestehende Kunden verfügbar, die noch nicht zu E-Signatur migriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorhandene HR-Aufgabenvorlagen migrieren und HR-Aufgaben für E-Signatur öffnen.

      Nachdem der Benutzer das Dokument unterschrieben hat, wird das Dokument mit der Signatur erstellt und an die Aufgabe angefügt. Die Aufgabe wird als vollständig abgeschlossen und das Dokument wird an den Fall angefügt.
      An Umfrage teilnehmen Wählen Sie im Feld Umfrage eine Umfrage aus, die dem Benutzer zugewiesen wird.
      Hinweis:
      Bei Lebenszyklus-Event-Fällen ist diese Funktion auch anwendbar, wenn die betreffende Person oder jemand, der Zugriff auf den ursprünglichen Lebenszyklus-Event-Fall hat, die Umfragefrage beantworten kann. Weitere Informationen finden Sie unter Eine Aktivität aus vorgelagerten Aktivitäten auslösen.
      Dokumente hochladen Fordert die Person, die der Aufgabe zugewiesen ist, auf, Dokumente hochzuladen. Beispiele sind Quittungen, Kursanmeldungen oder Transkripte für Erstattungen von Kursgebühren. Verwenden Sie das Feld Kurzbeschreibung, um Anweisungen bereitzustellen.
      Hinweis:
      Die Aufgabe muss den Status Bereit oder In Bearbeitung aufweisen.
      URL Das Feld URL wird angezeigt. Geben Sie einen URL-Link an, den der Benutzer beim Zugriff bestätigt.
      Video anzeigen Das Feld URL wird angezeigt. Fordert die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist, auf, ein Video anzusehen.
      Aktivität Wird angezeigt, wenn ein Mitarbeiter auf eine Aufgabe reagiert oder diese abschließt, und zeigt Aufgabenaktivitäten nach Mitarbeiter und zugewiesenem HR-Mitarbeiter.
      Optional Wählen Sie diese Feld aus, um die Aufgabe optional zu machen. Die Schaltfläche Überspringen wird für eine Aufgabe auf der Seite Fall öffnen angezeigt. Die betreffende Person kann die Aufgabe überspringen oder nichts machen, und der HR-Mitarbeiter kann den Fall vollständig abschließen.
      Status
      Der Arbeitsstatus des Falls. Die Status sind:
      • Entwurf
      • Bereit
      • In Bearbeitung
      • Abgeschlossen
      • Unvollständig geschlossen
      • Abgebrochen
      • Übersprungen
      • Hinweis:
        Ändern Sie den Status in Bereit oder In Bearbeitung, damit der Mitarbeiter die von Ihnen erstellte Aufgabe sehen kann.
      Zuweisungsgruppe

      Die HR-Gruppe, der der Fall zugewiesen ist. Wenn die Gruppe nicht automatisch festgelegt wird, weisen Sie eine HR-Gruppe zu, um eine Auswahl der HR-Benutzer im Feld Zugewiesen an bereitzustellen.

      Zuweisungsgruppen sind auf diese Gruppen mit einem Typ human_resources beschränkt.
      Hinweis:
      Um die Zuweisungsgruppe zu ändern, muss der Mitarbeiter im Feld Zugewiesen an ein Mitglied der neuen Gruppe sein.
      Dieses Feld bestimmt auch, wann Virtual Agent oder Connect-Support für die Funktion „Frage stellen“ verwendet wird.
      • Agent Workspace: Virtual Agent
      • Benutzer und Gruppen: Connect-Support
      Zugewiesen an
      Der Benutzer, der der Bearbeitung dieses Falls zugewiesen ist. Wenn der Benutzer nicht automatisch zugewiesen wird, klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer auswählen, der ein Mitglied der ausgewählten Gruppe ist.
      Hinweis:
      Um den HR-Mitarbeiter im Feld Zugewiesen an zu ändern, muss der Mitarbeiter ein Mitglied der Zuweisungsgruppe sein.

      Sie können dieses Feld auch verwenden, um eine Aufgabe der betreffenden Person des Falls zuzuweisen. Wenn Sie beispielsweise die betreffende Person auffordern möchten, ein Dokument zu unterzeichnen und zurückzusenden, oder eine Aufgabe als optional markieren möchten.
      Aufgaben-Support-Team Der Ansprechpartner innerhalb Ihres Unternehmens für Fragen.
      Hinweis:
      Um dies zu verwenden, aktivieren Sie das Plugin „Connect Service Portal Widgets“ (com.glide.connect.sp_widgets).
      Benutzer und Gruppen

      Wählen Sie diese Option, wenn Sie bestimmte Benutzer oder Gruppen, die dem HR-Fall oder der HR-Aufgabe zugeordnet sind, als primäre Unterstützung für diese HR-Aufgabe festlegen möchten. Sie können Felder aus dem HR-Fall oder der Aufgabe auswählen, z. B. „Geöffnet von“, „Geöffnet für“ und andere, oder Sie können aus verschiedenen Gruppen auswählen. Sie können weiter filtern, indem Sie bestimmte Kompetenzen auswählen.
      Connect Die Auswahl von „Connect“ gibt an, dass Ihr Unternehmen ServiceNow Connect-Messaging verwendet. Nachdem Sie „Warteschlange“ ausgewählt haben, wird das Feld „Warteschlange“ darunter angezeigt. Wählen Sie eine Chatwarteschlange aus, die die von Ihnen erstellte Aufgabe unterstützen soll. Sie können weiter filtern, indem Sie bestimmte Kompetenzen auswählen.

      In früheren Releases wurde dieses Feld als „Warteschlange“ bezeichnet.

      Hinweis:
      Das Plugin „Connect Support“ (com.glide.connect.support) ist veraltet. Weitere Informationen finden Sie unter Connect-Support aktivieren.
      Mitarbeiterbereich Unterstützt Agent Workspace für Chats. Die Auswahl von „Agent Workspace“ gibt an, dass Ihr Unternehmen Virtual Agent-Konversationen für Chats verwendet. Nachdem Sie „Agent Workspace“ ausgewählt haben, wird das Feld „AWA Warteschlange“ darunter angezeigt. Wählen Sie die Advanced Work Assignment-Chatwarteschlange aus, die die von Ihnen erstellte Aufgabe unterstützen soll. Sie können weiter filtern, indem Sie bestimmte Kompetenzen auswählen.
      Übergeordnete Fallbenutzer Wird angezeigt, wenn Benutzer und Gruppen aus dem Supportteam für Aufgaben ausgewählt werden.

      Wählen Sie Felder wie „Geöffnet von“, „Geöffnet für“ und andere aus dem übergeordneten HR-Fall aus, der diese HR-Aufgabe unterstützen soll.
      Gruppen Wird angezeigt, wenn Benutzer und Gruppen aus dem Supportteam für Aufgaben ausgewählt werden.

      Wählen Sie eine Gruppe, die mit dem HR-Fall oder der Aufgabe verbunden ist, als Unterstützung für die HR-Aufgabe aus.
      Warteschlange Wird angezeigt, wenn Warteschlange aus dem Supportteam für Aufgaben ausgewählt wird.
      Wählen Sie die Chatwarteschlange aus, zu der Fragen oder Hilfe für diese HR-Aufgabe weitergeleitet werden sollen.
      Hinweis:
      Was Sie hier auswählen, muss mit dem Wert im Feld HR-Warteschlange auf dem Chat-Setup-Formular unter „Zusammenarbeit“ übereinstimmen. Wenn diese Werte nicht übereinstimmen, tritt ein Fehler auf.
      Kompetenzen Die erforderlichen Fähigkeiten der Person, die dieser Kategorie des HR-Falls zugewiesen ist.
      Beobachtungsliste Die Liste der Benutzer, die in Bezug auf diesen Fall Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
      Kurzbeschreibung Kurzbeschreibungen werden über die ausgewählte HR-Aufgabenvorlage ausgefüllt und können überschrieben werden.

      Geben Sie die Informationen ein, die den Benutzer über die Aufgabenanforderung auffordert. Die Kurzbeschreibung wird dem Mitarbeiter über das HR-Service Portal angezeigt.
      Beschreibung Eine längere und detailliertere Beschreibung des Falls. Verwenden Sie die RTF-Tools (Rich Text Format), um Ihren Text zu formatieren.

      Rich-Text-Formatierung wird auch für eine Fall- oder Aufgabenbeschreibung im Employee Service Center oder Service Portal angezeigt.
      Zusätzliche Kommentare (sichtbar für Kunden) Geben Sie Kommentare, Updates und Informationen zur Aufgabe ein, die der betreffenden Person des Falls angezeigt werden.
      Hinweis:
      Übersetzen Sie den Text mit der Option Übersetzen in Ihre bevorzugte Sprache. Informationen zur Konfiguration des Frameworks für dynamische Übersetzungen finden Sie unter Dynamische Übersetzung.
      Arbeitsnotizen Geben Sie Hinweise zum Fall ein, um mit anderen HR-Mitarbeitern zu kommunizieren. Diese Notizen sind für die betreffende Person nicht sichtbar.
      Hinweis:
      Übersetzen Sie den Text mit der Option Übersetzen in Ihre bevorzugte Sprache. Informationen zur Konfiguration des Frameworks für dynamische Übersetzungen finden Sie unter Dynamische Übersetzung.
    4. Sie können:
      1. Klicken Sie auf Speichern im Inhaltsmenü, um die Aufgabe zu speichern, oder bleiben Sie im Formular Aufgabe.
      2. Klicken Sie auf Absenden, um die Aufgabe zu speichern und zum Formular HR-Fall zurückzukehren.
      3. Klicken Sie auf Arbeitsbereit, um die Aufgabe zu speichern, den Status in Bereit zu ändern und im Formular Aufgabe zu bleiben.
    5. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus.
      OptionBezeichnung
      Mir zuweisen Klicken
      Eine Aufgabe schließen Geben Sie die Informationen im Feld Arbeitshinweise und anderen Feldern (falls erforderlich) ein, und ändern Sie den Status zu Geschlossen – vollständig.
      Hinweis:
      Alle HR-Aufgaben müssen geschlossen werden, bevor der übergeordnete HR-Fall geschlossen werden kann.
      Aufgabe klonen Klicken Sie auf den zugehörigen Link Aufgabe klonen. Geben Sie die neuen Aufgabeninformationen im Aufgabenformular ein, und klicken Sie auf Aktualisieren.
      Aufgabe abbrechen Klicken Sie im Header des Formulars auf Aufgabe abbrechen.
      Überprüfen Sie den Fortschritt der gleichgeordneten Aufgaben. Auf der Registerkarte Gleichgeordnete Aufgaben werden alle Aufgaben unter demselben Fall angezeigt. Klicken Sie auf eine Aufgabennummer, um die Details anzuzeigen.
      HR-Dokumentbestätigung Führt die HR-Dokument-Bestätigungstypen auf, die von einem Mitarbeiter gegeben wurden. Sie können nach Typ filtern:
      • Anwender
      • Dokumentüberarbeitung
      • Signatur
      • Aktualisiert
      Wenn alle Aufgaben für einen HR-Fall geschlossen werden, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den HR-Mitarbeiter gesendet, der dem Fall zugewiesen ist.
      Hinweis:
      Wenn Sie den übergeordneten Fall schließen, wird allen untergeordneten Aufgaben der Status „Geschlossen – unvollständig“ zugewiesen.
    6. Klicken Sie oben im Formular auf das Anhangsymbol, um einen Dokumentanhang hinzuzufügen
      Anlagen zu Aufgaben sind im übergeordneten Fall verfügbar.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren.