Utiliser une demande de contrat non en libre-service
Soumettez des demandes de contrat non en libre-service pour l’examen des contrats basés sur des modèles tiers.
Fonctionnalités
Les demandes de contrat non en libre-service incluent les caractéristiques suivantes :
- Capacité de soumettre un document de tiers pour révision.
- Possibilité de charger plusieurs documents contractuels et justificatifs pour examen.
- Intégrations de signatures électroniques avec Adobe Sign et DocuSign.
- Prise en charge du stockage des documents contractuels dans votre ServiceNow instance ou dans des systèmes de stockage externes tels que Microsoft OneDrive et Google Drive.
- Référentiel Contracts contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
- Prise en charge d’une propriété système configurable pour générer une certification d’achèvement.
Workflow de demande de contrats en libre-service
Un exemple de workflow pour une demande de contrat papier (non libre-service) de tiers peut se dérouler comme suit :
- Le demandeur de contrat initie une demande de contrat à partir de l’espace de travail. Pour plus d'informations, consultez Initier une demande de contrat.
- La demande de contrat est créée à l’état Brouillon.
- L’utilisateur de contrat télécharge un ou plusieurs contrats uniques et leurs documents de support et les classe.
- Le prestataire de contrat examine le document contractuel joint à la demande de contrat.
- Si nécessaire, le prestataire reclasse le contrat et les pièces justificatives.
- Le prestataire de contrat apporte les modifications nécessaires aux documents contractuels.
- Le prestataire de contrat charge le contrat révisé dans la demande de contrat.
- Le prestataire de contrat envoie par e-mail le document de contrat révisé aux contacts de tiers.
- Le demandeur initie une approbation ad hoc.
- Si des modifications sont requises, elles sont appliquées et une nouvelle révision de document est créée.
- Affichez les réponses des contacts de tiers dans le flux d’activité de la demande de contrat.
Plusieurs itérations de révisions entre votre société et le tiers peuvent être nécessaires avant que le document contractuel ne soit finalisé par toutes les parties.
- Le prestataire de contrat prépare les signatures en spécifiant la commande dans le cas de plusieurs documents de contrat, en ajoutant les champs requis par le système de signature électronique configuré et en envoyant le document de contrat pour signature.
- Tous les signataires soumettent les signatures requises.
- Si la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
- Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.