Utiliser la demande de contrat en libre-service

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Soumettez des demandes de contrat qui génèrent des documents contractuels à l’aide d’un modèle de contrat prédéfini et de règles de modèle.

    Fonctionnalités

    • Modèles de contrat avec métadonnées et règles métier permettant de sélectionner le modèle le plus pertinent pour une demande.
    • Microsoft Word Formatez les modèles de contrat pour faciliter l’examen et la modification du contrat par le prestataire du contrat.
    • Intégrations de signatures électroniques avec Adobe Sign et DocuSign.
    • Intégrations de stockage externe avec Google Drive et Microsoft OneDrive pour stocker des documents de contrat signés.
    • Référentiel centralisé des contrats contenant les métadonnées des documents contractuels signés.
    • Propriété système permettant de générer une certification d’achèvement d’un contrat signé électroniquement.

    Workflow de contrats en libre-service

    Lorsqu’un demandeur soumet une demande de contrat en libre-service, un document de contrat est créé à l’aide d’un modèle de contrat standard basé sur les informations de la demande. Les informations de la demande sont insérées aux endroits appropriés dans le modèle.

    Étant donné que les documents de contrat sont au Microsoft Word format, l’examen, la modification et la finalisation des documents de contrat sont plus faciles que les documents au format PDF ou HTML.

    Si le document de contrat généré ne nécessite aucune modification, le demandeur peut l’envoyer aux signataires pour signature électronique. Une fois que tous les signataires ont signé le document de contrat, il est stocké sur l’instance ServiceNow ou sur un système de stockage externe en fonction de la configuration. Le demandeur et les membres du service des contrats peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel des contrats.

    Un exemple de workflow pour une demande de contrat en libre-service (sur papier) peut se dérouler comme suit :
    1. L’utilisateur de contrat lance une demande de contrat. Pour plus d'informations, voir Initier une demande de contrat
      • Lorsqu’il n’y a pas d’erreur de validation, la demande de contrat est créée à l’état Travail en cours.
      • En cas d’erreurs de validation des signataires, le demandeur de contrat les résout et soumet à nouveau la demande de contrat.
    2. Le document de contrat est généré à partir d’un modèle de contrat et les métadonnées, clauses et signataires sont ajoutés dynamiquement selon des conditions prédéfinies.
    3. La demande de contrat est affectée automatiquement (à l’aide de la règle d’affectation) ou manuellement à un prestataire de contrat.
    4. L’utilisateur du contrat modifie les demandes de changement et régénère le document de contrat.
    5. Le demandeur de contrat prévisualise le contrat généré et, si aucune modification n’est requise, l’envoie aux signataires.
    6. Le document de contrat est stocké dans l’instance ou le ServiceNow stockage externe selon la configuration.
    7. Tous les signataires soumettent les signatures requises. Si le signataire refuse le document, il est renvoyé au demandeur pour être retravaillé et envoyé à nouveau pour signature.
    8. Si la signature est refusée, l’utilisateur qui travaille sur la demande de contrat génère un nouveau document et le renvoie pour signature.
    9. Le contrat signé est joint à l’enregistrement de la demande de contrat.
    10. Le contrat signé est stocké sur l’instance ServiceNow ou un système de stockage externe et référencé dans le référentiel du contrat. Le demandeur et les membres du département peuvent accéder au document contractuel signé à partir du référentiel Contrats.
    11. Le demandeur de contrat peut annuler une demande de contrat lorsque l’état est Brouillon, Nouveau, En attente d’approbation, En attente de signature et Travail en cours.