Traiter une demande d’examen PTC

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 3 août 2023
  • 4 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe d’assistance pour les contrats juridiques, examinez et révisez un document de contrat tiers. Vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande juridique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_contracts.contracts_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez y accéder et travailler dessus, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Remarque :
    Lorsque vous n'êtes pas disponible, vous pouvez déléguer vos fonctions juridiques à d'autres utilisateurs.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Demande juridique > Legal Counsel Center.
    2. Cliquez sur l'icône Liste (icône Liste).
    3. Dans l'onglet Listes, ouvrez une demande juridique en sélectionnant une option sous Demandes juridiques.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
      3. Si la demande vous a été affectée récemment, sélectionnez Démarrer le travail pour commencer à travailler sur la demande.

        L’état de la demande juridique est Travail en cours et le document est Document prêt.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande à traiter.
    4. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_cnt.contract_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    5. Dans l’onglet Révisions de documents , gérez toutes les révisions du document de contrat.
      OptionÉtapes
      Pour réviser une révision de document existante
      • Sélectionnez le nom du document pour ouvrir l’enregistrement de révision du document.
      • Pour prévisualiser le fichier, cliquez sur le nom du fichier dans le champ Document .
      • Pour télécharger le fichier, cliquez sur l’icône de téléchargement ( icône Téléchargement).
      • Pour marquer la révision du document comme prête, sélectionnez Prêt.
      Pour créer une autre révision de document Créez une autre révision du document si d’autres modifications sont nécessaires dans la version la plus récente du document.
      1. Cliquez sur Créer une révision.

        La boîte de dialogue Créer une révision s’affiche.

      2. Dans la liste Créer une révision à partir de , sélectionnez l’emplacement du document.
        • Ordinateur : sélectionnez un fichier dans votre système local. Cliquez sur Joindre un fichier et chargez un fichier.
        • Activité : sélectionnez une pièce jointe dans le flux d’activités. Tous les fichiers joints aux e-mails entrants sont répertoriés dans le champ Document .
        • En ligne : sélectionnez un fichier stocké dans le système de stockage externe configuré.
      3. Ajoutez plus d’informations sur le document dans le champ Notes de travail . Ces informations sont ajoutées au flux d’activités avec la pièce jointe.
      4. Pour préparer le document à la révision ou à l’envoi pour signature électronique, sélectionnez Prêt.
      5. Cliquez sur Créer.

      Le document est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. La révision du document est répertoriée dans l’onglet Révisions de documents .
      Remarque :
      Si vous marquez la révision actuelle du document comme prête, toutes les versions précédentes du document qui étaient marquées comme prêtes sont effacées.
    6. Facultatif : Envoyez le document pour approbation ad hoc lorsqu’une approbation est requise de la part d’autres personnes concernées.
    7. Envoyez un e-mail aux personnes concernées pour que le document contractuel complété soit révisé et que les modifications soient confirmées.
      1. Cliquez sur Composer un e-mail.
      2. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, Cc et Cci selon vos besoins.
        Le champ À est prérempli avec l’e-mail du point de contact tiers saisi dans la demande et le champ Cc avec l’ID d’e-mail du demandeur.
      3. Saisissez l’objet de l’e-mail dans Objet.
        La brève description de la demande est renseignée par défaut.
      4. Dans le champ Pièces jointes , cliquez sur le lien +Ajouter un fichier pour ajouter les documents, puis sélectionnez la source du fichier.
        Si vous avez marqué une révision de document contractuel comme prête, elle est jointe à l’e-mail par défaut.
      5. Entrez le message dans le corps de l’e-mail.
      6. Cliquez sur Envoyer un e-mail pour envoyer l’e-mail immédiatement ou sur Enregistrer comme brouillon pour l’envoyer plus tard.
    8. Dans l’onglet Signataires , ajoutez les signataires auxquels le contrat sera envoyé pour signature électronique.
    9. Lorsque toutes les parties prenantes se sont mises d’accord sur la révision d’un document de contrat, cliquez sur Préparer pour signature afin de préparer et d’envoyer le document aux signataires pour signature électronique.
      L’état du document est mis à jour de Révision juridique interne à Préparation pour signature.
    10. Complétez le document dans le système de signature électronique configuré et envoyez-le pour signature.
      1. Connectez-vous au portail de signature électronique, selon vos besoins.
      2. Prévisualisez le document pour vous assurer que le contenu est correct.
      3. Ajoutez les champs requis, y compris le champ Signature.
      4. Cliquez sur Envoyer.
      Une enveloppe de signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état du document passe de Préparation pour signature à Signature en attente.

    Que faire ensuite

    1. Les signataires peuvent examiner et signer ou refuser de signer le document de contrat.
    2. Vous pouvez vérifier l’état du document dans la demande.
      • Si tous les signataires signent le document de contrat, l'état du document est mis à jour sur Contrat signé. Un enregistrement de référentiel de contrats juridiques est créé lorsque le document signé est joint ou lié. Vous pouvez également accéder à l’enregistrement du référentiel de contrat juridique à partir de l’onglet Contrats juridiques .
      • Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est mis à jour sur Signé.
      • Si un signataire refuse de signer le document de contrat, l'état du document est mis à jour sur Contrat refusé.Si d’autres modifications sont nécessaires dans le document de contrat, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
    3. Si le contrat est signé par toutes les parties, vous pouvez fermer la demande en cliquant sur Fermer terminé.