Créer des participants pour un modèle de document HTML

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Définissez les actions et l'ordre des actions pour les participants. Le type d'action et d'ordre est pris en compte lors du lancement des tâches de documents.

    Avant de commencer

    • Rôle requis : sn_hr_core.admin
    • Ce contenu s'applique uniquement aux modèles de documents créés dans l'application Document Templates (sn_doc). L'application Document Templates est différente de HR Document Templates. Pour HR Document Templates, consultez Modèles de documents RH.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Modèle de document > Tous les modèles de documents.
    2. Sélectionnez le modèle HTML que vous souhaitez utiliser.
    3. Configurez le modèle requis, puis cliquez sur Soumettre.
    4. Dans la liste connexe Participants, cliquez sur Nouveau.
    5. Renseignez les champs suivants du formulaire :
      Tableau 1. Formulaire Participant
      Champ Description
      Nom Nom d'affichage du participant mappé.
      Action Type d’action effectuée par le participant : Signer
      Utilisateur Mappage du champ d'utilisateur à un participant.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur, le participant est considéré comme un utilisateur interne. Si les champs Nom du participant et E-mail du participant (facultatif pour l’utilisateur interne) sont renseignés avec le champ Utilisateur, la tâche de signature électronique sera envoyée au nom du participant et à l’adresse e-mail du participant, et non au nom et à l’adresse e-mail du champ Utilisateur.

        Si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le participant est considéré comme un utilisateur externe (participant qui n’a pas accès au système ServiceNow). Pour ces participants, le nom du participant, l’adresse e-mail du participant doivent être spécifiés.

      • La valeur du champ Utilisateur est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      Nom du participant Option permettant de spécifier le nom lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur dans le champ Utilisateur, le champ Nom du participant est un champ facultatif. Lorsque vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le champ Nom du participant est un champ obligatoire.
      • La valeur du champ Nom du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ de script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      E-mail du participant Option permettant de spécifier une adresse e-mail lorsque le participant défini est un utilisateur externe.
      Remarque :
      • Lorsque vous sélectionnez une valeur dans le champ Utilisateur, le champ E-mail du participant est un champ facultatif. Si vous ne sélectionnez pas de valeur dans le champ Utilisateur, le champ E-mail du participant est obligatoire.
      • La valeur du champ E-mail du participant est effacée lorsque vous enregistrez ou mettez à jour le modèle avec le champ Script avancé sélectionné.
      • Ce champ n’est disponible que lorsque le type de signature est AdobeSign ou DocuSign.
      Table Table (table sys_user ou toute table qui étend la table sys_user) à partir de laquelle vous choisissez de remplir les variables.
      Modèle de document Nom du modèle de document.
      Modèle de tâche de document Modèle sélectionné dans la table de tâches Modèle de document afin de renseigner des informations supplémentaires pour la tâche de document, telles que la description et la brève description des tâches de signature.
      Remarque :
      Si d'autres informations ne sont pas définies, les valeurs par défaut du modèle sont utilisées dans la tâche de modèle de document.
      Script avancé Option permettant d'afficher le champ Script.
      Script Script indiquant les conditions du participant avec l’ID d’utilisateur, le nom du participant et l’e-mail du participant. Ce champ n'est activé que lorsque le champ Script avancé est sélectionné.
      Facultatif Lorsque cette option est activée, un participant est ignoré si le nom et l’adresse e-mail du participant ne sont pas disponibles. Cette vérification est effectuée uniquement pendant l’exécution et non lors de la configuration du modèle.
      Hauteur de signature Option pour indiquer la hauteur de signature.
      Largeur de signature Option pour indiquer la largeur de la signature.
    6. Cliquez sur Envoyer.