Conception de processus basée sur le workflow pour la version héritée de HR

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 11 minutes de lecture

    • Vous pouvez concevoir un nouveau processus RH basé sur le workflow lorsque les processus prédéfinis ne sont pas suffisants, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application. Vous pouvez créer un workflow entièrement nouveau ou utiliser des composants existants dans votre processus RH.

    Pour concevoir un nouveau workflow ou personnaliser un workflow prédéfini, vous travaillez généralement avec une personne de votre organisation qui a de l'expérience dans la conception et la personnalisation de workflow.

    Les composants suivants peuvent être utilisés ou personnalisés pour les processus RH.
    • Les processus prédéfinis prévus pour l'intégration, les départs et les modifications d'informations.
    • Les actions de script Action d'embauche d'employé informatique et Action de départ d'employé informatique.
    • Workflows qui créent des tâches RH et informatiques.
    • Le guide de commande qui crée des demandes d'éléments de catalogue.
    • Les créateurs d'enregistrements, connus sous le nom d'éléments de catalogue, qui lancent des processus RH automatisés.

    Les éléments suivants fonctionnent par défaut avec des processus RH. Vous pouvez les modifier au besoin. Par exemple, vous pouvez étendre le tableau de profil RH pour capturer des informations supplémentaires.

    • Tableau Profil RH [hr_profile]
    • Tableau Ticket RH [hr_case]
    • Script includes

    La liste suivante décrit les tâches que vous effectuez pour concevoir un nouveau processus RH automatisé.

    1. Concevoir les étapes du processus, en décrivant le flux de processus à un niveau élevé. Un exemple est indiqué dans le tableau.
    2. Créez ou personnalisez un élément de catalogue qui crée le ticket RH.
    3. Créez le workflow pour traiter la demande, y compris l'une des configurations pertinentes suivantes.
      Règles d'approbation
      Examiner et approuver, ou rejeter la demande. Par exemple, approuver une demande de congé.
      Règles d'affectation
      Affectez la demande à une personne ou à un groupe spécifique. Par exemple, affecter des enregistrements de modifications d'avantages à un administrateur d'avantages spécifique. Les groupes, les compétences et les localisations RH peuvent tous être pris un compte pour l'affectation automatique.
      Notifications par e-mail
      Alerter un membre de l'équipe RH ou un groupe au sujet de la demande. Par exemple, envoyer une notification à l'agent RH auquel un ticket est affecté.
      Tâches d'exécution
      Créez des tâches RH et des demandes d'éléments exécutées par d'autres départements. Par exemple, une tâche RH pour réactiver le compte de messagerie d'un utilisateur à la fin d'un congé.
    4. Personnalisez les informations de profil, si nécessaire, via le nouveau processus. Par exemple, vous pouvez étendre le tableau du profil RH pour créer un tableau Dépendants, qui peut être nécessaire pour le traitement des réclamations relatives aux assurances des employés.
    5. Sélectionnez un événement pour lancer le workflow lorsque le ticket RH est créé.
    Tableau 1. Exemple des étapes typiques d'un processus d'intégration
    Étape Description
    Collecter les informations
    • Lorsqu'une offre d'emploi est acceptée, collectez les renseignements de base sur le nouvel employé.
    • Créez un ticket RH et un profil RH pour l'employé avec les informations saisies.
    • Demandez l'approbation pour l'intégration.
    Approbation Approuvez la demande d'intégration, puis générez les tâches pour ce travail, telles que :
    • Tâches RH, telles que l'exécution de vérifications de références.
    • Demandes hors RH, par exemple, matériel et logiciel appropriés qui génèrent les éléments demandés du catalogue de service. Les départements non-RH répondent à ces demandes.
    Exécution Exécutez les tâches générées requises pour l'intégration.
    Date de début Lorsque l'employé intègre l'entreprise, effectuez des actions telles que :
    • Réinitialisez un mot de passe ou déverrouillez le compte Active Directory pour un employé.
    • Ajoutez des rôles à l'employé.
    • Envoyez un e-mail de bienvenue à l'équipe.

    Workflow d'intégration d'employé dans la version héritée de HR

    Examinez un aperçu détaillé du processus automatisé RH prédéfini pour l'intégration d'un employé afin de vous assurer qu'il répond aux besoins de votre organisation. Vous avez également la possibilité de personnaliser le workflow d'intégration ou de concevoir un nouveau workflow.

    Pour concevoir un nouveau workflow ou personnaliser un workflow prédéfini, vous travaillez généralement avec une personne de votre organisation qui a de l'expérience dans la conception et la personnalisation de workflow.

    Le processus d'intégration commence lorsqu'un gestionnaire RH soumet une demande d'intégration à partir du catalogue RH ou du portail de services RH, qui saisit un ticket de gestion des données des employés.

    Le ticket est affecté à un employé RH, l'approbation doit être accordée avant que tout travail soit effectué. Après approbation, l'employé des RH définit les tâches d'embauche pour l'intégration de la nouvelle recrue.

    La nouvelle recrue utilise le portail de services RH pour accomplir les tâches d'intégration.

    Le système vérifie d'abord s'il existe un profil RH en se basant sur le prénom, le nom de famille et l'adresse e-mail personnelle de la personne embauchée. Par exemple, un profil RH existe déjà si la personne est un ancien employé. Si un profil RH correspondant est trouvé, le système ajoute les informations pertinentes au profil et met à jour l'état de l'emploi. S'il n'existe aucun profil RH, un enregistrement de profil RH est créé pour le nouvel employé. L'enregistrement est rempli avec les renseignements personnels saisis dans le formulaire du catalogue.

    Les profils RH sont créés avant le déclenchement du flux d'approbation, afin de permettre l'enregistrement de commentaires et de notes de travail confidentiels dans l'enregistrement de profil RH sécurisé. Les informations sensibles sont saisies à un stade précoce.
    Remarque :
    Si la demande d'intégration est créée à partir du formulaire Nouvel enregistrement, l'utilisateur doit commencer par sélectionner la catégorie RH - Gestion des données d'employé. L'utilisateur peut cliquer sur Nouveau, compléter les informations, puis soumettre le ticket RH.

    Une fois la demande envoyée :

    1. Un nouvel enregistrement utilisateur [sys_user] est créé pour l'employé et complété avec les informations saisies dans le profil RH.
    2. L'enregistrement utilisateur est lié au ticket RH, et le nom apparaît dans le champ Ouvert pour sur la page de Ticket de gestion des données de l'employé.
    3. L'état du ticket RH est défini sur Prêt.
    4. Le workflow RH d'embauche d'employé envoie un e-mail aux approbateurs pour demander l'approbation de l'embauche du nouvel employé.
    Remarque :
    Votre instance doit être configurée pour envoyer des e-mails aux approbateurs avec une notification indiquant qu'une approbation requiert leur attention.
    1. L'événement d'exécution de hr_case.approved se produit. Les flux secondaires et les guides de commande suivants sont lancés.
    2. Un workflow de tâches RH pour générer des tâches à effectuer pour l'équipe RH.
      • Modification des informations des employés
      • Départ d'employés
      • Lettre de vérification des emplois précédents
      • Intégration de nouveaux employés
      • Configuration du salaire du nouvel employé
      • Vérifications des antécédents du nouvel employé
      • Acceptation de la politique anti-corruption du nouvel employé
      • Configuration des avantages du nouvel employé
      • Exigences en matière de formation du nouvel employé
    3. Un workflow de tâches informatiques génère une demande de catalogue de services pour l'équipe informatique. L'action de script Action d'embauche d'employé informatique déclenche et exécute un guide de commande à l'aide de l'activité Guide des commandes pouvant contenir des scripts.
      • Le guide de commande utilise des règles pour spécifier les éléments requis en fonction des réponses aux questions lors de la demande d'intégration. Ces réponses permettent de remplir diverses valeurs et déterminent les éléments demandés générés par le guide de commande. Par exemple, tous les employés reçoivent un compte de messagerie, mais seuls certains employés reçoivent un ordinateur portable. Les questions sont Type d'emploi, Département et Type d'emplacement.
      • Le champ Demandé pour est défini selon le nouvel employé.
      • Une demande d'approbation pour les éléments du catalogue de service est générée et une notification est envoyée à l'approbateur informatique.
      • Une fois l'approbation reçue, la demande de catalogue de service est définie sur Approuvé et l'état de l'élément demandé est défini sur Ouvert.
      Remarque :
      Si le ticket d'intégration est annulé, les éléments demandés sont également annulés.
    4. La veille de la date du début de l'emploi, un e-mail de bienvenue est envoyé au responsable du nouvel employé. Pour présenter le nouvel employé, le responsable peut modifier et envoyer cet e-mail à l'équipe.
    5. Lorsqu'une demande d'intégration est approuvée, les actions suivantes se produisent.
    6. Lorsque toutes les tâches RH générées et les éléments demandés sont accomplis, les actions suivantes ont lieu.
      • Le profil RH et le ticket RH sont mis à jour pour définir le statut d'emploi sur Employé(e).
      • Le ticket RH est clos.
        Remarque :
        Le ticket RH ne peut pas être clos lorsqu'il existe des requêtes ou des tâches RH incomplètes.
    Si une demande d'intégration est rejetée, les actions suivantes se produisent.
    1. Le ticket RH est clos et le profil RH est défini sur Inactif.
    2. Une note de travail est ajoutée au profil RH pour indiquer le rejet.
    3. Une notification appropriée est envoyée au créateur de l'enregistrement d'intégration.
    4. Les éléments demandés sont annulés.
    5. Le processus d'intégration se termine.

    Workflow de départ d'employé dans la version héritée de HR

    Examinez des informations détaillées sur le processus RH prédéfini de workflow de départ d'employé afin de s'assurer qu'il répond aux besoins de votre organisation. Il vous faudra peut-être personnaliser le workflow de départ ou concevoir un nouveau workflow.

    Pour concevoir un nouveau workflow ou personnaliser un workflow prédéfini, vous travaillez généralement avec une personne de votre organisation qui a de l'expérience dans la conception et la personnalisation de workflow.

    Le processus de départ par défaut commence lorsqu'une demande de départ est soumise. Cela crée un ticket RH pour l'employé qui quitte l'entreprise et déclenche le Workflow RH de départ d'employé. Si l'employé n'a pas d'enregistrement de profil RH, il est créé lorsque le workflow est déclenché.

    Une approbation de départ de l'employé et une demande d'approbation est envoyée aux membres du groupe Direction RH. Lorsqu'une demande de départ est approuvée, les actions suivantes se produisent.

    1. L'État de l'emploi du ticket RH et du profil RH de l'employé est défini sur Départ.
    2. L'état du ticket RH devient Travail en cours.
    3. L'événement d'exécution de hr_case.approved se produit. Ceci déclenche :
      • L'ajout de tâches RH au ticket RH par le workflow Tâches RH de départ d'employé. Le workflow de départ génère des tâches de manière dynamique à partir du modèle, comme pour l'intégration.
      • L'action de script Action de départ d'employé informatique pour récupérer les actifs de l'employé en générant des tâches pour chaque actif affecté à l'employé.
    4. Lorsque la date de fin de l'emploi est atteinte et que le workflow Tâches RH de départ d'employé est terminé, les actions suivantes se produisent.
      • L'état du ticket RH est défini sur Fermé terminé.
        Remarque :
        Le ticket RH ne peut pas être clos lorsqu'il existe des requêtes ou des tâches RH incomplètes.
      • L'état de l'emploi du profil RH et du ticket RH sont définis sur Employés précédents.
      • Le ticket RH et le profil RH sont définis sur Inactif.
    Si une demande de départ est rejetée, les actions suivantes se produisent.
    1. L'état de l'emploi est défini sur Employé(e) pour le ticket RH et le profil RH.
    2. L'état du ticket RH est défini sur Fermé incomplet.
    3. Les utilisateurs affectés au ticket RH sont avisés.

    Workflow de changement d'employé dans la version héritée de HR

    Examinez des informations détaillées sur le workflow RH prédéfini de changement d'employé afin de vous assurer qu'il répond aux besoins de votre organisation. Le workflow RH de changement d'employé est utilisé pour demander des mises à jour des informations du profil RH que les employés et leurs gestionnaires ne sont pas autorisés à modifier.

    En règle générale, les organisations permettent aux employés de mettre à jour certaines informations personnelles, mais pas les informations relatives à l'emploi, qui sont modifiées par un agent RH ou le responsable de l'employé. Par exemple, le responsable met à jour le profil lorsque l'employé est promu à un nouveau poste.

    Dans la configuration de Human Resources, vous pouvez sélectionner les champs de profil RH qui peuvent être modifiés. Vous pouvez sélectionner des champs pour les informations personnelles et relatives à l'emploi, ainsi que d'autres informations sensibles. Les employés peuvent mettre à jour n'importe quel champ d'informations personnelles modifiable directement dans leurs profils RH.

    Les champs relatifs aux informations sur l'emploi que vous activez à des fins d'édition permettent au responsable d'un employé de mettre à jour le champ. Toutefois, le responsable ne peut pas ouvrir le profil RH de l'employé. Le responsable doit soumettre une demande de modification des informations de l'employé avec les renseignements mis à jour. Lorsque la demande de modification des champs modifiables est présentée, le workflow Changement d'employé RH exécute les actions suivantes.
    • Ouvre un ticket RH.
    • Met à jour le profil RH de l'employé
    • Clôture le ticket RH.
    Pour mettre à jour les champs de profil RH qui ne sont pas modifiables, les employés ou leurs responsables soumettent une demande de modification d'informations des employés. Si l'utilisateur spécifié a un profil RH, le créateur d'enregistrement place les données disponibles dans les champs correspondants. Le demandeur met à jour les champs à modifier et soumet la demande qui lance le workflow RH de changement d'employé suivant.
    • Ouvre un ticket RH.
    • Envoie une demande d'approbation aux membres du groupe RH. La notification répertorie les modifications demandées et contient des liens pour approuver ou rejeter les modifications.
    • Si l'approbation est donnée, le profil RH est mis à jour et le ticket RH est clos. Étant donné qu'il s'agit d'une simple mise à jour du profil RH, aucune autre notification n'est envoyée.
    • Si les modifications demandées sont rejetées, un commentaire est ajouté au profil RH pour préciser qui a rejeté la demande, le ticket RH est défini sur Fermé incomplet, et les agents RH affectés au ticket sont informés.

    Lorsqu'un agent RH soumet une demande de changement d'employé RH, par exemple lorsqu'un employé ou un responsable appelle l'agent RH, le profil RH est mis à jour et le ticket est clos. Aucune notification n'est envoyée.