Vous pouvez automatiser les processus RH, tels que l'intégration d'un nouvel employé, dans la version de HR non incluse dans le champ d'application. Il existe des processus prédéfinis qui lancent des workflows automatisés. Vous pouvez personnaliser les processus prédéfinis et en créer.

Les processus prédéfinis sont disponibles pour répondre aux demandes ou éléments de catalogue RH suivants.

• Intégration d'employés : les gestionnaires des RH peuvent soumettre une demande RH d'intégration d'un nouvel employé.
• Modification des informations des employés : les gestionnaires des RH soumettent des demandes de mise à jour des renseignements sur le profil RH d'un employé, par exemple lorsque son nom, son poste ou sa localisation change. Les employés peuvent soumettre des demandes de modification de certains champs de profil, comme l'adresse du domicile ou l'e-mail personnel. Les champs de profil RH sont modifiés automatiquement lorsqu'une demande est soumise.
• Départ d'employés : les gestionnaires des RH peuvent soumettre une demande RH de départ d'un employé.

Les éléments de catalogue RH peuvent être personnalisés et intégrés à une organisation plus vaste, par exemple pour engager l'équipe informatique afin de configurer un ordinateur portable pour un nouvel employé. Des ensembles standard de tâches pour les processus RH sont définis, et le système peut être configuré pour créer et affecter automatiquement ces tâches au moment approprié.

Les renseignements sur les employés peuvent être transmis automatiquement à d'autres départements pour commencer leurs processus. L'équipe RH n'a pas besoin de connaître les spécificités de ces autres processus. Des départements tels que le département informatique et celui des installations conservent le contrôle de leurs processus et en informent le département RH lorsqu'ils sont terminés.

Voici comment fonctionne le processus d'intégration prédéfini pour un nouvel employé nommé Alain :

1. Le gestionnaire RH d'Alain soumet une demande d'intégration d'employé à partir du catalogue RH ou du portail de services RH. Les actions suivantes se produisent.
   • Un nouveau ticket RH est créé avec une catégorie Embauche.
   • Un nouvel enregistrement de profil RH est créé pour conserver les informations personnelles d'Alain à partir du formulaire d'intégration. L'équipe RH peut ajouter des informations au profil RH pour stocker et suivre toutes les données fournies par Alain.
2. Une demande d'approbation est générée et affectée automatiquement à l'utilisateur qui peut vérifier et approuver la demande d'intégration.
3. Une fois l'approbation obtenue, l'enregistrement de l'utilisateur Alain est automatiquement créé et lié au profil RH. Les tâches RH standard sont automatiquement créées pour être prises en charge par l'équipe RH, comme la mise en place du salaire et des avantages sociaux, et l'exécution d'une vérification des antécédents.
4. Un workflow génère automatiquement des demandes pour fournir à Alain le matériel informatique, les logiciels et les accès adaptés aux systèmes informatiques en fonction du département, de l'emplacement et du poste.
5. Lorsque toutes les tâches sont terminées, le département RH confirme que tout est prêt pour le premier jour et ferme l'enregistrement du ticket.

L'équipe RH peut suivre l'évolution de l'ensemble du processus d'intégration.

Utiliser les événements pour lancer des processus RH

Vous pouvez utiliser des événements pour lancer des processus de workflow, généralement lorsqu'un nouveau ticket RH est créé. Ce processus fonctionne comme suit :

1. Lorsqu'un ticket RH est créé ou modifié, un événement d'exécution RH se produit. Par exemple, l'événement hr_case.inserted se produit lorsqu'un nouveau ticket RH est créé.
2. L'événement déclenche des actions de script qui exécutent des scripts au besoin et lancent des workflows. Par exemple, l'action de script Action d'intégration d'employé informatique lance le Workflow d'intégration d'employé informatique.