Gérer la gestion des données d’employé dans la version héritée de HR

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 21 minutes de lecture

    • La Gestion des données d'employé RH gère les renseignements personnels des employés, les demandes de lettres de vérification des emplois précédents, les tâches d'intégration des nouveaux employés et les tâches de départ pour les employés qui quittent l'entreprise dans la version de HR non incluse dans le champ d'application.

    Les spécialistes, les généralistes et les gestionnaires RH peuvent :

    • Gérer l'embauche de nouveaux employés.
    • Gérer le départ des employés quittant la société.
    • Mettre à jour des informations personnelles des employés.
    • Envoyer des lettres de vérification des emplois précédents.

    Plusieurs tâches peuvent être affectées aux tickets de gestion des données d'employés.

    Exemple de demande de ticket RH

    Alain, un recruteur de RH, veut envoyer des documents d'intégration aux nouvelles recrues.

    1. Un gestionnaire d'intégration crée une demande d'intégration via le portail de services RH ou Alain crée une demande d'intégration RH par le biais de RH • Gestion des données d'employé. Un ticket d'intégration RH est créé et attribué à un agent RH, tel qu'un spécialiste ou un généraliste, en fonction des règles d'affectation.
    2. Le ticket est soumis à l'approbation.
    3. Après avoir obtenu l'approbation, l'agent RH traite le ticket RH, en créant des tâches RH pour cette demande. Les tâches sont confiées au nouvel employé et aux agents RH.
    4. Lorsque toutes les tâches sont terminées, le ticket RH est fermé.

    Créer et compléter un ticket de modification des informations des employés dans la version héritée de HR

    Les employés peuvent demander des modifications d'information des employés par l'entremise du portail de services RH. Les agents RH peuvent créer un ticket de gestion des données des employés et répondre à cette demande par le biais de RH • Gestion des données d'employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez répondre à une demande de modification des informations des employés par le biais de RH • Gestion des données d'employé.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé.
      La liste Tickets de gestion des données d'employé s'ouvre.
    2. Cliquez sur Nouveau ou un numéro de ticket.
      Les étapes de workflow sont répertoriées en haut, et le nouveau ticket est à l'étape Brouillon.
    3. Complétez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Champs du Ticket de gestion des données d'employé
      Champ Description
      Numéro Le numéro d'identification du ticket affecté automatiquement, qui ne peut pas être modifié.
      Ouverts pour L'utilisateur qui a besoin d'une assistance RH. Cliquez sur l'icône Référencer à l'aide de la liste et sélectionnez l'utilisateur. Les informations relatives à l'emplacement et au département sont remplies automatiquement.
      Emplacement La situation géographique de l'utilisateur associé au ticket.
      Département Le département de l'utilisateur associé au ticket.

      Si vous sélectionnez le département, le champ Gestionnaire est rempli si un responsable de département est affecté.
      Catégorie La catégorie du ticket RH. En sélectionnant la catégorie, vous pouvez enregistrer le nouveau ticket et lancer le processus d'affectation automatique, le cas échéant.

      Sélectionnez Modification des informations des employés.
      Compétences Les compétences requises de la personne affectée à cette catégorie de ticket RH.
      État L'état ou le statut du ticket.
      Priorité La priorité du ticket, basée sur la catégorie et si l'employé est un VIP.
      Ouvert La date et l'heure de l'ouverture du ticket.
      Groupe d'affectation Le groupe à qui l'enregistrement est affecté. Si le groupe n'est pas défini automatiquement, affectez un groupe RH pour fournir une sélection d'utilisateurs RH dans le champ Affecté à. Les groupes d'affectation sont limités aux groupes ayant un type de human_resources.
      Affecté à L'utilisateur affecté pour travailler sur ce ticket. Si l'utilisateur n'est pas affecté automatiquement, cliquez sur l'icône de recherche pour sélectionner un utilisateur qui est un membre du groupe d'affectation sélectionné.
      Liste de surveillance La liste des utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket. Cliquez sur l'icône de verrou pour ajouter des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous inclure.
      Brève description Une brève description du ticket. Une valeur par défaut s'affiche lorsqu'une catégorie est sélectionnée.
      Description Une description plus longue et plus détaillée du ticket.
      Notes de travail ou commentaires supplémentaires Informations supplémentaires sur le ticket. Cliquez sur Notes de travail pour l'ajouter sous forme de note de travail interne. Saisissez les informations et cliquez sur Commentaires supplémentaires si vous souhaitez que l'utilisateur les voie.
    4. L'approbation est nécessaire pour que le ticket puisse évoluer.
      Une fois l'approbation reçue, l'information est mise à jour et l'état change pour Fermé terminé.
    5. Pour mettre à jour des informations supplémentaires, cliquez sur les onglets À propos des employés, Informations sur l'emploi et Informations de contact pour ajouter ou modifier des informations personnelles.
    6. Cliquez sur Envoyer pour enregistrer et fermer le ticket, puis retournez à la liste Tickets de gestion des données d'employé ou Prêt pour le travail pour enregistrer et fermer le ticket et rester sur le formulaire Ticket de gestion des données d'employé.

    Résultats

    Une fois le ticket RH de gestion des données d'employé créé, un accord de niveau de service (SLA) est appliqué pour suivre ses progrès. Les SLA définissent la durée du temps nécessaire pour fermer un ticket RH. Par défaut, les tickets d'intégration et de départ RH sont réglés sur deux jours, et d'autres tickets RH sont réglés sur quatre heures. Le SLA peut être suspendu si l'agent RH doit contacter un fournisseur afin d'obtenir des informations et que celui-ci n'est pas disponible immédiatement.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent visualiser les enregistrements SLA de ticket en accédant à RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > SLA des tickets. Vous pouvez également exécuter des rapports SLA.

    Créer un ticket de départ d'employé dans la version héritée de HR

    Les agents RH peuvent gérer le départ des employés à l'aide du module RH • Gestion des données d'employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_case_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les agents RH peuvent gérer le départ des employés qui quittent l'entreprise à l'aide du formulaire Ticket de gestion des données d'employé.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé.
      La liste Tickets de gestion des données d'employé s'ouvre.
    2. Cliquez sur Nouveau ou un numéro de ticket.
      Les étapes de workflow sont répertoriées en haut, et le nouveau ticket est à l'étape Brouillon.
    3. Complétez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Champs du Ticket de gestion des données d'employé
      Champ Description
      Numéro Le numéro d'identification du ticket affecté automatiquement, qui ne peut pas être modifié.
      Ouverts pour

      Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez l'employé qui va quitter l'entreprise.
      Emplacement La situation géographique de l'utilisateur associé au ticket.
      Département Le département de l'utilisateur associé au ticket.

      Si vous sélectionnez le département, le champ Gestionnaire est rempli si un responsable de département est affecté.
      Catégorie La catégorie du ticket RH. Sélectionnez Départ d'employés.
      Remarque :
      Certaines catégories de tickets ont un workflow associé.
      Compétences Les compétences requises de la personne affectée à cette catégorie de ticket RH.
      État L'état du ticket. L'état est également affiché en haut.
      Priorité La priorité du ticket, basée sur la catégorie et si l'employé est un VIP.
      Ouvert La date et l'heure de l'ouverture du ticket.
      Ouvert par L'utilisateur qui crée l'enregistrement.
      Groupe d'affectation Le groupe à qui l'enregistrement est affecté. Si le groupe n'est pas défini automatiquement, affectez un groupe RH pour fournir une sélection d'utilisateurs RH dans le champ Affecté à. Les groupes d'affectation sont limités aux groupes ayant un type de human_resources.
      Affecté à L'utilisateur affecté pour travailler sur ce ticket. Si l'utilisateur n'est pas affecté automatiquement, cliquez sur l'icône de recherche pour sélectionner un utilisateur qui est un membre du groupe d'affectation sélectionné.
      Liste de surveillance La liste des utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket. Cliquez sur l'icône de verrou pour ajouter des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous inclure.
      Brève description Une brève description du ticket. Une valeur par défaut s'affiche lorsque vous sélectionnez une catégorie.
      Description Une description plus longue et plus détaillée du ticket.
      Notes de travail ou commentaires supplémentaires Informations supplémentaires sur le ticket. Cliquez sur Notes de travail pour l'ajouter sous forme de note de travail interne. Saisissez les informations et cliquez sur Commentaires supplémentaires si vous souhaitez que l'utilisateur les voie.
    4. L'approbation est nécessaire pour que le ticket puisse évoluer.
      Une fois l'approbation reçue, l'information est mise à jour et l'état change pour Travail en cours.
    5. Faites défiler vers le bas pour afficher les tâches affectées pour le départ.
    6. Cliquez sur un numéro de tâche (HRTxxxxxxx) pour afficher les détails et mettre à jour l'état.
    7. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer et revenir au formulaire Ticket de gestion des données de l'employé ou Enregistrer pour enregistrer et rester sur le formulaire Tâche RH.

    Résultats

    Une fois le ticket RH créé, un accord sur les niveaux de service (SLA) est appliqué pour suivre sa progression. Les SLA définissent la durée du temps nécessaire pour fermer un ticket RH. Par défaut, les tickets d'intégration et de départ RH sont réglés sur deux jours, et d'autres tickets RH sont réglés sur quatre heures. Le SLA peut être suspendu lorsque l'agent RH doit contacter un fournisseur afin d'obtenir des informations et que celui-ci n'est pas disponible immédiatement.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent visualiser les enregistrements SLA de ticket en accédant à RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > SLA des tickets. Vous pouvez également exécuter des rapports SLA.

    Compléter un ticket de départ d'employé dans la version héritée de HR

    Vous pouvez travailler sur une demande de départ pour vous assurer que tous les documents requis ont été examinés et signés avant le dernier jour d'un employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_case_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les agents RH s'assurent que toutes les tâches de départ requises ont été accomplies dans le cadre du processus de départ.

    Une approbation est requise. Les approbateurs utilisent le portail de services RH ou la page Ticket de gestion des données de l'employé. Une fois l'approbation reçue, l'État passe à Travail en cours.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé ou à RH • Gestion des tickets > Tâches RH > Mes affectations.
    2. Cliquez sur un numéro de ticket.
    3. Faites défiler vers le bas et passez en revue les Tâches RH.
      Lorsque les tâches affectées sont accomplies, l'État passe à Fermé terminé. Les tâches à l'état Prêt ne sont pas terminées.
    4. Cliquez sur les numéros de tâches qui vous sont affectés.
    5. Cliquez sur Démarrer le travail pour enregistrer les informations du ticket et passer l'état de Prêt à Travail en cours.
    6. Changez l'état pour Fermé terminé une fois la tâche terminée.
    7. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer et revenir au formulaire Ticket de gestion des données de l'employé ou Enregistrer pour enregistrer et rester sur le formulaire Tâche RH.
    8. Lorsque toutes les tâches sont terminées, modifiez l'état du ticket en Fermé terminé.
    9. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer et retourner à la liste Ticket de gestion des données d'employé ou Enregistrer pour rester sur le formulaire Ticket de gestion des données d'employé.

    Résultats

    Une fois le ticket RH de gestion des données d'employé créé, un accord de niveau de service (SLA) est appliqué pour suivre ses progrès. Les SLA définissent la durée du temps nécessaire pour fermer un ticket RH. Par défaut, les tickets d'intégration et de départ RH sont réglés sur deux jours, et d'autres tickets RH sont réglés sur quatre heures. Le SLA peut être suspendu si l'agent RH doit contacter un fournisseur afin d'obtenir des informations et que celui-ci n'est pas disponible immédiatement.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent visualiser les enregistrements SLA de ticket en accédant à RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > SLA des tickets. Vous pouvez également exécuter des rapports SLA.

    Créer un ticket de lettre de vérification des emplois précédents dans la version héritée de HR

    Les employés peuvent demander une lettre de vérification des emplois précédents par l'entremise du portail de services RH. Les agents RH peuvent créer un ticket RH et répondre à cette demande par le biais de RH • Gestion des données d'employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lorsqu'un employé demande une lettre de vérification des emplois précédents, les agents RH utilisent RH • Gestion des données d'employé pour répondre à cette demande. La lettre est générée en fonction des informations de profil RH. L'agent RH affecté à la demande peut joindre la lettre à un message électronique et l'envoyer à l'adresse e-mail de contact fournie.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé.
      La liste Tickets de gestion des données d'employé s'ouvre.
    2. Cliquez sur Nouveau ou un numéro de ticket.
      Les étapes de workflow sont répertoriées en haut, et le nouveau ticket est à l'étape Brouillon.
    3. Complétez le formulaire.
      Tableau 3. Champs du Ticket de gestion des données d'employé
      Champ Description
      Numéro Le numéro d'identification du ticket affecté automatiquement, qui ne peut pas être modifié.
      Ouverts pour L'utilisateur qui a besoin d'une assistance RH. Cliquez sur l'icône Référencer à l'aide de la liste et sélectionnez l'utilisateur. Les informations relatives à l'emplacement et au département sont remplies automatiquement.
      Emplacement La situation géographique de l'utilisateur associé au ticket.
      Département Le département de l'utilisateur associé au ticket.

      Le champ Gestionnaire est rempli si un responsable de département est affecté.
      Catégorie La catégorie du ticket RH. En sélectionnant la catégorie, vous pouvez enregistrer le nouveau ticket et lancer le processus d'affectation automatique, le cas échéant.
      Remarque :
      Certaines catégories de tickets ont un workflow associé.

      Sélectionnez Lettre de vérification des emplois précédents.
      Modèle PDF L'emplacement de l'employé détermine le modèle de lettre. Changez en cliquant sur l'icône de Recherche pour afficher une liste de lettres.
      Compétences Les compétences requises de la personne affectée à cette catégorie de ticket RH.
      État L'état du ticket est également affiché en haut.
      Priorité La priorité du ticket, basée sur la catégorie et si l'employé est un VIP.
      Ouvert La date et l'heure de l'ouverture du ticket.
      Ouvert par L'utilisateur qui crée l'enregistrement.
      Groupe d'affectation Le groupe à qui l'enregistrement est affecté. Si le groupe n'est pas défini automatiquement, affectez un groupe RH pour fournir une sélection d'utilisateurs RH dans le champ Affecté à. Les groupes d'affectation sont limités aux groupes ayant un type de human_resources.
      Affecté à L'utilisateur affecté pour travailler sur ce ticket. Si l'utilisateur n'est pas affecté automatiquement, cliquez sur l'icône de recherche pour sélectionner un utilisateur qui est un membre du groupe d'affectation sélectionné.
      Liste de surveillance La liste des utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket. Cliquez sur l'icône de verrou pour ajouter des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous inclure.
      Brève description Une brève description du ticket. Une valeur par défaut s'affiche lorsque vous sélectionnez une catégorie.
      Description Les informations de contact fournies par employé s'affichent.
      Notes de travail ou commentaires supplémentaires Informations supplémentaires sur le ticket. Cliquez sur Notes de travail pour l'ajouter sous forme de note de travail interne. Saisissez les informations et cliquez sur Commentaires supplémentaires si vous souhaitez que l'utilisateur les voie.
    4. Cliquez sur les onglets À propos des employés, Informations sur l'emploi et Informations de contact pour ajouter ou modifier des informations personnelles.
    5. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer et retourner à la liste Tickets de gestion des données d'employé ou Démarrer le travail pour enregistrer et rester sur le formulaire Ticket de gestion des données d'employé.

      L'état passe à Travail en cours.

      Les articles de la base de connaissance basés sur la brève description sont répertoriés. Il y a deux onglets. Le premier montre des articles auxquels vous avez accès et l'autre affiche des articles auxquels l'appelant peut accéder. Différents emplacements géographiques ou calendriers de jours non ouvrés par pays déterminent la sélection de l'article.

    6. Pour prévisualiser et joindre un article de la base de connaissances au ticket, effectuez les actions suivantes.
      1. Cliquez sur Aperçu en regard d'un article.
        Si vous savez que l'article contient les informations dont vous avez besoin sans le prévisualiser, cliquez sur Joindre à côté de l'article.
        L'article s'ouvre dans une fenêtre contextuelle. Cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas pour passer en revue l'article précédent ou suivant. Cliquez sur (X) pour fermer la fenêtre.
      2. Pour joindre l'article, cliquez sur Attach to HR Case.
      Le contenu de l'article est copié dans le champ Activité. Après avoir mis à jour le ticket, l'article apparaît dans la liste associée Connaissance jointe.

    Résultats

    Une fois le ticket RH de gestion des données d'employé créé, un accord de niveau de service (SLA) est appliqué pour suivre ses progrès. Les SLA définissent la durée du temps nécessaire pour fermer un ticket RH. Par défaut, les tickets d'intégration et de départ RH sont réglés sur deux jours, et d'autres tickets RH sont réglés sur quatre heures. Le SLA peut être suspendu lorsque l'agent RH doit contacter un fournisseur afin d'obtenir des informations et que celui-ci n'est pas disponible immédiatement.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent visualiser les enregistrements SLA de ticket en accédant à RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > SLA des tickets. Vous pouvez également exécuter des rapports SLA.

    Effectuer une demande de vérification des emplois précédents dans la version héritée de HR

    Vous pouvez générer une lettre de vérification des emplois précédents lorsqu'un employé en demande une. La lettre est générée à partir d'un bouton dans le formulaire RH • Gestion des données d'employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_case_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    La lettre de vérification des emplois précédents est générée au format PDF. Vous pouvez imprimer et envoyer la lettre par la poste, ou la joindre à un e-mail à partir du formulaire Ticket de gestion des données de l'employé.

    Procédure

    1. Ouvrez une demande de vérification des emplois précédents et cliquez sur Démarrer le travail.
    2. Examinez les informations de contact fournies par l'employé dans le champ Description.
    3. Facultatif : Pour obtenir des informations manquantes, procédez comme suit.
      1. Cliquez sur Suspendre.
      2. Sélectionnez Utilisateur comme motif et saisissez les informations dont vous avez besoin dans le champ Note de travail.
        L'employé reçoit une notification par e-mail avec votre commentaire au sujet des informations manquantes. Une fois que l'employé a ajouté les informations, vous recevez une notification par e-mail avec un commentaire indiquant que les informations ont été ajoutées.
      3. Rouvrez une demande de vérification des emplois précédents et cliquez sur Reprendre.
      La lettre de vérification des employés par défaut s'affiche.
    4. Cliquez sur l'icône Référencer à l'aide de la liste pour sélectionner un modèle PDF différent.
    5. Pour générer la lettre en format PDF, cliquez sur Générer le document.
      La lettre s'ouvre dans la page Modifier le document.
    6. Modifiez la lettre.
    7. Cliquez sur Signer pour dessiner votre signature.
    8. Cliquez sur Accepter.
      La lettre est générée au format PDF et ajoutée au ticket en tant que pièce jointe. Vous pouvez la gérer comme vous le feriez pour n'importe quelle pièce jointe. Le ticket est défini sur l'état En attente d'acceptation et l'employé qui a demandé la lettre reçoit une notification l'invitant à consulter et à clôturer la demande.
    9. Pour envoyer la lettre, cliquez sur Envoyer un e-mail.
    10. Vérifiez l'adresse e-mail.
    11. Cliquez sur OK pour envoyer l'e-mail.
    12. Après avoir reçu l'acceptation de l'employé, définissez l'État sur Fermé terminé.
    13. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer et rester sur le formulaire Ticket de gestion des données d'employé ou Enregistrer pour enregistrer et retourner sur la liste Tickets de gestion des données d'employé.

    Créer un ticket de nouvelle intégration dans la version héritée de HR

    Les agents RH peuvent gérer l'embauche de nouveaux employés à l'aide du module RH • Gestion des données d'employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_case_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les agents RH peuvent embaucher de nouveaux employés à l'aide du formulaire Ticket de gestion des données d'employé.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé.
      La liste Tickets de gestion des données d'employé s'ouvre.
    2. Cliquez sur Nouveau ou un numéro de ticket.
      Les étapes de workflow sont répertoriées en haut, et le nouveau ticket est à l'étape Brouillon.
    3. Complétez le formulaire.
      Tableau 4. Champs du Ticket de gestion des données d'employé
      Champ Description
      Numéro Le numéro d'identification du ticket affecté automatiquement, qui ne peut pas être modifié.
      Ouverts pour

      Dans le cas d'un ticket d'intégration, l'utilisateur n'est pas encore dans le système. Laissez ce champ vide et dans Catégorie, sélectionnez Embauche de nouveaux employés.
      Les emplacements La situation géographique de l'utilisateur associé au ticket.
      Département Le département de l'utilisateur associé au ticket.

      Si vous sélectionnez le département, le champ Gestionnaire est rempli si un responsable de département est affecté.
      Catégorie La catégorie du ticket RH. En sélectionnant la catégorie, vous pouvez enregistrer le nouveau ticket et lancer le processus d'affectation automatique, le cas échéant.
      Remarque :
      Certaines catégories de tickets ont un workflow associé.

      Sélectionnez Embauche de nouveaux employés et la boîte de dialogue Créer une embauche d'utilisateur s'ouvre.

      Saisissez les Prénom, Nom de famille et E-mail personnel de l'employé embauché.
      Compétences Les compétences requises de la personne affectée à cette catégorie de ticket RH.
      État L'état du ticket est également affiché en haut.
      Priorité La priorité du ticket, basée sur la catégorie et si l'employé est un VIP.
      Ouvert La date et l'heure de l'ouverture du ticket.
      Ouvert par L'utilisateur qui crée l'enregistrement.
      Groupe d'affectation Le groupe à qui l'enregistrement est affecté. Si le groupe n'est pas défini automatiquement, affectez un groupe RH pour fournir une sélection d'utilisateurs RH dans le champ Affecté à. Les groupes d'affectation sont limités aux groupes ayant un type de human_resources.
      Affecté à L'utilisateur affecté pour travailler sur ce ticket. Si l'utilisateur n'est pas affecté automatiquement, cliquez sur l'icône de recherche pour sélectionner un utilisateur qui est un membre du groupe d'affectation sélectionné.
      Liste de surveillance La liste des utilisateurs qui reçoivent des notifications concernant ce ticket. Cliquez sur l'icône de verrou pour ajouter des utilisateurs. Cliquez sur l'icône Ajouter ma personne pour vous inclure.
      Brève description Une brève description du ticket. Une valeur par défaut s'affiche lorsque vous sélectionnez une catégorie.
      Description Une description plus longue et plus détaillée du ticket.
      Notes de travail ou commentaires supplémentaires Informations supplémentaires sur le ticket. Cliquez sur Notes de travail pour l'ajouter sous forme de note de travail interne. Saisissez les informations et cliquez sur Commentaires supplémentaires si vous souhaitez que l'utilisateur les voie.
    4. Cliquez sur les onglets À propos des employés, Informations sur l'emploi et Informations de contact pour ajouter ou modifier des informations personnelles.
    5. Cliquez sur Envoyer pour enregistrer et retourner à la liste Tickets de gestion des données d'employé ou Prêt pour le travail pour enregistrer et rester sur le formulaire Ticket de gestion des données d'employé.
      L'État passe à Prêt.

    Résultats

    Une fois le ticket RH créé, un accord sur les niveaux de service (SLA) est appliqué pour suivre sa progression. Les SLA définissent la durée du temps nécessaire pour fermer un ticket RH. Par défaut, les tickets d'intégration et de départ RH sont réglés sur deux jours, et d'autres tickets RH sont réglés sur quatre heures. Le SLA peut être suspendu lorsque l'agent RH doit contacter un fournisseur afin d'obtenir des informations et que celui-ci n'est pas disponible immédiatement.

    Les gestionnaires et les administrateurs RH peuvent visualiser les enregistrements SLA de ticket en accédant à RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > SLA des tickets. Vous pouvez également exécuter des rapports SLA.

    Compléter un ticket de nouvelle intégration dans la version héritée de HR

    Vous pouvez travailler sur une demande d'intégration pour vous assurer que tous les documents requis ont été examinés et signés avant le premier jour d'un nouvel employé.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_case_writer

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les agents des RH s'assurent que les nouvelles recrues puissent consulter et signer tous les documents requis dans le cadre du processus d'intégration.

    Une approbation est requise. Les approbateurs utilisent le portail de services RH ou le formulaire Tickets de gestion des données de l'employé. Une fois l'approbation reçue, l'État passe à Travail en cours.

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > RH • Gestion des données d'employé > Gestion des tickets > Tickets de gestion des données d'employé.
    2. Cliquez sur un numéro de ticket.
    3. Faites défiler vers le bas et passez en revue les Tâches RH.
      Une fois que le nouvel employé a terminé les tâches assignées, l'État passe à Fermé terminé. Les tâches à l'état Prêt ne sont pas terminées.
    4. Cliquez sur les numéros de tâches qui vous sont affectés.
    5. Cliquez sur État ou utilisez les boutons en haut de la page.
    6. Cliquez sur Enregistrer ou Démarrer le travail pour enregistrer les informations du ticket et passer l'état à Travail en cours.
    7. Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer les informations du ticket et retourner sur la liste Tickets de gestion des données d'employé.
      Lorsque toutes les tâches sont terminées, l'état du ticket passe à Fermé. Pour réactiver un utilisateur avec un état Annulé, cochez la case Actif sous l'ID d'utilisateur.

    Approuver une demande de changement d'employé dans la version héritée de HR

    L'approbation d'une demande de modification des informations de profil RH des employés met à jour le profil RH et ferme automatiquement le ticket.

    Avant de commencer

    Rôle requis : hr_basic ou hr_approver_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les employés peuvent modifier des informations personnelles dans leur profil RH ou un gestionnaire peut soumettre une demande de subordonné direct. Par exemple, lorsqu'un subordonné direct est promu à un nouveau poste.

    Lorsqu'une demande de changement est présentée, un ticket RH est ouvert et le workflow RH de changement d'employé détermine les exigences d'approbation.
    • Si aucune approbation n'est requise, le profil RH est mis à jour automatiquement et le ticket RH est fermé.
    • Si une approbation est nécessaire, les membres du groupe RH reçoivent une notification avec la demande d'approbation. Lorsque la demande est approuvée, le profil RH est mis à jour et le ticket RH est fermé automatiquement.

    Procédure

    1. Pour approuver la demande, commencez par ouvrir le ticket RH de l'une des façons suivantes.
      • Cliquez sur un lien dans la notification par e-mail pour approuver, rejeter ou consulter le ticket.
      • Accédez à la RH • Gestion des tickets > Gestion des tickets > Mes affectations et sélectionnez le ticket.
    2. Si vous avez ouvert le ticket RH à partir du lien de l'e-mail ou du menu, examinez les modifications proposées.
    3. Dans la liste connexe Approbateurs, définissez votre enregistrement d'approbation sur Approuvé.
      Le profil RH est mis à jour et le ticket RH défini sur Fermé terminé.

    Résultats

    Si le ticket RH est rejeté, le profil RH est mis à jour avec un message de rejet et le ticket RH est défini sur Fermé incomplet.