Fügen Sie einen Unterzeichner für einen Vertrag hinzu, und konfigurieren Sie ihn mit dem Microsoft Word -Add-in für ServiceNow Contracts

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Als Vertragskonfigurator können Sie Unterzeichner mit dem Add-in [ Microsoft Word für ServiceNow® Contracts hinzufügen und konfigurieren.

    Vorbereitungen

    Das Add-in [ Microsoft Word für ServiceNow Contracts muss konfiguriert sein. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie das Add-in [ Microsoft Word für ServiceNow Contracts.

    Es muss eine Vertragsvorlage vorhanden sein, die aktiv ist und sich im Status „Entwurf“ oder „Bearbeitung“ befindet. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie eine Vertragsvorlage, die Inhaltssteuerelemente enthält.

    Erforderliche Rolle: sn_cm_core.contract_config und Canvas_user

    Prozedur

    1. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie die Inhaltssteuerelemente markieren möchten, in Microsoft Word.
    2. Wählen Sie im Menüband Microsoft Word ] das Add-in ServiceNow Contracts aus.
    3. Geben Sie auf dem Anmeldebildschirm die Anmeldeinformationen der Instanz ServiceNow ein, aus der Sie die Manifestdatei heruntergeladen haben.
      Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren Sie das Add-in [ Microsoft Word für ServiceNow Contracts
    4. Wählen Sie auf dem Add-in-Bildschirm auf der Registerkarte Vorlagen die Vertragsvorlage aus, der Sie die Metadaten hinzufügen möchten.
    5. Wählen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner die Option Unterzeichner hinzufügenaus.
    6. Fügen Sie den Teilnehmer hinzu, und konfigurieren Sie ihn entweder als internen oder externen Benutzer.
      Typ des UnterzeichnersVerfügbare Felder
      Intern
      • Name : Eindeutiger Anzeigename des zugeordneten Unterzeichners.
      • Reihenfolge : Eindeutige Reihenfolge, in der eine Signatur initiiert werden muss, damit der Teilnehmer die Aktion abschließen kann.
      • Anwender : Das Feld aus der Tabelle, das der Vertragsvorlage zugeordnet ist und als Platzhalter für den Anwender dient. Beispiel: Zugewiesen an.
        Hinweis:
        • Wenn Sie einen Wert für dieses Feld auswählen, wird der Teilnehmer als interner Benutzer betrachtet. Wenn Werte für die optionalen Felder Name und E- Mail des Teilnehmers zusammen mit dem Feld Benutzer angegeben werden, wird die Aufgabe für die elektronische Signatur an die E-Mail-Werte des Teilnehmers gesendet und nicht an die Felder Name und E -Mail, die dem Benutzerdatensatz zugeordnet sind.
        • Wenn das Feld Erweitertes Skript ausgewählt ist, wird der Wert im Feld Benutzer gelöscht, wenn Sie die Vorlage speichern oder aktualisieren.
      • Teilnehmername (optional) – Das Feld aus der Tabelle, die der Vertragsvorlage zugeordnet ist und als Platzhalter für den Teilnehmernamen dient. Beispiel: Geschlossen von.
      • Teilnehmer-E-Mail (optional): Das Feld aus der Tabelle, die der Vertragsvorlage zugeordnet ist und als Platzhalter für die E-Mail-Adresse des Teilnehmers dient. Beispiel: Geschlossen von > E-Mail.
      • Teilnehmertitel (optional) –
        Option zum Angeben des Titels, wenn der definierte Teilnehmer ein externer Benutzer ist.
        Hinweis:
        • Der Wert im Feld Teilnehmertitel wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
        • Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.
      Extern
      • Name : Felder der Tabelle, der die Vertragsvorlage zugeordnet ist.
      • Reihenfolge : Reihenfolge, in der eine Signatur initiiert werden muss, damit der Teilnehmer die Aktion abschließt.
      • Anwender : Geben Sie keinen Wert an.
      • Teilnehmername : Das Feld aus der Tabelle, das der Vertragsvorlage zugeordnet ist und als Platzhalter für den Teilnehmernamen dient. Beispiel: Geschlossen von.

        Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.

        Hinweis:
        Der Wert im Feld Teilnehmername wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
      • Teilnehmer-E-Mail: Das Feld aus der Tabelle, die der Vertragsvorlage zugeordnet ist und als Platzhalter für die Teilnehmer-E-Mail dient. Beispiel: Geschlossen von > E-Mail.

        Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.

        Hinweis:
        Der Wert im Feld Teilnehmer-E-Mail wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
      • Teilnehmertitel (optional) –
        Option zum Angeben des Titels, wenn der definierte Teilnehmer ein externer Benutzer ist.
        Hinweis:
        • Der Wert im Feld Teilnehmertitel wird gelöscht, wenn Sie die Vorlage mit ausgewähltem Feld Erweitertes Skript speichern oder aktualisieren.
        • Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn der Signaturtyp AdobeSign oder DocuSign ist.
    7. Wählen Sie Erstellen aus.
      • Der Unterzeichner wird hinzugefügt, und die Unterzeichnerkarte wird angezeigt.
      • Der Unterzeichner wird abhängig von den angegebenen Werten als intern oder extern markiert.
      • Der hinzugefügte Unterzeichner verfügt über Unterzeichner, Unterzeichnungsdatum, Metadaten.
    8. Platzieren Sie die Signaturmetadaten im Dokument.
      1. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Signatur hinzugefügt werden soll.
      2. Wählen Sie das Tag Signieren aus, um die Metadaten zu platzieren.
    9. Führen Sie die Schritte für die folgenden Metadaten aus:
      • sign_date
      • signator_name
      • signator_email
      • signator_title
      Eine vollständige Liste der Inhaltssteuerelemente finden Sie unter Fügen Sie Inhaltssteuerelemente in einem Microsoft Word -Dokument hinzu.
    10. Wahlweise: Zeigen Sie die Unterzeichnerdetails an, indem Sie sich bei der Instanz ServiceNow anmelden und zur zugehörigen Liste Teilnehmer der Vertragsvorlage navigieren.

    Ergebnisse

    Die Unterzeichnerdetails und die Metadaten werden mit der Instanz ServiceNow synchronisiert.