Anforderungen von Geheimhaltungsvereinbarungen in Legal Simple Contracts
Mitarbeiter können Anfragen an die Rechtsabteilung zum Erstellen von Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA) mit Drittparteien wie Lieferanten, Kunden und Partnern einreichen. Die Rechtsabteilung kann diese angeforderten Änderungen dann von einem zentralen Ort aus verwalten und verarbeiten.
Funktionen
- Vertragsvorlagen mit Metadaten und Geschäftsregeln für die Auswahl der relevantesten Vorlage für eine Anforderung.
- Vollständiger Selfservice für die Erstellung standardisierter NDA-Verträge.
- Fordert die Änderung der standardisierten Verträge an, die an das Team der Rechtsabteilung weitergeleitet werden.
- Unterstützung für elektronische Signaturen.
- Integrationen elektronischer Signaturen mit Adobe Sign und DocuSign.
- Unterstützung für Wet-Signatur, um eine effektive Zusammenarbeit zwischen den Unterzeichnern zu ermöglichen.
- Dokumentspeicher in der Instanz ServiceNow sowie in externen Speichersystemen wie Box, Google Driveund Microsoft OneDrive.
- Repository für rechtsgültige Verträge, das die Metadaten der unterzeichneten Vertragsdokumente enthält.
- Konfigurierbare Systemeigenschaft zum Generieren einer Abschlusszertifizierung für eine elektronisch unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung (NDA). Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren Sie eine Systemeigenschaft, um ein Abschlusszertifikat zu generieren.
Anforderung für Geheimhaltungsvereinbarung – Workflow
Wenn eine anfordernde Person eine juristische Anforderung einreicht, wird mit einer Standardvertragsvorlage ein NDA-Vertragsdokument basierend auf den Informationen aus der Anforderung erstellt. Die Informationen aus der Anforderung werden an den entsprechenden Stellen in der Vorlage eingefügt.
Bei Bedarf können anfordernde Personen bestimmte Änderungen im generierten NDA-Vertragsdokument anfordern. Die Rechtsabteilung kann die angeforderten Änderungen verwalten und verarbeiten, sodass die notwendigen Änderungen am NDA-Vertragsdokument an einer zentralen Stelle vorgenommen werden.
Wenn das generierte NDA-Dokument keine Änderungen erfordert, kann die anfordernde Person es zur elektronischen oder manuellen Signatur an die Unterzeichner senden. Nachdem alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnet haben, wird es in der Instanz ServiceNow oder einem externen Speichersystem gespeichert. Die anfordernde Person und Mitglieder der Rechtsabteilung können über das Repository Rechtsverträge auf das unterzeichnete Vertragsdokument zugreifen.
Workflow für die Anforderung einer Geheimhaltungsvereinbarung
- Einrichten der folgenden Elemente in der Anwendung:
- Mehrere Variationen von NDA-Vorlagen
- Vorlagenauswahlregel, um die richtige Vorlage basierend auf der juristischen Anforderung auszuwählen
- Interne Unterzeichner für verschiedene Vorlagen
- E-Signatur-Integration – Adobe Sign oder DocuSign
- Der Mitarbeiter füllt das NDA-Anforderungsformular aus.
- Der Mitarbeiter zeigt eine Vorschau des generierten Vertrags mit Metadaten an und sendet ihn an die Unterzeichner.
- Alle Unterzeichner übermitteln die erforderlichen Signaturen.
- Der unterzeichnete Vertrag wird an den Datensatz der Anfrage an die Rechtsabteilung angehängt.
- Ein Vertrags-Repository-Datensatz wird mit den Metadaten und dem unterzeichneten Vertrag erstellt.
- (Optional) Der unterzeichnete Vertrag wird in den konfigurierten Speicher verschoben und im Abschnitt „Vertrags-Repository“ referenziert.