An einer TPC-Überprüfungsanforderung arbeiten

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 3. August 2023
  • 4 Minuten Lesedauer

    • Überprüfen und überarbeiten Sie als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge ein Drittpartei-Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument innerhalb der juristischen Anforderung zur E-Signatur senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_contracts.contracts_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie genau wie Beauftragte auf die Anforderung zugreifen und sie bearbeiten. Sie können die Felder Zugewiesen an und Zuweisungsgruppe jedoch nicht ändern.

    Hinweis:
    In Zeiten, in denen Sie nicht verfügbar sind, können Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen an andere Benutzer delegieren.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Legal Counsel Center.
    2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( Listensymbol).
    3. Öffnen Sie auf der Registerkarte Listen eine juristischen Anfrage, indem Sie unter Juristische Anforderungen eine Option auswählen.
      OptionenSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
      3. Wenn Ihnen die Anforderung neu zugewiesen wurde, wählen Sie Arbeit beginnen, um mit der Bearbeitung der Anforderung zu beginnen.

        Der Status der Anfrage an die Rechtsabteilung lautet „In Bearbeitung“, und das Dokument ist „Dokument bereit“.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeit aus.
      2. Wählen Sie die Anforderung aus, die Sie bearbeiten möchten.
    4. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der juristischen Anforderung die Unterstützung anderer Erfüller benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle sn_lg_cnt.contract_fulfiller werden im Feld Mitarbeiter aufgelistet.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie einer juristischen Anforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    5. Verwalten Sie auf der Registerkarte Dokumentüberarbeitungen alle Überarbeitungen des Vertragsdokuments.
      OptionSchritte
      So überprüfen Sie eine vorhandene Dokumentüberarbeitung
      • Wählen Sie den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Um eine Vorschau der Datei anzuzeigen, klicken Sie auf den Dateinamen im Feld Dokument.
      • Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie auf das Download-Symbol ( Download-Symbol).
      • Um die Dokumentüberarbeitung als bereit zu markieren, wählen Sie Bereit.
      So erstellen Sie eine weitere Dokumentüberarbeitung Erstellen Sie eine weitere Dokumentüberarbeitung, wenn in der aktuellen Version des Dokuments weitere Änderungen erforderlich sind.
      1. Klicken Sie auf Überarbeitung erstellen.

        Das Dialogfeld „Überarbeitung erstellen“ wird angezeigt.

      2. Wählen Sie in der Liste Überarbeitung erstellen aus den Speicherort des Dokuments aus.
        • Computer: Wählen Sie eine Datei aus Ihrem lokalen System aus. Klicken Sie auf Datei anfügen, und laden Sie eine Datei hoch.
        • Aktivität: Wählen Sie einen Anhang aus dem Aktivitätenstrom aus. Alle Dateien, die in eingehenden E-Mails angehängt sind, werden im Feld Dokument aufgelistet.
        • Online: Wählen Sie eine Datei aus, die im konfigurierten externen Speichersystemgespeichert ist.
      3. Fügen Sie im Feld Arbeitsnotizen weitere Informationen zum Dokument hinzu. Diese Informationen werden dem Aktivitätenstrom zusammen mit dem Anhang hinzugefügt.
      4. Um das Dokument zur Überprüfung oder zum Senden zur E-Signatur vorzubereiten, wählen Sie Bereit.
      5. Klicken Sie auf Erstellen.

      Das Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist ums eins höher als die vorherige Dokumentüberarbeitungsnummer. Die Dokumentüberarbeitung wird auf der Registerkarte Dokumentüberarbeitungen aufgelistet.
      Hinweis:
      Wenn Sie die aktuelle Dokumentüberarbeitung als Bereit markieren, werden alle vorherigen Dokumentversionen, die als Bereit markiert wurden, gelöscht.
    6. Wahlweise: Senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung, wenn eine Genehmigung von anderen Stakeholdern erforderlich ist.
    7. Senden Sie eine E-Mail an die Stakeholder, damit das abgeschlossene Vertragsdokument überprüft und die Änderungen bestätigt werden.
      1. Klicken Sie auf E-Mail erstellen.
      2. Fügen Sie auf der Registerkarte Neuer E-Mail-Entwurf die E-Mail-Adressen der Empfänger nach Bedarf in die Felder An, CCund BCC ein.
        Das Feld An ist mit der in der Anforderung eingegebenen Kontakt-E-Mail-Adresse der Drittpartei und das Feld CC mit der E-Mail-ID der anfordernden Person gefüllt.
      3. Geben Sie den Betreff der E-Mail in Betreffein.
        Die Kurzbeschreibung der Anforderung ist standardmäßig ausgefüllt.
      4. Klicken Sie im Feld Anhänge auf den Link +Datei hinzufügen, um die Dokumente hinzuzufügen, und wählen Sie dann die Quelle der Datei aus.
        Wenn Sie eine Vertragsdokumentüberarbeitung als Bereit markiert haben, wird sie standardmäßig an die E-Mail angehängt.
      5. Geben Sie die Nachricht in den E-Mail-Text ein.
      6. Klicken Sie auf E-Mail senden, um die E-Mail sofort zu senden, oder auf Als Entwurf speichern, um sie später zu senden.
    8. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag zur E-Signatur gesendet wird.
    9. Wenn sich alle Stakeholder auf die Überarbeitung eines Vertragsdokuments geeinigt haben, klicken Sie auf Unterzeichnung vorbereiten, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      Der Dokumentstatus wird von „Interne rechtliche Überprüfung“ zu „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert.
    10. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Melden Sie sich wie erforderlich beim E-Signatur-Portal an.
      2. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
      3. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu, einschließlich des Felds Signatur.
      4. Klicken Sie auf Senden.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, wird der Dokumentstatus von „Unterzeichnung wird vorbereitet“ in „Unterzeichnung ausstehend“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    1. Unterzeichner können das Vertragsdokument überprüfen und unterzeichnen oder ablehnen.
    2. Sie können den Dokumentstatus in der Anforderung überprüfen.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Dokumentstatus auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Ein Repository-Datensatz für rechtsgültige Verträge wird erstellt, in dem das signierte Dokument angehängt oder verknüpft wird. Sie können auch über die Registerkarte Rechtsgültige Verträge auf den Datensatz des Repositorys für rechtsgültige Verträge zugreifen.
      • Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf „Signiert“ aktualisiert.
      • Wenn ein Unterzeichner das Vertragsdokument nicht unterzeichnet, wird der Dokumentstatus auf „Vertrag abgelehnt“ aktualisiert.Wenn weitere Änderungen am Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es erneut zur Signatur an die Unterzeichner.
    3. Wenn der Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie auf Abschließen klicken.