Retourner votre actif matériel loué

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Retournez votre actif matériel avant l’expiration du contrat et évitez de payer une pénalité.

    Avant de commencer

    Rôle requis : asset, itil, contract_manager, inventory_admin ou ham_admin

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une fois que vous avez choisi de retourner votre actif loué, diverses tâches d’actif de contrat sont créées pour prendre en charge le processus de retour des actifs loués. Fermez chaque tâche pour passer à la suivante et terminer le processus.

    Procédure

    1. Ouvrez un enregistrement de bail.
      Interface utilisateurAction
      Interface utilisateur principale
      1. Accédez à la Tout > Contrat > Contrats > Baux.
      2. Sélectionnez un enregistrement de bail.
      Espace de travail des actifs matériels
      1. Accédez à la Tout > Espace de travail des actifs matériels > Gestion des contrats.
      2. Sélectionnez la liste connexe Baux et sélectionnez un enregistrement de bail.
    2. Sélectionnez la liste connexe Actifs loués.
    3. Sélectionnez un actif.
    4. Sous l’onglet Tâches d’actif de contrat , sélectionnez la tâche de planification.
    5. Sur le formulaire Tâche d’actif de contrat, sélectionnez Retour dans la liste Action de location.
    6. Changez l’état en Fermé terminé.
      Pour prendre une mesure de location, vous pouvez suivre l’une des méthodes mentionnées à la section Gérez vos contrats arrivant à échéance pour les actifs matériels loués.
      Une tâche de collecte est générée sous la liste connexe des tâches d’actif de contrat .
    7. Sélectionnez la tâche de collecte.
    8. Si vous avez récupéré l’actif avec succès, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez l’onglet Collecte d’actifs .
      2. Définissez le champ Actif collecté sur Oui.
      3. Dans le champ Entrepôt , saisissez l’entrepôt où l’actif est stocké.
      Dans le formulaire Matériel de l’actif loué, l’actif passe à l’état En stock et au sous-état Transfert en attente.
    9. Si vous n’avez pas collecté l’actif auprès de votre utilisateur, procédez comme suit :
      1. Mettez à jour le champ Actif collecté sur Non.
        Le champ Changement d’action s’affiche sous l’onglet Collecte d’actifs .
      2. Si vous ne parvenez pas à collecter l’actif loué auprès de votre utilisateur et que vous souhaitez l’acheter, sélectionnez Rachat dans la liste Changement d’action.
        D’autres tâches liées au rachat sont créées pour prendre en charge le processus de rachat. Consultez Racheter votre actif matériel loué.
      3. Si vous n’êtes pas en mesure de collecter l’actif loué auprès de votre utilisateur et que vous souhaitez étendre le contrat de bail, sélectionnez Étendre dans la liste Changement d’action.
        D’autres tâches liées à l’extension sont créées pour prendre en charge le processus de prolongation du bail. Consultez Prolongez votre contrat de bail.
      4. Si vous n’êtes pas en mesure de récupérer l’actif loué auprès de votre utilisateur et que le bailleur accepte que vous lui rendiez un autre actif similaire, procédez comme suit :

        1. Sélectionnez Retour similaire dans la liste Changement d’action.

          Sur l’actif d’origine, le champ d’échange similaire est renseigné et l’actif passe à l’état Manquant.

        2. Dans le champ Actif retourné similaire , sélectionnez l’actif que vous souhaitez renvoyer au bailleur.
        3. Dans le champ Entrepôt , sélectionnez l’entrepôt qui contient l’actif similaire que vous souhaitez renvoyer.

        D’autres tâches liées au retour sont créées pour l’actif similaire afin de prendre en charge le processus de retour.

        Dans le formulaire Matériel, les changements suivants se produisent :
        • L’actif est passé à l’état Manquant.
        • L’actif similaire passe à l’état En stock et au sous-état Transfert en attente.
    10. Sur le formulaire Tâche de collecte, fermez la tâche.
      Lors de la confirmation du retour, s’il est nécessaire de procéder à un règlement, vous pouvez mettre à jour le champ Règlement sur Oui et mettre à jour le champ Montant du règlement avec le coût du règlement. Si vous faites cela, une tâche de règlement de retour et un bon de commande sont alors générés. Une fois le bon de commande passé à l’état Reçu, la tâche de règlement est fermée automatiquement.
      Une fois la tâche de collecte fermée, une tâche de préparation est créée pour supprimer les allocations d’appareils de l’actif.
    11. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche Préparation.
    12. Sur le formulaire, définissez le champ État sur Fermé terminé.
      Une fois la tâche de préparation fermée, une tâche d’expédition est créée pour mettre à jour les détails de l’expédition.
    13. Dans la liste connexe Tâches d’actifs de contrat , ouvrez la tâche Expédition.
    14. Mettez à jour les champs Transporteur, Date d’expédition et Numéro de suivi .
    15. Fermez la tâche Expédition.
      Une tâche de confirmation de retour est créée. Sur le formulaire Matériel, l’actif loué passe à l’état En cours de transit et au sous-état Aucun.
    16. Dans la liste connexe Tâches d’actif de contrat , ouvrez la tâche Confirmation de retour et procédez comme suit :
      1. Définissez le champ État sur Fermé terminé.
      2. Définissez le champ de confirmation de retour sur Oui.

    Résultats

    La tâche de confirmation de retour est automatiquement affectée à l’administrateur du contrat. Si nécessaire, vous pouvez l’affecter à n’importe quel autre utilisateur.

    Dans le formulaire Matériel de l’actif loué, l’actif passe à l’état Mis hors service et au sous-état Retour de bail.