An einer Drittpartei-Vertragsprüfungsanforderung arbeiten

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 6 Minuten Lesedauer

    • Überprüfen und überarbeiten Sie als Mitglied des Supportteams für Rechtsverträge ein Drittpartei-Vertragsdokument. Sie können das überarbeitete Dokument per E-Mail an Stakeholder senden, um die Überarbeitungen zu überprüfen, und dann das fertige Dokument innerhalb der juristischen Anforderung zur E-Signatur senden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Als Mitarbeiter, der einer Anforderung hinzugefügt wurde, können Sie genau wie Beauftragte auf die Anforderung zugreifen und sie bearbeiten. Sie können die Felder Zugewiesen an und Zuweisungsgruppe jedoch nicht ändern.

    Prozedur

    1. Weisen Sie sich selbst oder einer Person in Ihrer Zuweisungsgruppe eine Anfrage an die Rechtsabteilung zu.
      Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen an die Rechtsabteilung zuweisen
    2. Beginnen Sie mit der Arbeit an einer Anfrage an die Rechtsabteilung.
      1. Navigieren zu Alle > Juristische Anforderung > Legal Counsel Center.
      2. Klicken Sie auf das Listensymbol ( Listensymbol).
      3. Wählen Sie die Option Anfragen an die Rechtsabteilung aus.
      4. Wählen Sie Mir zuweisen.
      5. Öffnen Sie die Anfrage an die Rechtsabteilung aus der Liste.
      6. Wählen Sie Arbeit beginnen aus
      Der Status der Anfrage an die Rechtsabteilung wird auf „In Bearbeitung“ aktualisiert.
    3. Navigieren Sie auf der Registerkarte Listen zu Juristische Anforderungen oder Vertragsanforderungen.
      OptionSchritte
      Als Beauftragter
      1. Wählen Sie die Option Mir zugewiesen aus.
      2. Wählen Sie eine Vertragsanforderung aus, an der Sie arbeiten möchten.
      Als Mitarbeiter
      1. Wählen Sie die Option Zusammenarbeit aus.
      2. Wählen Sie eine Vertragsanforderung aus, an der Sie arbeiten möchten.
    4. Wahlweise: Wenn Sie bei der Bearbeitung der juristischen Anforderung die Unterstützung anderer Erfüller benötigen, fügen Sie diese im Feld Mitarbeiter hinzu.
      Hinweis:
      Benutzer mit der Rolle sn_lg_cnt.contract_fulfiller werden im Feld Mitarbeiter aufgelistet.
      Die Mitarbeiter werden per E-Mail darüber benachrichtigt, dass sie einer juristischen Anforderung als Mitarbeiter hinzugefügt wurden.
    5. Wahlweise: Klassifizieren Sie den Vertrag oder die zur Überprüfung eingereichten Begleitdokumente neu.
      Weitere Informationen finden Sie unter Klassifizieren Sie Vertragsdokumente in der Anforderung zur Überprüfung von Drittparteiverträgen als rechtlicher Erfüller neu und Ändern Sie die Begleitdokumente in der Anforderung zur Überprüfung von Drittparteiverträgen als rechtlicher Erfüller..
    6. Öffnen Sie eine vorhandene Überarbeitung eines Vertragsdokuments.
      • Für internen Speicher: Wählen Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente den Namen des Dokuments aus, um den Dokumentüberarbeitungsdatensatz zu öffnen.
      • Für externen Speicher: Klicken Sie auf der Registerkarte Vertragsdokumente auf den Link auf der Registerkarte URL, um das Dokument online anzuzeigen.
    7. Überprüfen Sie die Vertragsdokumente.
    8. Überarbeiten Sie das Vertragsdokument, wenn Änderungen erforderlich sind, und laden Sie es hoch, indem Sie eine Überarbeitung erstellen.
      1. Wählen Sie Überarbeitung erstellen aus.
      2. Wählen Sie im Feld Vertragstyp auswählen den Vertragstyp aus.
      3. Wählen Sie im Feld Überarbeitung erstellen aus den Speichertyp aus, an den die Überarbeitung angehängt werden soll.

        • Um eine Datei aus Ihrem lokalen System auszuwählen, wählen Sie Computer aus, und laden Sie eine Datei hoch.

        • Um einen Anhang aus einer E-Mail auszuwählen, wählen Sie Eingehende E-Mail.

          An eingehende E-Mails angehängte Dateien werden im Feld Dokument aufgelistet.

        • Um eine Datei auszuwählen, die im konfigurierten externen Speichersystem gespeichert ist, wählen Sie Externer Speicheraus.

          Diese Option wird nur angezeigt, wenn ein externer Speicher konfiguriert wurde.

          (Optional) Fügen Sie weitere Informationen zum Dokument im Feld Notizen hinzu.

          Diese Informationen werden dem Aktivitätenstrom zusammen mit dem Anhang hinzugefügt.

      4. Wählen Sie Erstellen aus.

      Das Dokument wird der Anforderung hinzugefügt. Die Überarbeitungsnummer des neuesten Dokuments ist ums eins höher als die vorherige Dokumentüberarbeitungsnummer. Die Dokumentüberarbeitung wird auf der Registerkarte Vertragsdokumente aufgelistet.

    9. Wenn eine Genehmigung von anderen Stakeholdern erforderlich ist, senden Sie das Dokument zur Ad-hoc-Genehmigung.
      Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc-Genehmigungen für juristische Anforderungen oder deren Anlagen starten.
    10. Richten Sie eine E-Mail an Stakeholder ein, damit das abgeschlossene Vertragsdokument überprüft und die Änderungen bestätigt werden.
      1. Klicken Sie auf E-Mail verfassen.
      2. Wählen Sie im Popup-Fenster „E-Mail erstellen“ die Dokumente aus, die an die E-Mail angehängt werden sollen.
      3. Wählen Sie Hinzufügen aus, um das Dokument an die E-Mail anzuhängen.
        Ein E-Mail-Editor wird angezeigt.
      4. Fügen Sie auf der Registerkarte Neuer E-Mail-Entwurf Empfänger-E-Mail-Adressen in den Feldern An, CCund BCC hinzu.

        Geben Sie im Feld „ An “ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Das Feld „ CC “ wird auf die E-Mail-Adresse der anfordernden Person festgelegt.

      5. Geben Sie den Betreff der E-Mail in das Feld Betreff ein.
        Die Kurzbeschreibung der Anforderung ist standardmäßig ausgefüllt.
      6. Klicken Sie im Feld Anhänge auf den Link +Datei hinzufügen, um die Dokumente hinzuzufügen, und wählen Sie dann die Quelle der Datei aus.
      7. Geben Sie entweder Ihre eigene Nachricht in den E-Mail-Text ein, oder kopieren Sie den Inhalt aus einer E-Mail-Antwortvorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Mit Antwortvorlagen können Sie vordefinierte Inhalte in den E-Mail-Text einfügen. Wählen Sie das Antwortvorlagen-Symbol (Antwortvorlagen- Symbol) aus, und suchen Sie anhand des Betreffs Ihrer E-Mail nach einer geeigneten Antwortvorlage. Kopieren Sie den Inhalt der Vorlage, und fügen Sie ihn in den E-Mail-Text ein.
        Hinweis:
        Es können nur Antwortvorlagen verwendet werden, die für den E-Mail-Kanal konfiguriert wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Für den E-Mail-Kanal konfigurierte Antwortvorlagen.

        Weitere Informationen finden Sie unter Per E-Mail kommunizieren.

      8. Senden Sie die E-Mail entweder sofort, oder geben Sie an, dass sie später gesendet werden soll.
        • Um die E-Mail sofort zu senden, wählen Sie E-Mail senden.
        • Um anzugeben, dass die E-Mail später gesendet werden soll, wählen Sie Als Entwurf speichern aus.
    11. Fügen Sie auf der Registerkarte Unterzeichner Unterzeichner hinzu, an die der Vertrag für eine E-Signatur gesendet wird, indem Sie Hinzufügenwählen.
      OptionSchritte
      Intern
      1. Geben Sie im Feld Interner Unterzeichner den Namen des Unterzeichners ein. Die Felder Name des autorisierten Unterzeichners, Unterzeichnerund E- Mail des Unterzeichners werden automatisch ausgefüllt.
      2. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der die E-Mail an den Unterzeichner gesendet werden soll. Der Wert für die Reihenfolge muss eindeutig sein
      Extern
      1. Geben Sie im Feld Name des autorisierten Unterzeichners den Namen des internen Unterzeichners ein.
      2. Geben Sie im Feld Unterzeichner den Titel des internen Unterzeichners ein.
      3. Geben Sie im Feld Unterzeichner -E-Mail die E-Mail-Adresse des internen Unterzeichners ein.
      4. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der der Vertrag an die Unterzeichner für eine E-Signatur gesendet werden soll. Der Wert für die Reihenfolge muss eindeutig sein.
    12. Wenn sich alle Stakeholder auf die Überarbeitung eines Vertragsdokuments geeinigt haben, wählen Sie Unterzeichnung vorbereiten aus, um das Dokument vorzubereiten und zur E-Signatur an die Unterzeichner zu senden.
      1. Verschieben Sie im Popup-Fenster „Dokument neu anordnen“ die Dokumente per Drag-and-drop, um die Reihenfolge festzulegen.
        Die Option zum Neuanordnen wird nur angezeigt, wenn der Vertragsanforderung mehrere Dokumente angehängt sind.
      2. Wählen Sie Unterzeichnung vorbereiten aus.
      Der Vertragsstatus und Status werden auf „Unterzeichnung wird vorbereitet“ aktualisiert.
    13. Füllen Sie das Dokument im konfigurierten E-Signatur-System aus, und senden Sie es zur Signatur.
      1. Melden Sie sich beim E-Signatur-Portal an.
      2. Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist.
        Die in der Drittpartei-Vertragsprüfungsanforderung übermittelten Vertragsdokumente werden in einem einzigen Dokument zusammengefasst.
      3. Fügen Sie die erforderlichen Felder hinzu, einschließlich der Felder Signatur und Signaturdatum für alle Unterzeichner.
      4. Wählen Sie Senden aus.
      Ein E-Signatur-Umschlag wird erstellt und an alle Unterzeichner gesendet. Wenn das System eine Erfolgsbenachrichtigung vom Anbieter der elektronischen Signatur erhält, wird der Vertragsstatus von „Vorbereitung der Unterzeichnung“ zu „Warten auf Unterzeichnung“ aktualisiert.
    14. Wahlweise: Wenn Sie die Signaturanforderung abbrechen müssen, bevor alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wählen Sie Signaturenabbrechen aus.
      Der Vertragsstatus wird auf „Unterzeichnung abgebrochen“ aktualisiert.

    Nächste Maßnahme

    • Unterzeichner können den Vertrag überprüfen und unterzeichnen oder ablehnen.

      Weitere Informationen finden Sie unter Signatur-Workflow für eine Anfrage an die Rechtsabteilung.

    • Überprüfen Sie den Vertragsstatus in der Anforderung.
      • Wenn alle Unterzeichner das Vertragsdokument unterzeichnen, wird der Vertragsstatus auf „Vertrag unterzeichnet“ aktualisiert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf „Signiert“ aktualisiert. Sie können auf den Datensatz des Repositorys für rechtsgültige Verträge über die Registerkarte Repository für rechtsgültige Verträge zugreifen.
      • Wenn ein Unterzeichner die Unterzeichnung des Vertragsdokuments ablehnt, wird der Vertragsstatus auf „Unterzeichnung abgelehnt“ aktualisiert. Auf der Registerkarte Unterzeichner wird der Status aller Unterzeichner auf „Abgelehnt“ aktualisiert. Wenn weitere Änderungen am Vertragsdokument erforderlich sind, aktualisieren Sie es, und senden Sie es zur Signatur erneut an die Unterzeichner.
      • Nachdem alle Unterzeichner das Dokument unterzeichnet haben, wird eine E-Mail mit dem abgeschlossenen Vertragsdokument an die rechtlichen Unterzeichner gesendet.
      • Wenn das Abschlusszertifikat aktiviert ist, wird ein Zertifikat mit den Zeitstempeldetails über die Aktion jedes Unterzeichners während einer elektronischen Signatur ausgestellt.
    • Wenn der Vertrag von allen Unterzeichnern unterzeichnet wurde, können Sie die Anforderung schließen, indem Sie Abschließenwählen. Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen an die Rechtsabteilung abschließen