Implementierungsentscheidungen für Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 7 Minuten Lesedauer

    • Treffen Sie mit dem HR-Implementierungsteam Entscheidungen zur Systemkonfiguration für die nicht inbegriffene Version von HR.

    Erörtern Sie als Team die folgenden Themen. Bei einigen Besprechungen werden Sie Hilfe von Ihrem Account Manager oder anderen internen Gruppen benötigen.

    Integration
    Wenn Sie eine vorhandene HR-Mitarbeiterdatenbank haben, entscheiden Sie, ob Sie sie in die HR-Profildatenbank integrieren möchten.

    Wenn Sie ein anderes System verwenden, müssen Sie möglicherweise professionelle Dienste für Hilfe bei der Integration in Anspruch nehmen.

    Prozessablauf
    Entscheiden Sie, ob Sie Statusabläufe oder Workflows verwenden möchten, um den Prozess zur Lösung von HR-Fälle voranzutreiben.
    HR-Knowledge Bases
    Bestimmen Sie, ob Sie die HR-Knowledge Bases vor dem Rollout einrichten möchten, sodass die HR-Dokumente über die Knowledge Base verfügbar sind, bevor die Mitarbeiter HR-Fälle übermitteln.

    Ein wichtiger Vorteil des HR-Systems ist die Human Resources-Knowledge Base, die Richtlinien, Leistungen, Feiertagskalender und so weiter enthalten kann. Wenn ein Mitarbeiter einen Fall übermittelt, wird die Knowledge Base basierend auf Schlüsselwörtern durchsucht, die der Mitarbeiter in der Kurzbeschreibung eingegeben hat. Mit einer detaillierten Knowledge Base kann die Frage beantwortet werden, ohne dass der Fall übermittelt werden muss.

    Sie können auch mehrere HR-Knowledge Bases für verschiedene Mitarbeitergruppen definieren. Erstellen Sie zum Beispiel eine Knowledge Base für US-Mitarbeiter und eine andere Knowledge Base für mexikanische Mitarbeiter, da Richtlinien, Feiertage usw. unterschiedlich sein können.

    Zuweisung von HR-Fällen und Aufgaben
    Bestimmen Sie, wie Sie den HR-Mitarbeitern HR-Fälle und Aufgaben zuweisen werden. Überprüfen Sie die folgenden Informationen, um den Zuweisungsprozess zu verstehen und sich mit vordefinierten Elementen und Optionen vertraut zu machen.
    Aktuelle HR-Prozesse
    Gliedern Sie wichtige HR-Prozesse wie Einarbeitungs- und Offboarding-Prozesse Ihres Unternehmens. Vergleichen Sie die Prozesse mit denjenigen, die in der Human Resources-Anwendung vordefiniert sind, und bestimmen Sie, wie die vordefinierten Prozesse geändert werden müssen. Identifizieren Sie andere Prozesse, die konfiguriert werden müssen.
    Service Level Agreements (SLAs)
    Entscheiden Sie, wie lange die Lösung verschiedener Arten von HR-Fälle dauern soll, und verwenden Sie diese Informationen zur Definition von HR-Service Level Agreements (SLAs) für die Überwachung der Nachverfolgung der Effektivität Ihrer HR-Prozesse.
    HR-Rollout
    Als Teil des Planungsprozesses bestimmen Sie, wie Sie HR für Mitarbeiter einführen und welche Schulungen benötigt werden. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen.
    • Werden Sie es für Mitarbeitergruppen in Phasen einführen?
    • Werden Sie Teile davon in Phasen einführen? Beispielsweise können alle Mitarbeiter in der ersten Phase einfache HR-Anfragen übermitteln. Die zweite Phase umfasst Schulung und Implementierung der automatisierten Prozesse, wie Einarbeitung und Offboarding.
    • Wie begeistern Sie Mitarbeiter für den neuen HR-Prozess, damit sie sich auf die Verwendung freuen?
    • Welche Schulung benötigen die verschiedenen Benutzertypen, wie z. B. die unten aufgeführten?
      • Endbenutzer, die HR-Anfragen übermitteln
      • HR-Mitarbeiter, die Fälle bearbeiten
      • HR-Genehmiger, die schnell reagieren können müssen
      • HR-Manager, die HR-Fallaktivitäten verfolgen und überwachen möchten
      • Andere nicht aufgeführte Entscheidungsträger

    Statusabläufe und Workflows in Legacy-HR

    Eine Konfigurationseinstellung, die für die Anwendung Human Resources verfügbar ist, legt fest, ob Statusabläufe automatisiert werden. Wenn Sie Statusabläufe nicht automatisieren, können Sie den Status der HR-Fälle manuell ändern, wenn Arbeiten durchgeführt werden, oder Workflows verwenden, um die Prozesse zu automatisieren.

    Definitionen

    Statusabläufe
    Statusabläufe passen Übergänge von einem Status zu einem anderen in Tabellen an, die aus der Tabellenaufgaben [task] abgeleitet wurden. Das System ist so konfiguriert, dass Aufgaben während der Übergänge zu einem bestimmten Status durchgeführt werden. Ein Beispiel für einen Statusübergang ist, wenn sich das Feld Status in einem Fall von Bereit zu In Bearbeitung ändert.

    Wenn Sie einen Statusablauf erstellen, ersetzt das System automatisch die üblichen Programmierungselemente, die die Aufgabenstatus steuern, durch benutzerdefinierte Business Rules, Clientskripts und UI-Aktionen, die Ihnen ein breites Spektrum an Optionen zur Verarbeitung bieten. Sie können benutzerdefinierte Statusübergänge konfigurieren, die automatisch oder manuell und in beliebiger Reihenfolge auftreten sollen. Sie können Business Rules und UI-Aktionen erstellen, die nur für bestimmte Status angezeigt werden und wirksam sind.

    Workflows
    Ein Workflow bietet die gleiche Anpassung von Prozessen, allerdings können Workflow-Aktivitäten auf anderen Auslösern als Statusänderungen basieren. Wenn Sie einen Workflow verwenden, definieren Sie Aktivitäten, um den Status zu ändern, können jedoch andere Aktivitäten wie z. B. die Einrichtung eines Timers für eine durchzuführende Aktion, das Hinzufügen von Nachrichten zu einem Aktivitätenstrom und das Initiieren eines anderen Workflows aufnehmen.

    Erstellen und ändern Sie Workflows im Workflow-Editor, wo der gesamte Workflow grafisch in einem Bildschirm dargestellt ist, wie in diesem HR-Beispielworkflow zu sehen:

    Abbildung : 1. Beispiel-HR-Workflow
    Beispiel-HR-Workflow

    Informationen zu Statusabläufen und Workflows, die mit HR installiert werden

    Wenn Human Resources aktiviert ist, werden Statusabläufe und Workflows installiert. Statusabläufe sind in standardmäßig aktiviert Human Resources > Administration > Konfiguration.

    Die folgenden Prozesse haben definierte Workflows:

    HR-Workflow Mitarbeiteränderung
    Überprüft zuerst, ob eine Genehmigung erforderlich ist. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist oder wenn eine Genehmigung erfolgt ist, wird das Profil aktualisiert, und der Fall wird geschlossen. Wenn eine Änderung abgelehnt wird, wird der Fall als unvollständig geschlossen.
    HR-Workflow Mitarbeitereinarbeitung
    Erstellt automatisch ein HR-Profil und sendet die Genehmigungsanforderung. Wenn die Genehmigung eingeholt wurde, erstellt er den Benutzerdatensatz, sendet eine Begrüßungs-E-Mail-Vorlage an den Manager des neuen Mitarbeiters und startet den HR-Aufgaben-Workflow zur Mitarbeitereinarbeitung. Wenn die Aufgaben abgeschlossen sind, wird den Fall geschlossen. Wenn der Einarbeitungsfall abgelehnt wird, wird der Fall als unvollständig geschlossen, und das HR-Profil wird als inaktiv gekennzeichnet.
    HR-Aufgaben Mitarbeitereinarbeitung
    Wenn dieser durch den Einarbeitung-Workflow initiiert wird, werden Einarbeitungsaufgaben erstellt und wie in den Eigenschaften der einzelnen Aufgaben angegeben zugewiesen.
    HR-Workflow Mitarbeiter-Offboarding
    Sendet die Genehmigungsanforderung. Wenn die Genehmigung eingeholt wurde, wird den HR-Aufgaben-Workflow für das Mitarbeiter-Offboarding initiiert. Wenn das Kündigungsdatum erreicht ist und die Aufgaben geschlossen wurden, werden das HR-Profil und die Benutzerdatensätze auf „inaktiv“ gesetzt.
    HR-Aufgaben Mitarbeiter-Offboarding
    Wenn diese durch den Offboarding-Workflow initiiert werden, werden Offboarding-Aufgaben erstellt und wie in den Eigenschaften der einzelnen Aufgaben angegeben zugewiesen.
    HR-Fall Benutzerakzeptanz
    Nachdem ein HR-Mitarbeiter einen Fall abgeschlossen hat, wird der Benutzer benachrichtigt, damit er die Lösung überprüfen und akzeptieren oder ablehnen kann. Wenn der Benutzer die Lösung akzeptiert oder nicht innerhalb von zwei Werktagen antwortet, wird der Fall geschlossen. Wenn der Benutzer die Lösung ablehnt, wird der HR-Mitarbeiter benachrichtigt.

    Sie können die Statusabläufe anzeigen, indem Sie zu navigieren Human Resources > Status-Flows. Jeder Statusablauf gibt den Start- und Endstatus an, wenn der Statusablauf verarbeitet wird. Wenn Sie gerade erst mit der Verwendung von HR beginnen, können Sie Statusabläufe aktiviert lassen. Wenn die Workflows nicht geändert werden, funktionieren sie ohne Konflikte mit Statusabläufen zusammen.

    Wie Fälle und Aufgaben in Legacy-HR zugewiesen werden

    Zu verstehen, wie HR-Mitarbeiter HR-Fälle und Aufgaben zugewiesen werden, ist wichtig, da es Ihnen hilft, die automatische Zuweisung so einzurichten, dass sie erwartungsgemäß funktioniert.

    Dieses Diagramm zeigt die Hierarchie des Zuweisungsprozesses.

    Abbildung : 2. HR-Zuweisungsprozess
    HR-Zuweisungshierarchie
    1. Wenn der HR-Fall eingegeben wird, wird eine HR-Gruppe aus der HR-Fallvorlage oder einer Zuweisungsregel zugewiesen. Die HR-Fallvorlage weist die Gruppe während der Falleingabe zu, bevor der Fall gesendet wird. Eine Zuweisungsregel weist die Gruppe zu, wenn der Fall gesendet wird, wenn die Zuweisungsgruppe leer ist.
    2. Wenn der Fall gesendet wird, bewertet der Prozess für die automatische Zuweisung die Zeitzone, den Standort und die Fähigkeiten jedes Mitglieds der Zuweisungsgruppe, abhängig von den Konfigurationsoptionen, die aktiviert sind. Außerdem bewertet er die Arbeitsauslastung bzw. die Anzahl der Fälle, die jedem Benutzer zugewiesen sind. Er weist die beste Übereinstimmung unter den Mitgliedern der Zuweisungsgruppe basierend auf der Arbeitsauslastung zu.
    Die folgenden vordefinierten Elemente unterstützen die HR-Fall- und -Aufgabenzuweisung.
    Tabelle : 1. Vordefinierte HR-Elemente
    Element Beschreibung
    HR-Gruppen Es sind mehrere HR-Gruppen vordefiniert, einschließlich HR, die alle HR-Mitarbeiter enthalten sollten.
    Vorlagen für HR-Fall Fallvorlagen dienen der Erstellung von Katalogelementen. Eine Anzahl von vordefinierten Katalogelementen wird für allgemeine HR-Anfragen bereitgestellt, z. B. zur Erstattung von Schulungskosten und Fragen zu Steuerformularen. Die meisten HR-Fallvorlagen weisen HR als Zuweisungsgruppe zu.

    Es gibt auch HR-Aufgabenvorlagen, die Katalogelementen zugewiesen sind, um Aufgaben für die Abwicklung der HR-Fälle zu erstellen. Sowohl Fall- als auch Aufgabenvorlagen können die Zuweisungsgruppe angeben.
    Zuweisungsregeln Eine vordefinierte Zuweisungsregel weist HR als die Gruppe zu, wenn ein HR-Fall gesendet wird und es keine zugewiesene Gruppe gibt.
    Die folgenden Optionen für die automatische Zuweisung werden im Modul „HR-Konfiguration“ konfiguriert.
    Tabelle : 2. Optionen für die automatische Zuweisung bei der HR-Konfiguration
    Optionen Beschreibung
    Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern wird die Zeitzone für Aufgaben berücksichtigt. HR-Aufgaben sind einzelne Arbeitselemente, die abgeschlossen werden müssen, um den HR-Fall zu lösen. HR-Aufgaben können einer Zeitzone zugewiesen werden. Wenn Sie eine Zeitzone zuweisen, können Sie die Zeitzone der Aufgabe und den Standort des HR-Mitarbeiters verwenden, um den Mitarbeiter automatisch zuzuordnen.
    Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern wird deren Standort berücksichtigt. Wenn das Unternehmen auf mindestens zwei Standorte verteilt ist und jeder über ein HR-Team verfügt, können Sie den Standort des HR-Mitarbeiters verwenden. Zum Beispiel wird eine Frage zum Urlaub eines Mitarbeiters in Deutschland einem Mitglied der Gruppe Leistungen im Büro Berlin zugewiesen.
    Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern für Aufgaben werden [alle] [einige] [keine] Fähigkeiten vorausgesetzt Ohne eine Gruppe können sich HR-Mitarbeiter in einem Bereich spezialisieren. Z. B. wissen im Team Leistungen einige Mitarbeiter möglicherweise mehr über medizinische Ansprüche oder Freistellungsanforderungen. Sie wählen [alle] [einige] [keine] basierend darauf aus, ob Sie HR-Fähigkeiten zuweisen und verwalten.