Konfiguration in Legacy-HR

Washington DC – Employee Service Management

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Washington DC – Employee Service Management

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Employee

Konfiguration in Legacy-HR

Freigeben Version: Washingtondc

Aktualisiert 1. Februar 2024

8 Minuten Lesedauer

Sie können die Konfiguration der HR-Anwendung festlegen, um zu bestimmen, wie alltägliche Vorgänge in der nicht bereichsbezogenen Version von HR behandelt werden.

Vorbereitungen

Erforderliche Rolle: Administrator oder hr_admin

Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

Sie müssen sich in der globalen Domäne befinden, um HR-Konfigurationsoptionen festzulegen. Administratoren in einer Domäne unter der globalen Domäne können die Konfigurationsseite zwar anzeigen, jedoch nicht die Einstellungen ändern.

Prozedur

Navigieren zu Alle > HR • Administration > Administration > Konfiguration.
Die Optionen auf dem Konfigurationsbildschirm sind in einem Layout mit mehreren Registerkarten angeordnet:
- Die Registerkarte Geschäftsprozess enthält Optionen für das Einrichten des Anforderungslebenszyklus, das Erstellen von Katalogen und Anforderungen und das Konfigurieren von Benachrichtigungen.
- Die Registerkarte Zuweisung enthält Optionen für die Einrichtung der manuellen und automatischen Zuweisung.
- Die Registerkarte Add-Ons enthält Optionen zum Aktivieren der Wissensdatenbank, verwalteter Dokumente und von Aufgabenaktivitäten.
- Die Registerkarte Human Resources enthält Optionen, die für die HR-Anwendung spezifisch sind.
Eine Konfigurationsoption ist aktiviert, wenn der Schalter grün ist und nach rechts verschoben wurde. Alle Konfigurationsoptionen in der Spalte Abhängigkeit müssen aktiviert sein, damit die Option angezeigt wird.

Wählen Sie Konfigurationen auf der Registerkarte Geschäftsprozess aus.

Tabelle : 1. Optionen der Registerkarte Geschäftsprozess
Feld	Beschreibung	Abhängigkeit
Lebenszyklus
Zuweisungsmethode für Anforderungen	Wählen Sie die Methode für die Zuweisung von Anforderungen. automatische Zuweisung verwenden: Anforderungen werden automatisch zugewiesen. mithilfe eines Workflows: Wählen Sie den Zuweisungs-Workflow aus. manuell: Weisen Sie Anforderungen manuell zu. Hinweis: Der zugewiesene Status wurde vom Basissystem entfernt. Wenn Sie Anpassungen verwenden, die den zugewiesenen Zustand verwenden, importieren Sie sie in die aktuelle Version. Wechseln Sie zur vorherigen Instanz, kopieren Sie den benutzerdefinierten zugewiesenen Status (Export nach XML), und importieren Sie sie in die aktuelle Instanz.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Diesen Workflow zur Zuweisung von Anforderungen verwenden	Wählen Sie den Workflow für die Zuweisung von Anforderungen.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Zuweisungsmethode für Aufgaben	Wählen Sie die Methode für die Zuweisung von Aufgaben: automatische Zuweisung verwenden: Aufgabe werden automatisch zugewiesen. mithilfe eines Workflows: Sie werden aufgefordert, den für die Zuweisung zu verwendenden Workflow auszuwählen. manuell: Weisen Sie Aufgaben manuell zu.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Verwenden Sie diesen Workflow, um Aufgaben zuzuweisen	Wählen Sie den Workflow für die Zuweisung von Aufgaben.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Arbeitshinweise zur Aufgabe in die Anforderung kopieren	Aktivieren Sie diese Option, um die Arbeitshinweise zu den Aufgaben mit den Arbeitshinweisen zum Auftrag oder zur Anforderung zu synchronisieren. Wenn der Aufgabe Arbeitshinweise hinzugefügt werden, werden dieselben Arbeitshinweise im Auftrag oder in der Anforderung angezeigt.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Katalog- und Anforderungserstellung
Anforderungen per eingehender E-Mail erstellen und aktualisieren.	Aktivieren Sie diese Option, damit eingehende E-Mail-Nachrichten Anforderungen erstellen oder aktualisieren können.
Mit Vorlagen wird ein eigenes Katalogelement erstellt.	Aktivieren Sie diese Option, um die automatische Veröffentlichung von Katalogelementen für die Anwendung zu ermöglichen.
Benachrichtigung
Tabelle Feld Empfänger	Richten Sie Benachrichtigungen für Änderungen an HR-Fällen oder Aufgaben ein. Tabelle: Wählen Sie aus, ob diese Benachrichtigung für eine Änderung an der Anforderung oder der Aufgabentabelle gesendet wird. Feld: Wählen Sie das Feld aus, das geändert werden muss, damit die Benachrichtigung ausgelöst wird. Empfänger: Wählen Sie die Empfänger der Benachrichtigung aus. Wenn ein bestimmter Benutzer oder eine bestimmte Gruppe ausgewählt ist, werden Sie aufgefordert, einen Benutzer oder eine Gruppe auszuwählen. Geben Sie so viele Benachrichtigungen wie benötigt ein. Um eine Benachrichtigung zu entfernen, klicken Sie auf das Löschsymbol (-) auf der rechten Seite.

Klicken Sie auf die Registerkarte Zuweisungen, und wählen Sie Konfigurationen aus.

Tabelle : 2. Optionen Zuweisung-Registerkarte
Feld	Beschreibung	Abhängigkeit
Manuelle Zuweisung
Anforderungen oder Aufgaben basierend auf Abdeckungsgebieten von Zuweisungsgruppen zuweisen	Aktivieren Sie diese Option, um die Auswahl von Gruppen aus den Feldern Versandgruppe und Zuweisungsgruppe auf die Gruppen zu beschränken, die den Standort der Aufgabe abdecken.
Automatische Zuweisung / Planung
Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern wird die Zeitzone für Aufgaben berücksichtigt.	Aktivieren Sie diese Option, um die Zeitzone des Mitarbeiters zu berücksichtigen, wenn Sie eine Aufgabe zuweisen.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert.
Zusätzliche Faktoren
Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern wird deren Standort berücksichtigt.	Aktivieren Sie diese Option, um den Mitarbeiter und den Standort zu verwenden, wenn Sie bestimmen, wem die Aufgabe zugewiesen wird. Mitarbeiter näher am Standort der Aufgabe werden vorgezogen.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert. Zuweisungsmethode für Anforderungen: automatische Zuweisung verwenden Zuweisungsmethode für Aufgaben: automatische Zuweisung verwenden
Bei der automatischen Auswahl von Mitarbeitern für Aufgaben werden bestimmte Kompetenzen vorausgesetzt.	Diese Option bestimmt den Umfang erforderlicher Fähigkeiten, wenn eine Aufgabe automatisch zugewiesen wird. Wählen Sie alle aus, um es erforderlich zu machen, dass ein zugewiesener Mitarbeiter über alle Fähigkeiten zur Ausführung der Aufgabe verfügt. Ein Mitarbeiter, dem eine Fähigkeit fehlt, wird ausgeschlossen. Wählen Sie einige aus, wenn Sie Mitarbeiter möchten, die die meisten Fähigkeiten zur Ausführung der Aufgabe haben. Wählen Sie keine aus, um automatisch Mitarbeiter ohne die erforderlichen Fähigkeiten zuzuweisen.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert. Zuweisungsmethode für Anforderungen: automatische Zuweisung verwenden Zuweisungsmethode für Aufgaben: automatische Zuweisung verwenden
Bei der automatischen Auswahl wird versucht, allen Aufgaben in einer Anforderung denselben Mitarbeiter zuzuweisen.	Aktivieren Sie diese Option, um alle Aufgaben für eine Anforderung demselben Mitarbeiter zuzuweisen.	Statusabläufe automatisieren ist auf der Registerkarte „Human Resources“ aktiviert. Zuweisungsmethode für Anforderungen: automatische Zuweisung verwenden Zuweisungsmethode für Aufgaben: automatische Zuweisung verwenden

Klicken Sie auf die Registerkarte Add-ons, und wählen Sie Konfigurationen aus.

Tabelle : 3. Optionen auf der Registerkarte Add-Ons
Feld	Beschreibung	Abhängigkeit
Dokumentation
Eigene Wissensdatenbank aktivieren	Aktivieren Sie diese Option, um die Knowledge Base für die Anwendung zu installieren.
Managed Documents aktivieren	Aktivieren Sie diese Option, um eine zugehörige Liste zu den verwalteten Dokumenten hinzuzufügen.
Aufgabenaktivitäten aktivieren	Aktivieren Sie diese Option, um die Aufgabenaktivitäten und Kommunikationen, z. B. Anrufe und E-Mail-Nachrichten, zu protokollieren.
Zugeordnete Aufgabentabellen
Zugeordnete Tabellen auswählen	Klicken Sie auf Hinzufügen, um weitere Tabellen auszuwählen.

Klicken Sie auf die Registerkarte Human Resources, und wählen Sie Konfigurationen aus.

Hinweis:

Bei Verwendung von Microsoft Internet Explorer 8 oder 9 wird die Registerkarte Human Resources nicht angezeigt. Sie können diese Eigenschaften in der Systemeigenschaften-Tabelle [sys_properties] festlegen.

Tabelle : 4. Optionen der Registerkarte Human Resources
Konfigurationseinstellung	Beschreibung
Zu den HR-Profilfeldern, die von Benutzern oder Managern ohne HR-Freigabe bearbeitet werden können, gehört <number of fields>	Wählen Sie die HR-Profilfelder, die bearbeitet werden können. Klicken Sie auf Speichern, um das Auswahldialogfeld zu schließen und Ihre Änderungen zu speichern. Die personenbezogenen Daten-Felder, die Sie aktivieren, wie z. B. Name, Adresse und persönliche Kontaktdaten, werden durch die Mitarbeiter direkt in ihrem HR-Profil bearbeitet. Sie können beispielsweise Mitarbeitern erlauben, ihre Adresse (privat) und private E-Mail-Adresse zu bearbeiten, aber nicht ihren Namen oder Familienstand. Die Felder für personenbezogene und Beschäftigungsinformationen, die als bearbeitbar markiert sind, ermöglichen dem Vorgesetzten des Mitarbeiters oder einem HR-Mitarbeiter, eine Change-Anforderung für einen Mitarbeiter zu senden. Wenn nur bearbeitbare Informationen geändert werden, wird das HR-Profil aktualisiert, und der HR-Fall der erstellt wird, wenn die Anforderung gesendet wird, wird geschlossen.
Human Resources Gruppen-E-Mail	Geben Sie die E-Mail-Adresse für das HR-Team ein. Diese E-Mail-Adresse ist für den Link HR kontaktieren im HR-Portal. Wenn er verwendet wird, wird ein HR-Fall mit einer Aktion bei eingehender E-Mail erstellt.
Statusabläufe automatisieren	Aktivieren Sie diese Option, um Statusabläufe für HR-Fälle und Aufgaben zu verwenden. Deaktivieren Sie sie, um nur Workflows zu verwenden, um den Status der HR-Fälle und Aufgaben zu automatisieren. Wenn Statusabläufe automatisiert sind, können HR-Mitarbeiter den Status von HR-Fällen und Aufgaben nicht manuell ändern. Wenn Statusabläufe nicht automatisiert sind, kann der Status von HR-Fällen und Aufgaben manuell geändert werden. Darüber hinaus sind die HR-Business Rules, die den Statusablaufprozess aufrufen, inaktiv.
Die Standardpriorität für HR-Fälle für VIP-Benutzer ist 2-Hoch	Wählen Sie die Standardpriorität, die einem HR-Fall zugewiesen wird, der von einem VIP-Benutzer eingegeben wird.

Klicken Sie auf Speichern.
Durch Klicken auf Speichern auf einer beliebigen Registerkarte werden alle Konfigurationseinstellungen gespeichert.

Für das HR-Profil bearbeitbare Feldkonfiguration in Legacy-HR

Eine Option in der Human Resources-Konfiguration bietet eine Liste der HR-Profilfelder, die zur Bearbeitung aktiviert werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, wie die persönlichen Feldern und die Felder mit den Beschäftigungsinformationen basierend auf dieser Konfiguration aktualisiert werden.

In der Regel erlauben Unternehmen den Mitarbeiter das Aktualisieren bestimmter personenbezogener Daten, aber keiner vertraulichen Informationen und Beschäftigungsinformationen. HR-Mitarbeiter oder der Vorgesetzte des Mitarbeiters ändern vertrauliche Informationen. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter seine Privatadresse und persönliche E-Mail-Adresse ändern, der Manager muss jedoch die Stelle ändern, wenn ein Mitarbeiter befördert wird.

Die Option Zu den HR-Profilfeldern, die von Benutzern oder Managern ohne HR-Freigabe bearbeitet werden können, gehört <Anzahl der Felder> in der Human Resources-Konfiguration stellt eine Liste der bearbeitbaren HR-Profilfelder bereit. Die folgende Liste der Felder gibt an, welche der konfigurierbaren Felder personenbezogene Informationen und welche vertrauliche und Beschäftigungsinformationen enthalten.

Felder mit personenbezogenen Informationen	Felder mit vertraulichen und Beschäftigungsinformationen
Adresse (privat) Ort (privat) Land (privat) Telefon (privat) Bundesland/Kanton (Wohnsitz) Privat PLZ/Postleitzahl Zweiter Vorname E-Mail-Adresse (privat) Mobiltelefon (privat) Präfix E-Mail-Adresse (beruflich) Mobiltelefon (beruflich) Telefon (beruflich)	Geburtsdatum Abteilung Personalnummer Beschäftigungsenddatum Beschäftigungsstartdatum Beschäftigungsstatus Beschäftigungstyp Volkszugehörigkeit Vorname Geschlecht Nachname Standort Ortstyp Manager Familienstand Nationalität Kündigungsfrist Geburtsort Position Enddatum für Probezeit Probezeit Zeittyp

In der Liste zur Konfiguration der Optionsfelder sind alle personenbezogenen Datenfelder zur Bearbeitung standardmäßig aktiviert. Alle Mitarbeiter können ihr HR-Profil über das HRSM-Portal öffnen und diese Felder aktualisieren. Wenn Sie nicht möchten, dass Mitarbeiter eines oder mehrere dieser Felder aktualisieren sollen, dann können Sie dies deaktivieren, indem Sie das Häkchen in der konfigurierbaren Liste entfernen. Beispielsweise möchten vielleicht Sie nicht, dass Mitarbeiter ihre geschäftliche E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ändern können.

ACLs steuern die personenbezogenen Datenfelder des HR-Profils, die geändert werden können, wenn ein stärker kontrollierter Zugriff erforderlich ist.

Über die Felder für die beruflichen Informationen, die Sie zur Bearbeitung aktivieren, kann der Vorgesetzten des Mitarbeiters das Feld aktualisieren. Der Manager kann aber nicht das HR-Profil des Mitarbeiters öffnen. Der Manager muss eine Change-Anforderung für Beschäftigungsinformationen mit den aktualisierten Informationen einreichen. Wenn die Anforderung zum Ändern der bearbeitbaren Felder gesendet wird, finden folgende Aktionen im HR-Mitarbeiter-Change-Workflow statt:

Ein HR-Fall wird geöffnet.
Das HR-Profil des Mitarbeiters wird aktualisiert.
Der HR-Fall wird geschlossen.

Zum Aktualisieren von HR-Profilfeldern, die nicht bearbeitet werden können, müssen Mitarbeiter oder ihre Manager eine Change-Anforderung für Mitarbeiterinformationen einreichen. Es wird ein HR-Fall erstellt und der HR-Mitarbeiter-Change-Workflow wird gestartet. Der Workflow erfordert, dass die Change-Anforderung genehmigt wird. Sobald diese genehmigt wurde, werden die Felder aktualisiert und der HR-Fall geschlossen.