Reservierung vornehmen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 7. Februar 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Das Formular „Reservierung vornehmen“, auch als Reservierungsportal bezeichnet, ist ein zentraler Ort für die Reservierung von Arbeitsplatzelementen wie Besprechungsräumen und Schreibtischen. Sie können hier auch Ihre Reservierungen anzeigen und verwalten. Nachdem eine Reservierungsanforderung bestätigt wurde, werden Sie über die Reservierungsdetails benachrichtigt.

    Sie können ein Arbeitsplatzelement für einen beliebigen Zeitraum zwischen 00:00 und 23:59 Uhr (Mitternacht bis 23:59 Uhr) am selben Tag reservieren. Zum Beispiel können Sie eine Reservierung bis zu einem beliebigen Zeitpunkt vor 23:59 Uhr vornehmen. Wenn die Reservierung an einem anderen Tag fortgesetzt werden soll, müssen Sie dafür eine separate Reservierung erstellen.

    Sie können eine Reservierung über die Anwendung Workplace Reservation Management und Workplace Serviceportalvornehmen.
    • Um das Formular „Reservierung vornehmen“ in der Anwendung zu öffnen, navigieren Sie zu Verwaltung von Arbeitsplatzreservierungen > Portal > Neue Reservierung.
    • Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um das Formular „Reservierung vornehmen“ über Workplace Serviceportalzu öffnen:
      1. Navigieren zu Workplace Core > Workplace Service Portal > Workplace Service Portal-Startseite.
      2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um das Formular „Reservierung vornehmen“ zu öffnen:
        • Auswahlvorgang Reservierungen > Reservierung vornehmen.
        • Wählen Sie direkt auf der Homepage Reservierung vornehmen aus.
        • Wählen Sie im Servicekatalog für Arbeitsplätze die Option Neue allgemeine Reservierung aus.
          1. Auswahlvorgang Katalog > Nach Kategorien durchsuchen > Servicekatalog für Arbeitsplatz.
            Hinweis:
            Wenn im Portal mehrere Kataloge konfiguriert sind, wählen Sie in der Liste „Kataloge“ die Option aus Servicekatalog für Arbeitsplatz.
          2. Auswahlvorgang Reservierungsverwaltung > Neue allgemeine Reservierung.

    Im Formular „Reservierung vornehmen“ können Sie Folgendes tun:

    • Zeigen Sie Arbeitsplatzelemente wie Besprechungsräume und Schreibtische für Ihren Standort oder für einen anderen Standort an.
    • Zeigen Sie die Verfügbarkeit eines Besprechungsraums oder Schreibtisches an, bevor Sie eine Reservierungsanforderung stellen.
    • Verwenden Sie Arbeitsplatz-Stockwerkspläne, um einen Platz in Workplace Core zu finden und zu reservieren. Um die Karten im Standortverzeichnis und in Workplace Reservation Management anzuzeigen, verwenden Sie Mappedin und Indoor Mapping. Weitere Informationen zur Verwendung von Stockwerksplänen finden Sie unter Workplace Space Mapping.
    • Suchen Sie nach Standardservices, die für Arbeitsplatzelemente verfügbar sind, z. B. Whiteboards, Sitzplatzkapazitäten und Projektoren.
    • Reservieren Sie ein Arbeitsplatzelement für sich selbst oder für jemand anderen.
    • Reservieren Sie mehrere Gebäude für eine einzelne Reservierung. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen Sie Reservierungen für mehrere Gebäude.
    • Zeigen Sie die Details der von Ihnen erstellten Reservierungen an.
    • Ändern oder stornieren Sie die von Ihnen erstellten Reservierungen.
    • Geben Sie Reservierungsdetails für andere frei.
    • Durchsuchen Sie die Arbeitsplatzstandorte in der Nähe einer Person und nehmen Sie eine Reservierung vor.
    • Reservieren Sie mehrere Arbeitsplatzstandorte in einer einzigen Reservierung.
    • Nehmen Sie eine Gruppenreservierung für verschiedene Benutzer in einer einzigen Reservierung vor. Sie können die Gruppenreservierung in der übergeordneten Reservierung verwalten.
    • Laden Sie einen iCalendar-Eintrag einer Reservierung herunter, um die Reservierung Ihrem Kalender hinzuzufügen.
    Sie können auch den Chat-Support von [ Virtual Agent im Workplace Serviceportal verwenden, um eine Reservierung vorzunehmen und Ihre Reservierungsdetails anzuzeigen. Der Chat-Support bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
    • Erstellen Sie eine Reservierung für einen Standort.
    • Zeigen Sie die Reservierungen an, die Sie am aktuellen Tag erstellt haben.
    • Sehen Sie nach, wann Ihre Reservierung beginnt bzw. stattfindet.
    • Stornieren Sie eine Reservierung.

    Wiederkehrende Reservierungen

    Wenn Sie ein Arbeitsplatzelement für ein wiederkehrendes Event reservieren, wird die Reservierung für die angegebenen Tage des angegebenen Zeitraums wiederholt. Sie legen beim Erstellen der Anforderung fest, welche Tage relevant sind. Die von Ihnen erstellte Reservierung fungiert als übergeordneter Reservierungsdatensatz.

    Wenn ein Reservierungsvorkommen mit einer vorhandenen Reservierung an einem bestimmten Tag in Konflikt steht, wird das Reservierungsvorkommen für diesen Tag nicht bestätigt, und der Status ändert sich in Konflikt. Das System versucht, automatisch einen alternativen Platz für Konfliktstatus zu finden.
    • Wenn eine Stockwerkkarte verfügbar ist, sucht die Anwendung Workplace Reservation Management nach einer Fläche, die der gleichen Kapazität am nächsten kommt, und sucht dann nach einer Fläche mit mehr Kapazität und schließlich nach einer Fläche mit geringerer Kapazität.
    • Wenn keine Stockwerkkarte verfügbar ist, sucht die Anwendung nach einem alternativen Platz im selben Bereich oder auf derselben Etage.
    • Die bevorzugten Plätze werden gegenüber dem „Standort“ priorisiert (innerhalb desselben Bereichs oder in der Nähe).
    • Der Mitarbeiter kann leicht einen alternativen Platz finden, wenn kein alternativer Platz gefunden wurde.
    • Der Mitarbeiter wird benachrichtigt, wenn die Anwendung einen alternativen Platz zuweist.
    Weitere Informationen zum automatischen Auflösen von wiederkehrenden Konflikten finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren und Reservierung erstellen.

    Wenn Workplace Reservation Management keinen neuen Arbeitsplatz, kein neues Datum und keine neue Uhrzeit finden kann, werden dem Benutzer relevante Nachrichten angezeigt, sodass die in Konflikt stehende Reservierung manuell gelöst werden kann, indem ein anderes Arbeitsplatzelement ausgewählt oder die Uhrzeit der Reservierung geändert wird.

    Beispiel: Sie haben ein Arbeitsplatzelement für eine Besprechung reserviert, die in einem Monat jeden Mittwoch stattfindet. Für jedes Vorkommen werden vier Reservierungsdatensätze erstellt. Wenn jedoch ein anderer Mitarbeiter denselben Raum für dieselbe Zeit wie eine Ihrer wiederkehrenden Reservierungen reserviert hat, steht Ihr Reservierungsvorkommen mit der Reservierung des anderen Mitarbeiters in Konflikt. In einem solchen Fall können Sie Ihre Reservierung für diesen Tag ändern, indem Sie einen anderen Besprechungsraum oder eine andere Uhrzeit auswählen.

    Reservierungsstatus

    Nachdem Sie eine Reservierung vorgenommen haben, ändert sich der Status der Reservierung in Bestätigt.

    Wenn für die Reservierung Genehmigungen erforderlich sind, hängt es von der Aktion des Genehmigers ab, welchen Status sie annimmt. Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen über diese Änderungen. Die folgenden Änderungen sind möglich:

    • Wenn Ihr Genehmiger keine Maßnahmen für Ihre Reservierung ergriffen hat, bleibt der Status der Anforderung Genehmigung ausstehend.
    • Wenn Ihr Genehmiger Ihre Reservierung genehmigt und die Verfügbarkeit bestätigt wird, ändert sich der Status der Reservierung in Bestätigt.
    • Wenn die wiederkehrenden Reservierungen automatisch aufgelöst werden, wird der Status Neuer Platz unter dem Status Bestätigt angezeigt, um anzugeben, dass Workplace Reservation Management einen neuen Arbeitsbereich, ein neues Datum oder eine neue Uhrzeit zugewiesen hat.
    • Wenn Ihr Genehmiger Ihre Reservierung ablehnt, ändert sich der Status der Reservierung in „Abgelehnt“.
    • Wenn Ihr Genehmiger Ihre Reservierung genehmigt, das Arbeitsplatzelement jedoch für das ausgewählte Datum und die ausgewählte Uhrzeit nicht verfügbar ist, ändert sich der Status der Reservierung in In Konflikt.
      Hinweis:
      Bei wiederkehrenden Konflikten wird von Mitarbeitern erwartet, dass sie die Reservierungskonflikte manuell lösen, indem sie einen neuen Arbeitsbereich, eine neue Uhrzeit und ein neues Datum auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierung erstellen.
    • Wenn Sie ein Arbeitsplatzelement für wiederkehrende Tage reservieren, wird die Reservierung für die Tage und Uhrzeiten bestätigt, zu denen das Element verfügbar ist. Für die verbleibenden Tage und Uhrzeiten bleibt der Status der Reservierung in Konflikt.

      Sie können Ihre Reservierung ändern und sich mit Ihrem Genehmiger in Verbindung setzen, um Ihren Konflikt in Bezug auf die Reservierung zu lösen.

    • Wenn Sie Ihre Reservierung stornieren, ändert sich der Status der Reservierung in Abgebrochen.