Configurer un modèle de tâche RH

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 8 minutes de lecture

    • Créez ou modifiez un modèle de tâche RH pour renseigner automatiquement les champs sur le formulaire de tâche RH lorsque cette tâche est générée. Vous pouvez configurer un modèle de tâche RH pour un service RH ou une activité d'événement du cycle de vie.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_core.admin

    Procédure

    1. Choisissez l'une des options suivantes.
      OptionDescription
      Activité de service RH
      1. Accédez à la Administration RH > Services RH > Configuration des services RHet ouvrez le service RH.
        Remarque :
        Assurez-vous que le champ Type d'exécution est défini sur Activité de service.
      2. Dans la liste Activités de service au bas du formulaire de service RH, ouvrez l'activité de service.
        Remarque :
        Assurez-vous que le champ Type d'activité est défini sur Tâche.
      3. Dans le champ Modèle de tâche enfant, cliquez sur l'icône de recherche.
      Enterprise Onboarding and Transitions(uniquement) Activité d’événement de cycle de vie
      1. Accédez à la Événements de cycle de vie > Administration > Activitéset ouvrez l’activité d’événement de cycle de vie.
        Remarque :
        Assurez-vous que le champ Type d'activité est défini sur Employé ou Prestataire. Pour les types Prestataire, assurez-vous que le champ Activité de prestataires est défini sur Tâche RH.
      2. Dans le champ Modèle de tâche RH, cliquez sur l'icône de recherche.
    2. Cliquez sur Nouveau ou ouvrez un enregistrement.
    3. Renseignez les champs du formulaire comme il convient.
      Tableau 1. Formulaire Modèle de tâche RH
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de la tâche RH.
      Actifs Possibilité d'activer le modèle de tâche RH pour une utilisation.
      Groupe propriétaire Groupe responsable du modèle de tâche RH.
      Brève description Une brève description qui s'affiche sur le formulaire de tâche RH lorsque la tâche est générée.
      Facultatif Option permettant de marquer la tâche RH comme facultative.

      Dans Tâches/actions à faire, l’indicateur Type vous permet de filtrer les tâches en fonction de la sélection Obligatoire ou Facultatif.
      Type de tâche RH Type de la tâche RH. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      Service RH Un service RH exécute la tâche RH. Dans le domaine du service RH, sélectionnez un service RH.
      Soumettre l'élément de catalogue Un élément de catalogue exécute la tâche RH. Dans le champ Élément de catalogue, sélectionnez un élément de catalogue.
      Soumettre un guide de commande Un guide de commande exécute la tâche RH. Dans le champ Guide de commande, sélectionnez un guide de commande.
      Collecte des informations de l'employé Recueille des informations auprès des employés. Dans le champ Formulaire employé, sélectionnez le formulaire employé que l'utilisateur remplira ou vérifiera.
      Remarque :
      Les formulaires des employés sont des questionnaires conçus à l'aide du concepteur d'enquête pour recueillir des informations fournies par les employés. Consultez Collecte des informations de l'employé pour plus d'informations.
      Liste de vérification Dans le champ Éléments de liste de vérification, indiquez les éléments de la liste de vérification.
      Signature électronique L'utilisateur signe électroniquement un document. Dans le champ Modèle de signature électronique, sélectionnez le modèle de signature électronique à utiliser.
      Remarque :
      • La signature électronique est une application incluse dans le périmètre qui permet aux utilisateurs de signer des documents gérés, des articles de la base de connaissances ou des modèles de documents RH avec leur signature dactylographiée ou dessinée, leurs informations d'identification ou sous la forme d'un accusé de réception. Consultez Signature électronique RH pour plus d'informations.
      • Si le type de document du modèle de signature électronique que vous utilisez est un modèle de document RH, vous devez sélectionner le modèle de document RH que le signataire signera sur le formulaire de ticket RH. Consultez Sélectionnez un modèle de document RH pour une tâche de signature électronique pour plus d'informations.
      Informations d'identification Invite l'utilisateur à se connecter en utilisant ses informations d'identification pour reconnaître les conditions liées à sa signature. Pour ajouter du texte qui explique ce que signifie ses informations d'identification, ajoutez le champ Texte de confirmation. Pour ajouter un document, ajoutez le champ Document de confirmation.
      Remarque :
      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.
      Signature électronique Invite l'utilisateur à signer un document. Pour ajouter du texte qui explique ce que signifie leur signature, ajoutez le champ Texte de confirmation. Pour ajouter un document, ajoutez le champ Document de confirmation.
      Remarque :
      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.
      Marquer une fois terminé Informe l'utilisateur en affichant un bouton Terminé sur le portail de services RH. Utilisez le champ Brève description pour fournir des détails sur cette tâche.
      Remarque :
      L'option Marquer une fois terminé passe la tâche à l'état Fermé terminé.
      Signer le document Demande à la personne concernée de modifier ou de signer un document. Cette option est utilisée, par exemple, lors de l'envoi d'un accord sur l'enseignement à signer pour obtenir un remboursement des frais de scolarité.

      Cette option n'est disponible que pour les clients existants qui n'ont pas encore migré vers la signature électronique. Consultez Migrer des modèles de tâches RH existants et ouvrir des tâches RH dans le module de signature électronique pour plus d'informations.

      Remarque :
      Le document doit être inclus dans le modèle de ticket RH dans le champ Modèle PDF. Voir Configurer un modèle de ticket RH.

      Pour ajouter du texte qui explique ce que signifie leur signature, ajoutez le champ Texte de confirmation. Pour ajouter un document, ajoutez le champ Document de confirmation.

      Le texte de confirmation saisi sur le modèle de document RH remplace le texte écrit ici. Voir Configurer un modèle de document RH (HTML) ou Configurer un modèle de document PDF RH.
      Participer à une enquête Dans le champ Enquête, sélectionnez une enquête à laquelle est affecté l'utilisateur.
      Télécharger des documents Demande à la personne affectée à la tâche de télécharger des documents. Il peut s'agir, par exemple, de reçus, d'une inscription à des cours ou des transcriptions pour le remboursement des frais de scolarité. Utilisez le champ Brève description pour fournir des instructions.
      Remarque :
      La tâche doit être à l'état Prêt ou Travail en cours.
      URL Dans le champ URL, fournissez une URL que l'utilisateur confirme lorsqu'il y accède.
      Visionner la vidéo Dans le champ URL , le code/l’URL incorporée que l’utilisateur est invité à afficher.
      Type d'affectation Affectation de la tâche RH lorsque la tâche est générée. Vous pouvez confier la tâche RH à l'employé ou au prestataire. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      Employé Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Personne concernée par le ticket parent : affectez la tâche à la personne concernée par le ticket parent.
      • Ticket parent ouvert pour : affectez la tâche à la personne dont le ticket parent est ouvert.
      • Utilisateur dans le ticket : affectez la tâche à un utilisateur dans le ticket.
      • Utilisateur nommé : affectez la tâche à un utilisateur spécifique.
      Prestataire Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Ticket parent affecté à : affectez la tâche à la personne à laquelle le ticket parent est affecté.
      • Utilisateur nommé : affectez la tâche à un utilisateur spécifique.
      • Utilisateur dans le ticket : affectez la tâche à un utilisateur dans le ticket.
      • Groupe d'affectation/Compétences : sélectionnez les compétences et le groupe auxquels vous souhaitez affecter la tâche.
      Date d'échéance Date d'échéance de la tâche RH. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Basé sur la date d'affectation de tâche
      • Basé sur la table du ticket parent
      Définir un rappel Sélectionnez cette option pour configurer un rappel à envoyer au délégataire.
      Modèle de rappel Sélectionnez un modèle d’e-mail pertinent.
      Quand envoyer (en jours) Entrez le nombre de jours après lequel le rappel sera envoyé.
      Intervalle (en jours) Entrez le nombre de jours entre chaque rappel.
      État État de la tâche RH lorsque la tâche est générée. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Brouillon
      • Prêt
      • En cours de résolution
      • Fermé terminé
      • Fermé incomplet
      • Annulé
      • Ignoré
      Équipe de prise en charge de la tâche Équipe de prise en charge des tâches pour la tâche RH. Sélectionnez l'une des options suivantes :
      Aucun Pas d'équipe de prise en charge de la tâche.
      Utilisateurs et groupes Sélectionnez des utilisateurs parmi le ticket parent ou les groupes RH comme équipe de prise en charge des tâches pour la tâche RH.
      File d'attente Sélectionnez une file d'attente de messagerie instantanée comme équipe de prise en charge des tâches pour la tâche RH.
      Utiliser des descriptions globales pour les traductions Option permettant d'utiliser des descriptions globales pour les traductions. Si cette option est sélectionnée, vous pouvez fournir une brève description et la description du modèle de tâche RH dans une ou plusieurs langues. Consultez Traductions pour les tickets et les tâches RH pour plus d'informations.
      Cochez cette case pour afficher les champs Brève description globale et Description globale. Vous pouvez sélectionner une table (en haut, à droite) dans la liste pour en afficher les variables dynamiques associées. Vous pouvez ajouter des variables dynamiques lors de la création de votre texte pour personnaliser la tâche. Pour utiliser des variables dynamiques dans le champ Brève description globale, copiez et collez les variables dynamiques du champ Description globale.
      Remarque :
      étant donné que certaines variables dynamiques peuvent fournir des informations personnelles, veillez à utiliser la propriété système sn_hr_core.task_template_variable_ignore pour garantir la confidentialité. Par exemple, le numéro de sécurité sociale (SSN) est exclu par défaut. Vous pouvez ajouter d'autres variables à cette propriété système pour les désactiver, mais veillez à ce qu'elles soient séparées par des virgules, sans espace entre chaque variable.
      Ajouter un champ Champs à renseigner automatiquement sur le formulaire de tâche RH lorsque la tâche est générée. Sélectionnez un ou plusieurs champs de la liste Ajouter un champ et indiquez les valeurs souhaitées.

      Lorsque vous ajoutez un champ Description enrichie, vous pouvez sélectionner une table (en haut, à droite) pour en afficher les variables dynamiques associées. Vous pouvez ajouter des variables dynamiques lors de la création de votre texte pour personnaliser la tâche.

      Remarque :
      étant donné que certaines variables dynamiques peuvent fournir des informations personnelles, veillez à utiliser la propriété système sn_hr_core.task_template_variable_ignore pour garantir la confidentialité. Par exemple, le numéro de sécurité sociale (SSN) est exclu par défaut. Vous pouvez ajouter d'autres variables à cette propriété système pour les désactiver, mais veillez à ce qu'elles soient séparées par des virgules, sans espace entre chaque variable.
    4. Cliquez sur Envoyer ou Mettre à jour.