Configurer un modèle de document PDF RH

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Créez ou modifiez des modèles de documents PDF RH personnalisés avec vos critères spécifiques. Les modèles de documents PDF proviennent de Managed Documents et prennent soit la forme d'un PDF à compléter avec des champs mappés, soit la forme d'un PDF standard avec une signature en ligne.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_hr_core.manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Les modèles de documents PDF vous permettent de prendre un document existant et de le réutiliser avec des informations personnalisées à partir d'un ticket RH ou de n'importe quelle table disponible. Par exemple, vous pouvez choisir un document PDF à compléter à partir de Managed Documents, et mapper des champs pour personnaliser le document chaque fois qu'il est utilisé.

    Le document doit être un PDF à compléter pour pouvoir mapper les champs à une table. Rendez-vous sur la page d'accueil d'Adobe et lancez une recherche sur les fichiers PDF à compléter pour apprendre à créer des documents PDF à compléter https://www.adobe.com/.
    Remarque :
    Les PDF à compléter présentés à un employé n'enregistrent aucune donnée renseignée par l'employé (à l'exception des signatures). Les fichiers PDF à compléter ne sont utilisés que pour mapper les champs à une table.

    Les documents sont téléchargés et consultés à partir de l'application Managed Documents dans la table Documents [dms_document]. Les documents doivent être publiés sous forme de révision de document avant de pouvoir être consultés.

    Le système de base fournit le modèle de document d'accord de confidentialité comme exemple de modèle de document PDF.
    Remarque :
    Voir. Fonctionnalités de Managed Documents

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Administration RH > Modèles de documents.
    2. Cliquez sur Nouveau ou sur un modèle de document PDF existant pour le modifier.
      Lorsque vous sélectionnez Nouveau, la liste des modèles de documents RH apparaît.
    3. Sélectionnez Modèle de document PDF.
      Remarque :
      Pour connaître les différences entre les types de modèles de document, consultez Modèles de documents RH.
    4. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de modèle PDF RH
      Champ Description
      Nom Nom du modèle de document PDF RH.
      Table Sélectionnez la table associée au type de modèle. La table détermine les champs disponibles qui peuvent être mappés.
      Remarque :
      Seules les tables auxquelles vous avez accès apparaissent.
      Type de document Sélectionnez le type de document auquel ce modèle s'applique.

      Cliquez sur Nouveau sous Type de document RH pour créer un type de document.

      Un type de document est requis lorsque vous souhaitez qu'une liste de documents apparaisse dans le formulaire de ticket RH. Les Critères RH sont utilisés avec ce champ pour réduire la liste des documents que vous souhaitez rendre disponibles pour un ticket RH.

      Voir Utilisation de types de documents avec des modèles de documents RH.

      Remarque :
      Lors de la création d'un type de document, la Valeur se remplit automatiquement à partir du nom que vous saisissez (en minuscules et avec des tirets bas).
      Actifs Option permettant d'activer le modèle de document PDF RH en vue de son utilisation.
      Révision de document Sélectionnez le document et la révision sur lesquels est basé le modèle de document PDF.

      Les documents répertoriés proviennent de Managed Documents.

      Remarque :
      Le groupe d'utilisateurs et le propriétaire de document déterminent les révisions qui peuvent être affichées ou sélectionnées.
      Critères RH Sélectionnez les critères d'audience de ce document. Par exemple, vous pouvez créer une lettre destinée uniquement aux employés canadiens.
      Les critères RH limitent le nombre d'utilisateurs du modèle.
      Remarque :
      lorsque vous définissez des conditions telles que le respect de la casse ou les valeurs Null, consultez la rubrique relative à l'API GlideFilter - Scoped, Global.
      Aperçu PDF Apparaît après avoir enregistré ou sélectionné un modèle PDF existant.
      Cliquez sur cette option pour afficher un aperçu du modèle.
      Remarque :
      L'utilisation de balises de style pour l'alignement du texte n'est pas prise en charge. Utilisez des espaces pour aligner votre texte.
    5. Cliquez sur Envoyer ou sur Enregistrer pour enregistrer votre modèle de document PDF.
      Le bouton Marquer les signatures apparaît sur la barre de menu du haut. Cliquez dessus pour mapper l'emplacement où insérer des signatures dans le modèle. Un aperçu du modèle de document PDF s'affiche pour définir un bloc de signature.

      Le lien connexe Analyser le PDF apparaît. Lorsque le modèle contient des champs qui peuvent être mappés, le lien Analyser le PDF apparaît sous Liens connexes.

    6. Cliquez sur Analyser le PDF si le lien apparaît sous Liens connexes pour afficher les champs qui peuvent être mappés.
      Le formulaire PDF AcroForm détermine quels champs peuvent être mappés et la table sélectionnée détermine les informations que vous pouvez renseigner dans ces champs. Cliquez sur le lien connexe Analyser le PDF.
      La liste Mappages de modèles PDF apparaît. Cliquez sur les champs du PDF pour les mapper avec les champs de la table sélectionnée. Vous pouvez personnaliser votre document avec des informations pré-remplies à partir de la table. Voir Ajouter ou modifier un mappage de modèles PDF. Après avoir créé ou modifié les mappages de champs, le bouton Aperçu PDF apparaît.
    7. Cliquez sur Mettre à jour.