Traiter une demande d’examen de contrat tiers

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 7 minutes de lecture

    • En tant que membre de l’équipe d’assistance pour les contrats juridiques, examinez et révisez un document de contrat tiers. Vous pouvez envoyer le document révisé par e-mail aux personnes concernées pour vérifier les révisions, puis envoyer le document prêt pour signature électronique à partir de la demande juridique.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_lg_cnt.contract_fulfiller

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez y accéder et travailler dessus, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .

    Procédure

    1. Affectez-vous une demande juridique ou affectez-la à une personne de votre groupe d'affectation.
      Pour plus d'informations, voir Affecter une demande juridique
    2. Commencez à traiter une demande juridique.
      1. Accédez à la Tous > Demande juridique > Legal Counsel Center.
      2. Cliquez sur l'icône Liste (icône Liste).
      3. Sélectionnez l’option Demandes juridiques .
      4. Sélectionnez M'affecter.
      5. Ouvrez la demande juridique à partir de la liste.
      6. Sélectionnez Démarrer le travail
      L’état de la demande juridique devient Travail en cours.
    3. Dans l’onglet Listes , accédez à Demandes juridiques ou Demandes de contrat.
      OptionÉtapes
      En tant que délégataire
      1. Sélectionnez l’option Mes affectations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat à traiter.
      En tant que collaborateur
      1. Sélectionnez l’option Collaborations .
      2. Sélectionnez une demande de contrat à traiter.
    4. Facultatif : Si vous avez besoin d'aide d'autres prestataires pour travailler sur la demande juridique, ajoutez-les dans le champ Collaborateurs.
      Remarque :
      Les utilisateurs disposant du rôle sn_lg_cnt.contract_fulfiller sont répertoriés dans le champ Collaborateurs .
      Les collaborateurs sont informés par e-mail qu'ils ont été ajoutés en tant que collaborateurs à une demande juridique.
    5. Facultatif : Reclassifiez le contrat ou les pièces justificatives soumises pour examen.
      Pour plus d'informations, consultez Reclassifier les documents contractuels dans la demande d’examen de contrat tiers en tant que prestataire juridique et Modifier les pièces justificatives dans la demande d’examen de contrat tiers en tant que prestataire juridique.
    6. Ouvrez une révision existante d’un document de contrat.
      • Pour le stockage interne : dans l’onglet Documents contractuels , sélectionnez le nom du document pour ouvrir l’enregistrement de révision du document.
      • Pour le stockage externe : dans l’onglet Documents contractuels , cliquez sur le lien dans l’onglet URL pour afficher le document en ligne.
    7. Examinez les documents de contrat.
    8. Révisez le document de contrat si des modifications sont nécessaires et chargez-le en créant une révision.
      1. Sélectionnez Créer une révision.
      2. Dans le champ Sélectionner le type de contrat , sélectionnez le type de contrat.
      3. Dans le champ Créer une révision à partir de , sélectionnez le type de stockage auquel joindre la révision.

        • Pour sélectionner un fichier à partir de votre système local, sélectionnez Ordinateur et chargez un fichier.

        • Pour sélectionner une pièce jointe à partir d’un e-mail, sélectionnez E-mail entrant.

          Les fichiers joints aux e-mails entrants sont répertoriés dans le champ Document .

        • Pour sélectionner un fichier stocké dans le système de stockage externe configuré, sélectionnez Stockage externe.

          Cette option ne s’affiche que si un stockage externe a été configuré.

          (Facultatif) Ajoutez plus d’informations sur le document dans le champ Notes .

          Ces informations sont ajoutées au flux d’activité avec la pièce jointe.

      4. Sélectionnez Créer.

      Le document est ajouté à la demande. Le numéro de révision du dernier document est supérieur de 1 à celui du numéro de révision de document précédent. La révision du document est répertoriée dans l’onglet Documents contractuels .

    9. Si une approbation est requise de la part d’autres personnes concernées, envoyez le document pour approbation ad hoc.
      Pour plus d'informations, consultez Initier une approbation ad hoc pour une demande juridique ou sa pièce jointe.
    10. Créez un e-mail aux personnes concernées pour que le document contractuel complété soit révisé et que les modifications soient confirmées.
      1. Sélectionnez Composer un e-mail.
      2. Dans la fenêtre contextuelle Composer un e-mail, sélectionnez les documents à joindre à l’e-mail.
      3. Sélectionnez Ajouter pour joindre le document à l’e-mail.
        Un éditeur d’e-mail s’affiche.
      4. Dans l’onglet Nouveau brouillon d’e-mail , ajoutez les adresses e-mail des destinataires dans les champs À, Cc et Cci comme il convient.

        Dans le champ À , entrez l’adresse e-mail du destinataire, le champ Cc sera défini sur l’adresse e-mail du demandeur.

      5. Saisissez l’objet de l’e-mail dans le champ Objet .
        La brève description de la demande est renseignée par défaut.
      6. Dans le champ Pièces jointes , sélectionnez le lien +Ajouter un fichier pour ajouter les documents, puis sélectionnez la source du fichier.
      7. Saisissez votre propre message dans le corps de l’e-mail ou copiez-collez le contenu d’un modèle de réponse par e-mail dans le corps de l’e-mail.
        À l’aide des modèles de réponse, vous pouvez insérer du contenu prédéfini dans le corps de l’e-mail. Sélectionnez l’icône du modèle de réponse ( icône Modèle de réponse.)et trouvez un modèle de réponse approprié en fonction de l’objet de votre e-mail. Copiez et collez le contenu du modèle dans le corps de l’e-mail.
        Remarque :
        Seuls les modèles de réponse configurés pour le canal d’e-mail sont disponibles. Pour plus d’informations, consultez Modèles de réponses configurés pour le canal d’e-mail.

        Pour plus d’informations, voir Communication par e-mail.

      8. Envoyez l’e-mail immédiatement ou indiquez qu’il doit être envoyé plus tard.
        • Pour envoyer l’e-mail immédiatement, sélectionnez Envoyer un e-mail.
        • Pour indiquer que l’e-mail doit être envoyé ultérieurement, sélectionnez Enregistrer comme brouillon.
    11. Dans l’onglet Signataires , ajoutez des signataires auxquels le contrat sera envoyé pour signature électronique en sélectionnant Ajouter.
      OptionÉtapes
      Interne
      1. Dans le champ Signataire interne , saisissez le nom du signataire. Les champs Nom de signataire autorisé, Signataire et E-mail du signataire sont automatiquement renseignés.
      2. Dans le champ Ordre , entrez l’ordre dans lequel l’e-mail doit être envoyé au signataire. La valeur d’ordre doit être unique
      Externe
      1. Dans le champ Nom de signataire autorisé , saisissez le nom du signataire interne.
      2. Dans le champ Signataire , saisissez le titre du signataire interne.
      3. Dans le champ E-mail du signataire , saisissez l’adresse e-mail du signataire interne.
      4. Dans le champ Commande , entrez l’ordre dans lequel le contrat doit être envoyé aux signataires pour signature électronique. La valeur d’ordre doit être unique.
    12. Lorsque toutes les parties prenantes se sont mises d’accord sur la révision d’un document contractuel, sélectionnez Préparer pour signature afin de préparer et d’envoyer le document aux signataires pour signature électronique.
      1. Dans la fenêtre contextuelle Réorganiser le document, faites glisser les documents et placez-les pour définir l’ordre.
        L’option de réapprovisionnement n’est affichée que lorsque plusieurs documents sont joints à la demande de contrat.
      2. Sélectionnez Préparer pour signature.
      L’état et l’état du contrat sont remplacés par Préparation pour signature.
    13. Complétez le document dans le système de signature électronique configuré et envoyez-le pour signature.
      1. Connectez-vous au portail de signature électronique.
      2. Prévisualisez le document pour vous assurer que le contenu est correct.
        Les documents contractuels soumis dans la demande d’examen du contrat tiers seront combinés en un seul document.
      3. Ajoutez les champs requis, y compris le champ Signature et Date de signature pour tous les signataires.
      4. Sélectionnez Envoyer.
      Une enveloppe de signature électronique est créée et envoyée à tous les signataires. Si le système reçoit une notification de réussite du fournisseur de signature électronique, l’état du contrat passe de Préparation pour signature à En attente de signature.
    14. Facultatif : Si vous devez annuler la demande de signature avant que tous les signataires n’aient fini de signer le document, sélectionnez Annuler les signatures.
      L’état du contrat passe à Signature annulée.

    Que faire ensuite

    • Les signataires peuvent examiner et signer ou refuser de signer le contrat.

      Pour plus d'informations, consultez Workflow de signature pour une demande juridique.

    • Vérifiez l’état du contrat dans la demande.
      • Si tous les signataires signent le document de contrat, l’état du contrat est mis à jour sur Contrat signé. Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est mis à jour sur Signé. Vous pouvez accéder à l’enregistrement du référentiel des contrats juridiques à partir de l’onglet Référentiel des contrats juridiques .
      • Si un signataire refuse de signer le document de contrat, l’état du contrat est mis à jour sur Signature refusée. Dans l’onglet Signataires , l’état de tous les signataires est défini sur Refusé. Si d’autres modifications sont nécessaires dans le document de contrat, mettez-le à jour et renvoyez-le aux signataires pour signature.
      • Une fois que tous les signataires ont signé le document, un e-mail est envoyé aux signataires légaux avec le document du contrat finalisé en pièce jointe.
      • Si le certificat d’achèvement est activé, un certificat sera émis avec les détails de l’horodatage sur l’action de chaque signataire lors d’une signature électronique.
    • Si le contrat est signé par tous les signataires, vous pouvez fermer la demande en sélectionnant Fermer terminé. Pour plus d'informations, voir Fermer une demande juridique