Initier une approbation ad hoc pour une demande juridique ou sa pièce jointe
Initiez une approbation ad hoc pour une demande juridique ou ses pièces jointes à partir d'un utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs.
Avant de commencer
Rôle requis : sn_lg_ops.legal_fulfiller
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
En tant que collaborateur ajouté à une demande, vous pouvez y accéder et travailler dessus, tout comme les délégataires. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les champs Affecté à et Groupe d’affectation .
Voici quelques cas où des approbations peuvent être demandées pour une demande juridique ou ses pièces jointes :
- Approbation des documents de contrat juridiques par les personnes concernées.
- Approbation ad hoc pour une demande juridique qui nécessite une autorisation de l'équipe de confidentialité avant qu'elle puisse être traitée.
Vous pouvez affecter ces approbations à n’importe quel utilisateur ou groupe d’utilisateurs de votre organisation qui dispose du rôle legal_user, Lorsque vous initiez une approbation, les approbations reçoivent une notification par e-mail et peuvent examiner l'approbation et agir sur elle.
Remarque :
Si une demande juridique ou une pièce jointe a déjà un enregistrement d'approbation en attente, vous ne pouvez pas initier une autre approbation pour le même élément.
Procédure
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Cliquez sur l'icône Liste (
).
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Dans l'onglet Approbateurs, cliquez sur Initier l'approbation.
Vous pouvez également initier une approbation en cliquant sur le bouton Plus d'actions (
) et en sélectionnant Initier l'approbation.
Résultats
- Si vous avez sélectionné Utilisateur dans le champ Approbation par, un enregistrement d'approbation est créé pour l'utilisateur sélectionné.
- Si vous avez sélectionné Groupe d'utilisateurs dans le champ Approbation par, un enregistrement d'approbation pour chaque utilisateur du groupe sélectionné est créé. Tout membre du groupe peut approuver.
Les approbations affectées obtiennent une notification par e-mail avec un lien pour ouvrir l'enregistrement pour la révision et l'action.
Remarque :
- Une pièce jointe ne peut pas être supprimée après l'initiation d'une approbation ad hoc et est à l'état Demandé. Pour supprimer ces pièces jointes, il faut soit annuler la demande d'approbation ad hoc, soit obtenir l'approbation préalable.
- Lorsque vous supprimez une pièce jointe d'une demande juridique, cela supprime également les enregistrements d'approbation ad hoc associés. Une note de travail est publiée avec les détails de la suppression dans le flux d'activité de la demande juridique.
Les détails de l'approbation apparaissent sous l'onglet Approbations de la page Ticket standard.
Que faire ensuite
Les approbateurs peuvent examiner et approuver ou rejeter l'élément sélectionné.