Fermeture d’une demande RMA

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 8 minutes de lecture

    • Après avoir soumis une demande RMA pour un actif défectueux, vous devez effectuer différentes tâches pour finaliser la réparation ou le remplacement de l’actif.

    Pour fermer une demande RMA, vous devez fermer chacune de ses lignes séparément. Pour fermer une ligne, vous devez effectuer toutes les tâches RMA de la ligne et fournir toutes les informations nécessaires sur la ligne. Vous fermez une ligne en fermant d’abord sa tâche d’évaluation. Ensuite, l’actif défectueux est envoyé pour une réparation hors site ou sur site. La ligne est fermée une fois toutes ces tâches terminées.

    Les procédures suivantes expliquent comment fermer une seule ligne en fermant ses tâches. Vous devez répéter ces procédures pour toutes les lignes de demande.

    Fermer la tâche d’évaluation pour une demande RMA

    Fermez la tâche d’évaluation d’une demande RMA afin que les actifs défectueux puissent être réparés ou remplacés.

    Avant de commencer

    Rôle requis : asset, inventory user ou itil

    Le rôle asset, inventory_user ou itil ne peut accéder qu’aux rapports des lignes de demande RMA.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Inventaire > Autorisation de retour de marchandise > Toutes les demandes RMA.
      La page RMA Request (Demande de RMA) s’affiche et affiche une liste de demandes RMA.
    2. Ouvrez la demande RMA que vous souhaitez fermer.
    3. Dans la liste connexe Lignes de demande RMA, ouvrez une ligne de demande RMA.
    4. Dans la liste connexe Tâches RMA d’actifs, ouvrez la tâche Évaluation.
    5. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire de tâche d’évaluation
      Champ Description
      État État de la tâche.
      Entrepôt Entrepôt de l’actif ou du consommable défectueux.
      Fournisseur Fournisseur chez qui l'actif a été acheté.
      Numéro RMA du fournisseur Numéro de référence RMA donné par votre fournisseur d’actifs.
      Groupe d'affectation Groupe auquel la tâche RMA est affectée.
      Affecté à Utilisateur du groupe d’affectation auquel la tâche RMA est affectée.
      Action RMA Action à effectuer sur le RMA. L’actif peut être réparé sur site ou hors site, sur le site du fournisseur. Les choix sont les suivants :
      • Sur site
      • Hors site

      Avant de fermer la tâche, vous devez mettre à jour ce champ.
    6. Cliquez sur Tâche de clôture.
      Dans le formulaire Actif, l’état de l’actif défectueux bascule sur En stock et le sous-état passe à Réparation en attente.

      Si l’actif défectueux fait partie d’un lot d’actifs, après la fermeture de la tâche d’évaluation, l’état du lot passe à En stock et En attente de réparation. S’il existe plusieurs demandes RMA à partir d’un lot, l’état du lot reste En stock et En attente de réparation jusqu’à ce que toutes les demandes RMA soient fermées.

    Résultats

    Selon que vous avez sélectionné Sur site ou Hors site dans le champ d’action RMA , le flux Actif RMA sur site ou le flux Actif RMA hors site est déclenché pour générer les tâches RMA connexes afin de terminer le processus RMA.

    Fermer une demande de RMA avec une réparation ou un remplacement hors site

    Fermez une demande RMA dans laquelle un actif défectueux est réparé ou remplacé à l’emplacement du fournisseur.

    Avant de commencer

    Rôle requis : asset, inventory user ou itil

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une fois que vous avez sélectionné Hors site dans le champ Action RMA du formulaire de tâche d’évaluation, une tâche d’expédition est générée sous la liste connexe Tâches RMA d’actif dans la ligne de demande RMA. Fermez la tâche d’expédition et les autres tâches RMA une par une pour terminer le processus RMA.

    Vous pouvez annuler une ligne de demande RMA qui a été déclenchée à partir d’un flux hors site d’actif RMA si vous disposez du rôle ITIL, utilisateur d’inventaire. Pour annuler une ligne de demande RMA, vous devez le faire avant la fermeture de la tâche d’expédition.

    Procédure

    1. Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actifs, ouvrez la tâche Expédition.
    2. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire de tâche d’expédition
      Champ Description
      État État de la tâche d’expédition.
      Numéro RMA du fournisseur Numéro de référence RMA donné par votre fournisseur d’actifs.
      Groupe d'affectation Groupe auquel la tâche RMA est affectée.
      Affecté à Utilisateur du groupe d’affectation auquel la tâche RMA est affectée.
      Nom du transporteur qui expédie l’actif à l’emplacement du fournisseur pour réparation ou remplacement.
      Date de l'envoi Date d’expédition de l’actif. Pour fermer la tâche, vous devez mettre à jour ce champ.
      Numéro de suivi Numéro de référence de l’expédition fourni par le fournisseur du transporteur.
    3. Sélectionnez Fermer la tâche.
      Dans le formulaire Actif, l’état de l’actif bascule sur En transit. Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actifs, une tâche de décision RMA du fournisseur est générée.
    4. Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actifs, ouvrez la tâche de décision RMA du fournisseur.
    5. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 3. Formulaire de tâche de décision RMA du fournisseur
      Champ Description
      État État de la tâche de décision RMA du fournisseur.
      Groupe d'affectation Groupe auquel la tâche RMA est affectée.
      Affecté à Utilisateur du groupe d’affectation auquel la tâche RMA est affectée.
      Action du fournisseur Ce que le fournisseur veut faire avec l’actif défectueux. Les choix sont les suivants :
      • Réparer
      • Remplacer
      Pour fermer la tâche, vous devez mettre à jour ce champ.
    6. En fonction de ce que le fournisseur veut faire avec l’actif défectueux, effectuez l’une des actions suivantes :
      • Si le fournisseur souhaite réparer l’actif défectueux, sélectionnez Réparer dans le champ Action du fournisseur .
      • Si le fournisseur souhaite remplacer l’actif défectueux par un nouvel actif, sélectionnez Remplacer dans le champ Action du fournisseur .
    7. Sélectionnez Fermer la tâche.
      Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actif, une tâche de réception est générée.
    8. Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actifs, ouvrez la tâche Recevoir.
    9. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 4. Recevoir un formulaire de tâche
      Champ Description
      État État de la tâche de réception.
      Groupe d'affectation Groupe auquel la tâche RMA est affectée.
      Affecté à Utilisateur du groupe d’affectation auquel la tâche RMA est affectée.
      Actif reçu Informations indiquant si vous avez reçu l’actif réparé ou neuf. Pour fermer la tâche, vous devez mettre à jour ce champ.
      Actif de remplacement Le nouvel actif que vous avez reçu en remplacement de l’actif défectueux. Cette option s’affiche uniquement lorsque l’option Remplacer est sélectionnée dans le champ Action du fournisseur dans la tâche de décision RMA du fournisseur.
    10. Si vous avez reçu l’actif réparé, procédez comme suit :
      1. Dans la liste Actif reçu, sélectionnez Oui.
      2. Sélectionnez Fermer la tâche.
        Dans le formulaire Actif, l’état de l’actif bascule sur En stock et le sous-état passe à Disponible.
    11. Si vous avez reçu un nouvel actif en remplacement de l’actif défectueux, procédez comme suit :
      1. Dans la liste Actif reçu, sélectionnez Oui.
      2. Ajoutez le nouvel actif à la table Actif [alm_asset] du formulaire Actif et revenez au formulaire Recevoir une tâche.
      3. Dans le champ Actif de remplacement , sélectionnez le nouvel actif.
      4. Sélectionnez Fermer la tâche.
      Dans le formulaire Actif, l’état du nouvel actif est En stock et le sous-état est Disponible Le champ Méthode d’acquisition sous la section Financière du formulaire d’actif affiche Remplacement de l’autorisation de retour de marchandise.

      Dans le formulaire Actif, l’état de l’ancien actif défectueux passe à Mis hors service et le sous-état passe à Crédit fournisseur.

      Si un fournisseur remplace un actif qui faisait partie d’un lot par un modèle différent, un avertissement s’affiche lorsque vous sélectionnez le nouvel actif. Le nouveau modèle ne peut pas être ajouté à l’ensemble. Si vous fermez la tâche Recevoir, l’actif défectueux est supprimé du lot. L’état du lot bascule sur Générer, celui du nouvel actif sur En stock et le sous-état sur Disponible.

    Résultats

    Le processus RMA est terminé.

    Fermer une demande RMA avec réparation sur site

    Fermez une demande RMA dans laquelle les actifs défectueux sont réparés sur site.

    Avant de commencer

    Rôle requis : asset, inventory user ou itil

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Une fois que vous avez sélectionné Sur site dans le champ Action RMA du formulaire Évaluation, une tâche de réparation sur site est générée sous la liste connexe Tâches RMA d’actif dans la ligne de demande RMA.

    Si l’actif est réparé avec succès sur site, fermez la tâche de réparation sur site. Le processus de RMA sera terminé pour l’actif défectueux.

    Si l’actif n’a pas pu être réparé sur place, vous pouvez l’envoyer pour une réparation hors site. Si vous envoyez l’actif défectueux pour une réparation hors site, le flux hors site de l’actif RMA déclenche les tâches RMA requises pour terminer le processus RMA.

    Si vous disposez du rôle ITIL ou utilisateur d’inventaire, vous pouvez annuler une ligne de demande RMA qui a été déclenchée à partir d’un flux sur site d’autorisation de retour de marchandise d’actif jusqu’à ce que la tâche de confirmation de réparation soit fermée.

    Procédure

    1. Dans le formulaire Ligne de demande RMA, sous la liste connexe Tâches RMA d’actifs, ouvrez la tâche Réparation sur site.
    2. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 5. Formulaire de tâche de réparation sur site
      Champ Description
      Numéro RMA du fournisseur Numéro de référence RMA donné par votre fournisseur d’actifs.
      Groupe d'affectation Groupe auquel la tâche RMA est affectée.
      Affecté à Utilisateur du groupe d’affectation auquel la tâche RMA est affectée.
      Confirmation de la réparation Confirmation de la réparation sur site ou non de l’actif. Pour fermer la tâche, vous devez mettre à jour ce champ.
      Changement d'action Option permettant d’envoyer l’actif défectueux pour réparation hors site, car il n’a pas pu être réparé sur site. Cette option s’affiche uniquement si vous avez sélectionné Non dans le champ Confirmation de réparation .
    3. Si l’actif défectueux a été réparé avec succès sur site, procédez comme suit :
      1. Dans la liste de confirmation de réparation, sélectionnez Oui.
      2. Cliquez sur Fermer la tâche.
      Dans le formulaire Actif, l’état de l’actif bascule sur En stock et le sous-état passe à Disponible. Le processus RMA est terminé.
    4. Si l’actif défectueux n’a pas pu être réparé sur site et que vous souhaitez l’envoyer pour une réparation hors site, procédez comme suit :
      1. Dans la liste de confirmation de réparation, sélectionnez Non.
      2. Dans la liste Changement d’action, sélectionnez Hors site.
      3. Cliquez sur Fermer la tâche.
        Le flux hors site d’actif RMA est déclenché et la tâche d’expédition est générée. Consultez Fermer une demande de RMA avec une réparation ou un remplacement hors site pour en savoir plus.

        Dans le formulaire Actif, l’état de l’actif bascule sur En stock et le sous-état passe à Réparation en attente.