Sélectionnez et préparez l’actif prêté ou le consommable pour le déploiement et la réclamation à l’aide des tâches d’actif prêté. Déployez l’actif ou le consommable prêté pour une période spécifique et récupérez-le à la date de retour.
Avant de commencer
Pour utiliser un actif en tant qu’actif prêté ou consommable, accédez à l’enregistrement de l’actif et définissez le champ Fonction d’actif sur Prêt. Ces actifs sont réservés pour être utilisés en tant qu’actifs prêtés. Vous ne pouvez pas utiliser un actif dont le champ Fonction d’actif est défini sur autre chose que Prêt.
L’onglet Commandes d’actifs prêtés de la vue Inventaire affiche toutes les commandes de prêt que l’actif a traitées dans le passé et à l’heure actuelle. Dans le cas des consommables, si le consommable ne se trouve pas dans un entrepôt, seuls la commande d’actifs prêtés actuelle qu’il sert actuellement s’affiche.
Rôle requis : inventory_user
Procédure
-
Accédez à la .
-
Ouvrez une commande d’actifs prêtés d’entreprise.
-
Sélectionnez l’onglet Tâches d’actifs prêtés .
-
Sélectionnez la tâche Préparer et renseignez les détails.
Tableau 1. Préparer le formulaire de tâche
| Champs |
Descriptions |
| Actif |
Actif utilisé pour répondre à la demande d’actif prêté. |
| État |
État de la tâche. |
| Affecté à |
Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de déploiement. |
-
Après avoir entré les détails nécessaires, sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de préparation.
Une fois la tâche de préparation terminée, une tâche de déploiement est créée sous la liste connexe des tâches d’actifs prêtés. Sur la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté bascule sur En stock.
- Le champ Réservé pour est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel l’actif prêté a été demandé.
- Le sous-état passe à Installation en attente.
-
Ouvrez la tâche de déploiement et renseignez les détails dans le formulaire.
Tableau 2. Formulaire de tâche de déploiement
| Champs |
Descriptions |
| État |
État de la tâche. |
| Affecté à |
Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de déploiement. |
-
Sélectionnez Fermer la tâche pour fermer la tâche de déploiement.
Sur la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté bascule sur En cours d’utilisation.
- Le champ Entrepôt bascule sur Null.
- Le champ Affecté à est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel la ressource a été demandée.
- Si vous avez demandé l’actif prêté pour un fournisseur tiers, le champ Géré par est automatiquement défini sur le nom de l’utilisateur pour lequel la ressource a été demandée.
Dans le cas d’un consommable, l’état devient Consommé.
Deux jours avant la date de retour, les utilisateurs qui ont ouvert ou demandé l’actif recevront une notification par e-mail au sujet de la récupération. Un jour avant la date de retour, une tâche de récupération est créée sous l’onglet Tâches d’actifs prêtés.
-
Ouvrez la tâche Récupérer.
-
Renseignez les champs du formulaire.
Tableau 3. Formulaire de tâche de récupération
| Champ |
Description |
| Entrepôt |
Entrepôt où l’actif renvoyé sera stocké. Si vous êtes entré dans un entrepôt différent de celui où vous avez reçu l’actif prêté, un message d’avertissement s’affiche indiquant que les commandes de prêt existantes de l’entrepôt initial peuvent être affectées. |
| Retourné le |
Date réelle à laquelle l’actif a été retourné. |
| État |
État de la tâche. |
| Affecté à |
Personne à qui est affectée la tâche d’exécution de la tâche de récupération. |
| Actif renvoyé |
Option permettant de marquer l’actif comme retourné. La tâche de récupération ne peut pas être fermée si l’actif n’est pas restitué. |
| Actif fonctionnel |
État fonctionnel de l’actif prêté après sa récupération. |
Si l’actif n’est pas fonctionnel, l’état de l’actif bascule sur En stock et le sous-état passe à Réparation en attente.
-
Pour fermer la tâche de récupération, sélectionnez Fermer la tâche.
-
Si un utilisateur renvoie l’actif avant la date de retour, procédez comme suit :
-
Sélectionnez Récupérer.
-
Sur le formulaire Récupérer l’actif, mettez à jour les champs.
-
Fermez la tâche de récupération.
Sur la table Enregistrement d’actif [alm_asset], les changements suivants se produisent :
- L’état de l’actif prêté bascule sur En stock.
- Le sous-état devient Disponible.
- Le champ Entrepôt est automatiquement défini sur la valeur sélectionnée dans le formulaire Tâche de récupération.
- Si l’actif est affecté à une commande de prêt future, le sous-état bascule sur Réservé et reflète les détails de la commande de prêt.