Importer des transactions financières

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Importez une Microsoft feuille de calcul Excel contenant les données de transaction financière pour commencer à gérer les dépenses logicielles.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sam_spend_import ou sam_admin
    Remarque :
    Les utilisateurs disposant du rôle sam_user peuvent créer manuellement des enregistrements de transactions en sélectionnant Nouveau en haut de la page Toutes les transactions importées.

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vos données importées peuvent inclure toutes les données relatives aux transactions financières de votre entreprise. Software Spend Detection Détermine automatiquement si chaque transaction constitue un achat de logiciel. Avant d’importer des données, assurez-vous que les champs Nom du fournisseur, Description de la transaction et Compte GL ne contiennent pas d’informations identifiables telles que les noms de la société ou des employés. Apportez les modifications nécessaires aux données avant d’importer. Tous les champs de données de transaction financière importés sont en lecture seule une fois chargés dans votre instance.

    L’importation peut prendre plusieurs heures lors de l’importation d’un grand nombre de transactions.

    Remarque :
    Software Spend Detection prend actuellement en charge les données de transaction en anglais uniquement. Si vous souhaitez participer à la formation ServiceNow de l’intelligence artificielle à l’aide de données dans d’autres langues, contactez l’équipe ServiceNow produit IT Asset Management.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Détection des dépenses logicielles > Administration > Transactions d'importation.
    2. Sélectionnez Télécharger le fichier de modèle (.xlsx).
    3. Copiez vos données financières dans le fichier de modèle.
      Les champs requis sont Date de la transaction, Nom ou description dufournisseur et Type. Renseignez autant de champs que possible pour obtenir les résultats les plus robustes.
      Tableau 1. Modèle d’importation de transactions de dépenses logicielles
      Champ Description
      Date des transactions Requis. Date des transactions.
      Nom du fournisseur Société associée à la transaction. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou vos noms d’employés. Fournissez au moins un nom ou une description du fournisseur.
      Description Description de l’achat. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou vos noms d’employés. Fournissez au moins un nom ou une description du fournisseur.
      Compte GL Compte ou catégorie de dépenses du grand livre. N’incluez pas d’informations identifiables telles que votre entreprise ou vos noms d’employés. Facultatif.
      Montant Montant de la transaction. Facultatif.
      Type Requis. Sélectionnez Comptes fournisseurs ou Dépenses. Les transactions de comptes créditeurs proviennent d’un système de comptabilité ou d’approvisionnement. Les transactions de dépenses proviennent d’un système de dépense des employés ou d’un flux de carte de crédit.
      Emplacement Emplacement. Facultatif.
      Centre de coûts Centre de coûts. Facultatif.
      Département Département Facultatif.
      Source Nom du système d’où provient la transaction. Facultatif.
      Détail du type Description du champ Type. Pour les comptes fournisseurs, les exemples sont facture fournisseur ou paiement de facture. Pour les dépenses, les exemples sont l’achat par carte de crédit ou le remboursement de l’employé. Facultatif.
      ID externe ID de la transaction dans le système source. Facultatif.
      ID d'employé ID d’employé. Facultatif.
      Nom de l'employé Nom de l'employé. Facultatif.
      E-mail de l'employé E-mail de l’employé. Facultatif.
    4. Chargez le fichier terminé.
    5. Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Administration > Résultats d'importation de transaction pour afficher des informations sur l’importation et résoudre les erreurs d’importation.
      Lorsque l’importation est terminée, Software Spend Detection commence à faire correspondre vos transactions aux éditeurs de logiciels et aux produits. Software Spend Detection Attribue également une valeur de 0 à 1 aux champs Probabilité logicielle, Fiabilité du produit et Confiance de l’éditeur pour chaque transaction. Par exemple, une valeur de 0,85 pour la confiance de l’éditeur signifie qu’il est sûr à Software Spend Detection 85 % qu’il correspondait au bon éditeur à la transaction. Une fois le processus de correspondance terminé, vous pouvez afficher les données dans les modules Vue d’ensemble, Logiciels de chevauchement et Transactions de dépenses logicielles sous Software Spend Detection.

    Que faire ensuite

    Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Transactions non normalisées pour afficher toutes les transactions qui Software Spend Detection n’ont pas pu correspondre à un éditeur de logiciel et à un produit. Vous pouvez mettre à jour manuellement ces transactions pour ajouter un éditeur et un produit. S’abonner au service de contenu afin d’améliorer l’appariement pour les importations futures.

    Si nécessaire, vous pouvez supprimer en masse toutes les transactions d’une importation. Accédez à la Détection des dépenses logicielles > Administration > Résultats d'importation de transaction, sélectionnez l’enregistrement d’importation, puis sélectionnez Supprimer.