Créer des réservations de quartier

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 4 minutes de lecture

    • Créez et recherchez des espaces réservables dans le contexte d’un quartier.

    Avant de commencer

    Pour en savoir plus sur la façon dont les administrateurs de réservation peuvent configurer et activer les réservations d’espaces du quartier, consultez Configurer un module réservable.

    L’employé peut voir et sélectionner les quartiers sur le portail de réservation uniquement lorsque :
    • L’employé est affecté au quartier et le quartier est restreint.
    • L’employé est affecté au quartier et le quartier n’est pas restreint.
    • Le quartier n’est pas restreint et l’employé n’y est pas affecté.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la Tous > Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation.
      Vous pouvez également créer des réservations de quartier en accédant à Tous > Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Page d’accueil des services du lieu de travail et en sélectionnant Effectuer une réservation.
    2. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez les éléments du lieu de travail.
      Par exemple, Bureaux ou Salles deréunion.
    3. Pour rechercher des espaces réservables dans un quartier, sélectionnez Parcourir par quartier.
      Remarque :
      L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer Parcourir par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
    4. Renseignez les champs du champ de formulaire
      Tableau 1. Effectuer une réservation
      Champ Description
      Quartier Nom du quartier.
      Bâtiment Nom du bâtiment. Sélectionnez une icône d’emplacement (icône Sélectionner un emplacement) pour sélectionner un bâtiment.
      (Facultatif) Étage Étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur de réservation peut indiquer par module si un employé peut utiliser l’étage dans la recherche.
      Date/heure de début Date et heure auxquelles vous souhaitez commencer à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
      Date/heure de fin Date et heure auxquelles vous souhaitez arrêter d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
      Récurrent Option de réservation de manière récurrente de l’élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.
      Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par une organisation. Vous ne pouvez pas modifier l’heure de fin. Cette option s’affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre Réservation toute la journée pour le type sélectionné. Pour plus d'informations, consultez Créer une vue réservable.
    5. Sélectionnez l’option Ajouter un autre bâtiment pour ajouter plusieurs bâtiments et espaces dans une seule réservation et fournir les détails requis tels que le nom du bâtiment, l’étage, la date et l’heure de début.

      Les bâtiments sélectionnés peuvent appartenir à différentes régions ou à différents emplacements et à différents fuseaux horaires. L’application ajuste automatiquement les variations de fuseaux horaires en conséquence.

      Le premier bâtiment que vous sélectionnez est considéré comme le bâtiment principal et les autres bâtiments que vous ajoutez après le premier bâtiment sont les bâtiments secondaires. L’application utilise la date et l’heure du bâtiment principal pour convertir les fuseaux horaires applicables aux bâtiments secondaires.

    6. Cliquez sur Rechercher.
      Les espaces disponibles dans un quartier s’affichent.
      Remarque :
      Les administrateurs d’espace ou les planificateurs d’espace déterminent si les employés sont autorisés à afficher les quartiers dans le répertoire d’emplacement.
    7. Dans les résultats de la recherche, sélectionnez Ajouter pour ajouter un espace réservable.
    8. Basculez entre les onglets Card view (Vue de la carte ) et Schedule view ( Vue du calendrier ) pour examiner et sélectionner les espaces disponibles.
      Dans la vue de calendrier d’un bâtiment sélectionné, la date et l’heure applicables s’affichent.
      Le panneau inférieur affiche le nombre d’éléments que vous avez sélectionnés à partir des résultats de recherche.
    9. Sélectionnez l’onglet Map view (Vue cartographique ) si votre organisation l’utilise Mappage d'intérieur pour les emplacements interactifs et l’orientation.
      La carte d’étage affiche les espaces voisins en fonction de la disponibilité et de l’affectation des employés. La légende de la carte affiche tous les espaces disponibles avec un contour coloré, les espaces réservés en vert et les espaces non disponibles en rouge.
    10. Cliquez sur Suivant.

      Vérifiez les détails de la réservation pour les espaces sélectionnés.

    11. Sélectionnez Ajouter des services pour ajouter des configurations de salle ou un service de restauration pour les espaces sélectionnés.
    12. Passez en revue les détails du récapitulatif de la réservation.
    13. Cliquez sur Soumettre la réservation.
      Si l’un des éléments ne nécessite pas d’approbation, les éléments du lieu de travail sélectionnés sont réservés. Le statut de la demande est mis à jour pour Confirmé. Si l’un des éléments nécessite une approbation, votre demande est soumise pour approbation. Le statut de la demande est mis à jour pour En attente d’approbation.