Créer une réservation

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 47 minutes de lecture

    • Réservez un élément du lieu de travail, tel qu’une salle, pour une réservation unique, de plusieurs jours ou récurrente.

    Avant de commencer

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Réservez un élément du lieu de travail pour un seul jour ou une période inférieure ou égale à 24 heures pour un jour particulier. Les heures de début et de fin sont le même jour pour une réservation d’une seule journée. Toutefois, lorsque vous créez une réservation multi-sites qui contient un bâtiment dans un autre fuseau horaire, la réservation pour l’emplacement principal sera toujours effectuée le même jour.

    Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours couvrant plusieurs jours, la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin s’étendent sur plusieurs jours (par exemple, Date de début : 12 octobre 2023). Date de fin : 17 octobre 2023). Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

    Vous pouvez réserver un élément pour vous ou pour le compte de quelqu'un d'autre. Avant de réserver une salle ou un bureau, vous pouvez également vérifier la disponibilité de l'élément sélectionné à l'aide de la vue Calendrier. Passez en revue les services standards disponibles pour l'élément. Pour plus d'informations, consultez Services standards.

    Si l’application Workplace Space Management est installée, les résultats de recherche s’affichent comme suit :
    • Si la case Centre de coûts ou Département est cochée, seuls les bureaux et les espaces de travail qui ont le même département ou centre de coûts que l’emplacement du profil d’utilisateur s’affichent.
    • Seuls les bureaux et espaces de travail qui ne sont pas affectés ou affectés en tant que flexibles sont affichés. Les résultats de la recherche n’affichent pas de bureaux et d’espaces de travail permanents.
    Vous pouvez également effectuer une réservation à l’aide de l’assistance par chat Agent virtuel .
    1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil de Workplace Service Portal > Effectuer une réservation. Vous pouvez également sélectionner cette option pour effectuer une réservation à partir de la liste déroulante Réservation disponible dans la zone supérieure droite de la page d’accueil.

    2. Une autre façon de faire une réservation est via l’icône de chat. Dans la zone inférieure droite de la page d’accueil, sélectionnez l’icône de messagerie instantanée ( icône de messagerie instantanée.). Pour effectuer une réservation, saisissez votre question ou sélectionnez Tout me montrer pour sélectionner dans la liste des options disponibles.

    Procédure

    1. Accédez à la page Effectuer une réservation depuis l'un des points de départ suivants.
      Les emplacementsÉtapes
      Filtre de navigation d’application Accédez à la Tous > Workplace Reservation Management > Portail > Nouvelle réservation. Sélectionnez le type d'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver. Les types sont affichés sous forme d’onglets, tels que Salles de réunion ou Bureaux.
      De Espace de travail du Portail de services
      1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil de Workplace Service Portal.
        Remarque :
        Vous pouvez également soumettre une demande à partir de Centre des employés. Sur la page d’accueil, accédez à Lieu de travail > Parcourir tous les espaces de travail et sélectionnez le service du lieu de travail.
      2. Ouvrez le portail de réservation et effectuez l'une des actions suivantes :
        • Cliquer sur Réservations > Effectuer une réservation.
        • Sur la page d’accueil, sélectionnez Effectuer une réservation directement.
        • Dans le catalogue de services du lieu de travail, sélectionnez Nouvelle réservation générale.
          1. Sélectionner Catalogue > Parcourir par catégories > Catalogue de services du lieu de travail.
            Remarque :
            Si plusieurs catalogues sont configurés sur le portail, accédez à la liste des catalogues et sélectionnez Catalogue de services du lieu de travail.
          2. Sélectionner Gestion des réservations > Nouvelle réservation générale.
      La page Effectuer une réservation s'ouvre dans un nouvel onglet.
    2. Sélectionnez un module réservable.

      Par exemple, les modules réservables suivants peuvent être activés dans le module réservable.

      • Bureaux
      • Bureaux avec une zone
      • Les salles de réunion requièrent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec équipe
    3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      Les chemins de réservation sont activés pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne
      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces

      Par exemple, sélectionnez Tout parcourir.

    4. Les employés peuvent réserver un espace pour plusieurs jours.
      Les administrateurs de réservation peuvent définir la valeur d’une réservation de plusieurs jours dans la propriété Module réservable Nombre maximal de jours pour plusieurs jours. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Sélectionnez la date de début et l’heure de fin pour réserver un espace pour plusieurs jours. Seuls les espaces disponibles pour toute la durée sont visibles et peuvent être sélectionnés par un employé.

      Remarque :
      La valeur par défaut de la propriété Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est de 1. Si le nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieur à 1, l’option de réservation toute la journée est désactivée sur le portail de réservation lors de la réservation et une réservation d’une seule journée n’est pas autorisée. Si la valeur Nombre maximal de jours pour une propriété de plusieurs jours est définie sur 1, les employés peuvent effectuer une réservation d’une seule journée et l’option Toute la journée est disponible sur le portail de réservation.

      L’application affiche une erreur de validation si un employé tente de sélectionner une date supérieure au nombre de jours défini dans la propriété Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours. La valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours ne peut pas être supérieure à la valeur Nombre maximal de jours dans le futur .

      La sélection de plusieurs bâtiments est prise en charge pour les réservations de plusieurs jours. Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

    5. Facultatif : Après avoir sélectionné le module réservable que vous souhaitez réserver, pour rechercher tous les espaces disponibles, sélectionnez Tout parcourir.
      Par défaut, l'option Tout parcourir est sélectionnée.
      1. Recherchez un élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant les critères disponibles suivants.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.

          Les noms de bâtiments et d’emplacements sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans les tables Bâtiments et Régions. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour un bâtiment ou une région, les noms et emplacements des bâtiments sont triés en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des bâtiments et des emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Par exemple, Bâtiment A, Bâtiment B, etc.

        • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.

          Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou les valeurs sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué. Vous pouvez configurer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms et des étiquettes.

        • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
          Remarque :
          La sélection de dates futures ou passées est restreinte et ne s’applique pas si vous avez sélectionné une réservation basée sur les équipes.
          • Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date et l’heure de début dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur . Cette valeur est configurée dans le module Réservable. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur spécifie le nombre maximum de jours dans le futur pendant lesquels le module réservable peut être réservé. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

            Lorsque l’option Nombre maximal de jours dans le futur est activée, les employés ne peuvent pas sélectionner de date postérieure à la date maximale autorisée. Les dates du sélecteur de dates du calendrier sont désactivées pour les dates trop éloignées dans le futur.

            Remarque :
            Si la valeur Nombre maximal de jours dans le futur n’est pas activée, la sélection de la date n’est pas restreinte et est basée sur la valeur Nombre maximal d’occurrences configurée dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
          • Si un employé saisit manuellement une date non valide supérieure à la valeur spécifiée dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle. L’employé est informé à l’aide d’une info-bulle du nombre maximal de jours à venir.
        • Date et heure de fin : date et heure auxquelles vous ne souhaitez plus utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date et l’heure de fin dépassent la valeur Nombre maximal de jours dans le futur configurée sur le module réservable. La valeur Nombre maximum de jours dans le futur spécifie le nombre maximum de jours dans le futur pendant lesquels le module réservable peut être réservé.

          Si un employé saisit manuellement une date non valide supérieure à la valeur spécifiée dans la valeur Nombre maximal de jours dans le futur , l’application réinitialise la date à la date actuelle. L’employé est informé à l’aide d’une info-bulle du nombre maximal de jours à venir.

          Remarque :
          Si la valeur Nombre maximal de jours dans le futur n’est pas activée, la sélection de la date n’est pas restreinte et est basée sur la valeur Nombre maximal d’occurrences configurée dans le module Réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
        • Récurrent : option permettant de réserver les éléments du lieu de travail de manière récurrente. Spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation dans une série récurrente.

          Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration définie par votre administrateur. En outre, s’il existe des conflits de réservation récurrents, ils sont résolus automatiquement si votre administrateur a configuré la même chose.

          Remarque :
          L’option d’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
          • Si votre administrateur a défini une limite sur le nombre maximal de jours que vous pouvez réserver à l’avenir, vous ne pouvez pas sélectionner de jours dans le futur au-delà de la date définie par l’administrateur. Un avertissement s’affiche concernant la limitation.
          • Par exemple, si l’administrateur a limité le nombre de jours futurs à 45 jours, vous ne pouvez pas sélectionner de date au-delà de 45 jours lors d’une réservation récurrente. Le nombre de jours disponibles pour l’option Terminer à cette date varie en fonction des sélections Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel . La date et l’heure de fin spécifiées pour la récurrence sont utilisées pour l’heure de fin de la réservation.
            Tableau 1. Réservation récurrente lorsque la valeur maximale de dates dans le futur est de 45 jours
            Répétition Durée Nombre de durées
            Sélectionner Quotidien Sélectionnez Pour ou Jusqu’à dans la liste déroulante. Si vous avez sélectionné Pour,l’application affiche le nombre de jours sous la forme 1 et un maximum de 45 jours.

            Dans le cas de Jusqu’à, l’application affiche la <date actuelle> ainsi que le fuseau horaire sélectionné (par exemple : Europe/Paris).
            Sélectionner une fois par semaine Sélectionnez les jours de la semaine selon vos besoins. Pour cet exemple, tous les jours de la semaine sont sélectionnés (lundi, mardi, etc.)

            (Facultatif) Vous pouvez également sélectionner Pour ou Jusqu’àdans la liste déroulante Derniers .

            		 Dans le cas de Pour, le nombre de semaines est indiqué sous la forme 1 avec un maximum de 6 semaines.

            Dans le cas de Jusqu’à, le champ Se termine à cette date affiche le fuseau horaire sélectionné ainsi que la durée de répétition de 6 fois par semaine.
            Sélectionner tous les mois Sélectionnez Jusqu’à dans la liste déroulante Derniers. Le champ Terminer à cette date indique le fuseau horaire sélectionné et la durée de répétition comme mensuelle 2 fois.
          • Si aucune limite de ce type n’est définie par votre administrateur pour les jours à venir, vous pouvez sélectionner n’importe quelle date. Cependant, cela dépend du nombre d’occurrences que vous êtes autorisé à faire.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par votre organisation. L'option Toute la journée est également disponible sur la page Détails de l'espace.
          Remarque :
          L’apparence de l’option Toute la journée dépend de la configuration de votre administrateur. Si votre administrateur a rendu obligatoire la réservation toute la journée pour le type sélectionné, la réservation est automatiquement effectuée pour toute la journée. Vous pouvez uniquement modifier la date de début de la réservation.
        • Ajouter un autre bâtiment : réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs bâtiments à différents fuseaux horaires pour la même date et la même heure dans une seule réservation.
          Remarque :
          Cette option est disponible si vous avez coché la case Autoriser plusieurs réservations dans le Module réservable > Configuration du module réservable Onglet. Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.
    6. Facultatif : Pour rechercher des espaces disponibles à proximité d'une personne, sélectionnez Explorer à proximité d'une personne.
      Remarque :
      Cette option s’affiche uniquement si la propriété Activer l’exploration à proximité d’une personne Module réservable est activée. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      La propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable peut être configurée pour réserver un espace près d’un collègue pendant un nombre maximal de jours. Cette propriété est définie sur la valeur par défaut de 7. L’option Explorer à proximité d’une personne ne s’affiche que lorsque l’option Activer Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée dans le module réservable. Le système compte le nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne à partir de la date actuelle (jour 1). Par conséquent, 7 jours incluront la date actuelle (jour 1) et les 6 prochains jours calendaires disponibles.

      Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Options du champ Explorer à proximité d’une personne
      1. À côté de quelle personne souhaitez-vous vous assoir ? : sélectionnez l’utilisateur ou le collègue à qui vous souhaitez réserver un espace.
      2. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l’espace le plus approprié à proximité d’un collègue ou d’un membre de l’équipe.
        Remarque :
        Vous ne pouvez pas créer de réservation récurrente si vous effectuez une réservation près d’un membre de l’équipe ou d’un collègue.
        • Sélectionnez l’une de leurs dates de réservation : Dates de réservation pour effectuer une réservation.
          Remarque :
          Si votre collègue a un profil de lieu de travail, toutes les dates (plage de dates) spécifiées dans le champ Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne s’affichent. S’il n’y a pas de profil de lieu de travail, seules les dates de réservation disponibles, le cas échéant, s’affichent pour un collègue ou un membre de l’équipe. Après avoir sélectionné les dates, les employés peuvent réserver les espaces disponibles. Les espaces privés ne sont pas disponibles à la sélection.
          Les dates sont visibles en fonction des considérations suivantes :
          • Nombre maximal de jours spécifiés dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
          • Date/heure de début et date/heure de fin : si la réservation de plusieurs jours est activée, les employés peuvent sélectionner une date dans la plage de réservation de plusieurs jours d’un collègue lorsqu’ils effectuent une réservation.

            Par exemple, si le nombre maximal de jours pour plusieurs jours est de 10 et que vous essayez d’effectuer une réservation pour 15 jours, l’application affichera une erreur de validation. Vous n’êtes autorisé à effectuer une réservation que pour les 10 prochains jours à partir de la date actuelle.

            Pour plus d'informations, voir Créer une réservation de plusieurs jours

            Option Explorer à proximité d’une personne sur le portail de réservation affichant une erreur de validation lorsque le nombre de jours réservables est supérieur à la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours.

        • Sélectionner l’un de leurs espaces réservés : cette option affiche les espaces dédiés et les espaces réservés qui ne sont pas marqués comme privés pour un collègue ou un membre de l’équipe ayant un profil de lieu de travail. Si l’utilisateur ou le collègue sélectionné n’a pas de profil de lieu de travail, seuls les espaces réservés disponibles (le cas échéant) s’affichent.
          Remarque :
          Si un espace a été affecté de façon permanente à un collègue et qu’il a également effectué une réservation pour le jour même ou plusieurs réservations, l’employé peut sélectionner l’un de ces espaces pour effectuer une réservation près de son collègue.
        • Date et heure de début : date et heure de début de la réservation. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

          Si un employé a une réservation de plusieurs jours, les champs Date et heure de début et Date et heure de fin afficheront la plage de dates spécifiée pour une réservation de plusieurs jours.

        • Date et heure de fin : date et heure de fin de la réservation. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas modifier l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour l'emplacement du lieu de travail sélectionné.
          Remarque :
          La valeur par défaut de Nombre maximal de jours pour la propriété de plusieurs jours est de 1. Lorsqu’elle est définie sur 1, seule une réservation d’une journée ou toute la journée est autorisée. Si la valeur de cette propriété est supérieure à 1, seules les réservations de plusieurs jours sont autorisées et une réservation d’une seule journée ne peut pas être effectuée. L’option Toute la journée est également désactivée sur le portail de réservation. Pour plus d'informations, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.
    7. Facultatif : Pour rechercher tous les espaces disponibles dans une zone, sélectionnez Parcourir par zone.
      1. Spécifiez les détails suivants pour rechercher l'espace le plus approprié dans une zone.
        • Bâtiment : nom du bâtiment.

          Les noms de bâtiments et d’emplacements sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans les tables Bâtiments et Régions. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour un bâtiment ou une région, les noms et emplacements des bâtiments sont triés en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des bâtiments et des emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms. Les articles avec commande sont répertoriés ci-dessous. Par exemple, Bâtiment A, Bâtiment B, etc. Pour en savoir plus sur l’ordre de tri, reportez-vous à Ajouter un bâtiment à l'aide de Workplace Space Management.

        • Zone : zone du bâtiment où vous souhaitez réserver un espace.

          Les zones sont triées par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Surfaces. Lorsqu’un ordre de tri est configuré pour une zone, il est trié en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des zones sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette. Les articles avec commande sont répertoriés ci-dessous.

        • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous souhaitez commencer à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
          Remarque :
          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date de début et l’heure de fin dépassent le nombre maximal de dates futures spécifiées dans le module réservable. Pour plus d’informations, consultez l’étape 3a.
        • Date et heure de fin : date et heure auxquelles vous souhaitez arrêter d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
          Remarque :
          Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date de début et l’heure de fin dépassent le nombre maximal de dates futures spécifiées dans le module réservable. Pour plus d’informations, consultez l’étape 3a.
        • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

          Si l’option Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée dans le formulaire du module réservable, l’application tente de résoudre automatiquement les conflits de réservation récurrents. Pour plus d’informations sur la façon de résoudre les réservations récurrentes en conflit, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

        • Toute la journée : sélectionnez cette option pour réserver l'élément du lieu de travail pour une journée entière. Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas modifier l’heure de fin. Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
    8. Pour rechercher des espaces réservables dans le contexte d’un quartier, sélectionnez l’option Parcourir par quartier .
      Remarque :
      L’option Parcourir par quartier n’est disponible que si l’option Activer Parcourir par quartier est sélectionnée sur la page de configuration du module réservable. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

      Pour plus d’informations sur l’affectation d’espaces dans un quartier, reportez-vous à Créer un quartier pour les utilisateurs du lieu de travail.

      1. Recherchez l’espace le plus approprié dans une zone.

        Renseignez les champs de formulaire.

        Champ Description
        Quartier Nom du quartier.

        Si des utilisateurs sont affectés à un espace disponible dans un quartier, les détails du bâtiment et de l’étage sont pré-remplis lorsque vous sélectionnez un quartier. Les utilisateurs sont affectés à un espace dans un quartier via l’affectation d’utilisateur. Pour plus d'informations, consultez Créer un quartier pour les utilisateurs du lieu de travail.

        Les quartiers sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Voisinages. Lorsqu’un ordre de tri est configuré, il est trié en conséquence. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, celui-ci est répertorié en haut de la liste (ordre croissant), puis trié par ordre alphabétique. Les noms sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette.
        Bâtiment Nom du bâtiment.
        Remarque :
        Les bâtiments ne sont affichés que si un espace affecté fait partie d’un quartier.
        En option (étage) Nom de l’étage.
        L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut utiliser l’étage dans la recherche.
        Remarque :
        Les étages ne sont affichés que si un espace affecté fait partie d’un quartier.
        Date/heure de début Date et heure auxquelles vous souhaitez commencer à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        Remarque :
        Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date de début et l’heure de fin dépassent le nombre maximal de dates futures spécifiées dans le module réservable. Pour plus d’informations, consultez l’étape 3a.
        Date/heure de fin Date et heure auxquelles vous souhaitez arrêter d’utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.
        Remarque :
        Les employés ne sont pas autorisés à sélectionner une date et à créer une réservation si la date de début et l’heure de fin dépassent le nombre maximal de dates futures spécifiées dans le module réservable. Pour plus d’informations, consultez l’étape 3a.
        Récurrent Option de réservation de manière récurrente de l’élément du lieu de travail.

        Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation. L’option Récurrent s’affiche en fonction de la configuration de votre administrateur.

        Remarque :
        L’ajout de services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.
        Remarque :
        Vous n’êtes pas autorisé à créer une réservation trop longtemps dans le futur si la date de début et l’heure de fin dépassent le nombre maximal de dates futures spécifiées dans le module réservable.
        Toute la journée Option permettant de réserver l’élément du lieu de travail pour une journée entière.

        Les heures de début et de fin de la réservation dépendent des horaires définis par la société. Vous ne pouvez pas modifier l’heure de fin.

        Cette option s'affiche si votre administrateur du lieu de travail a activé le paramètre de réservation toute la journée pour le Type sélectionné.
        Ajouter un autre bâtiment Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs emplacements et bâtiments appartenant au même quartier.

        Les bâtiments peuvent appartenir à différents fuseaux horaires pour les mêmes date et heure dans une même réservation.

        Remarque :
        Cette option est disponible si vous avez sélectionné la case à cocher Autoriser les réservations multiples dans l’onglet Configuration du module réservable.

        Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.
    9. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail correspondant aux critères de recherche et disponibles à la réservation s’affichent. Par défaut, lorsque vous cliquez sur Rechercher, la première carte de bâtiment est sélectionnée et les espaces disponibles de ce bâtiment s’affichent.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre les onglets Vue de la carte et Vue Calendrier pour passer en revue la disponibilité des éléments du lieu de travail. (Facultatif) Pour marquer un emplacement comme favori, cliquez sur la vue Carte, la vue Calendrier, cliquez sur l’icône des favoris (icône des favoris).
    10. Facultatif : Triez les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou à l'aide d'un filtre avec l'option Afficher le filtre.

      L’option Premier tri Mes favoris est automatiquement sélectionnée si vous avez des emplacements favoris. Pour afficher l’option, vous devez avoir accès à l’application Centre des employés et avoir également des emplacements favoris. Vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres emplacements qui correspondent aux critères de recherche.

      Remarque :
      Vous ne pouvez pas trier les éléments du lieu de travail par ordre alphabétique ou selon vos emplacements favoris si vous parcourez des espaces à proximité d’une personne. Ces espaces sont recherchés en fonction de la proximité.
    11. Si vous effectuez une réservation récurrente, vous pouvez sélectionner le lieu de travail le plus approprié en fonction de sa disponibilité dans la série récursive, comme suit :
      Important :
      La disponibilité dans la série récurrente ne s’affiche que si votre administrateur a configuré pour l’afficher.
      • Les cartes du lieu de travail affichent la disponibilité au sein de la série en fonction de laquelle vous pouvez connaître la disponibilité de cet espace pendant votre nombre spécifié pour les jours. La disponibilité au sein de la série s’affiche comme suit en fonction de la façon dont vous visualisez les espaces disponibles :
        • Vue de la carte : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la carte.
        • Vue Calendrier : la disponibilité au sein de la série est affichée dans la carte.
        • Vue de la carte : la disponibilité au sein de la série est visible lorsque vous cliquez sur l’espace sur la carte.
        • Si vous affichez l’espace à partir de votre liste de favoris, la disponibilité au sein de la série s’affiche sur la page Détails de l’espace de l’espace sélectionné.
      • Par exemple, si vous avez sélectionné 8 jours de récurrence, chaque carte de lieu de travail affiche la disponibilité dans la série, par exemple 1/8, 2/8, 5/8, 6/8 et 8/8. Dans le détail, 2/8 signifie que le poste de travail est disponible 2 jours sur 8.
      • Une validation des couleurs est donnée à la disponibilité au sein de la série pour vous faciliter visuellement la tâche. Une icône s’affiche également pour indiquer la disponibilité générale.
      • La même chose s’affiche dans une vue de calendrier et une vue de carte.
      • Si vous sélectionnez le lieu de travail, vous pouvez également afficher la disponibilité dans la série sous le champ Disponibilité sur la page Détails de la réservation.
    12. Sélectionnez l'élément du lieu de travail que vous souhaitez réserver en utilisant l'une des options suivantes :
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Si vous avez sélectionné l’onglet Vue Calendrier , cliquez sur Ajouter.
      • Cliquez sur Vue cartographique, sélectionnez un espace, puis sélectionnez Ajouter pour ajouter l’espace.

        Si votre organisation utilise des cartes d’étage, affichez-les à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de carte.

        .

        Si vous avez sélectionné l’option Parcourir par quartier à l’étape 6, la vue cartographique affichera les espaces disponibles dans un quartier sélectionné.

        Lorsqu’un employé parcourt par quartier, il voit tous les espaces appartenant à ce quartier, mais il ne peut sélectionner que les espaces disponibles dans un quartier. Sur la légende de la carte, les espaces réservés sont indiqués en rouge. Les espaces qui ne sont pas disponibles à la réservation sont également affichés et sont indiqués avec une bordure colorée selon le thème appliqué par votre organisation.

        • Sélectionnez un campus dans la vue de carte.
        • Sélectionnez un étage dans la liste déroulante.

          Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique ou en fonction de l’ordre de tri. Les valeurs du sélecteur d’étage sont triées en fonction de l’ordre de tri indiqué, s’il est disponible. Vous pouvez indiquer l’ordre de tri dans la table Étages. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique en conséquence. Les noms des étages sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms d’étiquettes. Par exemple, Étage A, Étage B, etc. Pour en savoir plus sur l’ordre de tri, reportez-vous à Ajouter un étage à l'aide de Workplace Space Management.

          Remarque :
          Si la commande est nulle pour tous les bâtiments disponibles dans un campus sélectionné, les noms d’étages sont triés par ordre alphabétique en fonction de l’étiquette du nom d’étage. Par exemple, Étage A, Étage B, etc.
        • Zoom avant pour sélectionner un bâtiment et un emplacement

          Les noms de bâtiments sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Bâtiments.

          Vous pouvez spécifier l’ordre d’un bâtiment et d’un emplacement (région) dans la table Bâtiments et régions. Si la valeur de l’ordre de tri n’est pas spécifiée pour un élément, les éléments sont répertoriés en haut de la liste (ordre croissant), puis triés par ordre alphabétique. Les noms des bâtiments et des emplacements sont triés par ordre alphabétique en fonction des noms d’étiquettes. Par exemple, Bâtiment A, Bâtiment B, etc. Pour en savoir plus sur l’ordre de tri, reportez-vous à Ajouter un bâtiment à l'aide de Workplace Space Management.

          Remarque :
          Si la valeur de tri n’est pas indiquée et qu’elle est 0 pour tous les bâtiments disponibles dans un campus sélectionné, les noms de bâtiments sont triés par ordre alphabétique en fonction du nom de l’étiquette du bâtiment. Par exemple, Bâtiment A, Bâtiment B, etc.
    13. Pour afficher ou masquer des espaces ou des couches sur la carte d’étage, procédez comme suit :
      • Sélectionnez un bâtiment ou un étage sur la carte.
      • Sélectionnez l’icône Filtrer les couches et les lieux ( Filtrer les couches et les lieux.) pour filtrer les espaces et les couches sur la carte.
      • Dans la liste Display Options (Options d’affichage ), sélectionnez Spaces (Espaces ) ou Layers ( Couches ) et décochez cette case pour supprimer les espaces ou les couches sélectionnés de la vue cartographique.
      • Sélectionnez Appliquer.

      Par défaut, tous les espaces et couches sont sélectionnés ou cochés.

      Remarque :
      Les espaces et les couches affichés sur la carte d’étage sont basés sur les paramètres de configuration de la table Types de couche et Types de lieu. Accédez à la Tous > Indoor Mapping > Types de lieu ou Tous > Indoor Mapping > Types de couche pour ouvrir la page Lieux ou Types de couche respectivement. Définissez la colonne Filtrer les couches et les lieux sur true pour afficher les lieux (espaces) ou les couches que vous souhaitez afficher sur la carte d’étage.
    14. Sélectionnez Suivant.
    15. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 2. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre privés tous les espaces sélectionnés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également spécifier vos préférences de confidentialité pour chaque espace individuellement, en utilisant l’option Marquer les détails de l’espace comme privés sous chaque espace du formulaire.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité de l’espace.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail à réserver.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendriers.
      Cette réservation est destinée à Si vous effectuez une réservation pour le compte de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous effectuez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues à la réunion.
      Ajouter des notes Option permettant d’ajouter la note de réunion à une réservation à l’aide de l’éditeur de texte enrichi. Les notes peuvent être partagées avec les invités à la réunion. Les utilisateurs peuvent également copier et coller du texte dans l’éditeur. Le message peut contenir un maximum de 65 000 caractères.

      La note est enregistrée sur l’enregistrement de réservation. Les employés peuvent mettre à jour la note si nécessaire. Les invités reçoivent une notification lorsqu’une note est ajoutée ou mise à jour. La page récapitulative de la réservation affiche le résumé de la note de réunion.

      Cette option n’est disponible que si vous avez sélectionné l’option Autoriser le message de réservation dans la configuration du widget Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n'apparaît pas si l'option Nombre de participants s'affiche pour l'emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Workplace Visitor Management est installée. Les détails du visiteur sont automatiquement consignés dans l'application Workplace Visitor Management, permettant ainsi au personnel d'accueil d'effectuer des tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et modifier tous les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en cliquant sur Enregistrer et ajouter.
      Ajouter des services supplémentaires Cliquez sur la liste déroulante Ajouter des services supplémentairespour sélectionner un service que vous souhaitez ajouter à votre réservation actuelle.
      Remarque :
      L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.

      Lorsque les employés sélectionnent plusieurs bâtiments, de nouveaux services s’affichent pour les espaces sélectionnés afin qu’ils puissent ajouter les services.

      Par exemple : si vous avez sélectionné l’aménagement de l’espace comme service supplémentaire, sélectionnez les éléments suivants :
      • Dans la boîte de dialogue Ajouter une disposition de l’espace , sélectionnez un service dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez Disposition de la chaise.
      • Sélectionnez les options d’agencement de la chaise :
        • Style salle de classe
        • Rondes de banquets
        • Style théâtre
      • Sélectionnez le nombre de sièges.
      • Ajoutez des commentaires supplémentaires pour l’élément de service.
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Un nouveau ticket est créé lorsqu’une réservation ou des services sont mis à jour. Une référence est ajoutée à l’ancien et au nouveau service.
      • L’application tente de conserver les services. Si l’espace ou l’emplacement n’est pas modifié lors de la mise à jour d’une réservation, les services sont visibles et les employés peuvent mettre à jour la réservation après avoir modifié la date et l’heure.
      • Dans le cas où l’espace ou l’emplacement est modifié lors de la mise à jour d’une réservation, l’application tente de proposer les services disponibles et applicables pour un nouvel emplacement. Les employés doivent sélectionner les services suggérés et les ajouter à leur réservation lors de sa mise à jour.
      • Si vous ajoutez un espace lors de la mise à jour d’une réservation, vous devez ajouter les services manuellement.
      Remarque :
      Si vous ajoutez un élément de service, un nouveau ticket est créé. Si vous mettez à jour la date, l’heure ou l’emplacement de la réservation et mettez à jour les services en les conservant ou en les supprimant, une référence au nouveau service (ticket de remplacement pour) est ajoutée sur le nouvel enregistrement de ticket et une référence est également ajoutée à l’ancien service. Un résumé est ajouté au nouveau ticket pour les éléments qui ont été ajoutés, mis à jour ou supprimés. Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets du lieu de travail.
      Modifier <nom des services> Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les services.
      • La boîte de dialogue Mettre à jour <nom des services> s’affiche.
      • Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour les services.
      Supprimer <nom des services> Cliquez sur Supprimer pour supprimer les services d’une réservation. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer si vous souhaitez supprimer les services d’une réservation.
    16. Cliquez sur Soumettre la réservation.
    17. Passez en revue la page récapitulative de la réservation.
      Remarque :
      Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, le récapitulatif de la réservation indiquera la durée de l’heure de fin de la réservation.

    18. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite un enregistrement et un départ.
      Remarque :
      Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation, celle-ci est annulée. Vous recevrez un e-mail concernant l'annulation. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.
    19. Cliquez sur Libérer pour libérer une réservation.
      Libérez dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas libérée dans les 30 minutes qui suivent l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour libérer la réservation. L’option Départ est également disponible sur la page Mes réservations.
    20. Sur la page Récapitulatif de la réservation, affichez, ajoutez ou supprimez des invités de la réservation.
    21. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.
      Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, l’emplacement qui lui a été affecté et l’état d’acceptation de l’invitation, sont affichés.
    22. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
      2. Sélectionner Actions > Affecter à.
        Vous pouvez également sélectionner l’icône d’actions ( icône Actions supplémentaires) à côté des détails de l’invité.
      3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
      4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
    23. Ajoutez ou supprimez un invité.
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
      2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation.
      3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
      4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône de suppression près du nom de l’invité.
      5. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
        Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
        • Lorsqu’une réservation est créée.
        • Lorsqu’une réservation est annulée ou mise à jour.
        • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, un e-mail d’annulation est envoyé.
    24. Si vous avez activé le chemin de réservation par défaut lors de la modification d’une option de réservation dans le module réservable, vous serez redirigé vers les chemins réservables suivants lors de la modification ou de la mise à jour d’une réservation :
      Pour plus d’informations, consultez Configurer un module réservable
      Remarque :
      Cette option n’est pas disponible sur le Application Now Mobile.
      En fonction de la réservation Si vous avez sélectionné cette option dans le module réservable, les employés peuvent, lors de la modification d’une réservation, effectuer une recherche dans le contexte (chemin réservable) utilisé lors de la création d’une réservation, comme illustré à l’Étape 2.

      Par exemple ; Tout parcourir, Parcourir par zone, Parcourir par quartier.
      Tout parcourir Si vous avez sélectionné cette option dans le module réservable, lors de la modification d’une réservation, le contexte (chemin réservable) est défini par défaut sur Tout parcourir. Les employés peuvent modifier ou mettre à jour l’espace sélectionné ou la date et l’heure de la réservation.
    25. Après avoir vérifié les services, les employés peuvent sélectionner une nouvelle date, une nouvelle heure et un nouvel espace pour mettre à jour les détails de la réservation.
    26. Lorsque vous mettez à jour une réservation, la page Détails de la réservation affiche l’option Conserver les services supplémentaires pour conserver les services de l’emplacement et de la réservation précédents.

      Lorsque les employés mettent à jour ou modifient un emplacement ou un espace, un message contextuel s’affiche indiquant que certains services peuvent être supprimés, si tel est le cas, les services ne sont pas résolus. Les utilisateurs sont informés si les services sont disponibles pour un emplacement. La page Détails de la réservation affiche les services disponibles au nouvel emplacement, ainsi que les services qui ne sont pas disponibles au nouvel emplacement.

      Les services seront automatiquement conservés en cas de changement de date ou d’heure pour une réservation. Mais si l’espace lui-même est modifié, ou si un espace est ajouté, l’employé est censé conserver les services. Les employés peuvent conserver, examiner ou ignorer les services proposés. Lorsque cette action est effectuée, les services sont considérés comme résolus pour cet emplacement. Lorsque tous les emplacements sont résolus, les employés peuvent confirmer les changements. Si les emplacements ne sont pas résolus, un message contextuel s’affiche pour demander aux employés de confirmer l’action.

      Remarque :
      Si l’option Autoriser uniquement la sélection d’éléments de service unique est sélectionnée sur la page Services du lieu de travail, l’option Conserver les services n’est pas affichée sur la page Détails de la réservation et les services existants sont supprimés après la mise à jour des détails de la réservation pour un espace (emplacement). Les employés peuvent ajouter de nouveaux services à l’aide de l’option Ajouter des services supplémentaires , comme indiqué à l’étape 11. Pour plus d'informations, consultez Créer un service du lieu de travail pour fournir un service supplémentaire pour une réservation.
      Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 3. Conserver les services
      Champ Description
      Conserver les services supplémentaires Lien URL vers l’emplacement afin que les utilisateurs puissent afficher la liste des services conservés après la mise à jour des détails de la réservation. Cliquez sur le lien de l’emplacement pour sélectionner l’emplacement et vérifier si les services peuvent être conservés ou abandonnés pour cet emplacement.
      Abandonner Option permettant d’ignorer les services dont vous n’avez peut-être plus besoin pour un nouvel emplacement.
      Conserver Option permettant de conserver les services après la mise à jour des détails de la réservation.

      Les services seront automatiquement conservés si seules la date et l’heure sont mises à jour pour une réservation. Toutefois, si l’espace ou l’emplacement est modifié, ou si un nouvel espace est ajouté, les employés sont censés conserver les services. Ils peuvent conserver et examiner ou rejeter les services proposés. Lorsque cette action est effectuée, les services sont résolus pour cet emplacement. Et lorsque tous les emplacements sont résolus, les employés peuvent confirmer les changements.

      Remarque :
      Dans ce cas, si les services sont conservés, la quantité est remise à 1. Les employés doivent passer en revue le service retenu. De plus, les éléments tels que les configurations des espaces et les dispositions d’espace configurées pour votre réservation ne seront pas conservés.
      • Les services sont annulés s’ils ne sont pas disponibles ou applicables pour un emplacement.
      • Lors de la mise à jour des réservations multi-emplacements, l’application informera les employés après la correspondance des services à partir des espaces précédemment sélectionnés.
      • Lorsque les employés modifient un ou plusieurs services existants pour une réservation, le ticket est annulé et un nouveau ticket est créé en remplacement du ticket existant et les services sont mis à jour.
      • Un état est ajouté pour informer l’équipe de livraison des services modifiés. Une note est ajoutée sur le nouveau ticket de service avec les modifications apportées aux services commandés (ajoutés, mis à jour, supprimés, aucun changement). Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets du lieu de travail.
      • Les coûts des services sont affichés en fonction des champs de ticket ou d’élément demandé. Le coût des services n’est pas calculé en temps réel.
      • Le coût est mis à jour au cas où les services seraient mis à jour. Sinon, le coût affiché est basé sur le prix demandé.
        Remarque :
        Le coût des éléments de service sera mis à jour si un employé met à jour les offres de service existantes. Par exemple, si vous n’avez apporté aucune modification à votre élément de service supplémentaire, mais que vous avez modifié l’heure d’un enregistrement de réservation, le coût de l’élément de service est mis à jour en fonction du dernier prix de l’élément de service. Si vous supprimez un espace (emplacement) et que l’élément de service est également supprimé d’un enregistrement de réservation, les services suggérés dans l’option Conserver les services afficheront le dernier prix ou coût dans l’enregistrement de réservation.

    Résultats

    • Affichez et suivez l’évolution de l’état de votre réservation à l’aide de la page Mes réservations.
    • Confirmé : état indiquant que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
      Remarque :
      L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
    • En conflit : état indiquant que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Les employés doivent rechercher manuellement un espace, une date et une heure alternatifs. Utilisez le champ Actions sur la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de réservation, annuler l’occurrence. Annuler la série ou Partager la réservation.

      Une notification par e-mail contenant les détails de votre réservation est également envoyée et la réservation est mise à jour avec vos modifications.

      Remarque :
      Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne Sous-type de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

      Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

    Que faire ensuite

    Examinez les détails de votre réservation sur la page des détails Récapitulatif de la réservation.
    • Pour partager les détails de la réservation avec d'autres personnes, effectuez les actions suivantes :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Cliquez sur Envoyer
      5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

        Notification par e-mail partagé pour une réservation avec les options de liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      6. Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagé :
        • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
        • Accédez à la Tous > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
        • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
          • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

            Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) correspond au nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates pré-remplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

            Lien interactif Parcourir tous les espaces à partir d’un e-mail partagé affichant les dates préremplies sur le portail de réservation.

            • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

              Si ce chemin d’accès n’est pas disponible, le chemin d’accès Tout parcourir est utilisé.

            • Tous les champs sont préremplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
            • En cas de réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans la période de réservation, la date actuelle est sélectionnée. Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, prenez en compte les éléments suivants :
              • Date et heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
              • Date et heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

              Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

            Remarque :
            Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée a dépassé la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces n’affichera pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionnez une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et les date/heure de fin.
          • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système crée une réservation avec les mêmes date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle sera considérée comme date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
            Remarque :
            Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne et crée une réservation.

      Les détails de la réservation sont partagés lorsque l’état de la réservation devient Confirmé. Si vous modifiez les détails d’une réservation après son partage, l’application vous invite à vous demander si vous souhaitez envoyer un e-mail de mise à jour aux utilisateurs avec qui vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, consultez Télécharger un iCalendar pour une réservation.
    • Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.

        Les détails de l’invité, tels que son nom, son adresse e-mail, l’emplacement qui lui a été affecté et l’état d’acceptation de l’invitation, sont affichés.

      2. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
        2. Sélectionner Actions > Affecter à.

          Vous pouvez également sélectionner l’icône Actions ( icône Action.) en regard des détails de l’invité.

        3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
        4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
      3. Ajoutez ou supprimez un invité.
        1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
        2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation .
        3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
        4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône de suppression (icône Supprimer.) située près du nom de l’invité.
        5. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
      Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
      • Lorsqu'une réservation est créée, ils reçoivent une notification par e-mail indiquant qu'ils sont invités à la réservation.
      • Lorsqu'une réservation est annulée ou mise à jour.
      • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, il reçoit une notification par e-mail indiquant que l’invitation a été annulée pour lui.
      • Lorsqu’une réservation est partagée avec d’autres personnes.
      • Pour supprimer un emplacement de la liste des favoris, désélectionnez l'icône de favori dans les détails de l'emplacement.
      • Sur le portail de réservation, vous pouvez afficher et effectuer les actions suivantes après avoir défini un emplacement comme favori :
        1. Après avoir effectué l’opération de recherche, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail pour afficher vos emplacements favoris en premier lieu à l’aide de l’option Premier tri Mes favoris . Par défaut, si vous avez des emplacements favoris, l'option de tri par défaut est définie sur Mes favoris en premier.

          Les éléments du lieu de travail sont ensuite triés et tous vos emplacements favoris sont affichés en premier dans l'ordre alphabétique suivi des autres éléments du lieu de travail qui correspondent aux critères de recherche.

        2. Si vous parcourez un emplacement du lieu de travail à proximité d’une personne, vous pouvez trier les éléments du lieu de travail afin d’afficher vos emplacements favoris en premier à l’aide de l’option Mes favoris en premier .

          Les emplacements favoris sont affichés en fonction de la proximité la plus proche de l’emplacement de la personne.

      • Dans le widget Réservation rapide de Espace de travail du Portail de services, après avoir spécifié les critères de recherche, l'emplacement le plus approprié s'affiche en fonction de votre emplacement favori.
        • S'il existe un emplacement favori qui correspond le mieux aux critères de recherche, le widget Réservation rapide affiche cet emplacement comme la meilleure correspondance.
        • Vous pouvez également définir un emplacement du lieu de travail correspondant le mieux comme favori directement à partir du widget Réservation rapide.
      • Si vous souhaitez réserver un espace à l’aide d’une réservation partagée, après avoir cliqué sur Réserver un espace pour moi, l’application réserve automatiquement l’un de vos emplacements favoris qui est le plus proche de l’espace réservé dans les détails de la réservation partagée.

    Sur la page Détails de la réservation , sélectionnez Modifier la date, l’heure ou l’emplacement pour mettre à jour une réservation.

    Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Pour plus d’informations sur la modification d’une réservation, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation. Si l’élément ne nécessite aucune approbation, l’élément du lieu de travail sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page Récapitulatif de la réservation. L’état de la demande est mis à jour pour Confirmé.

    Si vous avez effectué la réservation d’un élément nécessitant une approbation, votre demande est soumise à l’approbateur. L’état de la demande est mis à jour pour En attente d’approbation.

    Une notification par e-mail de la confirmation de la réservation, ainsi que les détails sont envoyés à l'organisateur et à l'utilisateur spécifié dans le champ Cette réservation est destinée à. Si vous avez invité des participants ou des visiteurs, ils recevront une notification concernant l’invitation.
    Remarque :
    Si vous avez installé l’application Synchronisation du calendrier du lieu de travail et que vous avez effectué une réservation pour un emplacement qui dispose d’espaces où la configuration de synchronisation réservable est configurée, notez que vous ne recevrez pas de notifications par e-mail liées à la réservation dans ce cas.

    Si les notifications push sont activées dans votre organisation et que vous disposez de l’application Workplace Service Delivery for Mobile , vous recevrez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile. Pour plus d’informations sur les notifications push liées à la réservation, consultez Notifications push mobiles pour les réservations du lieu de travail.