Créer une réservation de plusieurs jours

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 23 minutes de lecture

    • Les utilisateurs du lieu de travail peuvent désormais réserver un espace couvrant plusieurs jours. Les employés peuvent réserver un espace qui s’étend sur plusieurs jours.

    Avant de commencer

    Les réservations de plusieurs jours peuvent être effectuées lorsque la valeur maximale de la propriété Module réservable de plusieurs jours est définie dans la configuration du module réservable. La valeur par défaut de cette propriété est définie sur 1. Si la valeur de Nombre maximal de jours pour la propriété de plusieurs jours est définie sur 1, elle sera considérée comme une réservation d’un seul jour et les réservations de plusieurs jours ne seront pas autorisées. Si la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieure à 1, l’option de réservation Toute la journée ou Une seule journée est désactivée sur le portail de réservation.

    Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.

    Cette propriété dépend de la valeur Nombre maximal de jours dans le futur . Si la valeur du nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieure à la propriété Nombre maximum de jours dans le futur module réservable, l’application affichera une erreur de validation et ne créera pas de réservation de plusieurs jours.

    Rôle requis : sn_wsd_core.workplace_user

    Procédure

    1. Accédez à la Cœur du lieu de travail > Portail de services du lieu de travail > Accueil de Workplace Service Portal > Effectuer une réservation.
      Cette option est également disponible dans la liste déroulante Réservation du volet supérieur droit de la page d’accueil.

      Pour plus d’informations sur la création d’une réservation, consultez Créer une réservation.

    2. Sélectionnez un module réservable, par exemple : Bureaux.

      Les chemins de réservation sont activés dans le module réservable et définissent les critères de recherche disponibles.

      • Bureaux
      • Salles
      • Bureaux avec une zone
      • Les salles de réunion requièrent une approbation
      • Salles de réunion
      • Bureaux avec équipe
    3. Sur la page Effectuer une réservation, sélectionnez l’un des chemins réservables :

      La réservation de plusieurs jours est prise en charge pour tous les chemins réservables. Par exemple, les chemins réservables suivants peuvent être activés pour un module réservable sélectionné.

      • Tout parcourir
      • Explorer à proximité d'une personne

        Fou Explorer à proximité d’une personne, voir Créer une réservation.

      • Parcourir par zone
      • Parcourir par quartier
      • Parcourir tous les espaces

      Par exemple, sélectionnez Tout parcourir.

    4. Saisissez les informations suivantes :
      • Bâtiment : nom du bâtiment.

        Par exemple : Bâtiment A, siège de Lawson, Santa Clara.

      • (Facultatif) Étage : étage du bâtiment où vous souhaitez effectuer une réservation. L’administrateur des réservations peut indiquer par module si un employé peut rechercher un étage.
      • Date et heure de début : date et heure auxquelles vous commencerez à utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné. Lorsque vous sélectionnez plusieurs jours, la date, l’heure et la durée de début et de fin sont visibles.

        Par exemple : 16 juin 2023 09 :00.

        L’info-bulle indique le nombre de jours pendant lesquels un espace peut être réservé. Par exemple, lorsque la valeur Nombre maximal de jours dans le futur est de 180 jours, l’info-bulle affiche le message suivant : « Cet espace est réservable jusqu’à 180 jours à l’avance et jusqu’à 7 jours au total ». Ici, 7 jours est la valeur définie dans Nombre maximal de jours pour la propriété Module réservable de plusieurs jours.

        Texte d’info-bulles pour la date et l’heure de fin lors de la réservation, indiquant le nombre de jours pendant lesquels une réservation de plusieurs jours peut être effectuée.

        Remarque :
        Si votre sélection pour une réservation de plusieurs jours dépasse la valeur spécifiée dans Nombre maximal de jours dans le futur ou Nombre maximal de jours pour plusieurs jours, les messagesd’erreur pertinents sont affichés. Vous devez saisir la valeur correcte qui se trouve dans la plage spécifiée et procéder à votre réservation.

        Si la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est définie sur 1, seule une réservation d’un seul jour est autorisée.

      • Date et heure de fin : indique la date et l’heure de fin de la réservation auxquelles vous ne souhaitez plus utiliser l’élément du lieu de travail. L'heure s'affiche en fonction du fuseau horaire du bâtiment sélectionné.

        Si l’employé sélectionne une heure qui n’est pas autorisée en fonction de cette configuration, il en sera informé.

        Par exemple : 19 juin 2023 17h00.

      • Toute la journée :
        Remarque :
        Une réservation d’un jour ou d’une journée entière peut être effectuée si la valeur Nombre maximal de jours pour le module réservable de plusieurs jours est définie sur 1. Si la valeur Nombre maximal de jours pour plusieurs jours est supérieure à 1, l’option Toute la journée est désactivée sur le portail de réservation et la réservation d’une seule journée ne peut pas être effectuée.
      • Récurrent : option de réservation de manière récurrente de l'élément du lieu de travail. L'option Récurrent s'affiche ou est masquée en fonction des paramètres de l'option Autoriser les réservations récurrentes sur la page du Module réservable.

        Sélectionnez ce champ et spécifiez le nombre de jours et le nombre de répétitions de la réservation. Pour les réservations hebdomadaires, sélectionnez les jours de la semaine pour la réservation.

        L’application valide la disponibilité lors de la création d’une réservation en série. Pour chaque jour de la série, une réservation de plusieurs jours est créée. En cas de conflit ou de conflit entre les réservations, l’application tente de trouver un autre espace si la propriété Résoudre automatiquement les conflits récurrents est activée dans le module réservable. Pour les occurrences de réservation qui ne peuvent pas être planifiées ou lorsqu’un espace disponible n’a pas pu être trouvé, la réservation sera dans un état conflictuel et l’employé devra la gérer manuellement. Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

    5. Sélectionnez Ajouter un autre bâtiment.
      Réservez plusieurs éléments du lieu de travail dans plusieurs emplacements et bâtiments appartenant au même quartier.

      Les bâtiments peuvent appartenir à différents fuseaux horaires pour les mêmes date et heure dans une même réservation.

      Remarque :
      Cette option est disponible si vous avez sélectionné la case à cocher Autoriser plusieurs réservations dans la configuration du module réservable.

      Pour plus d'informations, consultez Créer des réservations multi-bâtiments.

    6. Cliquez sur Rechercher.
      Les éléments du lieu de travail correspondant aux critères de recherche et disponibles à la réservation s’affichent. Par défaut, lorsque vous cliquez sur Rechercher, la première carte de bâtiment est sélectionnée et les espaces disponibles de ce bâtiment s’affichent.
      Remarque :
      Lorsque vous naviguez à proximité d’une personne, s’il existe des espaces privés, ils ne sont pas affichés dans les résultats de recherche.
    7. La vue de la carte affiche tous les espaces disponibles.
      Remarque :
      Vous pouvez basculer entre l’onglet Vue de la carte et l’onglet Vue Calendrier pour passer en revue les chronologies de réservation et la disponibilité des éléments du lieu de travail.

      (Facultatif) Pour marquer un emplacement comme favori, cliquez sur la vue Carte ou la vue Calendrier et cliquez sur l’icône des favoris (icône des favoris).

    8. Cliquez sur Vue cartographique, sélectionnez un espace, puis sélectionnez Ajouter pour ajouter l’espace.

      La vue de la carte affiche les espaces disponibles et réservés.

      • Si votre organisation utilise des cartes d’étage, affichez-les à l’aide de Mappedin ou Mappage d'intérieur en tant que fournisseur de carte.

        .
        • Sélectionnez un campus dans la vue de carte.
        • Sélectionnez un étage dans la liste déroulante.
        • Zoom avant pour sélectionner un bâtiment et un emplacement

          Les noms de bâtiments sont triés par ordre alphabétique ou selon l’ordre que vous avez configuré dans la table Bâtiments.

    9. Pour une recherche de réservation sur plusieurs jours, la vue Calendrier affiche les espaces disponibles dans une vue quotidienne.

      La vue du calendrier affiche les espaces disponibles et non disponibles.

      Vue planifiée affichant les espaces disponibles et non disponibles.

      • En cliquant sur le chevron, vous serez redirigé vers le jour suivant et le jour précédent.
      • Dans le cas d’une réservation d’une seule journée, des blocs d’une heure sont utilisés pour afficher l’échelle de temps d’une journée.
    10. Cliquez sur Ajouter.
    11. Sélectionnez un ou des espaces.
    12. Sélectionnez Suivant.
    13. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Détails de la réservation
      Champ Description
      Objet de la réservation Objet de votre réunion.
      Rendre privé tous les détails de l'espace Option permettant de rendre privés tous les espaces sélectionnés.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité d’emplacement du ou des espaces sélectionnés.

      Si vous avez sélectionné plusieurs espaces, vous pouvez également spécifier vos préférences de confidentialité pour chaque espace individuellement, en utilisant l’option Marquer les détails de l’espace comme privés sous chaque espace du formulaire.
      Rendre privé les détails de l'espace Option permettant de définir les détails de l’espace comme privé.
      Remarque :
      L’option s’affiche en fonction de la configuration de la confidentialité de l’espace.
      Rendre le sujet privé Option permettant de marquer l’objet de la réservation comme privé.
      Réserver ces éléments ensemble pour la même personne Option permettant de réserver tous les lieux de travail pour le même utilisateur. Cette option s’affiche si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail à réserver.
      Ajouter un lien vers la réunion virtuelle Option permettant de générer un lien de réunion virtuelle afin que les employés distants puissent rejoindre la réservation.
      Remarque :
      (Applicable uniquement à Microsoft Teams) À partir de la version May Store 2023, lors de l’ajout d’un lien de réunion, l’application récupère les détails de la réunion lors de la synchronisation de l’événement avec un fournisseur de calendriers.
      Cette réservation est destinée à Si vous effectuez une réservation pour le compte de quelqu’un d’autre, sélectionnez le nom de cette personne. Laissez ce champ vide si vous effectuez une réservation pour vous-même.
      Nombre de participants Nombre de personnes attendues à la réunion.
      Ajouter des notes Option permettant d’ajouter la note de réunion à une réservation à l’aide de l’éditeur de texte enrichi. Les notes peuvent être partagées avec les invités à la réunion. Les utilisateurs peuvent également copier et coller du texte dans l’éditeur. Le message peut contenir un maximum de 65 000 caractères.

      La note est enregistrée sur l’enregistrement de réservation. Les employés peuvent mettre à jour la note si nécessaire. Les invités reçoivent une notification lorsqu’une note est ajoutée ou mise à jour. La page récapitulative de la réservation affiche le résumé de la note de réunion.

      Cette option n’est disponible que si vous avez sélectionné l’option Autoriser le message de réservation dans la configuration du widget Réservation. Pour plus d'informations, consultez Configurer un module réservable.
      Ajouter des invités à cette réservation
      Remarque :
      cette section s'affiche uniquement si votre administrateur a activé la configuration pour inviter des participants à cet emplacement du lieu de travail. Cette option n'apparaît pas si l'option Nombre de participants s'affiche pour l'emplacement du lieu de travail.
      Inviter des collègues Employés que vous souhaitez inviter à la réservation.
      Inviter un visiteur externe Option permettant d'inviter un visiteur externe.
      Remarque :
      cette option s'affiche uniquement si l'application Workplace Visitor Management est installée. Les détails du visiteur sont automatiquement consignés dans l'application Workplace Visitor Management, permettant ainsi au personnel d'accueil d'effectuer des tâches liées aux visiteurs.
      • Si vous avez déjà enregistré le visiteur, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Visiteur précédent.
        2. Dans le champ Sélectionner un visiteur précédent, sélectionnez le visiteur.

          Vous pouvez également afficher un aperçu des détails du visiteur et modifier tous les détails si nécessaire. Les détails sont mis à jour automatiquement dans tous les enregistrements liés aux visiteurs et les enregistrements d'inscription.

      • Si vous enregistrez le visiteur pour la première fois, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez Ajouter un nouveau visiteur.
        2. Sélectionnez le type de visiteur.
        3. Si l'invité est un invité spécial, activez VIP.
        4. Saisissez le prénom du visiteur.
        5. Saisissez le nom de famille du visiteur.
        6. Spécifiez l'adresse e-mail du visiteur pour envoyer les détails de l'enregistrement au visiteur et communiquer avec lui.
        7. Saisissez le numéro de téléphone du visiteur.
        8. Saisissez les détails de l'organisation du visiteur.
        9. Saisissez le titre du visiteur.
        10. Dans la section Notes privées, spécifiez toutes les informations privées.
        11. Dans les champs Préférences de visiteur et Préférences de notification, sélectionnez les préférences du visiteur.
        12. Ajoutez le visiteur en cliquant sur Enregistrer et ajouter.
      Ajouter des services supplémentaires Cliquez sur la liste déroulante Ajouter des services supplémentairespour sélectionner un service que vous souhaitez ajouter à votre réservation actuelle.
      Remarque :
      L’option Ajouter des services supplémentaires n’est pas disponible pour les réservations récurrentes.

      Lorsque les employés sélectionnent plusieurs bâtiments, de nouveaux services s’affichent pour les espaces sélectionnés afin qu’ils puissent ajouter les services.

      Par exemple : si vous avez sélectionné l’aménagement de l’espace comme service supplémentaire, sélectionnez les éléments suivants :
      • Dans la boîte de dialogue Ajouter une disposition de l’espace , sélectionnez un service dans la liste déroulante. Par exemple, sélectionnez Disposition de la chaise.
      • Sélectionnez les options d’agencement de la chaise :
        • Style salle de classe
        • Rondes de banquets
        • Style théâtre
      • Sélectionnez le nombre de sièges.
      • Ajoutez des commentaires supplémentaires pour l’élément de service.
      • Cliquez sur Ajouter.
      • Un nouveau ticket est créé lorsqu’une réservation ou des services sont mis à jour. Une référence est ajoutée à l’ancien et au nouveau service.
      • L’application tente de conserver les services. Si l’espace ou l’emplacement n’est pas modifié lors de la mise à jour d’une réservation, les services sont visibles et les employés peuvent mettre à jour la réservation après avoir modifié la date et l’heure.
      • Dans le cas où l’espace ou l’emplacement est modifié lors de la mise à jour d’une réservation, l’application tente de proposer les services disponibles et applicables pour un nouvel emplacement. Les employés doivent sélectionner les services suggérés et les ajouter à leur réservation lors de sa mise à jour.
      • Si vous ajoutez un espace lors de la mise à jour d’une réservation, vous devez ajouter les services manuellement.
      Remarque :
      Si vous ajoutez un élément de service, un nouveau ticket est créé. Si vous mettez à jour la date, l’heure ou l’emplacement de la réservation et mettez à jour les services en les conservant ou en les supprimant, une référence au nouveau service (ticket de remplacement pour) est ajoutée sur le nouvel enregistrement de ticket et une référence est également ajoutée à l’ancien service. Un résumé est ajouté au nouveau ticket pour les éléments qui ont été ajoutés, mis à jour ou supprimés. Pour plus d'informations, consultez Afficher et suivre les tickets du lieu de travail.
      Modifier <nom des services> Cliquez sur Modifier pour mettre à jour les services.
      • La boîte de dialogue Mettre à jour <nom des services> s’affiche.
      • Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour les services.
      Supprimer <nom des services> Cliquez sur Supprimer pour supprimer les services d’une réservation. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer si vous souhaitez supprimer les services d’une réservation.
    14. Après avoir vérifié les services, les employés peuvent sélectionner une nouvelle date, une nouvelle heure et un nouvel espace pour mettre à jour les détails de la réservation.

      Sur la page Détails de la réservation , sélectionnez Modifier la date, l’heure ou l’emplacement pour mettre à jour une réservation.

      Sur la page Mettre à jour la réservation de salle de réunion, modifiez la date et l’heure de début et la date et l’heure de fin. Pour plus d’informations sur la modification d’une réservation, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation. Si l’élément ne nécessite aucune approbation, l’élément du lieu de travail sélectionné est réservé. Les détails de la réservation sont affichés sur la page Récapitulatif de la réservation. L’état de la demande est mis à jour pour Confirmé.

    15. Lorsque vous mettez à jour une réservation, la page Détails de la réservation affiche l’option Conserver les services supplémentaires pour conserver les services de l’emplacement et de la réservation précédents.
      Pour en savoir plus sur la façon de conserver des services, reportez-vous à Créer une réservation.
    16. Cliquez sur Soumettre la réservation.
    17. Cliquez sur Récapitulatif de la réservation pour accéder à la page Récapitulatif de la réservation.

      Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, la page Récapitulatif de la réservation affichera la durée de fin de la réservation.

    18. Cliquez sur Ma réservation pour accéder à la page Mes réservations .
    19. Affichez et suivez l’évolution de l’état de votre réservation à l’aide de la page Mes réservations.

      Page Mes réservations affichant les détails de la réservation et la durée de fin de la réservation pour une réservation de plusieurs jours.

      • Confirmé : état indiquant que la réservation pour le bâtiment sélectionné est confirmée.
        Remarque :
        L’état Nouvel espace indique qu’un nouvel espace est affecté en raison d’une réservation conflictuelle.
      • En conflit : état indiquant que l’application n’a pas été en mesure de résoudre la réservation récurrente. Les employés doivent rechercher manuellement un espace, une date et une heure alternatifs. Utilisez le champ Actions sur la page Récapitulatif de la réservation pour modifier l’occurrence de réservation, annuler l’occurrence. Annuler la série ou Partager la réservation.
        Remarque :
        Lorsqu’une réservation récurrente en conflit est résolue automatiquement avec la fonctionnalité de résolution automatique, son état dans la colonne Sous-type de réservation est affiché comme Exception dans la table Réservations du lieu de travail.

        Pour plus d'informations, consultez Résoudre automatiquement les réservations récurrentes.

    20. La page Récapitulatif de la réservation affiche les espaces réservés et leur état, ainsi que la durée de la réservation en cas de réservation de plusieurs jours.

      Les employés sont informés dans le ticket s’ils consultent une réservation de plusieurs jours.

    21. L’onglet Actions de la page Récapitulatif de la réservation affiche les options suivantes :
      • Partager la réservation : pour partager une réservation, procédez comme suit :
        1. Sélectionner Actions > Partager la réservation.
        2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager la réservation.
        3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
        4. Cliquez sur Envoyer.

          Les détails de la réservation sont partagés lorsque l’état de la réservation devient Confirmé. Si vous modifiez les détails d’une réservation après son partage, l’application vous invite à vous demander si vous souhaitez envoyer un e-mail de mise à jour aux utilisateurs avec qui vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

      • Mettre à jour les détails de la réservation
      • Annuler une réservation : pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    22. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer une réservation, si l’élément du lieu de travail que vous avez réservé nécessite un enregistrement et un départ.

      Si un employé enregistre sa réservation, la réservation complète est enregistrée. L’administrateur peut indiquer si un enregistrement est autorisé lorsqu’une réservation active est toujours en cours pour cet espace.

      Remarque :
      Vous devez vous enregistrer dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation. Si la réservation n’est pas enregistrée dans les 30 minutes avant l’heure de début de la réservation, celle-ci est annulée. Vous recevrez un e-mail concernant l'annulation. L’option d’enregistrement est également disponible sur la page Mes réservations.
    23. Cliquez sur Libérer pour libérer une réservation.

      Si un employé libère sa réservation, la date et l’heure de fin sont mises à jour et l’espace est à nouveau disponible.

      Libérez dans les 30 minutes suivant l’heure de fin de la réservation. Si la réservation n’est pas libérée dans les 30 minutes qui suivent l’heure de fin de la réservation, vous recevez un rappel par e-mail pour libérer la réservation. L’option Départ est également disponible sur la page Mes réservations.
    24. Une notification par e-mail contenant les détails de votre réservation est envoyée et la réservation est mise à jour avec vos modifications.

      Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, la notification par e-mail contient les détails de la réservation de plusieurs jours, ainsi que le nombre de jours et d’heures de réservation d’un espace. Pour en savoir plus sur le partage d’une réservation, consultez Créer une réservation.

      Notification par e-mail pour les réservations de plusieurs jours indiquant le nombre de jours pendant lesquels un espace a été réservé.

    Résultats

    Que faire ensuite

    Examinez les détails de votre réservation sur la page Récapitulatif de la réservation.
    1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
    2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager la réservation.
    3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
    4. Cliquez sur Envoyer
    5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

      Notification par e-mail partagé pour une réservation avec les options de liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagé :
      • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
      • Accédez à la Tous > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
      • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
        • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

          Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) correspond au nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates pré-remplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

          Lien interactif Parcourir tous les espaces à partir d’un e-mail partagé affichant les dates préremplies sur le portail de réservation.

          • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

            Si ce chemin d’accès n’est pas disponible, le chemin d’accès Tout parcourir est utilisé.

          • Tous les champs sont préremplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
          • En cas de réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans la période de réservation, la date actuelle est sélectionnée. Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, prenez en compte les éléments suivants :
            • Date et heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
            • Date et heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

            Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

          Remarque :
          Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée a dépassé la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces n’affichera pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionnez une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et les date/heure de fin.
        • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système crée une réservation avec les mêmes date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle sera considérée comme date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
          Remarque :
          Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne et crée une réservation.

      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Partager la réservation.
      2. Dans le champ Envoyer les détails de la réservation à , sélectionnez les utilisateurs avec qui vous souhaitez partager la réservation.
      3. Dans Inclure une note, saisissez une note si nécessaire.
      4. Cliquez sur Envoyer
      5. Lorsque vous partagez une réservation, les invités reçoivent une notification par e-mail.

        Notification par e-mail partagé pour une réservation avec les options de liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi.

      6. Vous pouvez effectuer les actions suivantes à partir d’un e-mail de réservation partagé :
        • Connectez-vous en tant qu’administrateur système.
        • Accédez à la Tous > E-mails > Ouvrir une réservation partagée.
        • Deux liens cliquables Parcourir tous les espaces et Réserver un espace pour moi sont affichés :
          • Parcourir tous les espaces : cliquez sur le lien Parcourir tous les espaces pour ouvrir la page de recherche du portail de réservation.

            Si la date de début de la réservation partagée (date actuelle) correspond au nombre de jours spécifié dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces à partir d’une notification par e-mail partagée affiche les dates pré-remplies pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné sur la page de recherche du portail de réservation.

            Lien interactif Parcourir tous les espaces à partir d’un e-mail partagé affichant les dates préremplies sur le portail de réservation.

            • Sur la page de recherche du portail de réservation, l’option Explorer à proximité d’une personne est sélectionnée par défaut.

              Si ce chemin d’accès n’est pas disponible, le chemin d’accès Tout parcourir est utilisé.

            • Tous les champs sont préremplis pour un membre de l’équipe ou un collègue sélectionné.
            • En cas de réservation de plusieurs jours, le premier jour d’une réservation de plusieurs jours est prérempli. Si le premier jour est passé, mais que la date actuelle est toujours comprise dans la période de réservation, la date actuelle est sélectionnée. Dans le cas d’une réservation de plusieurs jours, prenez en compte les éléments suivants :
              • Date et heure de début : le premier jour de la réservation de plusieurs jours s’affiche. L’heure de début est l’heure de début de la réservation.
              • Date et heure de fin : la date et l’heure de fin de la réservation sont pré-remplies.

              Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours, consultez Créer une réservation de plusieurs jours.

            Remarque :
            Si le jour de début (date actuelle) d’une réservation partagée a dépassé la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne Module réservable, le lien cliquable Parcourir tous les espaces n’affichera pas les dates pré-remplies sur la page de recherche Effectuer une réservation. L’application affiche un message d’erreur de validation « La date de réservation pour l’utilisateur sélectionné a changé. Sélectionnez une date ». Dans ce cas, les employés doivent sélectionner manuellement la date et l’heure de début et les date/heure de fin.
          • Réserver un espace pour moi : lorsqu’un employé clique sur le lien Réserver un espace pour moi à partir d’un e-mail, l’espace réservé pour un collègue ou un membre de l’équipe est sélectionné par défaut. Le système crée une réservation avec les mêmes date et heure de début et de fin. Si la date de début de la réservation est antérieure à la date actuelle, la date actuelle sera considérée comme date de début de la réservation. Par exemple, si la date de début est le 15 octobre 2023 et que la date actuelle est le 17 octobre 2023, le système utilisera la date actuelle (17 octobre 2023).
            Remarque :
            Lorsque vous effectuez une réservation directement à l’aide de l’option de lien cliquable Réserver un espace pour moi , l’application ignore la valeur définie dans la propriété Nombre maximal de jours pour parcourir à proximité d’une personne et crée une réservation.

      Les détails de la réservation sont partagés lorsque l’état de la réservation devient Confirmé. Si vous modifiez les détails d’une réservation après son partage, l’application vous invite à vous demander si vous souhaitez envoyer un e-mail de mise à jour aux utilisateurs avec qui vous avez partagé les détails de la réservation précédemment.

    • Pour modifier ou annuler vos réservations, consultez Partager, modifier ou annuler une réservation.
    • Pour télécharger un iCalendar, consultez Télécharger un iCalendar pour une réservation.
    • Pour afficher, ajouter ou supprimer des invités de la réservation, procédez comme suit :
      1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez l'onglet Invités.

        Les détails de l’invité, son nom, son adresse e-mail, l’emplacement qui lui a été affecté et les états d’acceptation de l’invitation sont affichés.

      2. Si vous avez sélectionné plusieurs éléments du lieu de travail et que vous souhaitez réaffecter les invités à un autre emplacement, procédez comme suit :
        1. Sélectionnez la case à cocher en regard de l'invité.
        2. Sélectionner Actions > Affecter à.

          Vous pouvez également sélectionner l’icône Actions ( icône Action.) en regard des détails de l’invité.

        3. Dans le champ Nouvelle affectation d'emplacement, sélectionnez l'emplacement vers lequel vous souhaitez déplacer l'invité.
        4. Cliquez sur Envoyer une mise à jour.
      3. Ajoutez ou supprimez un invité.
        1. Sur la page Récapitulatif de la réservation, sélectionnez Actions > Modifier les détails de la réservation.
        2. Sur la page Détails de la réservation, accédez à la section Ajouter des invités à cette réservation .
        3. Ajoutez un invité en sélectionnant le nom de l'invité dans la liste de recherche.
        4. Supprimez un invité en cliquant sur l’icône de suppression (icône Supprimer.) située près du nom de l’invité.
        5. Cliquez sur l’onglet Mettre à jour les détails de la réservation .
      Les invités et les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour les actions suivantes :
      • Lorsqu'une réservation est créée, ils reçoivent une notification par e-mail indiquant qu'ils sont invités à la réservation.
      • Lorsqu'une réservation est annulée ou mise à jour.
      • Lorsqu’un invité ou un visiteur est supprimé de la réservation, il reçoit une notification par e-mail indiquant que l’invitation a été annulée pour lui.
      Remarque :
      Si les notifications push sont activées dans votre organisation et que vous disposez de l’application Workplace Service Delivery for Mobile , vous recevrez des notifications pour votre réservation sur votre équipement mobile. Pour plus d’informations sur les notifications push liées à la réservation, consultez Notifications push mobiles pour les réservations du lieu de travail.

      Pour plus d’informations sur la réservation de plusieurs jours à l’aide de la page Détails de l’espace, consultez Définir un emplacement du lieu de travail comme favori.