Reservierung mit Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in tätigen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Planen Sie ein Ereignis oder einen Termin in Microsoft Outlook mit von Workplace Reservations for Microsoft Outlook Add-in bereitgestellten zusätzlichen Funktionen .

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Prozedur

    1. Öffnen Sie die Anwendung Microsoft Outlook.
    2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen abhängig davon aus, welche Art von Reservierung Sie vornehmen möchten:
      • Um einen Termin oder ein Event zu erstellen, navigieren Sie zu Neue Elemente > Termin.
      • Wenn Sie eine Besprechungseinladung senden möchten, navigieren Sie zu Neue Elemente > Besprechung.
    3. Wählen Sie im Terminfenster das Reservierungs-Add-in aus.
      Das Add-in öffnet eine Seitenleiste, die ein Reservierungsformular enthält.
      Hinweis:
      Der Name des Add-in hängt von dem Namen ab, der in der Manifestdatei angegeben ist.
    4. Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Reservierung aus.

      Wenn Max. Tage in der Zukunft aktiviert ist und das Start- und Enddatum den Wert für Max. Tage in der Zukunft überschreitet, wird eine Warnmeldung angezeigt, die angibt, dass die Reservierung nur bis zu der Anzahl von Tagen möglich ist, die in Max. Tage inangegeben ist Zukunft . Der Wert Max. Tage in der Zukunft wird im reservierbaren Modul konfiguriert und gibt die maximale Anzahl von Tagen in der Zukunft an, bis zu der das reservierbare Modul reserviert werden kann.

      Hinweis:
      Wenn der Wert Max. Tage in der Zukunft nicht aktiviert ist, können Benutzer ein Datum gemäß der maximalen Anzahl von Vorkommen im reservierbaren Modul auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Reservierbare Module konfigurieren.
      • Wenn ein Mitarbeiter auf das Kalendersymbol klickt (Symbol für Datumsauswahl ) und versucht, ein Datum auszuwählen, das größer als der Wert für Max. Tage in der Zukunft ist, werden die Daten in der Datumsauswahl des Kalenders deaktiviert.
      • Beispiel: Wenn der Wert für Max. Tage in der Zukunft 90 Tage beträgt und Sie versuchen, ein Datum nach 90 Tagen auszuwählen, wird die Anzahl der Tage nach 90 Tagen in der Kalenderdatumsauswahl deaktiviert.
      • Eine Warnmeldung wird angezeigt, dass Sie nur innerhalb der nächsten 90 Tage einen Platz reservieren können. Das Datum ist standardmäßig das aktuelle Datum.
      • Wenn ein Mitarbeiter manuell ein Datum eingibt, das größer ist als das, was im Wert für Max. Tage in der Zukunft angegeben ist, setzt die Anwendung das Datum auf das aktuelle Datum zurück.
      Hinweis:
      Wenn die Anzahl von Tagen für eine Reservierung den Wert Max. Tage in der Zukunft überschreitet, werden die Optionen Reservierung speichern und Zusätzliche Services hinzufügen deaktiviert. Der Mitarbeiter kann die ausgewählten Services nicht speichern. Der Mitarbeiter kann die Einladung über Outlook versenden, es werden jedoch keine Services hinzugefügt.
    5. Füllen Sie in der Seitenleiste „Platz reservieren“ die folgenden Felder aus:
      1. Wählen Sie das Gebäude aus, in dem Sie einen Termin vereinbaren möchten.
      2. Wählen Sie das Stockwerk aus, in dem Sie einen Platz für den Termin reservieren möchten.
      3. Wählen Sie die erforderliche KapazitätKapazität der Fläche aus.
        Die Flächen werden abhängig von der angegebenen Kapazität angezeigt.
    6. Klicken Sie auf Suche.
      Die verfügbaren Bereiche werden basierend auf der Suche angezeigt.
    7. Wählen Sie einen Bereich aus der Liste der verfügbaren Bereiche aus.
      Sie können auch mehrere Bereiche auswählen.
    8. Wenn Sie mehrere Plätze ausgewählt haben, wählen Sie Alle Platzdetails privat machen aus, um allePlatzdetails als privat zu kennzeichnen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den Datenschutzeinstellungen angezeigt, die für die ausgewählten Bereiche festgelegt sind.
    9. Wahlweise: Wenn Sie mehrere Plätze ausgewählt haben, verwenden Sie die Option Platzdetails privat machen, die unter jedem Platz angezeigt wird, um den Datenschutz für einen Platz einzeln festzulegen.
      Hinweis:
      Die Option wird basierend auf den für den Bereich festgelegten Datenschutzeinstellungen angezeigt.
    10. Klicken Sie auf Speichern und weiter.
    11. Klicken Sie auf + Zusätzliche Services hinzufügen, um zusammen mit Ihrer Reservierung weitere Services anzufordern.
    12. Wahlweise: Wenn Sie mehrere Bereiche ausgewählt haben, wählen Sie + Zusätzliche Services hinzufügen unter jedem Bereich separat aus.
    13. Wählen Sie im Serviceformular aus den folgenden Services aus:
      • Catering: Option zum Anfordern von Verpflegungsleistungen. Geben Sie die Einstellungen für Frühstück und/oder Mittagessen sowie die benötigte Menge an.
      • Ausrüstung: Option, um spezielle Ausrüstung für die Besprechung anzufordern.
    14. Klicken Sie auf Services speichern.
    15. Überprüfen Sie Ihre Reservierungsdetails.
    16. Um Ihre Reservierung zu bearbeiten, klicken Sie auf Change reservation (Reservierung ändern).
    17. Um die angeforderten zusätzlichen Services zu bearbeiten, klicken Sie auf + Zusätzliche Services hinzufügen/verwalten.
    18. Klicken Sie auf Reservierung speichern.
      Die Reservierung wird erstellt und in der Anwendung Workplace Reservation Management protokolliert.
    19. Klicken Sie im Outlook-Terminfenster auf Senden, um die Besprechungsanfrage zu senden.
      Die Besprechungsanfrage wird an die ausgewählten Bereiche gesendet, um die Reservierung zu bestätigen.

    Ergebnisse

    Die Reservierung wird erstellt. Die Reservierung wird nur gesendet, wenn Sie die Einladung über das Microsoft Outlook-Fenster senden.