Vorlagen für rechtsgültige Verträge vom Typ PDF erstellen

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 3. August 2023
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Erstellen Sie eine Dokumentvorlage vom Typ PDF, indem Sie eine bearbeitbare und ausfüllbare PDF-Datei hochladen.

    Vorbereitungen

    Wichtig:
    Stellen Sie sicher, dass Sie das Plugin „PDF Generator“ (com.snc.pdf_generator) installiert haben.

    Erforderliche Rolle: admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Vorlagen für rechtsgültige Verträge helfen Ihnen, Standardvertragsvorlagen mit ausfüllbaren Metadaten-Platzhaltern zu erstellen und zu organisieren. Sie können Vorlagen der Typen HTML, PDF und Microsoft Word erstellen. In einem PDF-Dokumentvorlagentyp können Sie eine ausfüllbare PDF-Datei hochladen und Felder in der PDF-Datei den Feldern in einer Tabelle zuordnen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Rechtsverwaltung > Administrator Simple Contracts > Vertragsvorlagen.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Wählen Sie PDF-Dokumentvorlageerstellen.
    4. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. PDF-Vorlagenformular
      Feld Beschreibung
      Name Eindeutiger Name der Vorlage.
      Tabellenname Name der Tabelle, die die Felder enthält, die in die Dokumentvorlage aufgenommen werden sollen.

      Wählen Sie Allgemeine Vertragsunterstützung [sn_lg_ops_general_contract_support].
      Vertragstyp Vertragstyp, dem die Vorlage zugeordnet ist.
      Aktiv Option, mit der die Vertragsvorlage als aktiv gekennzeichnet wird.
      Benutzerkriterien Benutzerkriterien, mit denen gesteuert wird, welche Benutzer das Dokument verwenden können.
      Dokument Option zum Hochladen einer ausfüllbaren PDF-Datei zur weiteren Anpassung.

      Klicken Sie auf den Link Hinzufügen, um eine PDF-Datei hochzuladen.
    5. Speichern Sie die Vertragsvorlage.
      • Speichern Sie eine Vertragsvorlage, indem Sie auf Absenden klicken.
      • Speichern Sie die Änderungen an einem vorhandenen Vertragsvorlage, indem Sie auf Aktualisieren klicken.
      Die Vertragsvorlage wird im Status „Entwurf“ gespeichert. Zugehörige Listen zum Verwalten von Teilnehmern und zum Zuordnen von PDF-Vorlagenfeldern werden angezeigt.
    6. Fügen Sie der Vertragsvorlage Teilnehmer hinzu.
      1. Klicken Sie in der zugehörigen Liste „Teilnehmer“ auf Neu.
      2. Geben Sie im Feld Name den Anzeigenamen für den Teilnehmer ein.
        Für einen internen Unterzeichner könnten Sie beispielsweise Interner Unterzeichner 1 eingeben.
      3. Geben Sie im Feld Reihenfolge die Reihenfolge ein, in der die Signaturanforderung für den Teilnehmer eingeleitet wird.
      4. Wählen Sie im Feld Unterzeichner ein Benutzerfeld aus der Liste der Felder aus, die über die Tabelle „Unterzeichner“ [sn_lg_contracts_signer] gefüllt werden.
        Hinweis:
        Sie können nur die hervorgehobenen Benutzerfelder auswählen.

        Der Benutzer im zugeordneten Feld wird automatisch als Unterzeichner zum Dokument hinzugefügt.

      5. Wählen Sie im Feld Benutzer ein Benutzerfeld aus der Liste der Felder aus, die über die Tabelle „Benutzer“ [sys_user] gefüllt werden.
      6. Klicken Sie auf Absenden.
    7. Ordnen Sie einem Feld in der ausgewählten Tabelle eine PDF-Feldzuordnung zu.
      1. Klicken Sie auf den zugehörigen Link PDF analysieren.
        Hinweis:
        Der zugehörige Link wird nur angezeigt, wenn die angehängte PDF-Datei bearbeitet werden kann.
        Die bearbeitbaren Felder aus der angehängten PDF-Datei werden der zugehörigen Liste „PDF-Vorlagenzuordnungen“ hinzugefügt.
      2. Klicken Sie in der zugehörigen Liste „PDF-Vorlagenzuordnungen“ auf Feldname, um die Feldzuordnung zu öffnen.
      3. Aktualisieren Sie im Formular „PDF-Vorlagenzuordnungen“ die Felder.
        Tabelle : 2. Formular „PDF-Vorlagenzuordnung“
        Feld Beschreibung
        Feldname Name, der die Feldzuordnung repräsentiert und als Teil der Dokumentzuordnung in der Datenbank gespeichert wird.
        PDF-Vorlage Name der PDF-Vorlage, zu der der Zuordnungsdatensatz gehört.
        Dokumentfeld Feld aus der bearbeitbaren PDF-Datei.
        Warnung:
        Die Bearbeitung des Dokumentfelds kann den Dokumentvorlagen-Flow unterbrechen.
        Dokumentfeldtyp Typ des Zuordnungsfelds.
        Vorschauwert Wert des Zuordnungsfelds für die Vorschau.

        Sie können dieses Feld verwenden, um einen Feldwert zu validieren, der im generierten Dokument angezeigt würde, ohne eine juristischen Anforderung an die Rechtsabteilung zum Prüfen Ihre Zuordnungen zu erzeugen.
        Format Format, um Werte des Teilnehmers in das Feld einzugeben.

        Wenn der Teilnehmer keinen Wert im angegebenen Format eingibt, wird ein Validierungsfehler angezeigt.
        Schreibgeschützt Option zum Aktivieren der Bearbeitung des Felds durch den ausgewählten Teilnehmer
        Obligatorisch Option zum Markieren des Felds als vom zugewiesenen Teilnehmer obligatorisch auszufüllen.
        Aktiv Option zum Markieren der Feldzuordnung als aktiv.
        Zuordnungstabelle Tabelle, aus der auf die Zuordnungsfelder verwiesen wird.
        Zuordnungsfeld Feld aus der Zuordnungstabelle, das dem Feld im Dokumentfeld zugeordnet ist.
        Teilnehmer Benutzer, der das Feld im Dokument bearbeiten kann.

        Die Liste wird aus der zugehörigen Liste „Teilnehmer“ gefüllt.
        Erweitertes Skript Option zur Verwendung geskripteter Felder für die komplexe Zuordnung eines Felds.

        Bei der Auswahl wird das Feld Skript angezeigt.
        Skript Geben Sie ein Skript zum Konfigurieren der Skriptfelder für eine komplexe Feldzuordnung ein.
      4. Klicken Sie auf Aktualisieren.
    8. Geben Sie einen Bereich im PDF-Dokument an, in dem Sie die Signaturen der Teilnehmer erfassen möchten.
      1. Klicken Sie auf den zugehörigen Link Signaturen markieren.
      2. Klicken Sie im Dialogfeld „Markieren von Signaturblöcken“ auf Feld hinzufügen.
      3. Markieren Sie im Dokumentvorschaufenster einen Bereich, indem Sie die Maus ziehen.
      4. Geben Sie in das Feld Name einen Namen für den Signaturzuordnungs-Datensatz ein.
      5. Wählen Sie in der Liste Zuordnung einen Benutzer als Unterzeichner aus.
        Die Liste zeigt Teilnehmer aus der zugehörigen Liste „Teilnehmer“.
      6. Klicken Sie auf Speichern.
    9. Wahlweise: Klicken Sie auf PDF-Vorschau, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen.
    10. Um die Vorlage verfügbar zu machen, klicken Sie auf Veröffentlichen.