Verwalten HR Employee Data Management in Legacy-HR

  • Freigeben Version: Washingtondc
  • Aktualisiert 1. Februar 2024
  • 18 Minuten Lesedauer

    • Die HR-Mitarbeiterdatenverwaltung verwaltet in der nicht bereichsbezogenen Version von HR personenbezogene Mitarbeiterdaten, Anforderungen für Bestätigungen der Beschäftigung, Einarbeitungsaufgaben für neue Mitarbeiter und Offboarding-Aufgaben für Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen.

    HR-Spezialisten, Generalisten und Manager können:

    • Neue Mitarbeiter einarbeiten.
    • Ein Offboarding für Mitarbeiter durchführen, die das Unternehmen verlassen.
    • Personenbezogene Mitarbeiterinformationen aktualisieren.
    • Arbeitsbestätigungsschreiben für Mitarbeiter versenden.

    Mitarbeiterdatenverwaltungsfällen können mehrere Aufgaben zugewiesen werden.

    Beispiel HR-Fallanforderung

    Alan, ein HR-Personalbeschaffer, möchte Einarbeitungsdokumente an neu eingestellte Mitarbeiter senden.

    1. Ein Personalverantwortlicher erstellt eine Einarbeitungsanforderung über das HR-Service Portal, oder Alan erstellt eine HR-Einarbeitungsanforderung über HR • Mitarbeiterdatenverwaltung. Ein HR-Onboarding-Fall wird erstellt und basierend auf Zuweisungsregeln einem HR-Mitarbeiter zugewiesen, z. B. einem Spezialist oder Generalist.
    2. Der Fall wird zur Genehmigung gesendet.
    3. Nach dem Eingang der Genehmigung verarbeitet der HR-Mitarbeiter den HR-Fall und erstellt zwei HR-Aufgaben für diese zweiteilige Anforderung. Aufgaben werden dem neuen Mitarbeiter und HR-Mitarbeiter zugewiesen.
    4. Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, wird der HR-Fall geschlossen.

    Änderungen von Mitarbeiterinformationen in Legacy-HR erstellen und abschließen

    Mitarbeiter können Änderungen an den Mitarbeiterinformationen über das HR-Service Portal anfordern. HR-Mitarbeiter können über das HR • Mitarbeiterdatenverwaltung einen Mitarbeiterdatenverwaltungsfall erstellen und diese Anforderung erfüllen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Sie können eine Änderungsanforderung für Mitarbeiterinformationen über HR • Mitarbeiterdatenverwaltung erfüllen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle.
      Die Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle wird geöffnet.
    2. Klicken Sie auf Neu oder eine Fallnummer.
      Die Workflow-Phasen sind oben aufgeführt, und der neue Fall befindet sich in der Phase Entwurf.
    3. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 1. Felder für Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle
      Feld Beschreibung
      Zahl Die automatisch zugewiesene Fall-ID-Nummer, die nicht geändert werden kann.
      Geöffnet für Der Benutzer, der HR-Unterstützung benötigt. Klicken Sie auf das Symbol Nachschlagen mit Liste, und wählen Sie den Benutzer aus. Der Standort und die Abteilungsinformationen werden automatisch ausgefüllt.
      Standort Der geografische Standort des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.
      Abteilung Die Abteilung des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.

      Bei der Auswahl der Abteilung wird das Feld Manager ausgefüllt, wenn es einen zugewiesenen Abteilungsleiter gibt.
      Kategorie Die Kategorie des HR-Falls. Indem Sie die Kategorie auswählen, können Sie den neuen Fall speichern und den automatischen Zuweisungsprozess starten, falls verfügbar.

      Wählen Sie Änderung der Mitarbeiterinformationen aus.
      Kompetenzen Die erforderlichen Fähigkeiten der Person, die dieser HR-Fallkategorie zugewiesen ist.
      Status Der Status des Falls.
      Priorität Die Präzedenz für den Fall, basierend auf der Kategorie und ob der Mitarbeiter ein VIP ist.
      Geöffnet Datum und Uhrzeit, zu denen der Fall geöffnet wurde.
      Zuweisungsgruppe Die Gruppe, der der Datensatz zugewiesen ist. Wenn die Gruppe nicht automatisch festgelegt wird, weisen Sie eine HR-Gruppe zu, um eine Auswahl der HR-Benutzer im Feld Zugewiesen an bereitzustellen. Zuweisungsgruppen sind auf diese Gruppen mit einem Typ human_resources beschränkt.
      Zugewiesen an Der Benutzer, der der Bearbeitung dieses Falls zugewiesen ist. Wenn der Benutzer nicht automatisch zugewiesen wird, klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer auswählen, der ein Mitglied der ausgewählten Gruppe ist.
      Beobachtungsliste Die Liste der Benutzer, die in Bezug auf diesen Fall Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung des Falls. Ein Standardwert wird angezeigt, wenn eine Kategorie ausgewählt wird.
      Beschreibung Eine längere und detailliertere Beschreibung des Falls.
      Arbeitshinweise oder zusätzliche Kommentare Zusätzliche Informationen zum Fall. Klicken Sie auf Arbeitsnotizen, um sie als interne Arbeitsnotiz hinzuzufügen. Geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie auf Zusätzliche Anmerkungen, wenn der Benutzer sie anzeigen möchte.
    4. Bevor der Fall weitergeführt werden kann, ist eine Freigabe erforderlich.
      Nach dem Eingang der Genehmigung werden die Informationen aktualisiert, und der Status ändert sich zu Geschlossen – vollständig.
    5. Um zusätzliche Informationen zu aktualisieren, klicken Sie auf die Registerkarten Mitarbeiterinfo, Beschäftigungsinformationen und Kontaktinformationen, um personenbezogene Daten hinzuzufügen oder zu ändern.
    6. Klicken Sie auf Absenden, um den Fall zu speichern und zu schließen und zur Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle oder Arbeitsbereit zurückzukehren, um den Fall zu speichern und zu schließen und im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zu verbleiben.

    Ergebnisse

    Nachdem der HR-Mitarbeiterdatenverwaltungsfall erstellt wurde, wird ein Service Level Agreement (SLA) angewendet, um den Fortschritt zu überwachen. SLAs definieren die Dauer der Zeit, die zum Abschließen eines HR-Falls erforderlich ist. Standardmäßig sind HR-Einarbeitungs- und Offboarding-Fälle auf zwei Tage gesetzt und andere HR-Fälle auf vier Stunden. Die SLA kann ausgesetzt werden, wenn der HR-Mitarbeiter einen Lieferanten kontaktieren muss, um Informationen zu erhalten, und der Lieferant nicht sofort verfügbar ist.

    HR-Manager und Administratoren können Fall-SLA-Datensätze anzeigen, indem sie zu navigieren HR • Case Management > Fallverwaltung > Fall-SLAs. Sie können auch SLA-Berichte ausführen.

    Einen Mitarbeiter-Offboarding-Fall in Legacy-HR erstellen

    HR-Mitarbeiter können mit dem Modul HR • Mitarbeiterdatenverwaltung ein Offboarding für Mitarbeiter durchführen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    HR-Mitarbeiter können mit dem Formular Mitarbeiter-Daten-Fallverwaltung ein Offboarding für Mitarbeiter durchführen, die das Unternehmen verlassen.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle.
      Die Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle wird geöffnet.
    2. Klicken Sie auf Neu oder eine Fallnummer.
      Die Workflow-Phasen sind oben aufgeführt, und der neue Fall befindet sich in der Phase Entwurf.
    3. Füllen Sie die Felder im Formular aus.
      Tabelle : 2. Felder für Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle
      Feld Beschreibung
      Zahl Die automatisch zugewiesene Fall-ID-Nummer, die nicht geändert werden kann.
      Geöffnet für

      Klicken Sie auf das Symbol Nachschlagen, und wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den ein Offboarding ausgeführt werden soll.
      Standort Der geografische Standort des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.
      Abteilung Die Abteilung des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.

      Bei der Auswahl der Abteilung wird das Feld Manager ausgefüllt, wenn es einen zugewiesenen Abteilungsleiter gibt.
      Kategorie Die Kategorie des HR-Falls. Wählen Sie Mitarbeiter-Offboarding aus.
      Hinweis:
      Einige der Fallkategorien haben einen zugeordneten Workflow.
      Fähigkeiten Die erforderlichen Fähigkeiten der Person, die dieser HR-Fallkategorie zugewiesen ist.
      Status Der Status des Falls. Der Status wird auch am oberen Rand angezeigt.
      Priorität Die Präzedenz für den Fall, basierend auf der Kategorie und ob der Mitarbeiter ein VIP ist.
      Geöffnet Datum und Uhrzeit, zu denen der Fall geöffnet wurde.
      Geöffnet von Der Benutzer, der den Datensatz erstellt hat.
      Zuweisungsgruppe Die Gruppe, der der Datensatz zugewiesen ist. Wenn die Gruppe nicht automatisch festgelegt wird, weisen Sie eine HR-Gruppe zu, um eine Auswahl der HR-Benutzer im Feld Zugewiesen an bereitzustellen. Zuweisungsgruppen sind auf diese Gruppen mit einem Typ human_resources beschränkt.
      Zugewiesen an Der Benutzer, der der Bearbeitung dieses Falls zugewiesen ist. Wenn der Benutzer nicht automatisch zugewiesen wird, klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer auswählen, der ein Mitglied der ausgewählten Gruppe ist.
      Beobachtungsliste Die Liste der Benutzer, die in Bezug auf diesen Fall Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung des Falls. Ein Standardwert wird angezeigt, wenn Sie eine Kategorie auswählen.
      Beschreibung Eine längere und detailliertere Beschreibung des Falls.
      Arbeitshinweise oder zusätzliche Kommentare Zusätzliche Informationen zum Fall. Klicken Sie auf Arbeitsnotizen, um sie als interne Arbeitsnotiz hinzuzufügen. Geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie auf Zusätzliche Anmerkungen, wenn der Benutzer sie anzeigen möchte.
    4. Bevor der Fall weitergeführt werden kann, ist eine Freigabe erforderlich.
      Nach dem Eingang der Genehmigung werden die Informationen aktualisiert, und der Status wird zu In Bearbeitung geändert.
    5. Scrollen Sie zum Anzeigen der Aufgaben, die für das Offboarding zugewiesen sind, nach unten.
    6. Klicken Sie auf eine Aufgabennummer (HRTxxxxxxx), um Details anzuzeigen und den Status zu aktualisieren.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Details zu speichern und zum Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zurückzukehren, oder auf Speichern, um im Formular HR-Aufgabe zu verbleiben.

    Ergebnisse

    Nachdem der HR-Fall erstellt wurde, wird ein Service Level Agreement (SLA) angewendet, um den Fortschritt zu überwachen. SLAs definieren die Dauer der Zeit, die zum Abschließen eines HR-Falls erforderlich ist. Standardmäßig sind HR-Einarbeitungs- und Offboarding-Fälle auf zwei Tage gesetzt und andere HR-Fälle auf vier Stunden. Die SLA kann ausgesetzt werden, wenn der HR-Mitarbeiter einen Lieferanten kontaktieren muss, um Informationen zu erhalten, und der Lieferant nicht sofort verfügbar ist.

    HR-Manager und Administratoren können Fall-SLA-Datensätze anzeigen, indem sie zu navigieren HR • Case Management > Fallverwaltung > Fall-SLAs. Sie können auch SLA-Berichte ausführen.

    Einen Mitarbeiter-Offboarding-Fall in Legacy-HR abschließen

    Sie können an einer Offboarding-Anforderung arbeiten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente geprüft wurden und vor dem letzten Tag der Beschäftigung unterschrieben werden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    HR-Mitarbeiter stellen sicher, dass alle erforderlichen Aufgaben als Teil des Offboarding-Prozesses abgeschlossen wurden.

    Eine Genehmigung ist erforderlich. Genehmiger verwenden das HR-Service Portal oder den Fall auf der Seite Mitarbeiterdatenverwaltungsfall. Nach dem Eingang der Genehmigung ändert sich der Wert im Feld Status zu In Bearbeitung.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle oder zu HR • Case Management > HR-Aufgaben > Mir zugewiesen.
    2. Klicken Sie auf eine Fallnummer.
    3. Scrollen Sie nach unten, und überprüfen Sie die HR-Aufgaben.
      Wenn zugewiesene Aufgaben abgeschlossen sind, ändert sich der Status in Geschlossen – vollständig. Aufgaben mit dem Status Bereit sind nicht abgeschlossen.
    4. Klicken Sie auf die Aufgabennummern, die Ihnen zugewiesen sind.
    5. Klicken Sie auf Arbeit beginnen, um die Fallinformationen zu speichern und den Status von Bereit in In Bearbeitung zu ändern.
    6. Ändern Sie den Status in Geschlossen – vollständig, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Details zu speichern und zum Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zurückzukehren, oder auf Speichern, um im Formular HR-Aufgabe zu verbleiben.
    8. Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, ändern Sie den Status des Falls zu Geschlossen – vollständig.
    9. Klicken Sie auf Aktualisieren, um zu speichern und zum Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zurückzukehren, oder auf Speichern, um im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zu verbleiben.

    Ergebnisse

    Nachdem der HR-Mitarbeiterdatenverwaltungsfall erstellt wurde, wird ein Service Level Agreement (SLA) angewendet, um den Fortschritt zu überwachen. SLAs definieren die Dauer der Zeit, die zum Abschließen eines HR-Falls erforderlich ist. Standardmäßig sind HR-Einarbeitungs- und Offboarding-Fälle auf zwei Tage gesetzt und andere HR-Fälle auf vier Stunden. Die SLA kann ausgesetzt werden, wenn der HR-Mitarbeiter einen Lieferanten kontaktieren muss, um Informationen zu erhalten, und der Lieferant nicht sofort verfügbar ist.

    HR-Manager und Administratoren können Fall-SLA-Datensätze anzeigen, indem sie zu navigieren HR • Case Management > Fallverwaltung > Fall-SLAs. Sie können auch SLA-Berichte ausführen.

    Einen Arbeitsbestätigungsschreiben-Fall in Legacy-HR erstellen

    Mitarbeiter können über das HR-Service Portal ein Arbeitsbestätigungsschreiben anfordern. HR-Mitarbeiter können über das HR • Mitarbeiterdatenverwaltung einen HR-Fall erstellen und diese Anforderung erfüllen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: admin

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn ein Mitarbeiter ein Arbeitsbestätigungsschreiben anfordert, verwenden die HR-Mitarbeiter HR • Mitarbeiterdatenverwaltung, um diese Anforderung zu erfüllen. Der Nachweis wird basierend auf den HR-Profilinformationen generiert. Der HR-Mitarbeiter, dem die Anforderung zugewiesen ist, kann das Schreiben an eine E-Mail-Nachricht anhängen und sie an die Kontakt-E-Mail-Adresse senden, die angegeben wurde.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle.
      Die Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle wird geöffnet.
    2. Klicken Sie auf Neu oder eine Fallnummer.
      Die Workflow-Phasen sind oben aufgeführt, und der neue Fall befindet sich in der Phase Entwurf.
    3. Füllen Sie das Formular aus.
      Tabelle : 3. Felder für Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle
      Feld Beschreibung
      Zahl Die automatisch zugewiesene Fall-ID-Nummer, die nicht geändert werden kann.
      Geöffnet für Der Benutzer, der HR-Unterstützung benötigt. Klicken Sie auf das Symbol Nachschlagen mit Liste, und wählen Sie den Benutzer aus. Der Standort und die Abteilungsinformationen werden automatisch ausgefüllt.
      Standort Der geografische Standort des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.
      Abteilung Die Abteilung des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.

      Das Feld Manager wird ausgefüllt, wenn es einen zugewiesenen Abteilungsleiter gibt.
      Kategorie Die Kategorie des HR-Falls. Indem Sie die Kategorie auswählen, können Sie den neuen Fall speichern und den automatischen Zuweisungsprozess starten, falls verfügbar.
      Hinweis:
      Einige der Fallkategorien haben einen zugeordneten Workflow.

      Wählen Sie das Arbeitsbestätigungsschreiben aus.
      PDF-Vorlage Der Standort des Mitarbeiters bestimmt die Vorlage für das Arbeitsbestätigungsschreiben. Klicken Sie zum Ändern auf das Symbol Nachschlagen, um eine Liste der Schreiben anzuzeigen.
      Kompetenzen Die erforderlichen Fähigkeiten der Person, die dieser HR-Fallkategorie zugewiesen ist.
      Status Der Status des Falls wird auch am oberen Rand angezeigt.
      Priorität Die Präzedenz für den Fall, basierend auf der Kategorie und ob der Mitarbeiter ein VIP ist.
      Geöffnet Datum und Uhrzeit, zu denen der Fall geöffnet wurde.
      Geöffnet von Der Benutzer, der den Datensatz erstellt hat.
      Zuweisungsgruppe Die Gruppe, der der Datensatz zugewiesen ist. Wenn die Gruppe nicht automatisch festgelegt wird, weisen Sie eine HR-Gruppe zu, um eine Auswahl der HR-Benutzer im Feld Zugewiesen an bereitzustellen. Zuweisungsgruppen sind auf diese Gruppen mit einem Typ human_resources beschränkt.
      Zugewiesen an Der Benutzer, der der Bearbeitung dieses Falls zugewiesen ist. Wenn der Benutzer nicht automatisch zugewiesen wird, klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer auswählen, der ein Mitglied der ausgewählten Gruppe ist.
      Beobachtungsliste Die Liste der Benutzer, die in Bezug auf diesen Fall Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung des Falls. Ein Standardwert wird angezeigt, wenn Sie eine Kategorie auswählen.
      Beschreibung Die vom Mitarbeiter angegebenen Kontaktinformationen werden angezeigt.
      Arbeitshinweise oder zusätzliche Kommentare Zusätzliche Informationen zum Fall. Klicken Sie auf Arbeitsnotizen, um sie als interne Arbeitsnotiz hinzuzufügen. Geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie auf Zusätzliche Anmerkungen, wenn der Benutzer sie anzeigen möchte.
    4. Klicken Sie auf die Registerkarten Mitarbeiterinfo, Beschäftigungsinformationen und Kontaktinformationen, um personenbezogene Daten hinzuzufügen oder zu ändern.
    5. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Details zu speichern und zum Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zurückzukehren, oder auf Speichern, um im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zu verbleiben.

      Der Wert im Feld Status wird zu In Bearbeitung geändert.

      Wissensartikel werden basierend auf der Kurzbeschreibung angezeigt. Es gibt zwei Registerkarten. Eine zeigt Artikel, auf die Sie zugreifen können, und eine Artikel, auf die der Anrufer zugreifen kann. Verschiedenen Standorten oder Feiertagskalender abhängig vom Land bestimmen die Artikelauswahl.

    6. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Vorschau des Wissensartikels anzuzeigen und ihn an den Fall anzuhängen.
      1. Klicken Sie auf Vorschau neben einem Artikel.
        Klicken Sie auf Anfügen neben dem Artikel, wenn Sie wissen, dass der Artikel die Informationen enthält, die Sie benötigen, ohne eine Vorschau anzuzeigen.
        Der Artikel wird in einem Pop-up-Fenster geöffnet. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben oder nach unten, um den vorherigen oder nächsten Artikel zu lesen. Klicken Sie auf (X), um das Fenster zu schließen.
      2. Um den Artikel anzuhängen, klicken Sie auf An HR-Fall anfügen.
      Der Artikelinhalt wird in das Feld Aktivität kopiert. Nachdem Sie den Fall aktualisiert haben, wird der Artikel in der zugehörigen Liste Angehängte Wissensartikel angezeigt.

    Ergebnisse

    Nachdem der HR-Mitarbeiterdatenverwaltungsfall erstellt wurde, wird ein Service Level Agreement (SLA) angewendet, um den Fortschritt zu überwachen. SLAs definieren die Dauer der Zeit, die zum Abschließen eines HR-Falls erforderlich ist. Standardmäßig sind HR-Einarbeitungs- und Offboarding-Fälle auf zwei Tage gesetzt und andere HR-Fälle auf vier Stunden. Die SLA kann ausgesetzt werden, wenn der HR-Mitarbeiter einen Lieferanten kontaktieren muss, um Informationen zu erhalten, und der Lieferant nicht sofort verfügbar ist.

    HR-Manager und Administratoren können Fall-SLA-Datensätze anzeigen, indem sie zu navigieren HR • Case Management > Fallverwaltung > Fall-SLAs. Sie können auch SLA-Berichte ausführen.

    Eine Anforderung für ein Arbeitsbestätigungsschreiben in Legacy-HR abschließen

    Sie können ein Arbeitsbestätigungsschreiben generieren, wenn ein Mitarbeiter dieses anfordert. Der Nachweis wird über eine Schaltfläche auf dem Formular HR • Mitarbeiterdatenverwaltung generiert.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Das Arbeitsbestätigungsschreiben wird als PDF generiert. Sie können den Brief über das Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall drucken und verschicken oder ihn an eine E-Mail anhängen.

    Prozedur

    1. Öffnen Sie eine Anforderung für eine Arbeitsbestätigungsanfrage, und klicken Sie auf Arbeit beginnen.
    2. Überprüfen Sie die vom Mitarbeiter bereitgestellten Kontaktinformationen im Feld Beschreibung.
    3. Wahlweise: Führen Sie die folgenden Schritte aus, um fehlende Informationen zu erhalten.
      1. Klicken Sie auf Anhalten.
      2. Wählen Sie Benutzer als Grund aus, und geben Sie die benötigten Informationen in das Feld Arbeitsnotiz ein.
        Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrem Kommentar über die fehlenden Informationen. Nachdem der Mitarbeiter die Informationen hinzugefügt hat, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, dass die Informationen in einem Kommentar hinzugefügt wurden.
      3. Öffnen Sie die Anforderung für eine Arbeitsbestätigungsanfrage erneut, und klicken Sie auf Fortfahren.
      Das Standard-Arbeitsbestätigungsschreiben wird angezeigt.
    4. Klicken Sie auf das Symbol Nachschlagen mit Liste, um eine andere PDF-Vorlageauszuwählen.
    5. Klicken Sie auf Dokument generieren, um den Brief als PDF zu generieren.
      Der Brief wird auf der Seite Dokument bearbeiten geöffnet.
    6. Bearbeiten Sie das Schreiben.
    7. Klicken Sie auf Unterzeichnen, um Ihre Signatur zu zeichnen.
    8. Klicken Sie auf Akzeptieren.
      Der Nachweis wird als PDF generiert und als Anhang zum Fall hinzugefügt. Sie können es wie jeden Anhang verwalten. Der Fall ist auf den Status Auf Akzeptanz warten festgelegt, und der Mitarbeiter, der das Schreiben angefordert hat, erhält eine Benachrichtigung, um die Anforderung zu überprüfen und zu schließen.
    9. Klicken Sie auf E-Mail senden, um den Brief zu senden.
    10. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse.
    11. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail zu senden.
    12. Nachdem Sie die Akzeptanz des Mitarbeiters erhalten haben, ändern Sie den Status in Geschlossen – vollständig.
    13. Klicken Sie auf Aktualisieren, um zu speichern und im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zu verbleiben, oder auf Speichern, um zu speichern und zur Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle zurückzukehren.

    Einen Einarbeitungsfall für einen neuen Mitarbeiter in Legacy-HR erstellen

    HR-Mitarbeiter können mit dem Modul HR • Mitarbeiterdatenverwaltung eine Einarbeitung für neue Mitarbeiter durchführen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    HR-Mitarbeiter können neue Mitarbeiter mit dem Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall einarbeiten.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle.
      Die Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle wird geöffnet.
    2. Klicken Sie auf Neu oder eine Fallnummer.
      Die Workflow-Phasen sind oben aufgeführt, und der neue Fall befindet sich in der Phase Entwurf.
    3. Füllen Sie das Formular aus.
      Tabelle : 4. Felder für Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle
      Feld Beschreibung
      Zahl Die automatisch zugewiesene Fall-ID-Nummer, die nicht geändert werden kann.
      Geöffnet für

      Bei einem Einarbeitungsfall befindet sich der Benutzer noch nicht im System. Lassen Sie dieses Feld leer, und wählen Sie unter Kategorie die Option Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus.
      Standort Der geografische Standort des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.
      Abteilung Die Abteilung des Benutzers, dem die Anfrage zugeordnet ist.

      Bei der Auswahl der Abteilung wird das Feld Manager ausgefüllt, wenn es einen zugewiesenen Abteilungsleiter gibt.
      Kategorie Die Kategorie des HR-Falls. Indem Sie die Kategorie auswählen, können Sie den neuen Fall speichern und den automatischen Zuweisungsprozess starten, falls verfügbar.
      Hinweis:
      Einige der Fallkategorien haben einen zugeordneten Workflow.

      Wählen Sie die Option Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus. Das Dialogfeld Einarbeitungsbenutzer erstellen wird geöffnet.

      Machen Sie Angaben in den Feldern Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (privat) für den eingearbeiteten Mitarbeiter.
      Kompetenzen Die erforderlichen Fähigkeiten der Person, die dieser HR-Fallkategorie zugewiesen ist.
      Status Der Status des Falls wird auch am oberen Rand angezeigt.
      Priorität Die Präzedenz für den Fall, basierend auf der Kategorie und ob der Mitarbeiter ein VIP ist.
      Geöffnet Datum und Uhrzeit, zu denen der Fall geöffnet wurde.
      Geöffnet von Der Benutzer, der den Datensatz erstellt hat.
      Zuweisungsgruppe Die Gruppe, der der Datensatz zugewiesen ist. Wenn die Gruppe nicht automatisch festgelegt wird, weisen Sie eine HR-Gruppe zu, um eine Auswahl der HR-Benutzer im Feld Zugewiesen an bereitzustellen. Zuweisungsgruppen sind auf diese Gruppen mit einem Typ human_resources beschränkt.
      Zugewiesen an Der Benutzer, der der Bearbeitung dieses Falls zugewiesen ist. Wenn der Benutzer nicht automatisch zugewiesen wird, klicken Sie auf das Suchsymbol, um einen Benutzer auswählen, der ein Mitglied der ausgewählten Gruppe ist.
      Beobachtungsliste Die Liste der Benutzer, die in Bezug auf diesen Fall Benachrichtigungen erhalten. Klicken Sie auf das Sperrsymbol, um Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf das Symbol Mich hinzufügen, um sich selbst hinzuzufügen.
      Kurzbeschreibung Eine kurze Beschreibung des Falls. Ein Standardwert wird angezeigt, wenn Sie eine Kategorie auswählen.
      Beschreibung Eine längere und detailliertere Beschreibung des Falls.
      Arbeitshinweise oder zusätzliche Kommentare Zusätzliche Informationen zum Fall. Klicken Sie auf Arbeitsnotizen, um sie als interne Arbeitsnotiz hinzuzufügen. Geben Sie die Informationen ein, und klicken Sie auf Zusätzliche Anmerkungen, wenn der Benutzer sie anzeigen möchte.
    4. Klicken Sie auf die Registerkarten Mitarbeiterinfo, Beschäftigungsinformationen und Kontaktinformationen, um personenbezogene Daten hinzuzufügen oder zu ändern.
    5. Klicken Sie auf Absenden, um zu speichern und zur Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle zurückzukehren, oder auf Arbeitsbereit, um zu speichern und im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall zu verbleiben.
      Der Status wird zu Bereit geändert.

    Ergebnisse

    Nachdem der HR-Fall erstellt wurde, wird ein Service Level Agreement (SLA) angewendet, um den Fortschritt zu überwachen. SLAs definieren die Dauer der Zeit, die zum Abschließen eines HR-Falls erforderlich ist. Standardmäßig sind HR-Einarbeitungs- und Offboarding-Fälle auf zwei Tage gesetzt und andere HR-Fälle auf vier Stunden. Die SLA kann ausgesetzt werden, wenn der HR-Mitarbeiter einen Lieferanten kontaktieren muss, um Informationen zu erhalten, und der Lieferant nicht sofort verfügbar ist.

    HR-Manager und Administratoren können Fall-SLA-Datensätze anzeigen, indem sie zu navigieren HR • Case Management > Fallverwaltung > Fall-SLAs. Sie können auch SLA-Berichte ausführen.

    Einen Einarbeitungsfall für einen neuen Mitarbeiter in Legacy-HR abschließen

    Sie können an einer Einarbeitungsanforderung arbeiten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente geprüft wurden und vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters unterschrieben werden.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_case_writer

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    HR-Mitarbeiter stellen sicher, dass neue Mitarbeiter als Teil des Onboarding-Prozesses alle erforderlichen Dokumente prüfen und unterzeichnen.

    Eine Genehmigung ist erforderlich. Genehmiger verwenden das HR-Service Portal oder den Fall im Formular Mitarbeiterdatenverwaltungsfall. Nach dem Eingang der Genehmigung ändert sich der Wert im Feld Status zu In Bearbeitung.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > HR • Mitarbeiterdatenverwaltung > Fallverwaltung > Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle.
    2. Klicken Sie auf eine Fallnummer.
    3. Scrollen Sie nach unten, und überprüfen Sie die HR-Aufgaben.
      Wenn der neue Mitarbeiter die zugewiesenen Aufgaben abschließt, ändert sich der Status in Geschlossen – vollständig. Aufgaben mit dem Status Bereit sind nicht abgeschlossen.
    4. Klicken Sie auf die Aufgabennummern, die Ihnen zugewiesen sind.
    5. Klicken Sie auf Status, oder verwenden Sie die Schaltflächen am oberen Rand der Seite.
    6. Klicken Sie auf Speichern oder auf Arbeit beginnen, um die Fallinformationen zu speichern und den Status zu In Bearbeitung zu ändern.
    7. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Fallinformationen zu speichern und zur Liste Mitarbeiterdatenverwaltungsfälle zurückzukehren.
      Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, wird der Status des Falls zu Abgeschlossen geändert. Um einen Benutzer mit dem Status „Abgebrochen“ wieder zu aktivieren, aktivieren Sie das Feld Aktiv unter der Benutzer-ID.

    Eine Change-Anforderung eines Mitarbeiters in Legacy-HR genehmigen

    Durch die Genehmigung der Anforderung zur Änderung der HR-Profilinformationen eines Mitarbeiters wird das HR-Profil aktualisiert und der Fall automatisch geschlossen.

    Vorbereitungen

    Erforderliche Rolle: hr_basic oder hr_approver_user

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Mitarbeiter können personenbezogene Daten in ihrem HR-Profil ändern, und ein Manager kann eine Anforderung für einen direkten Mitarbeiter senden. Beispielsweise wenn ein direkter Mitarbeiter auf eine neue Position befördert wird.

    Wenn eine Change-Anforderung gesendet wird, wird ein HR-Fall geöffnet und der Mitarbeiteränderung-HR-Workflow bestimmt die Genehmigungsanforderungen.
    • Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird das HR-Profil automatisch aktualisiert, und der HR-Fall wird geschlossen.
    • Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, erhalten HR-Gruppenmitglieder eine Benachrichtigung mit der Genehmigungsanforderung. Wenn die Anforderung genehmigt wird, wird das HR-Profil aktualisiert, und der HR-Fall wird automatisch geschlossen.

    Prozedur

    1. Öffnen Sie zuerst den HR-Fall auf eine der folgenden Arten, um die Anforderung zu genehmigen.
      • Klicken Sie auf einen Link in der E-Mail-Benachrichtigung, um den Fall zu genehmigen, abzulehnen oder anzuzeigen.
      • Navigieren zu HR • Case Management > Fallverwaltung > Mir zugewiesen und wählen Sie den Fall aus.
    2. Wenn Sie den HR-Fall über den E-Mail-Link oder das Menü geöffnet haben, überprüfen Sie die vorgeschlagenen Änderungen.
    3. Legen Sie in der zugehörigen Liste Genehmiger den Genehmigungsdatensatz auf Genehmigt fest.
      Das HR-Profil wird aktualisiert, und der HR-Fall wird auf Geschlossen – vollständig festgelegt.

    Ergebnisse

    Wenn der HR-Fall abgelehnt wurde, wird das HR-Profil mit einer Ablehnungsnachricht aktualisiert, und der HR-Fall wird auf Geschlossen – unvollständig gesetzt.