Sie können die HR-Prozessen, wie z. B. die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters, in der nicht bereichsbezogenen Version von HR automatisieren. Es gibt vordefinierte Prozesse, die automatisierte Workflows starten. Sie können die vordefinierten Prozesse anpassen und neue erstellen.

Vordefinierte Prozesse sind für die Erfüllung der folgenden Anforderungen oder HR-Katalogelemente verfügbar.

• Mitarbeiter-Einarbeitung: HR-Manager können eine HR-Einarbeitungsanforderung für einen neuen Mitarbeiter übermitteln.
• Änderung der Mitarbeiterinformationen: HR-Manager senden Anforderungen für die Aktualisierung der HR-Profilinformationen für einen Mitarbeiter, wie beispielsweise bei der Änderung von Name, Position oder Standort. Mitarbeiter können Anforderungen für die Änderung einiger Profilfelder übermitteln, z. B. Privatadresse oder private E-Mail-Adresse. Die HR-Profilfelder werden automatisch geändert, wenn eine Anforderung übermittelt wird.
• Mitarbeiter-Offboarding: HR-Manager können eine HR-Offboarding-Anforderung für einen Mitarbeiter übermitteln.

HR-Katalogelemente können angepasst und in einer breiteren Organisation integriert werden, z. B. um das IT-Team zu beauftragen, einen Laptop für einen neuen Mitarbeiter zu konfigurieren. Standard-Aufgabengruppen für HR-Prozesse werden definiert, und das System kann so konfiguriert werden, dass es diese Aufgaben automatisch zum richtigen Zeitpunkt erstellt und zuweist.

Mitarbeiterinformationen können automatisch an andere Abteilungen weitergegeben werden, um ihre Prozesse zu starten. Das HR-Team muss die genauen Einzelheiten für diese anderen Prozesse nicht kennen. Abteilungen wie IT oder Technik behalten die Kontrolle über ihre Prozesse und informieren die HR-Abteilung, wenn sie abgeschlossen sind.

So funktioniert der vordefinierte Einarbeitungsprozess für einen neuen Mitarbeiter mit dem Namen Alan:

1. Der HR-Manager von Alan übermittelt eine Mitarbeitereinarbeitungs-Anforderung aus dem HR-Katalog oder dem HR-Service Portal. Die folgenden Aktionen treten ein.
   • Ein neuer HR-Fall wird mit der Kategorie Einarbeitung erstellt.
   • Ein neuer Datensatz für das HR-Profil wird erstellt, um die personenbezogenen Daten von Alan aus dem Einarbeitungsformular zu speichern. Das HR-Team kann Informationen zu einem HR-Profil hinzufügen, um alle Daten zu speichern und zu verfolgen, die Alan angegeben hat.
2. Eine Genehmigungsanforderung wird generiert und automatisch dem Benutzer zugewiesen, der die Einarbeitungsanforderung überprüfen und genehmigen kann.
3. Nachdem die Genehmigung erfolgt ist, wird der Benutzerdatensatz für Alan automatisch erstellt und mit dem HR-Profil verknüpft. Standard-HR-Aufgaben werden automatisch für die Erfüllung durch das HR-Team erstellt, z. B. für die Einrichtung der Gehaltsabrechnung und Leistungen und zur Durchführung einer Hintergrundprüfung.
4. Ein Workflow generiert automatisch Anforderungen, um Allen mit der richtigen IT-Hardware, Software und dem Systemzugriff basierend auf Abteilung, Standort und Position zu versorgen.
5. Wenn alle Aufgaben abgeschlossen sind, bestätigt die HR-Abteilung, dass alles für den ersten Tag bereit ist, und schließt den Falldatensatz.

Das HR-Team kann den Fortschritt des gesamten Einarbeitungsprozesses verfolgen.

Ereignisse für das Starten von HR-Prozessen verwenden

Sie können Ereignisse verwenden, um Workflow-Prozesse zu starten. Dies erfolgt in der Regel, wenn ein neuer HR-Fall erstellt wird. Dieser Prozess funktioniert wie folgt:

1. Wenn ein HR-Fall erstellt oder geändert wird, tritt ein HR-Erfüllungsereignis ein. Beispielsweise tritt das Ereignis hr_case.inserted ein, wenn ein neuer HR-Fall erstellt wird.
2. Das Ereignis löst Skriptaktionen aus, die nach Bedarf Skripts ausführen und Workflows starten. Zum Beispiel startet die Skriptaktion IT-Mitarbeiter-Einarbeitungsaktion den IT-Workflow Mitarbeitereinarbeitung.